如何做好学校档案的收集与整理工作

力不够
这一 问题 在考核工作中显得尤其突出。比如 ，学校 历年开展 各项 德育 活动的计划 、总结 、记录 ，某 些档 案 工作人 员认为这些 资料 “ ”得微不 足道 ，没有 及 小 时 归档 ，但 在开展文 明学校评 估时却把 学校开展 德育
工 作的情 况摆在重 要位置 ，档 案工作人 员也只好 亡羊
材料 ，按时移交 归档 。 （ 四）加 强档案人 员的业务学习和专业 培训 ， 高 提 档案人 员的整体素 质 学校综 合档 案室 材料 收集难 ，还 存在 于专 （ ） 兼 职 档案人 员的素质 问题 。 因此 ，需要对 他们进行 业务 培训 ，以提高他们 做好档案 工作能 力和水平 。由于档 案人 员中兼职的 多 ，多数人 没有学 习过档案 的专 业知
提 高档案资源开发利 用提 供理论参考 。 关键词 ：学校档案 ｔ收集 ；整理 ；制度 ；管理
ห้องสมุดไป่ตู้
中 图分类号 ：Ｇ ７ ． ２２４
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文献标识码 ： Ｂ
文章编号 ：１０－ １６ （０ １ ２（） ０９— ３ ０９ ９６ ２１ ）０９ 一 ２７ ０ ｃ
学籍档案是学校档案的重要组成部分 。目前出于各 学校档案的特点 学 校 档 案 是 历 史 的 原 始 记 录 。 “ 史 的原 始 记 种 目的来 学校查 阅学籍档案 的学生 日益增多 。完整的 历 录” ，它不是事 后编写和随 意收集 起来的 ，后人不能 学籍档案 是为学生 提供各 类凭证的 第一手材料 ，往往
和学校 自身形 成的文件 资料为主 ，收集 范围明确 ，档
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不涉及保密范 围的可以摘录 、复 印、外借等 。 二 做好学校档案收集 整理 工作 的重 要意 义 学校档案材料是校领导正 确决 策、研究工作 、处理 重大 问题的依 据 ，搞好 文件材料 收集是 确保学校档 案 管理 工作 的前 提和基 础 ，也是 开展学校 教学管理 工作 的有 力保证 。做好学校 档案的 收集工作 ，可以 为学校 管理服务 、为教 育教学服务 、为学生服务 。 利 用完 整的学校 档案 ，可以 由针对性地编辑 各类专 题 目录 、资料 汇编 、大事记 ，为学校 、特别是 学校领 导开 展管理 工作提供佐 证 、参 考 。为学 校管理 “ 保驾 护航 ” ，发挥 关键作 用 ，同时 也是提高 档案工 作在学 校整体工作 中地位 的良好方式 。 学校的教学档案 为教 师的教学 经历的积累和教师的 考核 、职称晋 升等提供 了根据 材料 。这 些档案材料 真 实地 反映 了学 校的教学 内容 、办法 、道 路 、特征 和成
为各 个学校 当务之 急。大多学校 只注重学生 的学籍档
案 ，忽视学生 就业档案 的收集 。为此高校或 职业院校 档案 室还要积 极投入到 学校学生 的就业 工作 中，注意 和收 集用人单 位的招 工信息 ，并 及时反馈 给学校就业 部 门。 （ 三）档案 工作人 员对 文件材料是否归档的鉴别能
案 员 ，学 校各科 （ ）室都 设有兼职档 案 员，建 立综 围时 ，应以文件 的形式下 发给各部 门 ，让各部 门明 白 处 合档 案室 。从 组织 上保 证档案工作 的顺利开展 ，为档 自己要积 累收集什 么，能及时积 累收集应 归档的文件
案收集工作有效的开展提供强有力的保证。 （ ）采取 灵活多样的收集 、整理方法 ，确保档案 二 的完整性 、 学校的 常规 工作 周而 复始 ，很有规 律 。产生 了很 多常规档案 ，比如学校 的学期或学 年度工作 计划 、总 结 、招生 计划 、教 学类的一些 常规 档案 、学生常规 档 案等等 。首先要根 据学校的 归档制度 ，做好常规 档案 的收入 工作 ，常规 档案的收入 最主要的 方法就是 定时
集中收集。就是各管理部门和业务机构 ，在工作活动 中产生和处理完毕的各类档案材料，由产生档案资料 的单位或个人 ，按照归档要求，按规定的时间向学校 档案馆 （ 室）移交。比如，校长办公室收集的行政类 档案，校党支部、团委 工会收集的党群类档案，教
识，对文书立卷工作也不是很了解。因此有必要定期 或不定期对档案工作人员进行培训。比如，在每一年 的立卷归档工作正式开始前举办短期培训班。邀请档 案专业的老师对档案工作人员讲解文书学、档案管理 学 的基本知识 ，介绍 文书立卷 的基本方 法和要求 。并 在可能情 况下 ，外 出参观一 些档案室 ，相互交流 ，取
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学术探 讨
少深入到 教学部 门。由于缺 乏相 互沟通 ，致使档案 工 作在源头上就出现 问题 。 （ ）学校规模扩大 ，档案人 员缺乏 ，难以形成有 五 效的档案管理网络 随 着学校 体制 的改革 及学 校规 模的 不断扩 大 ，学 校 内部 的行政职 能 、机构也 进行 了相 应改变 。这些调 集 。比如 学校的一些 重要会 议 ， （ 代会 、教代会 、 党 团代会 、校庆 ，艺 术学校 的艺术联 盟大会等 ） ，学生 的实习实践活动等形成的文件材料。档案人员要参与 这些 活动中 ，及 时了解学 校重大活 动的过程 ，跟踪收 集相 关重要资料 文件 。同时要重视 “ 零星琐碎 ” ，即 使有 比较踺全 的归档制 度作保证 ，总还会有 少数零散 整 变化使档 案室的服务对 象发生 变化 ，工 作量 大大提 文 件产生 ，也有可能 遗漏一些 文件 。如 ，领导及有关 高 ，原有的 档案机构 巳不适应档 案管理的 要求。 由于 人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有价值的 学 部除 配备 主任 、教学 、教 育助 理外 ，无其 他工作人 文件材料 ，本单位 内部机构产 生的一些分 散在个人 手 员 ，原教务 处 ，学生处 的档案兼职 人 员又 无法收集到 中文件 ， 加之机构调 整 ，员工变动等 因素 ，也都 有 再 各学部 齐全 的原始档案 ，致使管理 网络 中断 。 可能导致 归档文件不 齐全 ，不完整 。因此 档案收集 人 四、做好学校档案收集、整理工作应采取的有效措 员要注意做 好零散文 件材料 的收集工作 ，结合保 密检 查 、节 日年终 清理 文 件 ，机 构 调整 或 人 员变 动等 机 施 （ ）加强领导对档案工作的重视 ，健全档案工作 会 ，把 应该 归档 保存的 文件全部集 中起来 ，以弥补学 一 校按正 常途经收 集归档 之不足 ，确 保学校档案 的齐全 体系
补牢 。
（ 四）教学、教育、科研等部门与档案管理部门缺
乏沟通与协调
部分学校认 为教学 、教 育部 门主要工作是 教学 管理 效，具有重要价值。学校档案部门可以利用教育教学 档案 编辑 各种 教育 、教 学参考 材料 ，如 教育 、教 学经 及教 育工作 。至于档 案收集管 理应 由档 案部门去做 。 历汇 编、优 良教案汇编 、优 良课 件汇编 、优 良试题 汇 而档案管理部门服务意识淡薄 ，档案管理人员只在库 编等供教职工查阅 ，为教育教学服务 。 房做一些 日 常的接收、归档、保管等常规性工作，很
就 收集 内容 来看 ，学校 档案 以上 级有 关部 门文 件 的作用。 三 学校档案收集 整理工作中面临的问题 案种 类多样 ，除文书档案 外 ，还 有人事档 案 、专业 档 （ ）收集资料不够完整 一 外 出参加 会议 的 人员不 主动 把会 议文件 交给 档案 案 会计档案 ，教学档 案 、科研 档案 基建档案 、声 人 员归档 ；某些 教师的教 案 、 自编讲义 、获 奖证书等 像档案等 。 就 使 用 对 象 来 看 ，学 校 档 案 的 使 用 对 象 比 较 单 材料 不愿上交档 案部 门归档 ；各部 门对本部 门工作业 般为学校 领导 ，各部门 负责人或 特定的 工作人 务 中形成的文 件材料不 愿上交档 案室保管 ，等等 。为 员、学生 。使 用一般档案 时 ，直 接登记 ，按时 归还 即 此 ，给档案收集 、整理带来种种 困难 。 （ ）学生毕业档案的收集有待开发 二 可 ；使用密级 档案时 ，则按 照 申 、审 批 、登记 、归 请 面 对学 生生 源显 著下 降的教 育现 状 ，学校要 提高 还的程序进行 。 就使用方式来看 ，学校档案 的使用多为就地查阅 ， 学校 的办学 质量 ，提高 毕业生的 升学或就业 率 ，已成
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用 自己的观点去 修改它和 补充 它 ，否则 ，它就失去 真 可以解决 学生的切 身利益 与 自身关 切 ．密切学生 与学 实性 ，而不能成 为档案 了。档案 的这一特征 ，是档 案 校的联系。 区别于 其他事物 的本 质属性 。从纵 的方面 ，它区 别于 从更 深 层次看 ，学 校档 案还 是一 笔宝贵 的文化 财 现行 的材 料 ，如 狭义的文 件是现行 材料 ，档案是历 史 富 。所谓 “ 百年 名校” ，大 多具有 比较丰富 的档案资 的材料 ；从横 的方面 ，它区别相邻 事物 ，如图书 、资 源 ，完 整齐全 的学 校档案 ，可以在 教书育人 、展示学 校特 色 ，弘扬校 园文化 ，培育人文 精神方面 发挥 独特 料等 ，一般都不具有 “ 历史的原始记录”的属性 。
学术探讨
如何做好学校档案的收集与整理工作
文／ 宿星卉
摘 要 ：学校档 案是 广大教职 员工在长期教 育、教 学。工作 ，学校 管理和 学生学习等活 动中形成的具有保存 价值 的文 字 ，图表 ，声像 等历史记 录。做 好 学校 档案 的收集 、整理是 学校档案 管理 工作 的首要环 节 ，是学校档 案工作 的起 点和基础 。本文 通过分析 学校 档案的特点及做 好 学校 档案收集 ，整理 工作 的重要 意义 ，针对 当前工 作 中等遍存在 的 问题提 出几点建议 ，以期通 过本文 的阐述 有效发挥 学校 档案室功 能 ， 好收 集，整理 工作 ，为 做
学校领导思想观念对学校档案管理工作的外部环 与完整 。 境和 内部各个要素 起到非常 重要的作 用。因为学 校领 （ ）认真编 写本单位 的档案 归档范 围，使之具有 三
导者的思想可以直接影响到学校对档案工作，特别是 约束力 对 档案 信 息收 集 、资 源 开 发利 用 工作各 个 要 素 的要 尽管 《 档案法） ）明确规定：对国家规定的应当立卷 求 ，另一方面 ，他们可 以从外部营 造有利于 开发利用 归档的材料 ，必须按 照规定 ，定期 向本单 位综合档 案 档 案信息资源 、服务校 园文化建 设的 良好氛 围 ，主导 室的档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得占 制 定档案管理 规章制度 ，提供档 案资源开发利 用的 必 为 已有 。”但在实 际工作 中有 些文件承 办人 员由于 档 要 条件 。所 以 ，档案工 作首先要 得到学校领导 的高度 案 意识较为 薄弱 ，或 者为 了 自己的工作 方便 ，未能 按 重视 ，要把档 案工作列 入学校 工作的议事 日程 ，深入 时 向档案 人 员移交 ，将应 归档 的材料分散 保存在 个人 持久地组织好 档案法 的学习与宣传活动 ，结合实 手 里的现象 屡见不鲜 。因此 ，学校综 合档案室必须 根 际 ，领导 带头 学 ，做 好贯 彻 落实 《 档案 法 》的 带头 据各 归档部门的具 体情况 ，认真制 定各归档部 门文件 人 。通过 学习与广 泛宣传 ，使教职工能 增强意识 ，形 材料的 归档范 围。在编写 归档范 围时 应尽可能 地令面 成人 人重视档案 、支持档案 、 自觉地维 护学校档案 工 考虑本 校的工作 情况 ，应 尽可能地详 尽列 出本 校可能 作 。建立 健全的管 理机构 ，成立以校长 为组长 ，各科 产生 的档案 ，使 归档范 围能够尽量 包括在应 当归档的 室负责人 参与 的档 案工作领 导小组 ，配备一名专 职档 各类档 案。学校 档案工作 部门在 编写完各部 门归档范