集团企业会计档案管理办法

集团企业会计档案管理办法

为加强档案管理，保证会计资料安全、完整，特制定本办法。

一、会计人员应按照集团财务部的时限规定及时整理装订会计凭证、会计账册、会计报表。

二、会计账套应按月在U盘上进行数据备份，备份时应在档案登记本上详细记录备份时间，备份内容，备份人，备份地址，备份份数等，并保证其正确性、完整性、可靠性。U盘在年度中间应由各会计妥善保管，至年末时，将U盘交与集团档案管理员进行统一备份。集团档案管理员备份完成后，再将U盘交与各会计。未经集团分管领导同意，各类备份介质不得外借和带出单位。

三、每年3月份办理纸质财务档案的交库工作，交接时应由移交人员在档案登记表上登记档案名称、件数、年限、移交日期、由移交人和接收人双方签字确认。移交档案内容包括会计凭证、另行装订的原始凭证、出纳现金银行日记账、明细账、总账、材料账、辅助账、会计报表、管理报表、结余祥情、银行余额调节表、银行对账单、经济合同等有关财务档案。此表一式两份，移交人和接收人各留存一份。

四、根据工作需要，财务会计可保留上一年度的会计档案，但应在集团档案登记本上注明留存档案的名称、年限、

存放地点、保管人，并由保管人对所保存档案的安全性负责。

五、会计档案管理人员应对会计档案进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。财务软件的全套档案资料和软件程序也视同会计档案进行保管。

六、会计档案管理员应建立档案卡片，卡片序号与储存柜序号一一对应，每张卡片记载每个储存柜中档案的名称、编号、账套名称、起止年限、件数等，档案管理员应根据储存柜内档案的变化及时更改卡片内容。

七、经营公司会计在集团档案室中查阅文件应登记查阅表，注明查阅文件的名称，查阅日期，查阅人。档案管理员应在查阅工作结束后，检查档案是否完好，然后签字确认。

八、集团会计档案室中文件原则上不可带出，如特殊原因需带回经营公司，应登记借出表，注明借出文件的名称、借出日期、借出人、并由集团分管领导签字批准，借出时间不超过两周，归还时应由借出人和档案管理员双方签字确认。

九、外单位人员借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经集团分管总裁和财务经理批准后，方可办理借阅手续。

十、具体会计档案保管期限：保管期为5年的有银行余额调节表、银行对账单；保管期为15年的有原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、辅助账簿、会计移交清册；需永久保存的有年度财务报告、会计档案保管清册、会计档

案销毁清册。

十一、会计档案保管期满需要销毀时，由财务部提出销毁意见，档案管理人员登记会计档案销毁清册，注明会计档案的名称、档案编号、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。集团分管领导应在销毁清册上签属意见。

附表（一）：

会计档案移交登记表

附表（二）：

会计档案卡片

附表（三）：会计档案借出表

附表（四）：

会计档案销毁清册