机关公文处理细则

机关公文处理细则

第一章总则

第一条为进一步规范机关办文工作，促使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，结合我局的具体实际，制定本细则。

第二条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接的工作。

第三条公文处理坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第四条局办公室是公文处理的管理机构，负责局机关的公文处理工作，指导机关各处室、局属各单位的公文处理工作。

第二章收文

第五条来文、来电由办公室统一签收、启封、登记。主送件和重要抄送件（涉密件、机要件、敏感件等不适宜上网文件除外）通过办公自动化系统处理，一般抄送件登记后送有关处室留存。领导批示按来文处理，非主送件、抄送件，视具体情况处理。

主送、抄送局业务部门（处室）、内设机构的公文，转交相关处室、内设机构办公室所在处室自行登记、处理。

第六条办公室应对下级机关上报的主送件进行审核，有下列情况之一者，经办公室负责人批准后，退回来文单位。

1.公文内容不符合国家法律、法规及有关其他规定的。

2.公文文种使用不当的。

3.上行文未注明签发人姓名的。

4.“请示”文中未注明联系人姓名及电话的，或一文数事的，或主送多个机关的。

5.“报告”和“意见”中夹带请示事项的。

6.以单位名义擅自向局领导个人报送“报告”“请示”和“意见”的。

7.属于本单位职责范围的事项要求代办代转的。

8.公文内容经协商后，意见仍有分歧，要求协调或裁决而又不列明双方依据，提出建设性意见的。

9.反映问题模糊，提出要求含混不清的。

10.其他不符合要求的公文。

第七条正常情况下在收文之日起两个工作日完成拟办、批办、分送。紧急公文特殊处理，在送请局领导阅批的同时，通知主办处室准备办理。

第八条局领导批阅文件，应及时批示，并返还办公室。批阅纸质文件时使用钢笔、毛笔、专用签字笔。办公室提出了明确拟办意见的，局领导签名视为同意；如有具体请示事项而办公室又未提出明确的拟办意见，局领导应批示具体意见。其他局领导圈阅视为同意。

第九条办公室拟办意见中需承办处室阅处的，第一位阅处处室为牵头承办部门。承办处室收到交办的公文后应当及时办

理，不得延误、推诿，更不得拒收。有办结时限要求的，必须在期限内办结；没有明确时限要求的，一般应在20个工作日内办结。重要公文承办过程中，应向领导汇报进展情况，办结后应及时将处理结果报告局领导。

第三章发文

第十条行文应当确有必要，注意效用。凡能通过当面协商或者利用现代通信手段等方式解决的事项，一般不行文。

第十一条行政机关的公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种，机关常用的主要有通知、报告、请示、批复、意见、函、纪要等7种，应认真掌握各种公文的用途，尤其要区分报告与请示、请示与函的用法，防止混淆。

“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，上级机关可不予答复；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，上级机关必须批复；“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的“意见”供对方参考。

第十二条要按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》有关要求草拟公文，文种、格式正确，观点明确，条理清楚，简洁明了。处室草拟公文，如涉及其他处室职责（权）或局外单位的事项，主办处室应主动与有关处室或局外单位协商并会签，协商后仍有分歧，主办处室应向局领导汇报，请局领导裁定。

第十三条机关发文实行三审制。

1.处室审核：办文处室对公文的政策性、逻辑性负责，并要求在行短文上下功夫，做到观点鲜明、层次清楚、表述准确、力戒空泛。由一个处室牵头承办，一个或多个处室会签的公文，牵头承办处室对公文的政策性、逻辑性负责，会签处室对分管业务的政策准确性负责。

公文送办公室审核前，办文处室要认真填写发文稿纸内拟稿处室及拟稿人、处室审核、标题、主送、抄送、附件等栏目，并勾选信息公开形式，并送会签处室会签。

2.办公室复审：办公室对公文的体例格式、审批签发手续等外在形式负责，同时审查公文的政策性、逻辑性。有下列情况之一的，送回承办处室进行修改或处理：

（1）用铅笔、圆珠笔、红色笔等草拟文稿或字迹潦草、多处涂改、无法清晰辨认的；

（2）政策性、逻辑性存在问题的；没有准确体现发文意图，与现行有关公文的衔接上有矛盾，且难以修改的；

（3）通过其它方式可以解决，不需要行文的；

（4）行文方式、格式等方面不符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》的。

3.局领导审定：经复审后的公文，由办公室送局领导审定签发。其中，请示件由分管领导审批后，送主要领导签发。

第十四条机关发文实行主办人负责制。拟稿人为公文的主办人。主办人对文件质量负主要责任，其中对公文中的错别字、错误标点符号、病句、错误数字负全部责任。重要公文由拟稿处室负责人指定有关同志进行二次校对，主办人、二次校对人均在发文稿纸的“校对”栏中署名，均负同等责任。

打字员负责文稿的打印，在发文稿纸的“打字”栏中署名，并对公文中明显的错别字、错误标点符号进行改正。文件的封发由公文承办处室负责。

主动公开的文件要及时上网公布，由主办处室和统计中心负责。

第十五条局内设处室除办公室外不得以处室名义对外正式行文，对内行文不得抄送其他单位。内设处室与其他单位进行工作联系确需行文时，只能以信函格式行文。

第十六条一般情况下，不得简单地转发公文，转发时应提出具体贯彻措施。拟转发公文只涉及个别单位知照办理，采用复印公文加盖“公文处理专用章”形式处理；拟转发公文涉及众多单位知照办理，采取翻印形式处理。

复印公文加盖“公文处理专用章”的程序：经办人在公文处理单上提出处理意见，经处室负责人同意后，办公室核准并盖章。

加盖“公文处理专用章”和复印机关证明章的公文视同正式公文。

第十七条印发、转发、批转的公文，不属附件，应放在印章之后，一起装订。

第十八条请示，不可同时发下级机关；报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级机关或下级有关单位。

第十九条局党组文件，发文代字为赣煤安党；局行政文件，发文代字主要为赣煤安发、赣煤安字、赣煤安文、赣煤安函四种；局办公室文件，发文代字为赣煤安办。

一般情况下，赣煤安发适用于发布政策性、法规性文件（公文的合法性审查由执法监督处负责）以及重要工作部署或决定等；赣煤安字适用于通知、通报、批复等文种；赣煤安文适用于请示、报告、意见、函等文种；赣煤安函属局便函。

公文应在公文标题中标明发文机关。

第二十条通过磁介质交换或通过局内部网络传输的不涉密电子公文，参照上述要求执行。

第二十一条公文的拟稿、审核、校对、制发各个环节要相互衔接，发现问题要及时沟通和补救。

第四章公文运转与归档

第二十二条公文应及时运转与办理。一般性的阅读文件，

阅读人应在一天内签阅并退还办公室；需要办理的文件应当及时高效办理，不得压文不办或久拖不办。

第二十三条公文在办理过程中，应当注意安全与保密，不得遗失，涉密人员应当保守秘密，否则将按有关规定视情节予以当事人处分。

第二十四条一般情况下，公文办理完毕后及时交还办公室，每年1-2月，各处室与机关工作人员要对公文进行清理，属于办公室收文和其他应当归档的文件在2月底前移交办公室；办公室在3月底前将归档文件向档案室移交；档案室应在12月底前将上年度公文全部整理、登记、归档。

第二十五条公文催办督办工作，对内由局办公室负责，对外催办由承办处室负责。

第二十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局负责人或者办公室主任批准，可以复印、翻印。原则上不得复制上级党的机关的秘密公文，如确需复制，须经发文机关批准或授权，并使用纳入涉密管理的设备进行复制。

第二十七条办公室应当建立健全机关公文处理的有关制度。各处室应设兼职文书人员，负责保管本处（室）公文。

第五章附则

第二十八条局属各单位可参照执行本细则。

第二十九条本细则自公布之日起施行，原《机关公文处理细则（修订）》（赣煤安发〔2009〕6号）废止。