ERP环境下销售与收款业务流程的内部控制(1)

ERP环境下销售与收款业务流程的内部控制(1)

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销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，其管理质量直接影响企业生存和发展。销售管

理模块是ERP系统集成的重要组成部分，是处理企业与客户之间业务的接口。企业期望通过销售管理模块和功能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，提高销售管理

的水平。研究ERP系统下销售与收款业务的内部控制，对于ERP应用企业、开发企业具有普遍意义。本文以业务流程为线索，探讨ERP环境下销售与收款业务内部控制。

ERP环境下销售与收款业务是以业务员争取到客户为触发点，经过主管人员的赊销批准，

按照ERP系统设定的销售价格录入订单，依据订单到配送站仓库请求供货，在合理安排货物供应后，配送站仓库主管开具出库单，发出货物给客户。以出库单为触发点，系统自动

发货过账，记录分期收款发出商品，生成虚拟销售发票，在财务核算模块中分类汇总，由

总部财务部门申报税金，再由销货业务部门的会计人员对虚拟发票过账，并催收货款、进账，清理应收账款。

销售与收款业务流程中的主要凭证和会计记录包括客户订货单、销售单、发运凭证、销售

发票、商品价目表、款项通知单、应收账款明细账、主营业务收入明细账、折扣与折让明

细账、汇款通知书、现金日记账和银行存款日记账、坏账审批表、转账凭证、收款凭证等。无论在手工业务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都

会根据企业的具体需要设计成不同的形式，或者根据需要进行合并、简化。

作文/zuowen/

在ERP系统中，部分凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计，通过采用适合ERP 系统特点的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录存在目的。例如，在手工会计系统中，部分内部凭证的联次设计目的，在ERP系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成。这样，既能避免凭证多联次造成的传递流

程繁琐、冗长、效率低下，又能堵塞凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如，手工会计系统的

凭证连续编号控制程序，在ERP系统中被相应设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。

一、接受客户订单

该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制销售单，最后，对销售单进行审批。对销售单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。为了验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，ERP系统通常设有销售管理模块，进行销售管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据，销售单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。对销售单实施有效内部控制，可以保证销售业务的真实性、估价的正确性，也有利于保证后续数据的正确性。

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三、安排发货

为了防止仓库保管人员未经授权私自发货，企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的出库单时才能发货。对于本环节的控制，理想的控制程序是：全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并对出库单设置内部追踪能力，从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。

四、按出库单发货

为了避免装运人员装运未经授权的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的销售单核对后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在销售单上签署已装运指令，在ERP 系统标注装运通知单，生成销售出库单。

五、向客户开具账单

开具账单即为客户填写、寄送销售发票，销售发票应连续编号。ERP系统这项功能所针对

的问题包括：是否对所有装运的货物都已开具账单、是否只对实际装运开具账单、有无重

复开具账单或虚构交易、是否按经批准的商品价目表所列价格开具账单等。

为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，销售发票应由系统

根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。系统中的发票记录应记录所依据

的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号，以便于体现销售发票与三者之间的关系。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单与装运凭证的完整性。在职责划分上，开具

发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。