电子政务系统与办公自动化系统

Chapter4电子政务系统与办公自动化系统

随着信息时代的到来，政府机构改革的不断深化，国家机关的管理职能不断加强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要考人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此，人们意识到，改革传统办公模式，将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而实现办公自动化，已势在必行。

什么是办公自动化？对此人们的理解不仅相同，同时，办公自动化这一概念本身所具有的内涵也是不断发展、变化的。办公自动化的概念在我国最早出现于80年代中期，以个人电脑、办公套件为主要标志。这个时期的办公自动化主要实现了数据统计和文档制作的电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。但是，随着经济全球化和信息网络化的发展，最初的办公自动化概念已经不能反映信息社会和网络经济的时代特征，从90年代中期开始，办公自动化有了新的内涵，即以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。这个时期的办公自动化系统实现了政府机构不同职能部门间工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一各组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。

办公自动化是实现电子政务的基础。政府通过现代化的电子信息手段和管理手段优化政府业务流程、规范工作模式及公文格式，降低了政府工作人员的工作强度，提高了办公效率和服务质量。办公自动化在政府内部的应用，可以使大量以往必须由行政人员手工作业的工作，改在一种全新的网络状态下进行，从而有效地降低了行政管理成本，改善了办公环境，实现了无纸化办公或虚拟化办公。办公自动化的运用还可以加强跨部门、跨地区的政府内部各单位之间的沟通，以电子化手段实现公文的上传下达，克服以往长期困扰我们的“文山会海”和“公文旅行”等现象。

典型的办公自动化就是完全采用计算机技术处理办公业务，并实现信息共享、交流和协同工作，也就是全方位的无纸化办公。实现真正的办公自动化，需要有坚实的基础条件，这包括技术设备条件，也包括管理条件；包括具体政府机关的条件，也包括整个社会的信息化基础条件。

一、办公自动化系统的内涵

办公自动化系统是实现单位内部各部门之间以及相关单位之间办公及业务信息的收集与处理、流动与共享，以提高专项、综合业务管理水平及辅助决策水平为目的的综合性人机信息系统。它的建立，可以使单位办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流；它可以真正实现相关单位之间、单位各部门、各工作人员之间的协同工作；使日常办公更加安全可靠，更加规范化、高效化和科学化。

二、办公自动化系统功能模块

1．公文流转管理

公文流转管理子系统是OA的核心模块和技术基础，主要包括收文、发文、建议与提案管理等几大功能模块组成，其中这些功能的实现均是基于后台强大的工作流平台的支持。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。系统提供静态与动态相结合的工作流管理方式，以达到规范与灵活的统一。工作流可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。系统不仅可以管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可以主动推进工作流程的实现，如主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，这样就整体提高了政府公文处理效率。

2．电子邮件

电子邮件系统是办公自动化系统的一个基本模块，提供了快捷的非即时通讯工具。也为构建即时通讯工具提供了一个基础。

3．档案管理

主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅管理。政府机构文件、文档和资料较多，进行手工管理，对大量的文档、资料进行查找、调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件。

办公自动化档案管理模块对所有文档、资料进行系统、科学的分类放置，档案管理只需少量人员就可以完成同时间大量查询、调阅工作，不会感到繁琐和吃力。档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询，可使用户很方便迅速的查找文档、资料。档案管理模块的借阅管理，要借阅文件的人员直接填写借阅申请单，档案管理员查看完详细情况，直接点击同意即可。一个文件并可以同时借给多个人阅读。档案管理员并有权随时收回文档。

4．会议管理

会议管理子系统是实现办公自动化系统的重要组成部分，它包含一整套相对完善的会议管理机制，实现从“会议申请”到“会议管理”等业务操作的电子化，具体体现在：（1）实现会议申请：建立会议申请数据库，完成会议申请的起草、审批等流程。

（2）实现会议安排：建立会议安排数据库，完成会议议题征集、预定会议地点、确定参加人员、发出会议通知，最后生成并发布会议纪要、所有会议材料按期归档等与具体会务相关的操作。

（3）实现会议讲稿：主持会议和参会人员可将讲稿在会议前发布到内部局域网Intranet 之上，讲稿内容按权限设置规定不同的人员可以浏览或提出修改意见，在会议中可直接调阅已经过预先讨论的讲稿内容。

（4）会议公告：在定制好的范围内容许发布和查询有关会议安排和会议纪要的信息。

（5）会议室安排和管理：通过会议申请、安排来达到对全委会议室的资料进行有效管理，包括会议室的登记、公布、安排。

5．个人信息管理

实现对个人办公信息资料的管理以及与公共用户管理系统的集成提供用户密码等验证信息的管理。

个人邮件管理：完成个人邮件的收发和管理，实现信息互通。

个人通讯录：完成个性化的个人地址本，个人通讯录的录入、个性和查询。

个人留言：个人在外出的时候进行留言，以及别人在找寻不到的时候进行留言，方便人员之间互相通报信息。

6．个人事务管理

待办工作管理

完成对待办工作的集中管理、查询处理所有待办的工作。所有待办工作均按不同的类别分别罗列，同时根据各类工作紧急程序进行排序，到时自动进行催办管理；待办工作管理中会将与该项工作相关的一系列信息(包括：工作来源、完成来源、完成时限、工作目的)表现出来，同时容许用户定制提醒的时限和方式。

文档管理：相当于个人的公文包，可以建立个人文档管理数据库，对个人的各类电子文档进行录入、分类整理和共享管理。

外出登记：个人外出时间、地点、事由、返程日期、联系电话。

日程安排：个人工作台历，用于安排个人的工作、活动、计划等事项。可以在系统中制定个人或部门的日计划、周计划和月计划等。

7．办公事务管理

领导日程安排：主要负责安排和记录领导一周的工作及反馈意见。根据需要预先安排领导的一周工作。根据领导的反馈意见修改工作安排计划并上传等待确认。将确认的工作安排计划通知相关的部门和人员并预先做出相应的准备。

值班安排：主要管理和安排工作人员值班及反馈意见。定期提供值班人员安排表在规定范围内公开以方便查询。根据工作人员的反馈情况调整值班安排，并及时公布或通知。

信访处理：主要包括征集人民建议，接待人民群众的来访，登记并管理人民群众来信。

访问接待：记录来访人员情况，所谈问题及处理情况。对来访人员和情况进行登记。对上述情况进行归档保存，以备日后查询使用。

8．领导办公模块

综合信息管理：将一些经过筛选整理后的相关重要信息和领导关心的信息(包括：国家经贸委重要信息、市委、市政府信息、本单位综合信息等)通过网络呈现在领导的桌面上。

交办任务管理：按照权限管理，在自己的权限范围内给相关人员分配任务，并随时监督和查看该交办公任务的进展情况。

公文夹：将各类待批的公文和相关资料按不同信息分类，并按公文资料的紧急程序自动