文件和记录管理控制程序
06.文件及记录控制程序
06.文件及记录控制程序06、文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件和记录都是至关重要的资产。
它们承载着关键的信息、决策依据、工作流程以及历史数据等。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，需要建立一套有效的文件及记录控制程序。
文件及记录控制程序的重要性不言而喻。
首先，它有助于提高工作效率。
当文件和记录得到妥善管理时，员工能够迅速找到所需的信息，减少了查找和整理资料的时间浪费。
其次，它保证了信息的一致性和准确性。
通过明确的控制流程，可以避免不同版本的文件混淆使用，以及数据记录的错误和偏差。
再者，它对于合规性和风险管理具有关键意义。
在许多行业，如医疗、金融、制造业等，严格的法规和标准要求对文件和记录进行精确的控制和保存，以应对可能的审计和监管检查。
最后，良好的文件及记录控制有助于知识的传承和积累。
新员工可以通过查阅过往的文件和记录，更快地了解工作流程和业务情况，促进组织的持续发展。
那么，一个有效的文件及记录控制程序通常包括哪些方面呢？文件的分类与编号是第一步。
根据文件的性质、用途和所属部门，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。
这样可以方便识别和查找文件。
例如，行政类文件可以以“XZ”开头编号，财务类文件可以以“CW”开头。
文件的编制和审批需要明确责任和流程。
文件应由具备相关知识和经验的人员编制，然后经过适当层次的审批。
审批过程要确保文件的内容准确、完整，符合组织的政策和法规要求。
对于重要的文件，可能需要多个部门的负责人共同审批。
文件的发放和回收也需要严格管理。
确定文件的发放范围，只将文件发放给需要的人员，并确保他们收到的是最新有效的版本。
当文件需要更新或废止时，要及时回收旧版本，以防止误用。
文件的存储和保管同样重要。
建立专门的文件库或电子文档管理系统，按照分类和编号有序存放文件。
同时，要保证存储环境的安全，防止文件丢失、损坏或泄露。
对于重要的文件，还应考虑备份和异地存储。
记录的控制也是程序的关键部分。
文件与记录控制程序
文件与记录控制程序摘要：文件与记录控制程序是一种用于管理和控制文件以及记录的软件程序。
它能够帮助组织有效地管理文件和记录，包括创建、存储、检索、更新和删除文件或记录。
本文将介绍文件与记录控制程序的基本概念、功能和特点，并探讨它在组织中的应用。
1. 引言文件与记录控制程序是现代组织不可或缺的一部分。
随着信息的爆炸式增长和不断涌现的新技术，组织需要一种高效的方式管理和控制文件和记录。
文件与记录控制程序提供了一种集中管理、保护和共享文件和记录的方法，使组织能够更好地进行信息管理和决策支持。
2. 基本概念文件与记录控制程序基于一些基本概念，包括文件、记录、目录、访问控制和版本控制等。
文件是组织中用于存储信息的基本单位。
一个文件可以包含一个或多个记录，每个记录包含一组相关的数据。
记录是文件中的一组相关数据，可以是文本、数字、图像等形式。
记录可以存储在文件中，并根据需要进行检索和更新。
目录是文件与记录控制程序中的一个重要组成部分，用于管理文件和记录的层次结构。
目录可以按照不同的方式组织文件和记录，例如根据主题、日期、作者等。
访问控制是文件与记录控制程序中的一个重要功能，它可以根据用户的权限限制对文件和记录的访问。
访问控制可以确保只有经过授权的用户才能访问和修改文件和记录。
版本控制是文件与记录控制程序中的另一个重要功能，它允许多个用户同时对文件和记录进行编辑和更新。
版本控制可以跟踪文件和记录的变更历史，并保留每个版本的备份。
这有助于用户了解文件和记录的修改情况，并在需要时恢复到以前的版本。
3. 功能文件与记录控制程序提供了一系列功能，以支持文件和记录的管理和控制。
以下是一些常见的功能：a. 文件创建和存储：文件与记录控制程序允许用户创建新的文件，并将其存储在适当的位置。
用户可以为文件指定名称、描述和其他属性。
b. 记录检索和更新：用户可以使用文件与记录控制程序快速检索和更新文件中的记录。
程序提供了各种检索和查询方式，使用户可以根据需要找到所需的记录。
质量管理体系文件：记录控制程序
记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。
2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。
3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。
4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。
行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。
特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。
4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。
4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。
4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。
4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。
行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。
4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。
即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。
文件资料和记录簿管理系统控制程序
文件资料和记录簿管理系统控制程序在当今信息快速发展的时代，文件资料和记录簿的管理对于任何组织或企业来说都至关重要。
有效的管理不仅能够提高工作效率，还能保障信息的准确性、完整性和安全性。
为了实现这一目标，建立一套科学合理的文件资料和记录簿管理系统控制程序是必不可少的。
一、管理系统的目标和范围文件资料和记录簿管理系统控制程序的首要目标是确保文件资料和记录簿的准确创建、存储、检索、使用和处置。
这包括各类业务文档、报告、合同、备忘录、会议记录等。
其适用范围涵盖了组织内的所有部门和业务流程，无论是行政管理、财务、人力资源，还是研发、销售和客户服务等。
二、文件资料和记录簿的分类为了便于管理，需要对文件资料和记录簿进行分类。
分类可以基于多种标准，如文件的性质（如内部文件、外部文件）、业务类型（如销售文件、采购文件）、机密程度（如机密文件、公开文件）等。
例如，对于财务部门，可能会将文件分为财务报表、报销凭证、审计报告等类别；对于人力资源部门，可能会有员工档案、培训记录、绩效考核等类别。
三、文件资料和记录簿的编号与标识为了实现快速准确的检索，每一份文件资料和记录簿都应赋予唯一的编号和清晰的标识。
编号规则应具有逻辑性和一致性，例如可以采用部门代码+业务类型代码+流水号的方式。
标识则应包含文件的标题、创建日期、版本号、作者等关键信息。
这些信息能够让使用者在第一眼就对文件的基本情况有大致了解。
四、文件资料和记录簿的创建与审核在创建文件资料和记录簿时，应遵循一定的规范和流程。
创建者需要确保内容准确、完整、清晰，并符合相关的法律法规和组织的政策要求。
创建完成后，应经过适当的审核流程。
审核人员需要对文件的内容、格式、数据准确性等进行审查，如有必要，还应征求相关部门或人员的意见。
五、文件资料和记录簿的存储存储是管理系统中的重要环节。
应建立专门的文件库或电子存储系统，确保文件的安全存储。
对于重要的文件，还应考虑进行备份，以防止数据丢失。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
文件和记录管理控制程序
1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。
4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。
4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序内容一朋友，您知道吗？在咱们的生活和工作中，文件和记录控制程序那可太重要啦！比如说，您开了一家小店，每天的进货、销售都得有个清楚的记录。
这就像是给您的生意装了个“小账本”，哪天货卖得好，哪天进的货贵了，一看就明白。
再比如，您在公司上班，公司的各种规章制度、项目进展，都得靠文件来传达和记录。
要是没有规范的控制程序，文件丢了、记错了，那可就乱套啦！有一次，我认识的一个小老板，就因为没把文件和记录整明白，结果账目混乱，都不知道自己是赚了还是赔了。
所以啊，咱们可不能小瞧这文件和记录控制程序，它就像是咱们做事的指南针，让一切都井井有条。
内容二咱们来聊聊文件和记录控制程序哈。
您想想，要是您去办个证件，结果工作人员找不到您的申请记录，那得多着急！这就是文件和记录没控制好。
就像我家装修房子，找的装修队，他们对材料的使用和施工进度没有好好记录，结果工期延误，还浪费了不少材料。
还有啊，学校里学生的成绩、表现，如果没有准确的记录和规范的管理，怎么能公平地评价学生呢？所以说，这文件和记录控制程序就像一个大管家，把各种信息管理得妥妥当当，咱们做事才能顺顺利利。
内容三文件和记录控制程序，听起来好像挺复杂，其实和咱的生活息息相关。
比如说您出去旅游，做个行程规划，这也是一种简单的文件记录。
您把每天去哪玩、住哪、吃啥都安排好，这一路上就不会手忙脚乱。
再比如说，您参加个社区活动，活动的组织方得把参加人员、活动流程等记录清楚，这样才能保证活动顺利进行。
我有个朋友，参加一个比赛，因为主办方把比赛规则的文件弄丢了，导致比赛过程中出现了很多争议，大家都很不愉快。
可见，有了好的文件和记录控制程序，才能避免这些麻烦，让事情变得更美好。
内容四文件和记录控制程序，这可不是个陌生的词儿。
就拿咱们看病来说，医生得把您的病历、诊断结果、用药情况都记录好，下次您再来看病，医生一查记录，就能很快了解您的病情。
还有考驾照，您每次的练车情况、考试成绩都有记录，这能保证您的学习过程是规范有效的。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件和记录管理控制程序Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-199981 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围公司各部门管理文件的编制、管制方法。
供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。
品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。
管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
管理部负责空白表单、记录的管理。
部门负责各自部门相关联记录的管理。
文件控制职责表5 文件作业程序编码原则： QRQC ；技术部 外来文件的编码以外单位编码为准。
5.2.1各标题内小标题顺序如下格式： 5 5.4.1.1 (a)以此类推 受控文件控制的一般要求5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。
5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。
5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。
5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。
文件制定/修改/废止作业5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。
5.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后进行修订及下发回收，修订后将最新版本文件提交管理部存档。
或废止时，由技术部设计人员、技术经理审批后在图纸上修订并签字，复印盖章后下发相关部门替换旧版本图纸，同时修改后的图纸原稿交管理部存档。
5.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。
文件分发与回收5.5.1 文件制定/修改后，管理部依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《公司文件清单》、《公司表单清单》中登录或修改，以控制文件的最新状态。
5.5.2受控文件分发要求：(a) 质量手册的发放以质量手册控制为准；(b)《程序文件》发放至公司各职能部门；(c) 各部门所制定的三级文件，发至使用部门，其它部门若需要再申请。
5.5.3外来文件由接收部门人员审查后，交管理部存档并登录于《外来文件清单》中予以控制。
5.5.4管理部按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章后分发给相关部门。
5.5.5在文件分发过程中，管理部须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。
5.5.6对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，对于作废文件正本，保留时应盖上“作废章”。
5.5.7管理部应每季度视需要重新发出《公司文件清单》，以供各使用部门核对最新版本。
文件的保存5.6.1受控文件由相关使用部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容，原稿统一交到管理部存档备份。
5.6.2文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份，受控文件原稿由管理部存档管理。
每个项目/产品完成交样，客户确认接收后没有问题的，技术部必须将确认的“最终版本图纸、BOM、发货清单”打印出来签字盖章存档，同时电子版交管理部备份，生产使用的受控图纸、BOM如是最新版本可保存于供应链管理部。
文件的增补任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由品管部予以补发，补发控制按正式发行执行。
文件的借阅控制5.8.1文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得涂改或损坏，并做到及时归还。
5.8.2非工作需要借阅质量文件与外来文件，保存部门有权拒绝.5.8.3当公司外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应呈总经理或其授权人批准同意方可.外来文件的管理5.9.1各部门需要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件，并对这些外来文件进行明确的标识和理解。
如：(a) 市场部获取供方与客户方面的文件，包括供货合同、产品说明书、报价表、检验报告单及客户订单，技术图纸等.(b) 品管部应获取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。
(c)供应链管理部负责获取供应商供货协议、企业资质、税务证明、证书等。
(d)其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。
5.9.2 外来文件的标识与管理(a) 为方便使用与取阅应将外来文件进行明确的标识，分类摆放。
(b) 所有的外来文件必须填写于“外来文件清单”中，以便查阅。
(c) 从外部获取的外来文件，应根据其性质和变更的特点，由总经理或其授权人监督进行定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位追询其版本状况，以便能及时更新或作废。
6 记录管理程序记录的分类与质量管理管理有关的记录主要有：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品和过程监视和测量记录等等。
与采购、销售、生产、检验和交付有关的记录主要有：产品要求的评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视和测量装置的校准记录、统计技术的应用记录、顾客投诉及服务记录等等。
记录的形式为书面形式（如：书面的表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。
记录表格的设计、审批、印制和领用。
各部门设计自己所需的记录表格，并将空白表格交品管部审核后报总经理或其授权人审批后交人事部印制。
印制好的记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用。
记录的填写记录由开展该项活动的直接责任人按要求及时填写，填写要求如下：正确：质量记录所记内容必须真实准确，填写方法必须符合规定要求，字迹清晰，不随意涂改。
需更改的部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。
及时：按规定时间填写、传递，发现问题应立即纠正。
完整、齐全：记录必须按照格式逐项填写，如遇到不需填写的内容，应在该栏内画“/”，不得空项，文件规定的各种记录要作到齐全，签字手续完备。
记录的管理记录的编号各种记录表格也是管理文件的一部分，其编号与对应的文件章节相关联。
质量记录的编号结构如下：编号含义：1）公司代号: XXXXXX2）表格代号：质量手册：QM程序文件：QP作业指导类文件： QW/SOP表单类文件:QR/JL3）部门代号:总经办：ZJL；市场部SC；管理部GL；技术部JS；品质部QC；供应链管理部GYL；4）顺序号: 为表格序列号，以数字编号，数字取值范围是“01~99”5）版本号: 为文件版本号，以字母编号，取值范围是“A、B、C…”6）修改次: 为表格修改次数号,以数字编号,取值范围是“0-9”记录的收集、归档、储存和保管a）记录按照统一集中、分级管理相结合的原则进行收集、归档、储存和保管，并做到易于查找。
管理部负责建立“公司记录表格清单”。
b）负责收集、归档质量记录的部门，对每种记录应按月装订，并加上封面和标识按月编写目录，建立台帐，以便检索和查阅。
c）记录的储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀，经常检查，避免丢失。
d）各类记录的保存期根据使用情况确定，并在《公司记录清单》中标识清楚，。
文件记录的查阅、借阅和复制a）查阅文件记录，原则上在保管文件记录的部门进行，不得外借，不得涂改、加批和撕页，并严格遵守公司保密制度的相关规定，如果确实需要外借，要按《文件管理程序》办理相关手续。
b）其他人员需借阅或复制质量记录的，应经相应部门负责人批准。
文件记录的处理过期的及被代替的记录，应及时销毁，重要文件记录应经总经理批准后，在有监控的情况下予以销毁。
电子文档需要由管理部专人定时备份、定时杀毒和定时整理归档；程序涉及的相关记录由各责任部门收集整理归档并保存，定期交到管理部统一归档并保存（建立档案室）。
由管理部专人7 相关文件(a) 《公司文件清单》(b) 《文件∕图纸∕技术资料申请单》(c) 《文件分发∕回收记录表》(d) 《文件修订记录表》(e) 《外来文件清单》(f) 《文件制订∕修订∕废止申请单》(g)8、附件文件印章：受控文件章、外来文件章、作废文件章9流程内部受控文件工作流程图外来受控文件流程图。