建设公司项目部采购及管理制度

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目录

材料采购及管理制度................................................... 总则 ............................................................... 第一章、材料采购管理.................................................

第一条、工作职责..............................................

第二条、材料计划.................................................

第三条、材料询价、定价、采购、批价、合同签订、材料款付款、材料资金、记账、对账管理程序...............................................

第四条材料采购员岗位职责....................................... 第二章材料出入库管理................................................

第一节材料出入库管理制度.......................................

第二节材料出入库管理程序.......................................

第三节材料的保管...............................................

第四节仓库管理员岗位职责.......................................

第五节材料丢失、退场、报废管理................................. 第三章材料限额领料制度..............................................

第一节总则...................................................

第二节管理机构及职责...........................................

第三节材料领用限额的制定.......................................

第四节材料限额发放制度.........................................

第五节材料限额消耗的成本核算...................................

第六节材料限额领料的程序....................................... 附则 ...............................................................

总则

为了进一步加强材料的管理与经营工作，提高工作效率，降低工程成本，规范材料管理、采购、周转过程，增收节支，提高企业经济效益，本着分清职责，保证材料正常供应的原则，现结合本公司的实际情况，经研究，特制定本制度。

第一章、材料采购管理

第一条、工作职责

1、加强公司材料设备、材料出入库、盘点、材料记账及各项目材料成本的核算。进行工程材料的管理与控制，及时反映各个工程材料的实际支出、盈亏。

2、负责并监督在工程施工中能多次周转使用及辅助材料的采购、运输、调拨、转卖和报废等工作。

3、负责材料的询价报价、样品样本的收集，建立材料信息库。

4、材料处负责主要材料、设备的询价、采购、合同签订等工作，项目部对所进材料质量进行监督、使用及调拨管理保管。监督项目部自购零星材料及辅材类材料的采购、验收、调拨程序，监督抽查采购价格。

5、加强项目部各进场材料(包括租赁材料)的台帐建立，落实，促使材料的使用及报废明了化，减少杜绝材料浪费。

第二条、材料计划

1、项目部成立十五日内由项目经理、项目总工（项目施工员），将项目所需材料的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划，填制《项目材料使用计划表》（准确率允许在80%即可）项目经理签字确认后由项目材料员报物供部备案，材料处组织询价、比价、定价及合同签订（该项目材料员同时对当地材料进行询价报材料处审核、预算处审核用量）。

2、施工现场根据施工进度，按时做好月度、季度材料计划，并及时上报供应单位，做好资金需求计划表给财务部门（月度计划于每月28日前报，季度计划于上一季度未报）。如因施工计划、设计变更等因素需要调整供应计划，均需七天前报出调整计划，否则，供应单位有权推迟供应时间。

3、现场所用的的所有材料必须由材料所需单位或班组提计划，由各主管技术员审核后交技术负责人审核，标注质量要求等，后交至预算处审核确定数量，审核通过后由项目经理签字，再由材料员组织询价并上报公司作审定购买。

4、对临时急需材料，项目施工员提出计划，提预算处审核，项目经理签字，材料员报材料处批准后采购，严禁材料人员擅自采购无计划材料。

5、超计划材料由所需单位或班组提交至现场施工员审核，作出超计划材料及超计划原因，提交预算处审核后项目经理签字确认。消耗性材料超供劳务班组应承担超供费用。

6、材料计划方面主体责任方为项目部，出现材料供应不及时、加工类材料误差和供应不及时等影响整个工期的责任由项目部及材料处共同承担责任。

第三条、材料询价、定价、采购、批价、合同签订、材料款付款、材料资金、记账、对账管理程序

该项遵守公司对此所作的规定，在此不在赘述。

第四条材料采购员岗位职责

（1）严格贯彻执行各项物资政策及有关材料管理规定，认真学习材料供应与管理的基本知识，虚心接受相关部门的监督检查，出现问题及时整改。

（2）掌握材料的性能、质量要求，按检验批提供合格证或质量保证书提供给资料员。杜绝无材料合格证或质量保证书的材料进场。

（3）及时掌握材料的市场价格信息以及供货单位的情况，收集整理第一手资料。在保证材料质量的前提下，采购人员在日常工作中应坚持“三比一算”（比质量、比价格、比距离、算成本）进行比较分析，从中选择适当的供应单位和生产厂家，并编制《材料供应单位一览表》，以便选择；负责组织并参加对供应商进行定期评价。掌握材料市场实际供应价格，价格需及时反馈信息给项目经理及公司物供部，批准后方可进货。

（4）懂得订立订货合同或协议的基本原则、主要内容和鉴证的方法与手续，以及违反合同应负的责任和处理方法；负责起草材料订货合同及《订货合同审批表》。

（5）根据单位工程材料预算和月、旬施工进度，协助施工员（项目经理）编制《工程材料申请计划》。

（6）按照规定要求，凡需要进行复检的材料，必须按检验批进行复检试验，复检试验报告及时提供给资料员。对购进不符合要求的材料，杜绝使用在工程中，要会同有关单位和人员协商处理解决。

（7）按照施工组织设计（或施工方案）和现场平面图合理堆放材料，为文明施工创造条件。

（8）熟悉工程施工进度，了解材料市场供应及价格情况，按计划

进行采购，并满足质量要求及施工进度要求。掌握材料的库存情况及时调整材料供应计划。及时掌握现场的工程变更情况及时调整供料计划。

（9）严把材料进场质量关，严格执行材料、工具等现场验收、保管和发放制度，各项领发手续需齐全，并建立责任制，努力降低材料的消耗；负责定期组织对仓库进行盘点，依据《不合格控制程序》处理不合格品。

（10）积极协助施工员及项目经理经济合理地组织材料供应，减少储备，降低消耗，并督促检查材料的合理使用，不丢失、不浪费。

（11）搞好材料、工具的退库和旧材料、包装材料、周转材料的回收、保管与使用，合理计算周转材料的折旧摊销金额。

（12）实行限额配料，协助和配合有关部门推行经济核算制。

(13)审核《材料付款申请书》。

(14)完成项目经理交办的其他事宜。

(15)每月25日前完成本月工作总结及下月工作计划。

(16)当材料员兼司机时，负责车辆的日常维护保养。确保车辆内外洁净。

第二章材料出入库管理

第一节材料出入库管理制度

一、材料验收入库简述：

1、保管员及质量员对入库材料的品种、规格、型号、质量、数量、包装等认真验收核对。按照采购合同和有关标准严格验收，做到准确无误。

2、入库材料验收应及时准确，不能拖拉，尽快验收完毕。如有问题及时提出，向采购人员或部门主管反映，以便得到解决。

3、材料验收合格后，应及时办理入库验收单办理入库，同时核对发票、运单、明细表、装箱单及产品合格证，核对无误后入库签字，并及时登帐。

二、材料物品入库有关制度：

1、认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。

2、物品进库根据入库凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，并做好入库登记。

3、物品验收合格后，应及时入库。

4、物品入库，要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存。

5、物品数量准确、价格不串。做到帐、卡、物、金相符合。

6、易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查。

7、精密、易碎及贵重物资要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存。

8、做好防火、防盗、防潮、防冻、防鼠工作。

9、仓库经常开窗通风，保持库室内整洁。

三、材料出库简述：

1、材料出库应本着先进先出的原则，及时审核发料单上的内容是否符合要求，核对库存材料是否准确，做好材料储备工作。

2、准确按发料单的品种、规格、数量进行备料、复查、以免发生差错，做到账实相符。

3、按照材料保存期限，对于快要过期失效或变质的材料应在规定期限内发放，对能回收利用的材料尽可能利用，剩余材料及时回收利用，非正常手续不得出库。

四、材料物品出库有关制度：

1、物品出库，保管人员要做好记录，领用人签字。

2、物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，易变质的先出。

3、本着“厉行节约，杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物专用。

4、对于相关部门专用物品的领用必须要有主管领导、使用部门、负责人签字方可领取。

5、领用人不得进入库房，防止出现差错。

6、保管员要做好出库登记，并定期向主管部门做出入库报告。

五、材料保管保养

1、根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。

2、合理码放。对不同的品种、规格、质量、等级的材料都分开，按先后顺序码放，以便先进先出。

3、材料码放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。

4、对于温、湿度要求高的材料，做好温度、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻保温。

5、要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。

6、对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱造成性能受到影响。

六、定期盘库，达到三清

1、定期盘库清点，达到数量清、质量清、帐表清。

2、清理半成品、在产品和产成品，做到半成品的再利用。

七、机械的管理措施

为了工作的正常进行，工具设备一般情况下不能外借之用，以免影响正常工作；非一般情况下要有主管领导批示，方可借出使用。

第二节、材料出入库管理程序

一、设备、材料入库程序：

设备、材料入库的主要依据是以项目合同及项目经理部下达的材料采购计划清单为依据，按下述程序办理入库手续：

1、由预算员编制，项目经理审定的设备(材料)采购清单是设备(材料)入库的的主要凭证。

2、材料员接到采购清单后，必须按专业对清单编号。并复印一份交仓库保管员。采购清单由材料员和仓库保管员分别保管，并作为项目成本核算，专业工程师业绩考核的主要依据之一。

3、设备(材料)进入现场后，必须有质量员、施工技术员、材料员、仓库管理员等不少于三方共同对采购的设备材料进行确认，确认内容应包括质量证明资料、设备(材料)外观检查、规格型号确认、材质核对、数量核对、核对无误后，由三方在材料入库单上共同签字，所有购买材料的原始单据作为入库验收单的附件。材料员凭此入库单方可在财务报销或支付材料款。入库底单由仓库保管员存档，不得遗失。

4、随设备(材料)进场时所带的各种文件资料由材料员统一保管，提供给资料员编入竣工资料存档。

二、材料验收管理

1、材料进场后材料员在第一时间组织保管、质量、项目施工人员对材料进行验收，砂子、石子每车量方，钢筋、木方、水泥、红砖等材料要每车点数（过磅）。

需要复检的材料组织供应商采取样本报检。

2、项目部负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理，对退场材料进行整理达到验收标准，材料员组织材料退场。

3、对现场报废的材料、物资，由项目部负责进行清理，报公司批准后进行处理，处理费用上交公司财务。

三、材料(设备)出库程序：

1、材料 (设备)的出库必须由经预算员及项目经理确认签字后方可发放材料(设备)。

2、材料 (设备)出库时，仓库保管员和材料(设备)领用人必须对其外观、质量、规格型号、材质、数量逐项进行确认。领用人核实无误后，在材料(设备)领用单上签字确认。

3、自行施工时，材料领用采取用多少领多少的原则，不允许一次把所用材料全部办完出库手续。

4、分包工程由我方提供材料 (设备)时，原则上应由分包商一次或分几次办理出库手续。

5、材料 (设备)的出库手续必须由项负责人指定的施工班组负责人或指定的其他人来办理。没有经过项目经理部负责人指定的人员，仓库一律不得对其发放材料 (设备)。

6、材料 (设备)出库单由保管员分专业和时间存档备查。

7、由甲方(业主)提供的材料 (设备)的出库手续同样按此办理。

四、甲方(业主)自行采购的材料 (设备)入库管理程序：

1、材料员根据现场专业工程师提供的由甲方(业主)采购的设备(材料)清单到甲方(业主)仓库办理设备(材料)出库手续。

2、材料员会同本项目部专业工程师及甲方(业主)代表在现场对设备、材料开箱检查、验收。检查、验收的的主要内容为：产品(材料)质量保证书、材质证明书、合格证，型号规格、数量、随机附件及清单等重要内容。以上验收的资料和随机附件由材料员统一妥善保管。

3、对产品的内在质量不能在开箱检查、验收确认时，应在设备(材料)交接确认书上予以注明。交接确认书由材料员负责填写(附表格1)，由材料员、专业工程师、甲方(业主)代表签字确认。

4、由甲方(业主)提供的设备(材料)原则上不要提前办理出库手续一旦办理完出库手续，则要按我方自行采购的设备(材料)统一保管。

五、全承包模式的材料管理

1、材料在进场时必须经过我公司的材料、保管、质量、施工员的进场审核，我方参与验收人员必须按照我方材料验收程序及入库程序进行入库管理。包括质量证明资料、设备(材料)外观检查、规格型号确认、材质核对、数量核对、核对无误后，由双方参与人员共同签字办理材料入库手续。办理入库手续的材料才能用于工程及办理退场手续。未经我方验收的材料不能进入现场，私自进入现场的材料不能进行退场。

2、随设备(材料)进场时所带的各种文件资料由承包单位统一保管，在办理竣工资料及结算时提供给资料员编入竣工资料存档。

材料仓库日报表

年月日

第三节材料的保管

一、强化仓储管理

1、仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账簿和台账。

2、原材料仓库必须根据实际情况和各类原材料的性质、用途、类型分明别类建立相应的明细账、卡片；半成品、成品应按照类型及规格型号设立明细账、卡片；

3、财务部门与仓库所建账簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料废、返修品等应分别建账。

4、必须严格仓库管理规程进行日常操作，仓库保管员对当日发生的业务必须及时登记入账，做到日清日结，确保物料进出及结存数据的准确无误。

5、做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到账、卡、物一致。如有变动及时向主管领导及相关职能部门反映，以便及时调整。

6、仓库通道出入口要保持畅通，仓库内要及时清理，保持整洁。

7、各种物料码放、搬运入库时应先内后外、先下后上；出库时应先外后内、先上后下，先进先出，防止坍塌伤人及损坏机械设施。各种物料不得抛掷。

8、材料员应及时与保管员沟通根椐生产计划及仓库库存情况合理确定采购数量，并严格控制各类物资的库存量。

9、库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料失少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应及时用书面的形式向有关部门汇报。

四、出库管理

1、各类材料的发出，原则上采用先进先出法。

2、物料出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，各部门领用物料必须有单位主管领导和领料员的签字。

3、领取物料时，仓管员要在领料单上签字，核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料。

4、领料单一式三份，领料部门一份、仓库二份（一份存根、一份交财务核算）。

第四节仓库管理员岗位职责

为了圆满完成仓库保管任务，适应物资仓库保管岗位的要求、保管员应履行以下职责：

1、认真贯彻仓库保管工作的方针、政策，体制、法规和公司有关规章制，树立为生产服务的观点，爱护国家财产，忠于职守，廉洁奉公，热爱仓库工作，树立高度责任感，认真钻研业务。不断提高管理水平。

准确地做好材料进出仓库的帐务工作。

2、严格按照材质的验收要求做好材料验收工作：及时做好物资的入库验收、保管保养和出库发放工作；严格各项手续制度，做到收有据，发有凭，及时准确登销帐，手续完备，帐物相符，把好收，管、发三关。

3、不合订购要求的或不合格的材料坚决不予验收。

4、认真做好仓库月报、季报和年度报表。

5、加强业务学习，不断提高保管业务水平，认真做好仓库材料的分类摆放和保管工作：掌握分管物资的名称、规格、性质、用途、型号、产地、计量单位、安全标记等常识，正确使用常用计算工具、衡器、量具和测试仪器，熟悉分管物资的质量标准，能识别物资质量的明显变化，懂得部分主要产品的配套情况。

6、搞好物资存规划的科学程度，合理地保存物资。熟悉分管库房的储存定额，正确运用物资分区、分类、编号管理办法。

7、认真做好仓库发料工作。发料原则：先进仓的料先发，旧废料根据实际情况合理利用。

8、认真做好退料工作。退料原则：经主管领导确认后不合要求材料及时通知采购员退回供货商并报财务。

9、认真做好各部门材料使用的监控工作，避免重复领料和材料浪费。

10、认真做好借收登记工作。

11、认真做好仓库安全防范及仓库卫生工作，时刻保持高度警惕，做好防火、防盗、防破坏的工作，防止各式各样各种灾害和人身事故的发生，确保人身、物资的安全。

12、根据分管物资保管要求，不断提高保管保养技术水平。

13、定期和经常盘点检查库存物资，做到数量准确，质量完好，保证帐、卡，物相符。

14、熟悉与物资相关的进货、供应、运输、加工、配套服务等知识，实事求是地处理收、管、发中的问题。

第五节材料丢失、退场、报废管理

（1)项目部材料员及保管员在日常工作中，如发现周转物资及现场材料有丢失情况是，第一时间填写周转物资丢失情况说明，交材料处、财务处备案。

（2）工程结束后，剩余材料推公司仓库的，盘点后填写《剩余材料退公司库明细表》，交材料处、财务处留存。退给供应商的材料要填写《剩余材料退供应商明细表》，并填写验收单（负值）。同样交材料处、财务处留存。

（3）施工过程中，现场废料处理要填写《施工现场废料处理明细表》，每月25日交与材料处、财务处留存。

（4）、项目施工过程中，所有的产生的车辆运费，机械的台班租赁费统一填写《项目部综合运费统计明细表》

第三章材料限额领料制度

第一节总则

第一条为更有效地控制材料的领发，节约使用材料，及时掌握材料限额领用的执行情况，提高公司各单位物资成本控制水平，公司将全面实实行定额领料制度，由于本公司无自己的企业定额，无法制定适合自己队伍的材料消耗定额，所以我公司将试行现用重庆市99及2008基础预算定额作为我公司控制材料消耗的临时标准。施工现场定额用料的标准是施工定额，施工预算定额反映组成建筑产品各分项工程基本计量单位的材料消耗标准，一般用于施工现场组织施工，确定班组材料消耗水平，特制定本制度。

第二条限额领料制度，又称“定额领料制度”、“限额发料制度”，是按照材料消耗定额或规定限额领发生产经营所需材料的一种管理制度，也是材料消耗的重要控制形式。主要内容有：对有消耗定额的主要消耗材料，按消耗定额和一定时期的计划产量或工程量领发料；对没有消耗定额的某些辅助材料，按下达的限额指标领发料。

第三条本制度适用于公司在建工程的各项目部。

第二节管理机构及职责

第四条公司所属各项目部负责本制度的实施，并将实施情况反馈给公司物供部。其他职能部门须积极配合物资部实施本制度。

第五条公司经营部负责督促本制度的实施，并综合各项目部的反馈情况完善本制度。

第三节材料领用限额的制定

第六条公司经营部负责制定材料领用限额，技术部门或工程管理部门负责提供材料的需用量计划和施工进度计划，经营部负责提供预算中的材料消耗定额。

第七条经营部根据国家相关规定，提供主要材料和辅助材料的消耗定额，作为制定材料消耗定额的主要依据。

第八条各单位技术部门或工程管理部门根据施工组织设计和施工进度计划等相关技术资料，编制年度和季度的物资需用量计划，作为总体材料消耗控制依据。同时，编制月份物资需用量计划，要求对各个施工部位各种材料的计划消耗量分项列出，作为具体部位材料消耗的基本依据。

第九条对于钢筋、水泥、砂石料、外加剂等主要材料领用限额的制定

（一）、各项目物资部根据技术部门需用量计划和经营部门提供的材料损耗定额比例，结合施工设计图纸和现场的实际使用情况，制定出合理的额定损耗百分比，再用公式：领用限额=计划用量×（1+额定损耗百分比），计算出具体分项部位各种材料的领用限额。

（二）、由于各项目部施工设计图纸和施工条件不同，制定领用限额，编制“材料限额表”（见附件一），经技术负责人、主管施工员和主管领导共同签字确定后，再交给仓库保管员，作为材料发放的依据。

第十条对于周转材料等主要消耗材料领用限额的制定

（一）、各项目部根据国家统一的预算定额制定出初步的消耗定额，再通过现场实际使用的多次试验和反复追踪的数据结果，采用数

理统计的方法（比如平均值法、最优值法等）进行最终核定，制定出合理的领用定额。

（二）、公司经营部制定的各种主要消耗材料领用定额，编制“消耗材料定额表”（见附件二），上报主管领导审批后，交给仓库保管员，作为发放材料的依据。

第十一条对于易损易耗及劳保用品等物资的领用限额，各项目部可以根据实际需求和管理制度的要求，制定相关物资的发放标准，满足广大员工生活和生产的需求。但应做到以旧换新，进出一条线清晰明了，方便材料成本控制。

第四节材料限额发放制度

第十二条各项目部仓库保管员按照各种材料的领用限额进行材料发放。

第十三条对于钢筋、水泥、砂石料、外加剂等主要材料，仓库保管员应按照材料限额表中的领用限额，进行材料发放。对领发次数较多的材料，一般使用“限额领料单”（见附件三）和领料单在限额范围内领用。其中限额领料单作为数量控制和核算凭证，领料单作为记帐凭证。对领发次数不多的材料，可将材料限额表和领料单结合使用，只使用领料单，不需要使用限额领料单。对超过限额的材料领用，必须由部位施工员说明原因，经主管领导审批后，方可领用。

第十四条对于集中供料，自动计量的拌和站，物资部门必须派专人统计各个部位或仓位的实际用量和料场出入库数量，与制定的领用限额进行比较。如果超过限额，必须及时查明原因，寻求解决超限额的措施，把物料消耗控制在限额内。