文档管理规范

文档管理规范

公司文档包括公文和日常工作资料、建设项目资料以及重要设备资料，是公司的重要资产和财富。实行规范、科学的文档管理，系统、有效地积累文档资料，是记录公司发展轨迹、积蓄经营管理经验的必要手段，是公司正规化管理和长远建设的必然要求。

本“规范”依据国家有关规定结合公司实际制定，具有与公司其它规章制度同等的效力，必须认真贯彻执行。

一、公文管理

（一）公文种类与用途

公文是传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。其种类和用途如下：

1、请示——请上级指示和批准，用“请示”。

2、报告——向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。

3、指示——对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

4、布告、公告、通告——对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。对外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

5、批复——答复请示事项，用“批复”。

6、通知——传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。

7、通报——表扬、批评、传达重要情况等事项，用“通报”。

8、决定、决议——对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

9、函——平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。

10、会议纪要——传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

（二）公文格式

公文格式通常包括以下要素：

1、份号——表书为：“份号：x / xx”,上为该件序号，下为共印份数。

2、密级——直接书写：秘密或机密或绝密。无密级此项空白。

3、发文单位名称——单位全称，顶格排印，红色，字号为：二号宋体加粗。函在单位名称后加“文件”二字，居中排印，字号为一号宋体加粗。

4、公文种类——在“（）”里标明，字号与单位名称相同，黑色黑体。（函无此项）

5、编号——公文编号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。书写为：

××字【××××】第××号

年份顺序号（实数前不加“0”）

承办单位代号（函不注单位代号注“函”）

发文单位代号

6、签发人（已阅）——发文审批人，如有签发人上级阅批则注明“已阅：xxx”。

7、分隔线——编号和标题之间为红色，主题词、抄送（抄报）、承办单位之间为黑色，长度与正文版面同宽。

8、标题——公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除转发文件和复函，公文标题一般不加书名号和其它标点符号。字号为小二号宋体并加粗。

9、主送单位——即该文发送对象，应写全称或规范化简称。向上级呈报的公文，一般只写一个主送单位；需同时上报其他上级单位时，在“抄报”栏标明。10、正文——公文的正式内容。“请示”在正文后加“妥否，请批复。”“函”和“复函”加“此函”、“特此复函”。

11、附件——公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。附件页码独立排序。

12、发文单位及用印——发文单位应写全称。用印要端正、清晰，上不压正文下不压日期。几个单位联合用印时，主办单位在前，上下并排或左右并排均可，但相互不得重叠。

当正文末页无合适空档落款时，应另起一空白页，并在该页左上角标明“（此页无正文）”。

13、日期——即发文时间。以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发的日期为准。

14、主题词——表明公文内容的核心词汇及公文种类，通常从标题中提取，但应符合《主题词表》的规范。字号为四号黑体。

15、抄送（抄报）——与主送单位平行的用“抄送”，其上级和发文单位上级用“抄报”。字号为四号黑体，无需抄送、抄报时该栏取消。

16、承办单位——通常为制文并主办该事项的部门。字号为四号黑体。

17、承办人——拟文并承办该事项的具体负责人。字号为四号黑体。

18、联系电话——通常为承办单位固定电话号码。字号为四号黑体。

19、页码——用阿拉伯数字，位于页面下方正中。

（具体格式见公司下发的电子文档）

（三）公文处理

1、发文处理

（1）发文权限。正式公文（红头文件）由集团公司签发，各项目部对外行文须抄报集团公司。

（2）密级设定。凡涉及不宜对外公开内容的文件、资料均应设定密级。密级由承办单位提出，签发人确定。密级设定要合理，既要利于保守秘密又要方便实际工作。

（3）处理程序。制发公文一般包括拟稿、审稿、签批、缮印、校对、用印、封发等程序。注意事项：

①数字的写法。文件编号、表格数据、专用术语、序号、日期和百分比必须用阿拉伯数字，其它均用汉字。

②章节序号的写法。章节序号通常应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

③字号。除特别标定之外，正文和其他文字均为四号宋体，正文小标题一般不加粗。

④纸张。除张贴的公文之外，统一使用A4打印纸。

⑤文件签批。签批应自下而上逐级进行，时间一般不能超过三天。

在签批过程中，各级领导对文件如有改动，无需清印继续上报，以便上级领导掌握情况。

签发人签批后的文件不得再作任何内容修改，若确需修改，必须重新签批。

⑥文件发送。发文部门要建立公文收发专用登记本，收件人签收。对外行

文送达时，应向对方索取回执。

⑦文件存档。文件签批完毕，应将签批件和正式件同时存档，立卷时装订正式件，签批件留存备查。

2、收文处理

收文处理一般包括签收登记、分发、拟办、批办、催办等程序。

集团公司及项目各部门要建立收文专用登记本，文件签收后应及时转发至承办部门（承办人），并做好登记。

要强化文件催办落实机制，承办人是催办落实的第一责任人，落实情况应及时上报有关领导。

文件批办完毕应及时归档，完成文书立卷工作。

二、资料管理

（一）存档资料种类

公司存档资料分为四类，即行政人事类、财务类、工程项目类、销售类。

1、行政人事类。包括：

（1）公司发展战略与规划，工作计划与总结；

（2）人事专项资料；

（3）公司会议记录（纪要）；

（4）公司各类规章制度和工作手册；

（5）公司对外交往与公益活动资料；

（6）其它反映公司经营管理和日常工作情况的重要资料。

2、财务类。按集团公司关于财务档案管理的规定执行。

3、工程项目类。包括：

（1）项目论证文件；

（2）立项依据审批文件；

（3）关于项目启动、开展、运营情况等文件；

（4）项目审批文件；

（5）项目技术文件、验收文件和预决算文件；

（6）设备资料。包括工程设备和办公设施等固定资产的技术资料及保修手册（正本需要移交的，经办部门复印副本留存）；

（7）其它反映项目进展情况的重要资料。

4、销售类。按集团公司关于销售档案管理的规定执行。

（二）管理原则

1、公司资料是公司的集体财产，任何个人不得据为己有。人员调动或离职，必须严格履行资料移交手续。

2、存档资料分为用后存档和列入移交两种。各单位制发资料时，均应注明：“内部资料用后存档”或“内部资料列入移交”（或加盖戳记）。

3、涉密资料应按公文收发要求严格登记和管理。

三、文档管理要求

1、部门经理是本部门文档管理的第一责任人，要指定专人负责，定期收集整理。人员调动、离职，必须进行文档清理移交。

2、文档由集团公司和公司各项目部集中分类建档，统一管理。人力资源部负责行政人事类文档的建档和管理；财务部负责财务类文档的建档和管理；公司各项目部负责工程项目类和销售类文档的建档立卷，待项目结束后，将工程项目档案移交到集团公司综合部以及其他相关部门。

3、文档立卷要统一卷宗格式，装订力求整齐、美观、牢固。

4、文档借阅要严格登记手续，用后及时归档。