英语实用文体写作系列 7备忘录

Unit 7

备忘录(Memorandum or Memo)

一、写作技巧

(一)概述

备忘录(Memorandum or Memo)是一种用以备忘的简易公文，是一种正式的专业文件。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它是各部门书面联系的一种手段，一般用于内部传递信息，将实情、信息、观察资料等进行传阅，一般用来补充正式文件的不足。

它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向读者，表达清楚且准确。备忘录简洁短小，各部分题目虽然看上去有些唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。

备忘录通常要发送、张贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错，其影响会迅速扩大，为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档，这意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思是“必须记住的东西”。

它的内容可以分为以下几项：

书端（Heading）

收文人的姓名、头衔、地址（Addressee's Name, Title, Address）

称呼(Salutation)

事因(Subject)

正文（Body）

结束语（Complimentary Close）

署名（Signature）

其标准格式如下：

（二）写作注意事项

1、书端（Header/Heading）部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。

2、称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用Dear Sir，对政府官员可用Sir。

3、在date, to, from, subject字样后填上相应的内容。

Date：(日期，如September 12, 2005)

To：(收文人/致，如All Faculty)

From：(发文人/自，如Jim B. Hardemann)

Subject：(事由/由，如Faculty Meeting)

日期：要采用正式的全部拼写。因为在有些国家，“12/01/05”是指“2005年12月1日”，而在其他国家却是“2005年1月12日”。

致和自：通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。“自：”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。

事由：要具体。

例如：

Date: January 24, 2006

To: F. Prefect

From: A. Dent

Subject: My Suggested Revisions to the Local Demolition Schedule

日期：2006年1月24日

致：F. 普里费科特

自：A. 邓特

由：关于地方拆除计划的建议修订案

4、在上述字样下面空两行写正文，阐明写作原因（purpose）。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，when，where and why。

5、一般不用称呼和结尾礼词。

6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。

三、经典范文

例1、Directions: Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

MEMO

Date: August 16, 2006

To: The leader of student service department

From: Li Ming

Subject: Telephone

Dear Sir,

I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student, we need to cope with the daily increasing communications with teachers, friends and people outside the campus.

We need a telephone to get and send message, which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address, a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

Regards.

Yours,

Li Ming

备忘录

日期: 2006 年8月16 日

致: 学生服务部门领导

从: 李明

主题: 电话

亲爱的先生,

我想提醒您, 我们每一个宿舍都需要一部电话。作为大学生, 我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。

我们需要电话接收和发送信息, 这对我们很重要。尽管我们大多数有手机和电子邮件, 宿舍中的电话毕竟是最方便和最便宜的交流工具。我希望您会注意这个问题并予尽快解决。问候。

真诚的,

李明

例2、Directions: You are supposed to write a Memorandum of about 100 words to the leader of the supply section to borrow one more microscope for your biological experiment. It should include:

1) Why you need the microscope.

2) When you need it.

MEMO

Date: July 12, 2006

To: Mr. Gates, leader of the supply section

From: Li Ming of the biological laboratory

Subject: Microscope

Dear Sir,

I'm a student of biology department and we are badly in need of an extra microscope in order to improve our experimental work.

Our experiment will start on Friday, so please issue a microscope to us as soon as possible so that we can prepare better for the experiment.