公司企业办公室管理制度

公司办公室管理制度

目录

公司公文处理办法

第一章公司文件收发规定

第二章公司收文处理办法

第三章公司发文处理办法

公司传真、信函管理

第一章传真机管理办法及收发程序

第二章公司传真格式和使用方法

第三章公司信函格式和管理办法

印信管理

第一章印章的刻制、保管、启用、停用

第二章用印管理办法

办公文档管理办法

公司车辆管理

第一章车辆管理办法

第二章司机目标管理办法

第三章专职司机岗位应聘条件

第四章司机岗位职责

第五章车辆核算办法

第六章公司车辆标准核算价格

公司接待工作管理

第一章公司客户接待管理办法

第二章公司工作用餐办法

第三章公司招待费用报销标准的规定

第四章外事接待工作（待定）

公司通讯管理

第一章办公电话管理办法

第二章公司干部通讯工具报销办法（股筹办发字004号）

公司劳保用品管理

第一章公司劳保用品发放的规定

第二章公司员工工作服和劳动保护用品发放的规定（待定）

公司公文处理办法

第一章公司文件收发规定

第一条为了使公司文件收发管理制度化和程序化，增进文件处理效率和利用率，特拟定本规定。

第二条公司文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总

经理签发。各部门文件由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核，

部门签发或送总经理/主管副总经理签发。

第三条公司文件未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。

第四条文件签发后，公司文件或各部门拟稿文件软盘送公司办公室统一安排制发和分别用印。

第五条文件和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。

第六条凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密规定，有专人印制、报送。

第七条文件统一由公司办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密

文件由专人负责报送。

第八条公司的外来文件由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单(见附件二)。由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理

阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟

踪落实、反馈。传阅文件由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导

批示的文件，及时传达和落实。

第九条公司文件一律采用A4型纸张。

第二章公司收文处理办法

第十条收文、分文：

来自横向和纵向各类文件，包括由公司指派员工外出开会带回的文件一律由办公室负责签收与整理登记，并分别按文件内容传送。有关的会议文件整理登记后存档，以备查阅。

第十一条传送、阅批：

将文件按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。

第十二条催办：

将领导阅批示的文件，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办与反馈领导和有关部门。

第十三条立卷、归档：

将有必要的文件进行整理负责按文档管理办法归档。

第三章公司发文处理办法

第十四条拟稿、审核：

由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门负责人审核签字并同时填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和编号。

第十五条签发（公司领导）：

公司办公室将文件审核完毕，送请公司领导签发。

第十六条打印和制发：

将签发后文件进行打字、校对、复印和用印及上报和下发。

第十七条催办、立卷、归档：

根据文件管理要求进行催办、登记、立卷、归档。

第十八条销毁：

文件的销毁按文档管理进行销毁。

第十九条本规定的解释权在公司办公室。

附件一：北京金自天正智能控制股份有限公司发文申请单

附件二：北京金自天正智能控制股份有限公司收文批阅单

附件一：

北京金自天正智能控制股份有限公司发文申请单

文

件

名

称

附

件

主

送

单

位

抄

送

单

位

部责

门人拟

和意稿

负见人

审

领

核导

签

人发

发文编号年月日印发

密别打字校对份数

备注

公司办公室制

附件二：

北京金自天正智能控制股份有限公司收文批阅单

来文单位收文

编号

份

数

收文

时间

文件

标题

拟办

意见

领导

批办

意见

领导

批示

处理

结果

公司办公室制

公司传真、信函管理

第一章传真机管理办法及其收发程序

第一条公司办公室的传真机面向公司各部门。由专人负责管理维护、收发传真，进行定期的清洗、保养，及时换纸，且保持24小时处于自动接收

状态，使其以最好的状态工作。

第二条在每年年初做出传真费用的预算，费用包括：传真机一年的传真/电话费、维护维修费、传真用纸的费用等。在每年年终做费用决算。

第三条以公司名义外发的传真，需经公司有关领导签发。公司一般不以职能部门名义对外发公文类传真，如特殊需要，需批手续同上。公司办公

室存传真稿原件或复印件。各职能部门业务类传真，由职能部门部长

签字方可办理，公司办公室不留传真稿。

第四条凡属收到传真，办公室设法尽快通知收件单位或收件人，并酌情留复印件保存待查。一般业务类的传真，公司办公室传递给有关部门或人

员，不再保存。

第五条传真的收、发程序

收、发传真都要由经办人进行认真的登记。

1、收传真登记格式如下：

收到——分解——传递——备查

2、发传真登记格式如下：

送审——登记——发出——备查

第二章公司传真格式和使用办法

第六条公司办公室统一制作传真格式标准模板软盘，其传真格式见附件一。第七条公司各部门对外发传真一律采用标准格式，各部门到公司办公室办理领取一片标准模板软盘，使用计算机打印制发或打印成传真稿纸手写

制发。公司外发传真一律采用A4型纸张。

第八条为了强化标准化管理，树立公司对外形象，若不采用统一传真格式，

一律不予制发。

第三章公司信函格式和管理办法

第九条公司信函（信纸、信封等）采用统一格式（附件二）和市场可购买到的一般稿纸、公文袋（内部使用）等。作为公司办公之用。

第十条信函统一由公司办公室管理制发和领用。

第十一条根据工作需要，各部门指定专人到公司办公室领取，其费用记入各部门办公费用中。

附件一：北京金自天正智能控制股份有限公司传真

附件二：北京金自天正智能控制股份有限公司信纸

公司印信管理

第一章印章的刻制、保管、启用、停用

第一条公司各类印章统一由公司办公室负责申报与刻制。

第二条公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由有关部门保管，各负其责。

第三条各部门启用印章前，需要到公司办公室登记备案，方可使用。

第四条各部门停用印章时必须当日内交到办公室封存，否则由各部门主管领导承担全部责任和法律责任。

第五条公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司办公室印章。

第二章用印管理办法

为了加强管理，规范印章使用，特规定如下：

第六条为了保证公司正常工作和业务活动的开展与实施，公司已正式启用行政印章。

第七条公司职能部门代表公司管理的印章（如合同章、财务专用章等）要确定用印管理办法和确定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。第八条对外联系工作等，使用统一格式的介绍信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，方可盖章。

第九条重大工程合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后报请公司总经理、副经理批准签字后，到公司办公室备案

用印。

第十条公司办公室设立专职监印人负责公司行政印章的用印和保管。

第十一条公司办公室合同印章一枚以备应急时使用，使用时一律须经总经理或副总经理签字。

第十二条有关合同章使用得其他规定，请继续按照《经营合同章使用的暂行规定》执行。

办公文档管理办法

第一条凡经公司办公室收、发的各种文件、材料及属公司或办公室工作范围的文档材料，一律由办公室负责存档。

第二条文档由办公室文书专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅

文件，否则保管人承担责任。

第三条文档存放于公司办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按

已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放

文件应同时放置文件目录，便于使用时查找。

第四条对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限尽快办理，处理结果，及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司办公室存档。

第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。

第六条文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，

保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于

有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不

得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，

不得涂改、损坏或丢失。

第七条办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，

保存期5年。

第八条文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，

定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。

第九条档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司办公室仅保存归档移交文件的目录、

归档时间、档案编号，以便查阅。

第十条办公室存档文件的范围：

1、甲类：

1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料

2）公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料

3）对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复4）公司历史性文字、影音、图片资料

5）公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例

6）董事会、股东会、办公会议纪要

7）公司发展规划，对外合作协议、文件

8）公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料

9）重要领导人讲话、题词、照片、录像

2、乙类：

1）公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料

2）公司专项授权书、委托书

3）会议、专项活动音像、图片资料

第十一条存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对公司办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要

保存底稿和签发手续。

第十二条公司内其他各单位，各职能部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。

第十三条各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各事业部各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同时交

给公司办公室存档目录一份，以便公司办公室保留相应的档案目录。第十四条公司技术档案、财务档案分别由管理规划部和财务金融部统一管理。第十五条公司各部门均按办公文档管理办法执行。

公司车辆管理

第一章车辆管理办法

为了加强公司公务用车的管理，提高公司内部现有车辆的使用率，解决公务用车需要，降低消耗，减少开支。特制定车辆管理办法。

第一条公司集中管理各事业部所有车辆和司机人员，实行统一任务目标管理办法，对公司各部门用车实行统一核算制，以解决公司公务用车需要。第二条公司办公室负责公司车辆使用管理和协调工作。

第三条办公室统一调度车辆并负责车班的行政管理工作。

第四条公司办公室下设车班，负责司机的管理和安全教育，以及车辆服务和维修维护、保养。并要求司机掌握专业技术知识和本领，确保安全行

车和树立爱车、爱岗的敬业精神。

第五条公司司机均接受院交通安全委员会定期安全教育的管理。

第六条各部门使用公司车辆时，需填写用车单由办公室统一调配。车班办公地点：科研楼6楼，电话：3491。

第七条长途用车须由各事业部主管领导签字后，公司办公室方可派车。

第八条公司内部用车，执行公司制订的内部统一核算标准。公司办公室将统一核算用车费用（一式三份）分别送用车部门、财务金融部和公司办

公室存查。

第九条公司外部人员或单位使用本公司车辆时，请与公司办公室联系，收费与院车队执行同等标准。

第十条为提高公司车辆的利用率，鼓励司机提供优质服务和多劳多得，实行公里任务薪金奖励办法。

第十一条公司内车辆变动，如购买、转让、抵帐、出售、租借、报废等事宜由公司办公室、管理规划部、财务金融部共同商议，报主管总经理、总

经理审批。各事业部项目资金需以车辆抵帐方式处理时，事先申报，

由上述三个部门提出意见，主管副总经理、总经理审批。

第十二条公司所有车辆（奥迪2.6除外）一律统一到指定地点记帐加油，每月

由办公室统一结算一次。

第十三条公司车辆需要修理，由司机填写车辆维修申请单，经车班和办公室委托院车队修理班进行鉴定后，由办公室审批，到指定修理地点维修。

车辆大、中修须经公司领导审批，未经批准不得擅自外出修理，或到

非指定维修单位修理.否则不予报销修理费。

第十四条本办法解释权在公司办公室。

第十五条本办法自发布之日起生效。

附件1：公司车辆使用程序图

各部门（填写用车单、部门领导批准）----公司办公室调配（电话：3409）----司机执行派车任务（提供优质服务）。

附件2：用车单填写说明

1．用车时间：填写X年X月X日X时X分使用。

2．行驶路线：如院至北京站等。

3．用车单：注明用车人和部门主管领导（临时特殊情况除外）。

4．司机根据用车人使用情况填写行驶里程数和行车杂费、等时数（半小时以内不计，超过半小时开始计算等时数）。按实际情况填写，

等时每小时计10公里。

5．司机完成出车任务后由用车人在用车单上签字。

6．长途在异地滞留期间每天按80公里计，超过后按实际公里数累计。

7．院内等时不计。

第二章司机目标管理办法

第十六条公司提供给司机的条件：

1、办公休息地点和车辆。

2、享受公司员工基本待遇和福利。

第十六条司机收入（基本工资+绩效工资+司机补助费）：

1、每月行驶600公里为基本公里定额，完成基本定额发司机基本

工资和岗位工资及补助费。不足基本公里只发司机基本工资。

3、每月超过600公里定额后，提取绩效工资（超定额公里提成）。

4、司机出车补助标准

出车市内每天补助3.5元

远郊每天补助8元

加时费（8小时工作时间以外）每小时补助1元

法定节假日每天补助20元

法定节假日之外休息日（双休日）每天补助10元

长途按公司员工出差规定补助

第十八条本月总里程表公里数减去上月总里程表公里数，再减去本月出车单记录的公里数为空驶里程。空驶里程不应超出出车记录的3%。超出

应说明原因，无不正当理由视为私用车，扣发司机奖金.无故不服从

分配出车者，第一次口头警告并扣发当月50%绩效工资，第二次写出

书面检查并扣发当月绩效工资，第三次调离岗位，自谋岗位。

第十九条绩效工资提奖办法

1、绩效工资=(实际里程-基本工资里程)x0.15元/公里

2、公里数要与油耗和消耗材料挂钩，视情况酌情减少绩效工资百分点。

第二十条司机根据派车单和用车人签字进行考核，由办公室发放工资。

第二十一条车辆修理：

1、提倡司机自我动手保养车辆，换“三滤”和换“机油”“防冻液”及换季

保养，一律由司机负责。在保证安全行车的前提下，能修的尽量自己修。

2、车辆发现故障时要立即检修。不能检修的，应立即报告管理人员，经院

修理班鉴定后并提出具体的维修意见（包括维修项目大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。

3、公司车辆修理经鉴定后，必须到指定地点修理。

第二十二条司机年修理费用多少与年终考核挂钩。

第三章专职司机岗位应聘条件

第二十二条根椐公司业务工作需要，结合竞争上岗原则，经公司人力资源部同意，聘用专职司机人员条件如下：

1、男性，年龄不限，具有高中以上学历；

2、具有5年以上驾令，初级工技术水平，并有良好的工作业绩；

3、应具备勤奋好学、热情服务的工作态度和责任感；

4、具备良好的驾驶技术和一定维修、保养车辆的能力。

第四章司机岗位责任

第二十三条司机必须遵守“中华人民共和国道路交通管理条例”及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。严格遵守公司各项规章制度，坚守

工作岗位，遵守劳动纪律。

第二十四条司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件和保持车辆的清洁，确保车辆正常行驶。

第二十五条司机要认真执行委派的出车任务，做到安全、准时；司机对待乘车人要热情、礼貌、周到服务。

第二十六条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、紧跟、争道、赛车等）。司机要注意休息，不准开疲劳车，不准

酒后驾车。

第二十七条出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存

油量不足时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。

第二十八条司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定

保证证件齐全。

第二十九条上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机班等侯出车。有事确需要离开时，要报告管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；

出车外出回来时，应立即到管理人员处报到。

第三十条司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见，事后向公司办公室反映。

第三十一条司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。

第三十二条司机身上必须带传呼机。对公司领导和管理人员的传呼，应复机。

情况特殊确实不能复机的，事后一定要说明原因。

第三十三条司机根椐派车单认真填写行驶里程记录(行车记录表见附表)，总里程表公里数，以及过路、过桥费，做到准确无误. 月行驶里程按

里程表公里数，以及过路、过桥费，做到准确无误。月行驶里程按

派车单结算一次，由办公室负责统一审核。

第三十四条发生交通事故，交通管理部门按交通法规处理外，公司将视责任大小予以处罚。凡发生事故造成经济损失的，按经济损失额的5%处罚，

扣发绩效工资或基本工资。

第三十五条如未经批准开私车办私事，发生交通事故如保险公司不负担的费用一切损失自付。如保险公司承担赔偿的，责任人仍需按事故损

失20%对个人予以处罚。

第三十六条司机全年安全行车，未出交通事故的，年终给予一次性行车安全奖励500 元。

第三十七条年修车费用，节余部分转入下一年度继续使用。如超出修车费定额，则按超出部分的适当比例扣发绩效工资。

第三十八条司机因晚上加班早上晚来，每次要在周报表上说明原因并填写。

第五章车辆核算办法

第三十九条为了提高公司车辆利用率和有效运用，特制定本办法。

第四十条公司车辆实行统一核算，并按使用部门计入各部门、各项目成本。

1、按照公司车辆使用程序图反馈的各部门用车单进行核算。

2、核算费用（计入用车单位）=每公里价格+过路、过桥、停车费+等时数（折

合公里收费）。

第四十一条司机根椐派车单出车，出车任务完成后司机填写里程数，由用车人签字认可。司机每月将行车记录和派车单上交后进行核算，派车单

无用车人签字无效。

第四十二条行车记录表上所载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机负责交纳差数里程的汽油费。

第四十三条车辆起步价为5公里。

第六章公司车辆标准核算价格

第四十四条车辆标准核算价格依据：

1、车辆保险费、验车费、车船使用税按公司规定统一办理。

2、车辆成本费用。

第四十五条确定公司车辆标准核算价格如下：

奥迪 2.6E 2.8元/公里

丰田霸王 2.5元/公里

面包车 1.9元/公里

桑塔纳2000 2.0元/公里

普通桑塔纳 1.7元/公里

公司接待工作管理

为了保证公司业务工作的开展，扩大与外界联系和交往的机会，大力宣传、维护公司形象及利益，本着重礼仪、重实效的原则，特制定本办法。

第一章公司客户接待管理办法

第一条公司接待客户实行公司级和各事业部、职能部门级两级管理。

第二条接待工作及其要求：

1、接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。

2、在规定的接待时间内，不缺席。

3、有客户来访，马上起来接待，并让座。

4、来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。

5、对事前未通知来的客户，要表示欢迎。

6、应记住常来的客户。

第三条接待守则：工作认真、谦虚谨慎；保守秘密、互相帮助；扩大联系、讲究实效。

第四条公司级负责牵头接待时，本着团结协作、树立形象，顾全大局、保护利益。以扩大公司影响和市场占有率。

第五条公司办公室负责以公司名义接待时，填写接待任务单（附件一），按程序办理。

第六条对来公司参观的客户，公司办公室要填写任务单(附件二)并提前送至各相关部门。

第二章公司工作用餐办法

第七条非业务性来公司办事、参观等工作的外单位人员一律实行工作餐。第八条业务性（已签订项目合同并在进行中）的外单位人员办事、培训、调试等，一律实行工作餐。

第九条公司工作餐标准每人每天补贴不得超过20元。

第十条工作餐办理手续：统一到公司办公室办理领用餐证。

第十一条对于公司内部工作人员确因工作需要加班，由各部门领导批准，可按每餐10元/人的标准订盒饭，以节约公共开支。

第十二条司机人员凡在业务活动中已经用餐的，不再计发误餐补助。对没有就餐的按10元/人标准报销餐费或给予误餐补助，由用车人签字，费用

计入车费核算内容摊入各部门办公费用或项目费用。

第十三条本办法自发布之日起执行。

第三章公司招待费用报销标准的规定

第十四条公司本着重礼仪、讲实效，特制定本规定。

第十五条凡是公司礼仪和营销中洽谈项目的客人、客户，需要相应级别主管副总经理、总经理出面接待时，请事先与公司办公室或公司领导联系，

以便安排。

第十六条公司领导出面接待重要客人，接待标准可高于1000元/桌视工作需要而定。公司各部在经营活动中接待标准不得高于1000元/桌（在外地

从事项目经营时可由主管副总经理授权处理），超标准宴请应得到事先

批准，否则财务部门不予报销。

第十七条对业务涉及公司内几个事业部的项目，原则上以一个事业部为主要负责接待，其他事业部不得重复宴请。必要时可由公司办公室统一安排。

第四章外事接待工作（待定）

第十八条公司的外事接待工作应严格按国家的法律和法令执行。为了统一做好外事接待工作，树立公司整体形象，特制定本规定。

第十九条公司外事接待工作由公司办公室统一组织安排。各事业部属业务范畴以外外事来访要报公司办公室。

第二十条公司办公室应视外宾来访的具体情况拟定接待计划、接待规格、各项主要活动安排以及日程安排，并报公司总经理批准。

第二十一条对于业务洽谈来访，要根据来访者的性质事先做好邀请，联系及商谈内容的准备。