机关文书管理规定
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度一、总则为加强机关文书档案的管理，确保机关工作的规范、高效以及机关历史文化的传承和发展，特制定本制度。
二、机构设置1. 设立文书档案管理部门，负责机关文书档案的收集、整理、保管和利用工作。
2. 配备专职人员从事文书档案的管理工作，确保专业性和高效性。
3. 制定明确的工作职责，将文书档案管理工作纳入全体工作人员的职责范围。
三、文书档案的收集1. 各部门应定期将原始文件、会议纪要、通知公告等相关文书档案送交文书档案管理部门。
2. 文书档案管理部门应协调各部门，确保文书档案的及时收集。
四、文书档案的整理1. 收到文书档案后，文书档案管理部门应按照规定的程序进行整理，包括分类、编号、装订等工作。
2. 对于重要的文书档案，应建立相应的档案目录，并制作索引，方便查阅。
五、文书档案的保管1. 文书档案管理部门应建立安全、防火的档案保管室，对文书档案进行专门的保管。
2. 档案保管室应定期进行巡查，确保文书档案的安全。
六、文书档案的利用1. 文书档案管理部门应对需要利用的文书档案进行甄别和审核。
2. 文书档案的利用应遵循原则，包括正确使用、充分利用和保护机关的利益。
七、文书档案的销毁1. 经过一定的年限，不再需要保留的文书档案应及时进行销毁。
2. 文书档案销毁应按照规定的程序进行，确保销毁的安全和合法。
八、文书档案管理的监督1. 设立文书档案管理的监督机构，并定期对文书档案管理情况进行检查和评估。
2. 监督机构应及时发现问题，并提出改进建议。
九、违反制度的处理对于违反机关文书档案管理制度的行为，应按照机关纪律进行处理，包括批评教育、通报批评、记录个人不良信用等。
十、附则本制度自发布之日起生效，如有需要修改的，应进行必要的程序后再行修改。
以上为机关文书档案管理制度，共计____字。
请参考。
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度
是指为了规范机关文书档案的管理，确保机关文书档案的有效保存、利用和保护，制定的一系列制度和规定。
机关文书档案管理制度包括以下几个方面：
1. 文书档案的分类与编号制度：根据机关工作的性质和内容，将文书档案进行分类，并为每个文书档案进行编号，以便于管理和检索。
2. 文书档案的登记与备案制度：对于机关产生的各类文书档案，要及时进行登记和备案，确保文书档案的来源和数量可控。
3. 文书档案的归档与整理制度：机关文书档案应按照一定的流程进行归档和整理，将归档的文书档案按照一定的顺序和标准放置在档案柜或档案室中，以方便管理和使用。
4. 文书档案的借阅和复制制度：机关内部工作人员有需要借阅或复制文书档案的，需要提出申请并经批准，同时要有相关的登记和记录，确保文书档案的安全和完整性。
5. 文书档案的保存与销毁制度：机关应根据法律法规和相关规定，对文书档案进行保存和销毁，确保文书档案的保存期限和销毁程序的合法合规。
6. 文书档案的电子化管理制度：随着信息技术的不断发展，机关可以将部分文书档案进行电子化管理，包括电子文件的创建、保存、查询和保护等，提高档案管理的效率和安全性。
以上是机关文书档案管理制度的一些基本内容，具体的制度和规定还需要根据机关的实际情况进行制定和完善。
行政公文的机关文书管理制度
行政公文的机关文书管理制度行政公文是国家机关和地方政府部门用以进行行政管理和协调工作的重要工具。
为了有效管理和规范行政公文的起草、审批、签发和归档流程，机关文书管理制度应运而生。
机关文书管理制度是一套完整的规范性文件，旨在规范行政公文的管理流程、保障行政效率，提高行政工作水平。
机关文书管理制度的主要内容包括：1. 行政文书的分类和管理：机关文书管理制度应明确行政文书的分类，如公文、函、电报等，同时规定每类文书的具体管理办法，包括起草规范、审批程序、签发要求等。
通过分类管理，可以使各类行政文书的管理更加有序。
2. 行文格式的规范：机关文书管理制度应规定行文格式的统一标准，包括文种标志、标题格式、正文结构等，以确保行政文书的统一规格，提高行文效率，避免歧义和误解。
3. 行政文书的审批程序：机关文书管理制度应规定行政文书的审批程序和权限范围，明确各级工作人员的审批权限和责任，避免越级审批和滥用职权的问题，加强行政文书的合法性和可信度。
4. 行政文书的签发要求：机关文书管理制度应规定行政文书的签发要求，包括签发时间、签发人员、签发单位等，以确保行政文书的合法有效，避免篡改和伪造。
5. 行政文书的归档管理：机关文书管理制度应规定行政文书的归档管理流程，包括档案编号规则、归档责任单位、存档期限等，以确保行政文书的安全性和可检索性，保障行政机关的正常运转。
机关文书管理制度的实施有助于提高行政效率、规范行政行为、增强行政公文的合法性和可信度，为行政工作提供有力支撑。
因此，各级机关和部门应高度重视机关文书管理制度的建设和完善，加强对执行情况的监督和检查，不断优化管理流程，提升行政工作水平，更好地为公民和社会服务。
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
党政机关公文管理规定
党政机关公文管理规定2012年4月16日《党政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，下面店铺给大家介绍关于党政机关公文管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。
党政机关公文管理条例第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
公文种类第八条公文种类主要有：(一)决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(九)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(十)报告。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
机关文书管理制度范文
机关文书管理制度范文机关文书管理制度范文第一章总则第一条为规范机关文书管理，提高机关工作效率，保障机关文书合法、准确、完整和安全，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于我国各级机关的文书管理工作。
第三条机关文书是机关工作的基本组成部分，是机关职能运行的重要依据和机关行为和决策的主要载体。
机关文书的管理应遵守法定程序，确保机关文书的真实性、准确性和合法性。
第四条机关应建立健全机关文书管理制度和相应的技术支撑，保证机关文书的顺利编制、传输、保存和检索。
第五条机关文书的管理实行全过程管理，包括文书的生成、传输、备案、保存、销毁等各个环节。
第六条机关应认真贯彻党的思想路线，坚持正确的舆论导向，促进机关文书清朗准确，确保机关文书的合法性和权威性。
第二章机关文书的生成管理第七条机关文书的生成应符合法律法规的规定，确保机关职权的行使和决策的合法性。
第八条机关文书应当依据实际需要进行编制，在编制过程中应当注意保密要求，保障国家机密和商业机密的安全。
第九条机关文书的编制应当尽量简洁明了，杜绝冗长恶俗，确保内容准确，表述清晰。
第十条机关文书的编制应当注重形式，遵循规范的格式要求，确保机关文书的统一性和规范性。
第十一条机关文书的编制应当注重语言文字规范，杜绝错字、别字和谐音字的错误使用。
第十二条机关文书的编制应当注意依据性，准确引用来源文献和文件材料，确保生成的文书能够查证。
第十三条机关文书的编制应当注重人物身份和职称的准确使用，避免误用和滥用。
第三章机关文书的传输管理第十四条机关文书的传输应当符合国家有关法律法规的规定，确保文书的严密传递和保密传输。
第十五条机关文书的传输应当采用安全可靠的信息交换方式，确保文书的传输过程不被篡改和泄露。
第十六条机关文书的传输应当注重时间效益，在必要时可采用加急传输方式，确保文书的及时送达。
第十七条机关文书的传输应当记录传输的相关信息，包括传输时间、传输方、传输方式等，以备查验。
机关文书档案管理规章制度
机关文书档案管理规章制度第一章总则第一条规章制度的目的与依据为了规范机关文书档案的管理工作，保护机关文书档案的安全性和完整性，提高机关文书档案的利用价值，根据国家法律法规和机关的具体情况，制定本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于机关内所有部门、单位及相关人员对机关文书档案的管理工作。
第三条基本原则机关文书档案管理工作应遵循以下基本原则：1.法律合规性：遵守国家法律法规，确保文书档案管理符合法律要求；2.规范性：依照管理规范和标准进行操作，确保管理工作的一致性；3.安全性：保护文书档案的安全性，防止遭到非法篡改、损毁或泄露；4.审计性：建立健全的文书档案管理制度，方便审计和内部监督工作；5.高效性：优化管理流程，确保文书档案的准确性和时效性；6.合理性：合理安排资金、人力资源，确保文书档案管理工作的顺利开展。
第二章机关文书档案管理体制第四条职责分工机关文书档案管理工作的职责分工如下：1.政府法制部门负责制定文书档案管理政策和制度，指导机关的文书档案管理工作；2.各部门、单位文书档案管理人员负责具体的文书档案管理工作，并协助政府法制部门进行监督与检查；3.机关全体工作人员都有保护文书档案的责任和义务，应按规定进行文书档案管理。
第五条部门档案管理员机关各部门、单位设立专门的档案管理员，负责本部门、单位的文书档案管理工作。
具体职责包括：1.制定并组织实施本部门、单位的文书档案管理制度；2.负责收集、整理、保存、检索、调阅本部门、单位的文书档案；3.核验文书档案的真实性、准确性和完整性；4.定期组织文书档案的整理、排序、盘点和清理工作。
第三章文书档案管理程序第六条文书档案的收集1.各部门、单位应定期收集并确认文书档案，包括纸质文书档案和电子文书档案；2.收集的文书档案应编制目录、编号，并进行登记备案。
第七条文书档案的整理、归档和保管1.收集的文书档案应按照事务发生的顺序进行整理，确保档案的连续性和时效性；2.档案应按照相应的分类编码进行归档，并登记入册；3.档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保文书档案的安全性；4.整理完成后，应制作档案目录，并及时更新。
机关单位文书管理制度范文
机关单位文书管理制度范文机关单位文书管理制度一、总则为规范机关单位的文书管理工作，提高文书管理的效率和质量，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于机关单位内的所有文书管理工作。
三、文书管理的原则1. 精细化原则：要求文书管理做到严谨、规范、精细，并按照程序进行操作。
2. 高效化原则：要求文书管理工作既要顾及质量，又要注重效率，做到高效运作。
3. 安全化原则：要求文书管理工作要做好密级的管理和保密工作，确保文书的安全。
四、文书管理的职责1. 机关单位应设立专门的文书管理部门或岗位，负责文书的统一管理、存档和归档工作，建立相关的管理制度和流程。
2. 文书管理部门或岗位应负责对机关单位的各类文书进行审核、归档和存档，并定期进行清理和整理工作。
3. 机关单位的各部门和人员应按照文书管理部门或岗位的要求，认真履行文书管理的职责，确保文书的完整和安全。
五、文书的分类和编号1. 机关单位的文书应按照一定的分类进行归类，分类可根据文书的用途、内容和形式等进行划分。
2. 每份文书都应有唯一的编号，编号应包括文种、年份和序号等信息，以方便查找和管理。
六、文书的制作和审核1. 文书的制作应符合机关单位的相关规定和标准格式，文书应具备完整的内容和清晰的表达，避免出现错误和不合规范的情况。
2. 文书的审核应由专门的人员进行，审核人员应仔细核对文书的内容和格式，确保文书的准确性和规范性。
七、文书的存档和归档1. 文书的存档应按照机关单位的规定进行，存档时应注明文号、存档日期和负责人等信息，以确保文书的可查性和完整性。
2. 文书的归档应按照一定的顺序和分类进行，归档时应注明年份和文种等信息，以方便查找和管理。
八、文书的保密管理1. 根据文书的密级和保密要求，机关单位应对文书进行相应的保密措施，确保文书的保密性。
2. 机关单位应建立保密档案室或保密柜，存放涉密文书，对外界人员进行严格管控。
九、文书的借阅和归还1. 对外借阅文书时，机关单位应按照相关规定进行登记和审核，确保借阅人的身份和目的合法合规。
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机关文书管理规定机关文书管理规定为使文书管理制度化，提高文书处理的质量和效率，特制定本规定。
第一章总那么第一条本规定所称文书管理，指总管理处各部、室、中心与外界来往的文书（包括电报）及关系机关（含机关内部）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。
第二章承办部门第二条机关各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各机关所在地的总收发由其所属总务部门办理。
总收发部门负责文书之收受及发送。
第三条管理部门 1.总务部门的文书，以机关办公室或管理处为管理部门;业务部门的文书，那么以各业务部门的最高主管部门为管理部门。
2.各机关所在地与外界来往之属地区性文书，以其所在地之办公室或管理处（或总务部门）为管理部门。
3.关系机关各、部门间来往文书，原那么上以处、部以上部门为管理部门。
4.管理部门应指定人员负责来往文书的核对及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第三章行文第四条行文类别 1.函：发布规章或临时性规定及对机关团体、机关内各部门间行文使用。
2. 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
3.便函：关系机关内各部门间业务接洽时使用。
4.签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
5.电报：业务处理须以电报行文时使用。
6.表格式公文：政府机关规定的表格式公文及单位人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
7.其他：（1）司法文书，依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施; （2）会议记录及例行表报等不必发送的行文。
第四章文书处理程序第五条文书分类 1.机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
2.A 类：凡关系重大，足以影响机关权益的文书，应呈机关主管核阅后始得以公文办理。
3.B 类：一般文书及经常性业务往来文书。
4.C 类：一般通知或参考性的函件无须呈批者，仅登记公文直接交经办部门处理后归档。
5.其他类：与机关业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无须收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第六条收发文登记单 1.第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
2.第二联为催办单，于送经办部门签收后，收发人员回收，按处理期限或待复日期的先后次序，按日核对催办。
3.第三联为主管催办单，经办部门主管于交办后留存，按处理期限或待复日期的先后，以备随时稽催督导用。
4.第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
5.第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权批示的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第七条收（发）文字号的制定管理 1.对外行文的字号：（1）机关：X1;X2（X3）总字第 OOOO 号。
X1;X2 为机关简称; X3为地区别，不需分地区者省略; OOOO 为机关收（发）文流水号; （2）事业部（含直属部门）：X1X2（X3）X4 字第 OOOO 号（X4为事业部或直属部门代号，由各部门办公室制定管理）。
2.对关系机关行文的字号：（1）由各部门办公室统一制定管理; （2）各部、室、中心，由机关办公室统一制定管理。
3.收（发）文编号：（1）由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。
“业务接洽便函”另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
（2）复文以收文号码为发文号码，如有两号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
（3）主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
第八条收文 1.登记、分文来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
2.文件的分发收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订。
其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗“送交经办部门主管，核定“要”、“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以，作为文件催办之用。
3.文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记人“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期的先后稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
4.文件处理（1）经办人办理文件时，应将拟办或复文拟稿签呈主管批示; （2）经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏〔如不敷使用时，得以“文书签办单“补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理〕，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈批示后，送打字、校对，再转送文书管理部门收发人员。
经办部门主管于文件批示后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案; （3）收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联时：①如无须复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联，将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人; ②如须复文者，将复文及复文稿送请监印人员用印后，将复文封发投邮;来文、复文稿、复文底本那么依其类别编写档号，填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，那么将第二联依待复日期的先后以备稽催），再将第四联退还经办人。
经办部门如业务需要，可以将复文底本留存。
（4）来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收，不应随文传递。
第九条主动发文 1.拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿，填写“收（发）文登记单”一式五联，呈部门主管并与核稿人员会商，经批示后送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
2.发文处理收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。
文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订;无须待复文件，第二、三联即于销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后以备稽催;第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
第十一条关系单位来往文件之行文方式 1.正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。
一般性的规定、通知、公告等函件无须复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门那么依以下方式处理：（1）主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续; （2）机关各部、室、中心相互行文，由受文机关办公室或部、室、中心文书管理部门办理收文，转交所属部门时，所属部门免办收文手续; （3）受文部门依前两项的规定免办收文者，仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
2. 以“业务接洽便函”行文者，依第十六条规定办理。
3.各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，防止逐级转文重印，延误时效。
第十二条业务接洽便函之处理 1.发文经办人发文时，应将接洽内容填写于“业务接洽便函”第一联，呈请主管批示后另依式填写三联，连同第一联呈主管签署，一并送收发人员编号并记载于“收（发）文编号登记表”，再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函“第二、三、四联送交受文部门，第一联那么依待复日期的先后，以备稽催。
2.收文受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记入“收（发）文编号登记表”，将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将第二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后，以备稽催。
3.复文经办人收到来文后，应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限（如需签办，那么以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理），经主管批示后，依式填写于第二联，一并呈主管签署，再由收发人员转请用印，并抽出原暂存之第四联转让销案或加注待复日期，将第二联送交受文部门（原发文部门），第三、四联编定档号填记于档告栏后;第三联依其类别归档;第四联依收支流水编号的顺序存查。
如未结案，那么第四联按待复日期先后，以备稽催。
4.回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间;第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限，送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档告栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档。
如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后以备稽催，再行复文时，那么依发文程序办理。
第五章文书处理方式第十三条文书结构 1.公告;以“主旨”、“依据”、“公告事项”三段式斟酌运用。
2.函、签呈：以“主旨”、“说明”、“方法”、“请求、拟办或建议”四段式斟酌运用。
3.业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点表达。
4.采用语体文以到达“简、浅、明、确”的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
第十四条信函处理 1.指名由机关工作人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还;未能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规那么处理。
2.指名部门主管以上人员的信函，直接送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规那么办理。
第十五条签呈处理经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。
第十六条合约处理 1.订立或修改合约时，经办部门拟稿后、批示前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。
批示后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
2.固定格式的合约书其原稿应依前款规定，经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数，呈准后直接送请用印。
3.合约书签约代表人及原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本后，应立即贴足印花并于销印后与原稿一并归档。
其他业务有关部门均以副本留存备用。
第十七条副本及图书处理副本视同正式文书，应依规定处理、归档;各类图书应指定部门集中管理。
第十八条电报处理电报视同文书，依本规定办理。
第十九条文书处理要点 1.经办文书时，遇有关系重大、足以影响机关权益的重要文件，应将正本妥为保藏。
2.为利于文书处理并达分层负责之目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿，随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注明意见，防止只签名而无意见。