集团公司采购管理制度

集团公司采购管理

制度

弘远益民物资采购

管理制度

一、总则

(一)、为规范本公司及子公司和控股分公司的采购工作，特制定本制度。

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2020年4月19日

(二)、本制度适用于本公司及子公司和控股分公司的采购活动。

二、采购原则

(一)、严格执行询议价程序

凡未经过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行。

(二)、合同会签制度

固定资产的采购合同，必须经过有关部门行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、属生产型企业须总经办、设备维修部等共同参与，调研汇总各方意见，经总公司分管领导审核，总裁批准签约。属公司总部采购的项目，应报董事长批准。

(三)、职责分离

物资采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由行政人事综合管理部或各分公司相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

(四)、一致性原则

采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。

(五)、最低价搜寻原则

采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新

动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

(六)、廉洁制度

所有采购人员必须做到：

1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。

2、加强学习，提高认识，增强法治观念。

3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

(七)、招标采购

凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应经过询议价或招标的形式，由行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。

三、采购程序

(一)、供应商的选择和审计

1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或分公司同意，并报有相关部门批准备案。

2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应

商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门对供应商定期进行评估和审计。

3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。

5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必须的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。

6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交行政人事综合部，向三家以上供应商询价，经有关部门及行政人事综合部综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。

(二)、采购程序

1、物资的采购计划及资金预算计划——采购计划——→资金预算

2、固定资产及其它零星物品的申请，由各使用部门及分公司填写请购单，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等，由部门负责人或分公司负责人签字上报总部领导逐级审核批准后，交公司总部行政人事综合管理部负责统一采购。

3、采购询价、综合评估、会签合同，由行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、工程、维修、分公司总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法务人员负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。行政人事

综合部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由总部统一采购的物资，采购合同签订后，由总部行政人事综合部将合同传真至物资需求的项目或分公司。

4、计划、仓储负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告。并于每月10日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至总部行政人事综合部。物资设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。

四、审计监督

采购全过程进行财务监督和审计。在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

本制度未尽事宜报董事长批准后可随时修改调整。

（附招标管理流程）

弘远益民招标采购管理流程：

一、本流程仅对与公司生产经营有关的物资、服务等采购进行规范。

二、（议）标采购条件的与生产经营有关服务采购。

三、公司其它大宗设备、固定资产等采购流程可参照执行。

四、审批权限

1、招（议）标采购规模在10万元—100万元（不含100万元）的，由总裁审定中标单位，董事长复核。

2、招（议）标采购规模在100万元以上的，由董事长办公会审定中标单位。

五、组织实施

1、公司对经过招（议）标采购的物资、服务应成立招（议）标领导小组。

2、招（议）标领导小组由董事长任组长，总裁任常务副组长、分管副总裁、财务总监任副组长，下设招（议）标办公室。办公室成员由公司各部门负责人及董事长制定人员组成，办公室常设机构为公司行政人事综合管理部。

4、公司行政人事综合管理部具体负责实施公司招（议）标业务的组织、开标、议标、评（定）标等招（议）标工作。

六、具体操作流程：

1、拟定招（议）标书

2、招（议）标书由公司供销部根据招（议）标事项制作。

3、招（议）标书主要包括招（议）标事项所涉及产品和服务的技术规格、标准以及主要商务条款。

4、发放招（议）标书

5、行政人事综合管理部将已制作好的招（议）标书在两个工作日内寄送给所有合格的供应（服务）商或公司。

6、合格供应（服务）商包括但不限于公司已有的供应（服务）商目录，她人推荐、介绍的公司（或个人）。新推荐的单位必须经过资格预审后方可具备投标资格。

七、投标单位提交投标书：

1、合格供应（服务）商自收到招（议）标书起，两至五个工作日内必须把投标书送（寄）回到公司行政人事综合管理部。供应（服务）商投标文件应加盖公章，若投标人为个人的应签名并按具投标人手印，以确保投标文件的真实有效。否则相关投标文件无效。

2、行政人事综合管理部由专人负责登记、管理投标书。记录收到投标书的时间和投标单位名称等相关的信息。

3、单笔采购，参与投标的单位或个人不得少于三家。若规定时间内，参与投标单位少于三家，行政人事综合管理部将在三个工作日内再次寻求新的有投标意向的合格供应商来再次投标。

5、经过两次投标后，如投标单位仍不足三家，由行政人事综合管理部查明原因后，报公司招（议）标领导小组并在得到同意后与供应商进行单体议标询价，并按审批权限报领导审批后进行采购。

6、如出现无人投标的特殊情况，将由行政人事综合管理部相关人员采用直接议价方式，按审批权限报招（议）标领导小组审批后进行采购。

八、开标

1、投标单位全部投标后，由行政人事综合管理部在两个工作日内召集各部门相关工作人员组成本次招标小组，在公司指定地点进行开标。

2、开标时，招标小组安排专人负责拆标、唱标，另有专人负责监督唱标，行政人事综合管理部专责人员负责做好记录。

九、议标

1、开标后，根据各投标单位的投标情况，招标小组指定专人接通各投标单位联系人电话进行议标。经过采用开放式通话形式（电话免提功能），让在座成员可从中了解议标情况，或召集各投标单位现场议标。

2、现场电话议标确认为各投标单位最终的投标结果，行政人事综合管理部专责人员负责做好档案记录。

十、评（定）标

1、议标后，招标小组各成员根据议标结果，采取隔离方式对投标单位进行打分。

2、评分完毕后即由行政人事综合管理部人员汇总评分表，计算各投标单位总分并当场公布各投标单位得分。得分由高到低依次进行排名。

3、评分排名结果由行政人事综合管理部报招标领导小组按审批权限审定中标单位。中标单位一般为总分最高的投标单位。

4、评（定）标和打分过程由行政人事综合管理部专人记录，并由各成员在记录上签名确认。行政人事综合管理部负责将有关记录归档保管，以备日后核查。

5、行政人事综合管理部根据每次招标采购物资制作相应的评表打分表格。

十一、签订合同

1、定标后，由供销部负责通知中标单位，并在三个工作日内签订合同。

2、若出现中标单位弃标的情况，由行政人事综合管理部招标领导小组审批后，将按评标结果由高到低的次序从确定的投标单位排名中逐次挑选，直至最终完成物资或服务的采购。若最终合同无法签订，则取消招（议）标结果，重新选择供应商重新招（议）标。