电子政务系统与办公自动化系统
电子政务与办公自动化
处 理 和 机 关 事 务 管 理 为 核 心 。 时 提 供 信 息 通 讯 与 同 服 务 等 重 要 功 能 ， 此 ， 型 的 办 公 自动 动 化 应 用 包 因 典 括 公 文 管 理 、 查 管 理 、 务 信 息 采 集 与 发 布 、 部 督 政 内 请 示 报告管 理 、 案管 理 、 议 管 理 、 导 活 动 管理 、 档 会 领 政 策 法 规 库 、 部 论 坛 等 应 用 。 外 鉴 于 Ｉ ｔｒ ｅ 在 内 另 ｎｅｎ ｔ 日常 办 公 中 占 有 日益 重 要 的 地 位 ， 公 自动 化 系 统 办 应 该 与 Ｉ ｔｒ ｅ ｎｅ ｎ ｔ留 有 平 滑 的 接 口。 ３ １ 提 供 电子 邮 件 功 能 是 办 公 自动 化 系 统 的 基 本 ． 需 求 。 在 一 个 办 公 自动 化 系 统 中通 常 包 含 了 多 个 应 用 子 系 统 ， ； 文 、 文 、 息 服 务 、 案 管 理 、 动 如 发 收 信 档 活 安 排 、 议 管理 等 等 。 以将 电子 邮 件信 箱作 为 所有 会 可 这些 办 公 应用子 系统 的统 一 接 口。 一 个 用 户通 过 每 自已的 电子 邮 件 信 箱 就 可 以 了 解 到 需 要 处 理 的工 作 。 不 必 经 常 性 地 来 回检 查 不 同 的 应 用 系 统 。 公 而 办 自动 化 应 用 系 统 以 电子 邮 件 作 为 统 一 入 口的 设 计 思 想 ， 以大 大 提 高 系 统 用 户 的 友 好 性 和 易 用 性 。 少 可 减 培 训 的工 作量 。 ３． 处 理 大 量 的 复 合 文 档 型 的 数 据 信 息 。 办 公 自 ２ 动化 所 处理信 息 的 载 体 大 多 是 以文 件 、 表 、 函 、 报 信 传 真 等 形 式 出 现 ， 此 办 公 自 动 化 系 统 是 典 型 的 文 因 档 处理 系统 。这 些 区别 于 传 统 数据 类 型 的 信 息。 就 是 “ 结 构 化 数 据 ” “ 合 文 档 数 据 ” ” 象 数 据 ” 非 、复 或 对 。 般 认 为 。 系 型 数 据 库 系 统 （ Ｏｒ ｃｅ ＤＢ／ 关 如 ａ ｌ、 ２、 ＱＬＳ ｒｅ 、 ｏ ｒ ｓ ｅｖ ｒ Ｆ Ｘｐｏ等 ） 合 传 统 数 据 类 型 （ 构 适 结 化 信 息 ） 表 示 和 储 存 ， 是 对 复 合 文 档 数 据 的 处 理 的 但 并 非 能 够 完 全 表 达 信 息 和 存 储 效 率 最 高 。 因 此 。 文 ” 档 数 据 库 ” ” 象 存 储 ” 概 念 就 被 引 入 数 据 库 领 或 对 的
电子政务术语辨析
电子政务概念运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。
电子政务是一个系统工程，应该符合三个基本条件：第一电子政务是必须借助于电子信息化硬件系统、数字网络技术和相关软件技术的综合服务系统；硬件部分：包括内部局域网、外部互联网、系统通信系统和专用线路等；软件部分：大型数据库管理系统、信息传输平台、权限管理平台、文件形成和审批上传系统、新闻发布系统、服务管理系统、政策法规发布系统、用户服务和管理系统、人事及档案管理系统、福利及住房公积金管理系统......,等等数十个系统。
第二，电子政务是处理与政府有关的公开事务，内部事务的综合系统。
包括政府机关内部的行政事务以外，还包括立法、司法部门以及其他一些公共组织的管理事务，如检务、审务、社区事务等；第三，电子政务是新型的、先进的、革命性的政务管理系统。
电子政务并不是简单地将传统的政府管理事务原封不动地搬到互联网上，而是要对其进行组织结构的重组和业务流程的再造。
因此，电子政府在管理方面与传统政府管理之间有显著的区别。
特点相对于传统行政方式，电子政务的最大特点就在于其行政方式的电子化，即行政方式的无纸化、信息传递的网络化、行政法律关系的虚拟化等。
电子政务使政府工作更公开、更透明电子政务使政务工作更有效、更精简电子政务为企业和公民提供更好的服务电子政务重构政府、企业、公民之间的关系，使之比以前更协调，便于企业和公民更好地参政议政。
电子政府电子政府"实质上是将工业化模型的大政府（特点是集中管理、分层结构、在物理经济中运行）转变为适应以知识经济为基础，同时适应社会不断发展变化的虚拟政府（新型公共行政管理模式）。
其功能一是通过政府业务信息化，精简机构和简化办事程序，大幅度提高效率；二是为公众、为社会提供优质服务；三是以政府信息化推动社会信息化。
电子政务与办公自动化刍议
2008年11月总第60期第6期哈尔滨市委党校学报THE J O UR NA L OF H AR BIN C OMMITTEE S CHOO L OF THE C CPN ov.,2008Ser ial N o.60N o.6科技与信息电子政务与办公自动化刍议王海涛(中共哈尔滨市委党校,哈尔滨150080) 关键词:电子政务;办公自动化;信息技术中图分类号:TP31711 文献标志码:A 文章编号:1008-8520(2008)06-0076-02 收稿日期:2008-07-22 作者简介王海涛(6),男,河北完县人,网络管理中心讲师。
随着机构改革的深化和政府机关宏观管理和服务职能的加强,政府机构面临的信息来源、信息量和处理要求都在迅速增长,改革开放的社会对政府机构的效率和反应速度也提出了更高的要求。
原有的办公模式已不能满足日益增长的事务处理、信息处理和决策支持等方面的要求。
为保证政府机关决策的科学化和准确化,充分利用先进的高新技术和设备,多渠道、全方位地掌握信息,利用电子信息技术进行加工、检索、预测,已成为当务之急。
一、电子政务与办公自动化的关系电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关,又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面有所差异。
总的来说,电子政务在用户的范畴上包含办公自动化,电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
电子政务建设包涵了政府上网工程和办公自动化工程,实际上,从网络划分的角度来看,政府上网工程侧重于外网建设,办公自动化工程侧重于内网建设。
办公自动化工程是政府信息化的基础,政府上网工程是政府信息化的对外表现形式,办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比重远高于政府上网工程。
只有办公自动化工程的运转成功,政府上网才有意义,否则政府上网工程就会变成无源之水,无本之木。
二、我国办公自动化发展的三个阶段全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,Internet 技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。
什么是电子政务
为了避免同狭义的电子政务概念产生冲突，我们应当把这些新的交集分别命名为电子党务、电子政协、电子人大等。利用先进的信息技术来提高办公效率，并不是政府部门的专利。因此，我们在密切注视政府系统信息化建设的时候，还应当关注信息技术在其他管理领域更为广泛的应用。图1表明了广义电子政务与狭义电子政务之间的关系。为了方便分析，我们将采用狭义的政务概念，即政务专门指政府部门的管理和服务活动。
什么是电子政务？虽然目前大家都在谈论电子政务，但是每个人对它的理解却不尽相同，甚至还有较大的差别。如果这种概念上的混乱局面持续下去，那么势必会对今后的研究和交流造成阻碍。
定 义
电子政务是借助电子信息技术而进行的政务活动。由于电子政务是电子信息技术与政务活动的交集，所以它的内涵和外延在很大程度上取决于我们对于电子信息技术和政务活动所下的定义。
(1) 应用定位不同。电子政务侧重于政府部门内部பைடு நூலகம்及跨部门、系统和地区的应用，而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部，并且集中于办公人员的个人层面。
(2) 二者的应用主体不同。办公自动化广泛地应用于几乎所有的党政机关和企事业单位，而电子政务顾名思义，其应用主体主要是各级政府部门。
(3) 系统用户不同。办公自动化系统的用户多为办公人员，而电子政务由于一般是互动式进行的，因此其系统用户的范围要广得多，除了政府部门的工作人员之外，还包括与这些部门相关的企业和公众等。
政务有广义和狭义之分。其中，广义的政务泛指各类行政管理活动，而狭义的政务则专指政府部门的管理和服务活动。目前大家在探讨电子政务建设的时候，更多地是指政府部门的信息化建设，但实际上党委、人大、政协、军队系统和企事业单位等同样有一定的行政管理活动，而且这些活动同样可以借助电子信息技术来进行。所以，电子信息技术在公共管理中的应用，实际上要远远超出政府系统的范围。
电子政务(杨兰蓉)
一、教师介绍杨兰蓉，副教授，华中科技大学计算机科学与技术学院博士后，任职于华中科技大学公共管理学院，从事《计算机概论》、《计算机网络》、《管理信息系统》、《电子政务》等课程的教学，在国内权威和核心刊物发表学术论文10余篇。
参与多项国家及省部级项目的研究工作。
主要研究方向为现代管理技术理论与方法、数字城市、电子政务等。
二、课程简介《电子政务》这门课程比较系统地介绍了电子政务的基本概念、电子政务基础知识、电子政务系统与办公自动化系统、政府上网工程以及决策支持系统在电子政务中的应用等，对国内外电子政务应用现状及相关实例也作了简要介绍。
三、教学大纲1、课程名称：电子政务2、先修课程：计算机导论、计算机网络3、学时与学分：40学时，2.5学分4、主要任务：●熟悉电子政务的相关知识，了解电子政务的体系结构，从总体上对电子政务有一个较全面的认识。
●拓宽学生的知识面及对新技术的了解，增强学生毕业后适应社会工作的能力。
5、教学内容：●电子政务概述●电子政务对社会变革的影响●电子政务系统与办公自动化系统●政府上网工程●电子政务决策支持系统●国内外电子政务发展概况●电子政务应用实例四、参考资料1．周宏仁，唐铁汉，电子政务知识读本，国家行政学院出版社，2002年7月。
2．汪玉凯，赵国俊，电子政务基础，北京中软电子出版社，2002年4月。
五、模拟试题《电子政务》模拟试题A一、名词解释(每个6分，共30分)信息信息技术信息化电子政务政府上网二、电子政务的发展阶段。
(6分)三、电子政务的实质。
(5分)四、电子政务的主要形式。
(10分)五、电子政务对社会变革的影响。
(10分)六、电子政务的主要特点。
(8分)七、政府上网工程面临的主要问题。
(8分)八、实施电子政务对政府组织结构的影响。
(13分)九、阐述在你的工作中，应如何使用信息技术。
(10分)《电子政务》模拟试题B一、名词解释(每个5分，共30分)信息信息技术信息产业信息化电子政务政府上网二、电子政务与传统政务的区别。
电子政务在办公自动化中的作用
【 摘 要 】 介绍电 政务和办 动 子 公自 化知识， 讲解了电 政务在办 动 应用。 并 子 公自 化的 【 关键词 】 子政务； 公自 化； 应用系 电 办 动 后台 统 【 中图分类号 】 Ｔ３７ Ｐ１ 【 文献标识码 】 Ａ 【 文章编号 】 １０—６３ ０ ８ １ ７ — ２ ０３２７（ ０） — ５ ０ ２ １
３ 功 能需求
一
于符合 Ｉｔｒ ｅ／ ｔ ｎ ｔ ｎｅｎ ｔ ｎｒ ｅ 技术标 准 的平台应用 阶段 ，这一 阶 Ｉ ａ 段， 不仅在技术上有了很 大进步 ， 而且 应用范 围已从部 门内部 、 部 门之间扩展到行业 ／ 系统内部 。乃至跨部 委跨系统 。
在 Ｉｔｒ ｅ应用方 面，政府部门已陆续建立了 自己的 Ｗｅ ｎｅｎ ｔ ｂ
１ 实 施原则
实用性原则 ； 先进性及成熟性原则 ； 可靠性原则 ； 开放性及 安 全性原则 ； 准化原则 ； 标 可扩 充性 原则 ； 可维 护性 、 可管理性 原则 ； 节约性原则 。
办公 自动化所处理信息 的载体大多是 以文件 、 报表 、 信函、 传真等形式 出现 ，因此办公 自动化系统是典 型的文档处理系 统 。这些 区别 与传 统数据类 型的信息 ， 就是 “ 结构化数据 ” 非 、 “ 复合文 档数据” 对 象数 据” 或“ 。
一
般认为 ， 关系数据库 系统（ Ｏ ａ ｌ、 ／ 、Ｑ Ｓ ｒｅ、 如 ｒｃｅＤＢ２ Ｓ Ｌ ｅｖ ｒ
２ 实施 步骤
首先 ， 在组织内部构建通信平台（ 如电子邮件系统 、 电子论坛
等 ）工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。 ， 第二 ，在组 织内部人员 的计算机应用水 平得 以普遍提 高 ，
一
管理“ 复合文档数据” 。当然， 传统数据的存储和处理也是办公
自考电子政务名词解释
名词解释1、电子政务:是指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段,实现政府组织结构和工作流程的优化重组,超越时间、空间和部门分隔的限制,建成一个精简、高效、廉洁、公平的政务运作模式,以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。
2、办公自动化:主要是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业,从而大幅度地提高办公效率。
3、GtoC:政府通过网络系统为公民提供各种服务。
4、电子政务系统:面向政府机构的流程优化和服务扩展的基于Internet技术的综合信息系统。
5、概念结构:对现实世界的一种抽象,即对实际的人、物、事等进行概念抽象,抽取人们关心的共同特征,忽略非本质的细节,并对这些概念及概念特征精确描述,反映出事物和事物之间的各种本质联系。
6、电子政务系统规划:将政府的发展战略和目标转化为电子政务系统目标、发展战略和基本技术实现方式的过程。
7、公共服务:为社会公众提供的不以盈利为首要目的的服务。
8、政府公共服务电子化:政府通过现代通信技术和网络技术提供公共服务。
9、一站购齐:客户到了一个商店后,就能把要买的东西全部购齐,并在一个柜台统一结帐。
10.政务信息资源规划:是指对政府部门信息的采集、处理、传输和使用的全面规划。
11.政务信息资源公开:政府部门通过多种方式公开其政务活动,公开有利于公民实现其权利的信息资源,允许用户通过查询、阅览、复制、下载、摘录、收听、观看等形式,依法利用各级政府部门所控制的信息。
12.公钥基础设施(PKI):是一个用非对称密码算法原理和技术来实现并提供安全服务的、具有通用性的安全基础设施。
13.政务信息定位服务(GILS):是一种支持公众搜寻、获取和使用政府公开信息资源的分布式信息资源及利用体系。
14.电子政府:是指政府有效利用现代信息技术,通过不同的信息基础设施,在适当的时间和地点,以适当的方式对政府、企业、社会团体和公众提供信息服15.商务智能:是能够帮助企业对自身业务经营作出明智决定的工具。
电子政务与政府部门办公自动化的实施
关 键 词 ：电子 政 务 ； 办公 自动 化 ； 实施
中 图 分 类 号 ：ｃ９ １９ ３ ．
文献 标 识 码 ：ｃ
文章 编 号 ：ｌＯ Ｏ８—０ １ （ｏ２ ｏ ｏ １ ０ １２２ ｏ ）流转 管理系统 、 会议管 理系统 、 行政事物 管理系统 、 口业务办 窗 文 系统 等。可 以将 电子邮件信 箱作 为所 有这 些办 公应 用子 系统 的统一 接 口， 电子邮件是 办公 自动化 系统 中最 基本 的功 能 ， 用户 通过它 可 以互通信 息 ， 而且 它是 信息 流转 的平 台 ， 其他 的系统 都 需要通 过电子邮件 给用户发通 知 ， 过 电子邮箱 ， 通 用户可 以 对各 种 邮件 、 各项 待办工作 、 各项审 批事宜和通 知一览无余 ， 十分方便 地进 行公务处理 ， 而不必来 回切入 不同的事务处 理系统 。办公 自 动化 应用系统 以电子邮件作 为统一 入 口的设 计 思想可 以大 大提 高系统 用户 的友好 性和易用性 ， 提高 工作效率 ， 减少用 户工 作量。 ２２ 处理 大量 的非结 构化的数据信 息 ． 办公 自动化所处理信息 的载体大 多是 以文件 、 报表 、 信函 、 传 真、 图表等形 式 出现 ， 因此办 公 自动化 系统是 典 型 的文档处 理 系 统 。这些文档数据 是 区别 于传 统数据类 型的信息 ， 都是属于 非结
真 正 意 义 上 得 以实 现 ， 反 不 少 政 府 站 点 在 规 划 建 设 、 理 维 护 相 管
针对新 出现 的需求 ， 为了高 效率 地表 达和 存储 管理 “ 结构 非 化数据” 可 以在 系统 中构建 文档 数据 库和 关 系型数 据库 的集成 ， 应用来实现 同时对结构化 数据 和非 结构 化数 据 的管理 。关 系 型 数据库适合实 现对 结构 化数 据 的 管理 、 计 分析 和 报表 打 印 等 统 功能 ， 文档数据库虽然 对数据 的分 析统 计功 能相对 薄弱 ， 适合 但 实现非结构化 信息 的管理 、 业务 流程的控制 、 严格 的权 限管理 、 全 文本检索 、 文档 的流转 。除此 外 ， 传统 结构 化 的数据 存储 和处理
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Chapter4电子政务系统与办公自动化系统随着信息时代的到来，政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断加强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。
同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要考人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。
因此，人们意识到，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。
什么是办公自动化？对此人们的理解不仅相同，同时，办公自动化这一概念本身所具有的内涵也是不断发展、变化的。
办公自动化的概念在我国最早出现于80年代中期，以个人电脑、办公套件为主要标志。
这个时期的办公自动化主要实现了数据统计和文档制作的电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。
但是，随着经济全球化和信息网络化的发展，最初的办公自动化概念已经不能反映信息社会和网络经济的时代特征，从90年代中期开始，办公自动化有了新的内涵，即以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。
这个时期的办公自动化系统实现了政府机构不同职能部门间工作流程自动化。
不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。
而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一各组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。
办公自动化是实现电子政务的基础。
政府通过现代化的电子信息手段和管理手段优化政府业务流程、规范工作模式及公文格式，降低了政府工作人员的工作强度，提高了办公效率和服务质量。
办公自动化在政府内部的应用，可以使大量以往必须由行政人员手工作业的工作，改在一种全新的网络状态下进行，从而有效地降低了行政管理成本，改善了办公环境，实现了无纸化办公或虚拟化办公。
办公自动化的运用还可以加强跨部门、跨地区的政府内部各单位之间的沟通，以电子化手段实现公文的上传下达，克服以往长期困扰我们的“文山会海”和“公文旅行”等现象。
典型的办公自动化就是完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，也就是全方位的无纸化办公。
实现真正的办公自动化，需要有坚实的基础条件，这包括技术设备条件，也包括管理条件；包括具体政府机关的条件，也包括整个社会的信息化基础条件。
一、办公自动化系统的内涵办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。
它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。
二、办公自动化系统功能模块1．公文流转管理公文流转管理子系统是OA的核心模块和技术基础，主要包括收文、发文、建议与提案管理等几大功能模块组成，其中这些功能的实现均是基于后台强大的工作流平台的支持。
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。
系统提供静态与动态相结合的工作流管理方式，以达到规范与灵活的统一。
工作流可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。
工作流也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。
系统不仅可以管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可以主动推进工作流程的实现，如主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，这样就整体提高了政府公文处理效率。
2．电子邮件电子邮件系统是办公自动化系统的一个基本模块，提供了快捷的非即时通讯工具。
也为构建即时通讯工具提供了一个基础。
3．档案管理主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅管理。
政府机构文件、文档和资料较多，进行手工管理，对大量的文档、资料进行查找、调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件。
办公自动化档案管理模块对所有文档、资料进行系统、科学的分类放置，档案管理只需少量人员就可以完成同时间大量查询、调阅工作，不会感到繁琐和吃力。
档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询，可使用户很方便迅速的查找文档、资料。
档案管理模块的借阅管理，要借阅文件的人员直接填写借阅申请单，档案管理员查看完详细情况，直接点击同意即可。
一个文件并可以同时借给多个人阅读。
档案管理员并有权随时收回文档。
4．会议管理会议管理子系统是实现办公自动化系统的重要组成部分，它包含一整套相对完善的会议管理机制，实现从“会议申请”到“会议管理”等业务操作的电子化，具体体现在：（1）实现会议申请：建立会议申请数据库，完成会议申请的起草、审批等流程。
（2）实现会议安排：建立会议安排数据库，完成会议议题征集、预定会议地点、确定参加人员、发出会议通知，最后生成并发布会议纪要、所有会议材料按期归档等与具体会务相关的操作。
（3）实现会议讲稿：主持会议和参会人员可将讲稿在会议前发布到内部局域网Intranet 之上，讲稿内容按权限设置规定不同的人员可以浏览或提出修改意见，在会议中可直接调阅已经过预先讨论的讲稿内容。
（4）会议公告：在定制好的范围内容许发布和查询有关会议安排和会议纪要的信息。
（5）会议室安排和管理：通过会议申请、安排来达到对全委会议室的资料进行有效管理，包括会议室的登记、公布、安排。
5．个人信息管理实现对个人办公信息资料的管理以及与公共用户管理系统的集成提供用户密码等验证信息的管理。
个人邮件管理：完成个人邮件的收发和管理，实现信息互通。
个人通讯录：完成个性化的个人地址本，个人通讯录的录入、个性和查询。
个人留言：个人在外出的时候进行留言，以及别人在找寻不到的时候进行留言，方便人员之间互相通报信息。
6．个人事务管理待办工作管理完成对待办工作的集中管理、查询处理所有待办的工作。
所有待办工作均按不同的类别分别罗列，同时根据各类工作紧急程序进行排序，到时自动进行催办管理；待办工作管理中会将与该项工作相关的一系列信息(包括：工作来源、完成来源、完成时限、工作目的)表现出来，同时容许用户定制提醒的时限和方式。
文档管理：相当于个人的公文包，可以建立个人文档管理数据库，对个人的各类电子文档进行录入、分类整理和共享管理。
外出登记：个人外出时间、地点、事由、返程日期、联系电话。
日程安排：个人工作台历，用于安排个人的工作、活动、计划等事项。
可以在系统中制定个人或部门的日计划、周计划和月计划等。
7．办公事务管理领导日程安排：主要负责安排和记录领导一周的工作及反馈意见。
根据需要预先安排领导的一周工作。
根据领导的反馈意见修改工作安排计划并上传等待确认。
将确认的工作安排计划通知相关的部门和人员并预先做出相应的准备。
值班安排：主要管理和安排工作人员值班及反馈意见。
定期提供值班人员安排表在规定范围内公开以方便查询。
根据工作人员的反馈情况调整值班安排，并及时公布或通知。
信访处理：主要包括征集人民建议，接待人民群众的来访，登记并管理人民群众来信。
访问接待：记录来访人员情况，所谈问题及处理情况。
对来访人员和情况进行登记。
对上述情况进行归档保存，以备日后查询使用。
8．领导办公模块综合信息管理：将一些经过筛选整理后的相关重要信息和领导关心的信息(包括：国家经贸委重要信息、市委、市政府信息、本单位综合信息等)通过网络呈现在领导的桌面上。
交办任务管理：按照权限管理，在自己的权限范围内给相关人员分配任务，并随时监督和查看该交办公任务的进展情况。
公文夹：将各类待批的公文和相关资料按不同信息分类，并按公文资料的紧急程序自动排序，等待领导处理。
日程安排：与办公事务管理子系统中领导日程安排模块紧密联系，自动提前提示领导近期的工作和活动安排。
在相应的日程安排中加入了该天日程内容相关的情况的链接，可方便的预先查看到可能接待人员的情况简介、会议议题和安排等内容。
来宾接待：根据日程安排将相关的来宾信息和有关会议的主要议题呈现在领导的桌面上。
将来宾情况简介登记入库，以备查询。
讲稿管理：与会议管理子系统紧密联系，在权限范围内查询可调用的所有历史讲稿内容。
按权限范围内审阅将要召开的会议的讲稿内容。
9．综合办公主要包括车辆管理、考勤管理、人事管理、办公用品管理。
车辆管理包括单位车辆的维护、用车申请审批、车辆使用情况查询、车辆年检记录。
考勤管理包括：员工上下班记录、员工上班记录查询、员工上下班统计。
人事管理包括：员工信息、员工手册、员工考核、职务变动、技术职称等。
办公用品管理包括：办公用品信息维护、办公用品的入库管理、办公用品的领用管理、办公用品的分类统计、办公用品的库存余额查询。
10．公共信息管理通知通告：建立通知通告数据库，在页面的醒目位置完成通知通告的发布、查询，其中包括对于个人用户的通知且有回复通知的功能。
电子公告板：单位内部各种文件、纪要、报表等信息的发布和信息反馈。
电子论坛：给员工提供相互交流的空间，可发表论坛、回复论坛。
内部刊物：各部门制作的具有相当风格的刊物，供员工下载阅览。
内部建议：以BBS形式发表个人意见、建议。
个人留言簿：提供自由、个性化服务的留言本功能。
政策法规：建立政策法规数据库，通过此数据库完成正式及相关政策法规等信息的发布、保存和查阅。
常用信息管理：建立常用信息管理数据库，完成对常用信息的录入、修改，并具有可扩展性。
办公指南：建立本单位常用的办公业务流程库，完成对办公业务流程的公开化。
三、办公自动化的作用办公自动化系统是为加强管理而建立的,其目的是通过实现办公现代化而高效地完成管理工作,通过采用合适的组织结构和体系,以尽可能低的成本,达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力的目的。
其具体作用主要表现在以下几个方面:1 办公自动化是对传统办公方式的变革随着计算机的广泛运用和网络技术的飞速发展,人们接触到的信息载体逐渐由以纸介质为主向以电子介质为主转变。
2 办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段通过互联网，整个地球变成了“地球村”,人与人的沟通、工作的协调、任务的控制都可以在网上进行,不仅速度快,而且效率高。
如发文,从拟稿到签发,中间有许多环节需要沟通和协调,可通过网络来实现,简单方便,省时省力。
3 办公自动化有效降低办公成本办公自动化系统全部建成后,内部的文件和信息不再通过纸介质进行传递，各部门的复印机也没有必要存在,打印机可以在网上共用,这不仅大大节省了办公用纸,而且节省了一般设备重复购置费及这些设备的维修费,这是看得见的节约。
办公自动化最大的节约是对人力资源的节约,一般性的、重复性的事务交由计算机处理,办事人员就有更多的时间考虑更高层次的问题。