文件管理控制程序(IATF16949)
IATF 16949 文件管理程序
4.6.4 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司
生产有关之信息的变更，业务部应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间不能超过十个工作日；并由责任部门发文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工程变更管理程序》。
3.3定义：
文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、检查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记录控制程序》进行控制。
受控文件：指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，受控文件封面一般用加盖受控章（但不限于）进行识别。
4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向
管理者代表提出申请，得到批准后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控文件。丢失文件按10元/份处罚，交品质部文控保管并公示。
4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发现文件有疑问、错误
或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按4.6程序修改,使用部门不得擅自修改文件。
c) 文件页眉:包括文件编号、版本、页次。
d）文件主体：1.0目的:输入文件的目的;2.0范围:输入文件适应的范围;3.0职责:输入文件中活动的执行职责及权限界定;4.0定义;5.0程序内容:输入活动过程的描述及步骤;6.0相关文件:输入此文件中所阐述的相关参考文件;7.0相关记录:输入此文件中相关的记录表单; 流程图、乌龟图（选用，或另外做）。
4.8 外来文件的控制
4.8.1 外来文件的种类：
1）法律法规类；
2）技术资料类（包括客户提供、协力厂商）；
IATF16949控制计划管理程序
控制计划管理程序1 主题内容与适用范围通过对控制计划管理程序制定，使技术文件得到统一、有效地管理，保证技术文件、技术图纸的完整性、可追溯性，使技术文件管理规范化、条理化、系统化。
适用于控制计划的签审、保管、分类、标识、借阅、发放、更改、作废与管控等管理工作，确保符合规定要求。
2 职责2.1 工艺设备部负责控制计划的编写、审核、批准，以及审阅、更改、传达和归口管理。
2.2生产计划部负责根据控制计划内容进行生产计划的调整。
2.3质量控制部负责控制计划工艺执行过程中的质量控制、数据收集、跟踪验证。
2.4生产部负责控制计划相关工艺的传递及执行。
3 内容3.1 控制计划的编写工艺设备部工艺技术人员根据材料变更、产品设计升级等实际情况，以工序为单位，进行控制计划的编写，相关负责人进行修订，最终确定最终版；3.2 控制计划的签字、审核、批准3.2.1工艺设备部工艺技术人员经相关工序负责人修订后签字的文件交主管工艺部长进行工艺性审核。
3.2.2经工艺审核通过的技术文件，由相对应的技术人员根据文件的性质，交各相关专业技术人员或其它相关部门领导进行会签。
3.2.3经会签通过的技术文件，由相对应的技术人员根据文件的性质，交工艺技术主管副总或总经理进行批准签字。
3.2.4经批准签字后的技术文件，交文控中心，由文控中心文控人员统一下发至各相关部门。
3.3 控制计划的发放3.3.1发放前必须签字完整，并加盖相对应的图章，统一发放。
3.3.2文控中心文控人员在发放同时，必须对发放部门进行记录并要求接收文件人签字。
3.3.3控制计划的发放由文件发放人经相关技术人员核准后按《附件 2：受控技术文件发放定额表》发至所需的部门。
3.3.4当文件使用部门的控制计划文件丢失后，应详细说明原因，经部门领导审批后向原发放部门申请补发该技术文件。
3.3.5发放到企业外部时，以纸质文件的形式发放并加盖受控章。
3.4 控制计划的执行3.4.1各部门应正确并及时地执行控制计划相关技术要求，由于未能正确执行控制计划的后果按相关规章制度处理。
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
IATF16949文件与资料管理程序
文件制修订记录1.目的：为保证本厂在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以确保文件的正确性。
2.范围：适用于本厂质量管理体系有效运行的所有文件和资料的编号、编制、核准、发放、更改和归档等的控制。
3.权责3.1内部文件与资料之制订、废止与收发管制权责表：3.2外部文件资料,由各对口权责部门收集,经管理代表核准后由品质部进行收发管制.3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4.定义：4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书；4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书；4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。
5.工作程序：5.1文件的制订、修订、废止作业：5.1.1文件制订作业：5.1.1.1文件需要制订时,由需求部门填写『文件制订、修订、废止申请单』进行制订申请，管代表核准后，需求部门方可进行制订，品质部按文件编号原则对新文件进行编号。
5.1.2文件修订作业：5.1.2.1若文件不符合现实要求需修订时,由需求部门提出修订原因,填写『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，交原制订部门研议修订，修订内容填写于文件首页之“修改记录表”中；5.1.2.2修订后之文件经审核与核准后由品质部发行。
5.1.3文件废止作业：5.1.3.1文件不适宜须废止时,需由提出部门提出『文件制订、修订、废止申请单』管代表核准后，由品质部执行废止作业，原编号列入管制，不得重复使用。
5.1.4文件制订、修订以及废止之作业流程按“文件管制流程图”（附件一）进行。
5.2文件的编号原则：5.2.1一、二阶文件之编号规则：XXX -- XX -- XXX5.2.3三阶文件之编号规则：XM – XX -- XX -- XXX 文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码文件流水号001.002…文件类别代码工厂代码部门简码5.2.4四阶文件编号规则：XXX -- XX -- XX -- XXX文件流水号001.002…部门代码文件类别代码工厂代码5.3工厂代码：工厂代码用大写英文字母“EVK”表示东莞市依维柯电子有限公司。
IATF16949文件控制管理程序
文件控制管理程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的1.1使文件和资料处于受控状态；1.2确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本。
2.0范围适用于本公司所有技术文件、质量管理体系、经营管理文件、外来文件及资料的管理；3.0定义3.1 技术文件：包括内部技术文件和外来技术文件；内部技术文件：所有产品特性和产品过程相关的技术要求及技术规定的文件资料；外部技术文件：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸和技术标准，供方提供的技术文件及PPAP资料；3.2 管理体系文件包括手册、程序文件、指导书/规范/规定/标准、表单；3.3 经营、行政文件及资料包括长期事业计划/方针/目标、年度事业计划、各部门事业规划及办公文件、书籍资料；3.4 外来文件包括书籍、法律法规、国际标准、国标及设备资料以及顾客及供方提供的文件等；4.0权责4.1 总经理负责质量手册、经营文件、公司管理文件的批准；4.2 管理者代表负责文件发放范围的确定，总经理负责文件发放范围的批准；4.3 文控人员统一负责管理类文件、技术文件、质量文件的归口管理：负责发放、更改/换、回收、销毁和保存；负责编制并及时更新“受控文件清单”、“外来文件登记表”，并发给相关部门及时核对有效版本文件；4.4 各部门负责相关文件的编制、更改及实施；5.0作业流程或说明：见附件6.0文件编号原则6.1 质量手册：DXC - QM - □□□□年号质量手册公司代号6.2 程序文件：DXC - QP - □□程序文件流水号质量程序文件公司代号6.3 管理规定（办法）：DXC - QG - □□管理规定流水号管理规定公司代号6.4作业指导书：DXC - □□□□—□□作业指导书编号作业指导书类别公司代号7. 使用表单：受控文件现行状态一览表文件发放/回收记录外来文件登记表文件更改申请/通知单文件/资料销毁清单更多免费资料下载请进：好好学习社区更多免费资料下载请进：好好学习社区更多免费资料下载请进：好好学习社区。
iatf16949质量管理体系文件控制的基本要求
iatf16949质量管理体系文件控制的基本要求《IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求》序在当今全球化的竞争市场中，企业如何确保产品和服务的质量和一致性，一直是企业管理者和质量管理人员面临的首要问题。
作为一种国际标准，IATF 16949质量管理体系是全球汽车行业供应链中的核心标准，要求企业确保产品和服务质量、提高客户满意度等方面具有持续改进的能力。
在这篇文章中，我将详细探讨IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求，以及我个人对这一主题的理解和观点。
一、文档控制的基本概念1. 文档定义在IATF 16949质量管理体系中，文档不仅包括书面文件，还包括电子文档、图纸、数据等各种形式的信息载体。
这些文档对于管理系统的有效运作至关重要，因为它们记录了组织的政策、流程、程序、规范和其他相关信息。
2. 文档控制的重要性文档控制是指对文档的创建、批准、发布、修改、撤销和存档等过程进行严格管理和控制。
它的目的是确保组织内外人员能够在正确的时间获取最新的文档，并避免使用已经过时或无效的文档，从而保证质量管理体系的稳定和持续改进。
二、IATF 16949质量管理体系文件控制的基本要求1. 文档记录的编制和控制根据IATF 16949标准的要求，组织应该建立文档控制程序，并对质量手册、程序文件、工艺文件、作业指导书等各种文档进行记录编制和控制。
对于每一份文档，都应该确定相关的责任人，确保文档的准确性、合规性和可用性。
2. 文档版本的控制和变更管理IATF 16949质量管理体系要求组织对文档版本进行严格的控制和管理，包括标识、审批、存储、检索和撤销等方面。
还需要建立变更管理程序，对文档的任何变更进行记录、审查和批准，确保变更后的文档能够及时有效地推广和使用。
3. 文档传达和可用性IATF 16949标准要求组织确保文档的传达和可用性，包括向相关人员传达文档的变更、提供合适的培训以及保证文档的在需要时能够被快速找到和使用等方面。
IATF16949持续改进控制过程程序文件
IATF16949持续改进控制过程程序文件控制过程程序文件是指用于规范和指导持续改进活动的文件。
它们包括各种质量管理活动中的工作指导和操作规程，以确保在整个供应链中实施一致的改进方法。
以下是一种可能的控制过程程序文件的内容，其中包含了一些主题和要点。
当然，实际的文件内容将根据组织的需求和上下文而有所不同。
1.引言和目标：-引言介绍控制过程程序文件的目的和背景-设定持续改进的目标，例如提高产品质量、降低成本、减少不合格品等2.范围和适用性：-界定控制过程程序文件适用的业务范围和流程-确定改进活动的适用范围，例如供应商管理、产品设计、制造过程等3.定义和术语：-提供与持续改进相关的定义和术语，以确保一致的理解和沟通4.改进活动的规划和管理：-确定改进活动的规划步骤，如采集和分析数据、识别和优先改进机会等-建立改进计划，包括目标设定、资源分配和时间表安排-设定改进活动的责任和角色5.数据采集和分析：-定义数据采集的方法和要求，包括采样方法、测量设备和频率等-说明数据分析的方法，如统计分析、趋势分析、根本原因分析等6.改进活动的实施和验证：-详细描述改进活动的实施过程，包括操作指导和要求-确定改进活动的验证步骤，以确保改进的有效性和可持续性-提供改进活动的记录和文档，以便审计和追溯-设定对改进活动的评估和审核要求，以确保符合质量管理体系要求和目标-建立评估和审核的程序和指南8.持续改进的反馈和监控：-设定对持续改进活动的反馈和监控要求-制定改进活动的持续监控计划，包括周期性的评估和报告9.文件控制和变更管理：-确定控制过程程序文件的版本和变更管理要求，以确保文档的准确性和一致性-建立文件控制和变更管理的程序和指南10.总结和改进：-总结和评估控制过程程序文件的有效性和应用情况-提出改进建议并制定改进计划，以不断提高持续改进活动的效果和效率。
IATF16949文件管理程序
1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。
2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。
3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。
4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。
4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。
4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。
4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。
4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。
4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。
4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。
4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。
4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。
4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。
4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。
4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。
5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。
5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。
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修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。
2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。
3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。
外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。
主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。
3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。
3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。
3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。
1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。
如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。
1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。
如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。
3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。
4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。
4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。
负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。
负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。
4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。
5流程图6内容6.1文件的分类、编号规则：6.1.2外来文件与资料包括内容见本程序3.1,本公司将对外来文件作分类编号，按公司文件与资料进行控制管理。
6.13文件编码规则:体系文件类别名称、类别代号和各部门代号见下表1和表2：表1：体系文件类别名称、类别代号：****—**—**——流水序号文件类别代号公司标准代号（CSYY）如****—**—O1表示编制发行的“质量手册”文件，流水号为01号；****—**—01表示编制发行的“文件管理控制程序”文件，流水号为01号。
6.1.5公司各部门三级标准类文件的编号（技术文件除外）：由公司部门代号、文件类别代号和流水序号组成，表达形式如下：XX-XX-XX-------------- 流水序号（从01、02、……）-------------- 文件类别代号-------------------- 公司部门代号例如：MDTVB-O1表示人事部发行的“岗位说明书”作业标准文件，流水号为01号；注：检验试验类标准文件的编号：按检验标准的不同分别以流水序号累加。
如QC-SIP-002表示质量部编制发行的第二份“**检验作业指导书”标准文件，流水号为002号；6.1.6生产性作业指导书的编号具体按《技术工艺文件编号规则》执行；6.17记录表格的编号方法；6.1.7.1程序文件中引出与产品符合性有关的记录表单的表达形式如下：****-QP-XX-QRXX7Γ^1——流水序号（从01、02、……）对应文件的流水序号---------------- 程序文件的类型代码I ____________________ 公司标准代号（CSYY）例如****-QP-01-QRO1表示“文件管理控制程序”文件的第一个表格“文件发放与回收记录表”流水号是O16.1.7.2第三层次文件中涉及的表单的编号则根据文件编制部门代码及其对应的表单顺序号依次排列。
如：CSYY-QC-O1-QR02,表示质量部编制使用的本部门的第二份表格。
6. 1.8行政性文件的编号：****-XXXX-（XX）XX丁~Γ（部门代号）当年流水号_____________发布年份--------------------- 企业标准字样6.19文件版本及版次号的编码原则（所有文件的版本与修改次号从A/0开始）：X/XTT _1 --------------- 版次号为数字，从0~4；-------------- 版本号为大写英文字母，从“A”开始，B,C,D……注：升级改动，版次号从0-4依次升级，超过4次修改应升级换版。
即版本号：A/0一A∕1-A∕2fA∕3-A/4-B0/版，以此类推。
6.2文件的格式及编写要求：6.2.1程序文件、管理作业标准类的内容一般涉及以下基本要素文件正文版面和内容要素：1.目的；2.适用范围；3.职责；4.工作程序（含流程图）；5.相关文件；6.相关记录。
如该文件中未涉及有定义、流程图等，则在定义和流程图后标注〈无＞。
其它文件符合相应的文件要求，详细见附录A：文件编写格式要求。
6.2.2文件编号应符合6.1.4~6.1.6条的要求。
6.2.3文件版面风格、“文件流程图”、正文内容格式、字体等须符合编制要求（附录A）06.2.4文件编写要求：6.2.4.1符合文件编写目标；6.2.4.2符合相关法律法规、标准及客户要求；6.2.4.3符合公司战略、方针目标、政策；6.2.4.4文件要求条理清晰，言简意赅、完整、严谨，确保文件的有效性、适宜性和充分性（可操作性）；6.3文件的编制与审批6.3.1文件编写人应先充分了解标准要求的4.2条款与本程序6.2条款的要求，按规定文件要素实施文件的编制。
6.3.2文件编制完成后组织相关部门进行评审，并提出修改意见，文件编制部门确认并及时修改。
6.3.3评审确认后的文件按文件审批权限送审批人签名。
一级/二级文件必须制作“文件封面”（格式见本程序之封面格式）。
6.3.4文件审核、批准权限见（附录B）。
6.4文件的登记、受控、发放6.4.1编制部门必须将经审批后的书面版和电子版文件一并交由文控中心，并填写“文件归档分发申批表”，文控中心经核对无误后，按编制部门及不同规格型号在“文件与资料汇总表”上进行登记，然后根据文件与资料发放范围进行发放。
保证文件使用人员/部门及时得到有效适用版本的文件。
6.4.2受控文件发放前需加盖红色“受控”文件章，以识别有效性；盖有“受控”文件章的文件不准复印使用。
6.4.3各部门应指定专人按本程序对文件与资料进行管理，由该文件管理员在“文件资料发放与回收记录”上签名。
6.4.4各部门人员须按文件控制的要求正确使用公司内、外部文件与资料，不得在己受控盖章的文件上随意标注和涂改。
6.4.6受控文件发放范围根据技术、管理类别由相应职能部门负责人审核，经管理者代表批准，交文控中心按此范围发放。
6.4.6电子档的文件原则上不予发放，仅为备存或查阅使用。
6.6文件的申领和借阅6.6.1文件与资料发生损坏、丢失、或根据相关方要求，需要申领文件时，文件保存/使用者向直接领导报告，填写“文件补发申请表”说明原因，经部门负责人批准向文控中心重新申领。
6.6.2特殊情况需要临时查阅文件的，可到文控中心进行借阅，但必须做好登记手续，限期归还。
6.6文件的宣贯学习新版或改版后的文件经批准生效后，本部门应组织相关人员对文件进行内部学习，学习的方式可以用文件传阅签名、会议宣导或集中讲解等多种方式进行，保存相关记录。
6.7文件的修改、作废和销毁6.7.1当发生以下情况时，公司员工、各职能部门可向上级领导提出文件修改/作废建议:6.7.1.1公司组织结构或职能调整；6.7.1.2体系换版或操作流程变更调整；6.7.13重大技术更改；6.7.1.4引用标准及相关法律法规等文件的修改；6.7.1.6内/外部审核或管理评审提出的改进建议；6.7.16相关方（客户、供应商、保量、环保、安全部门等）提出改进意见时；6.7.1.7采取必要的纠正和预防措施时。
6.7.2使用部门或人员认为文件需要修改的，应及时向部门主管提出。
部门主管向文件编写部门提出申请，经编制部门负责人初步评审，确认需要修改的填写《文件变件申请表》申请修改或作废，修改后的文件需经原文件评审人评审，审批人员再次确认批准后，统一送交文控中心（含电子文档）受控发放。
6.7.3因文件修改而作废的旧版文件，在文控中心发放新版文件时，应按发放文件同时回收原文件，并在“文件资料发放与回收记录”上做好登记。
如需参考保留时，文控中心必须对电子文档作好明显作废标识，书面文件均作销毁处置；不需要保留的，文控中心则直接替换或删除电子文档。
但以上两种情况都需要在“作废文件保留/销毁记录清单”上登记。
6.8文件的标识、归档、贮存6.8.1文控中心负责对下发的文件加盖受控章，并按使用部门填写受控号后登记下发，原件归档保存在指定位置并定期检查。
6.8.2发放到各部门使用现场的受控文件，由各部门指定专人作好标识、分类归档、编制“文件目录表”分类贮存并妥善保管。
6.8.3文控中心的电子文件贮存要求：6.8.3.1在电脑系统中按不同编制部门、不同文件类别或产品型号类别分别建立一级文件目录、二级文件目录（必要时建立三级文件目录），然后分类保存到文件夹中。
6.8.3.2可用"Word∖ExceΓ,编制电子文件目录清单;6.8.3.3所有受控发放文件的电子文档必须设置修改密码或转换PDF格式，除非编制部门提出修改外，其他任何个人和部门（含相关方外发文件）不得随意更改和复制；6.8.3.4电子文件应进行备份管理（可复制到其它硬盘中），每季度将文件刻录成光盘保存，以防止资料、文件夹误删、丢失。
6.9外来文件的控制管理6.9.1外来技术文件由项目部负责收集；品保类外来文件由质量部负责收集；行政、法律法规类外来文件由行政部负责收集；其他外来文件由各职能部门负责收集；经各职能部门负责人审核后报送管理者代表确认，填写《外来文件登记表》。
6.9.2收集的方式可以是网上查询、上级相关部门购买、向相关方索取或咨询等途径获取。
6.9.3国标、行标等法律法规性文件应确保最新有效版本的现行文件，发现不适用时应及时更新和再确认。
6.9.4外来文件的发放、回收和控制管理按内部文件和资料程序执行。
8相关文件1.11IS09000∖IS014000∖IATF16949标准与国家/地方环保法律法规1.2《技术工艺文件编号规则》1.3《文件编写格式要求》附录A1.4《文件编写/审核/批准权限表》附录B1.5《技术资料发放范围一览表》附录C1.6《管理文件发放范围一览表》附录D附录A：（文件编写格式要求）“文件流程图”、正文内容格式、字体编制要求1文件格式内容编写要求：1.1封面：除汇编文件外，每一份独立的文件都需要有一个封面，封面标准格式见《文件与资料控制程序》之封面。