公司外事管理暂行办法

外事管理暂行办法第一章总则第一条为规范公司控股有限公司（以下简称“公司”）外事管理工作，加强公司因公和因私出国（境）人员管理，维护公司和员工利益，根据《集团公司外事管理规定》等规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部，全资和控股子公司参照执行。

第三条因公出国（境）是指员工根据工作需要，由公司派出并持因公证照出国执行公务。

因私出国（境）指员工因私事出国（境），费用由员工个人承担，包括：定居、探亲、访友、继承财产、留学、就业、旅游和其他非公务活动。

第四条公司员工对外交往中应严格遵守国家法律法规，严守国家秘密和公司商业秘密，维护国家安全，做到内外有别；应遵守东道国或目标国法律法规，遵循国际惯例和国际通行做法，体现互利共赢的原则，尊重当地风俗习惯，履行社会责任；公司员工对外交往中还应增强安全、保密与风险防范意识，科学评估各类风险并制定相应措施。

第二章管理机构及职责第五条公司外事工作实行统一领导、归口管理的原则。

公司外事工作主管领导为公司总经理，总经理具有公司外事各项工作的最终审批权。

总经理外出时，授权公司其他领导临时行使外事审批权。

第六条公司外事工作归口管理部门为总经理办公室，主要职责为：（一）贯彻落实党和国家外事方针政策、相关法律法规和国家有关部门的涉外规定和要求以及集团公司的各项外事规章制度；（二）建立健全公司外事管理规章制度和工作机制；（三）负责派团出访、接待来访等外事工作的审核报批和组织实施；（四）负责员工因私出国（境）备案工作；（五）负责选拔、推荐、管理和培训外事专办员；（六）负责出国人员保密安全教育工作。

（七）其他与外事管理相关的工作。

第七条公司在外事管理工作中实行外事专办员制度，主要职责为：（一）负责公司因公出国（境）证照的申办、借缴和登记工作；（二）负责公司公务来访和外事请示件的报批工作；（三）负责本单位季度、年度外事出访和来访事项的统计和上报工作；（四）负责传达国家和集团公司外事管理相关规定和要求；（五）其他外事专办员相关工作。

第八条外事专办员实行资格认证制度，拟任外事专办员必须通过集团公司国际合作部组织的专办员考试，考试合格后经集团公司国际合作部批准后正式履行外事专办员职责。

如需进行人员更换，需提前一个月报集团公司国际合作部审批。

第三章因公出国（境）团组和人员的审批及管理第九条公司因公出国（境）团组和人员须按科技集团公司相应的管理程序报批。

第十条公司因公出国（境）团组应以“务实、高效、精简、节约”的原则，紧密围绕公司经营实际，明确出访任务和实质内容,合理安排出国（境）。

公司党政正职领导一般不得安排同团或同时因公出国（境）。

出访总人数不超过6人。

第十一条审批所需资料：（一）请示（公司内部文件办理单），注明出访任务、人员、日程、停留时间、邀请单位及经费来源；（二）集团公司因公出国（境）请示；（三）代表团名单；（四）出访预案；（五）邀请单位出具的有邀请人亲笔签名的邀请函（如访问多个国家、则每个国家均需提供一份）；（六）因公临时出国（境）人员备案表；（七）有效期六个月以上的因公证照。

第十二条审批程序：（一）公司党政正职领导须互相审批同意后办理相关手续。

（二）其他高级管理人员由公司总经理审批。

（三）公司其他人员经部门领导、主管领导批准后，报总经理审批。

（四）总经理批准后，办理出国（境）备案手续。

党群工作部负责办理公司因公出国（境）人员在集团公司人力资源部的备案手续，并将备案证明材料交总经理办公室。

（五）审批材料齐备后，总经理办公室负责向集团公司国际合作部报批。

（六）审批通过后，出国（境）人员接受公司安全保密教育，签订出国（境）安全保密承诺书，领取证照。

第十三条出访期限因公出国（境）团组和人员，出访1个国家（地区）停留时间不超过5天；2个国家（地区）不超过8天；3个国家（地区）不超过10天；一次出访不超过3个国家（地区）；赴拉美、非洲航班衔接不便的国家（地区），出访1个国家（地区）不超过6天，2个国家（地区）不超过9天；因参加境外推介会、路演等大型经贸活动确需赴多个国家和地区的，在外停留天数最多不超过12天。

以上天数均含旅途时间及抵离境当日。

如遇特殊情况需延长出访期限，须提前向集团公司国际合作部上报书面必要性说明。

最终出访停留时间以集团公司审批为准。

第十四条出访经费外事经费年度预算由总经理办公室根据各部门出访需要编制，经总经理办公室主管领导审批后，依照公司预算管理制度列入公司年度财务预算。

出国（境）人员应严格按规定开支，注意节约用汇。

经费管理参照文件及集团公司相关规定执行。

公司自行组团，若团组中含有公司以外人员时，须注明经费来源。

公司人员出访期间住宿为标准间，不得乘坐任何名义的包机；不得接受驻外使领馆、驻外单位、中资机构的礼品。

第十五条参加国际会议，一般应限定在公司所在行业范围内或与公司相关的领域。

接受邀请时，应查明举办方背景、资信和会议内容、邀请范围、有无涉台或其他重要敏感问题等情况。

第十六条申请参加国际组织，应充分了解该组织背景情况，从政治影响、业务发展以及承担经费等方面综合考虑；不参加需承担政治义务的国际组织，不参加高消费联谊性质的国际组织。

第十七条前往敏感国家或地区、出访任务涉及国家安全、可能影响国家关系或涉及其他重要敏感问题的团组，应事先征得集团公司国际合作部同意后履行审批手续。

第十八条前往免签证国家（地区）的团组及人员需履行申报程序并由集团公司国际合作部办理出境证明。

第十九条出国（境）任务批件的有效期为三个月，从出国（境）任务批件中的出国日期算起，超过三个月需重新办理。

第二十条持有多次有效往返签证（签注）的人员，在签证（签注）的有效期内，如需再次出访，应按规定重新办理报批手续；未经批准，不得擅自出国（境）。

第二十一条已获批准的出国（境）团组及人员一般不得改变出国（境）计划内容，确因工作需要改变的，应按原审批程序重新报批。

严禁以各种名义前往未报批国家（地区），不得以任何理由绕道旅行。

第二十二条未经公司批准，不得私自委托外单位办理因公出国（境）证照；出访须有外方业务对口部门或相应级别人员邀请；邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称，不得降格以求；严禁通过中介机构联系或出具邀请函；出访要坚持因事定人，不得因人找事；严禁持普通护照出国（境）执行公务。

第二十三条证照在境内遗失，应立即报告总经理办公室，按程序办理证照注销等相关手续；证照在境外遗失，应立即与我驻外机构取得联系，同时向总经理办公室报告情况，申请办理临时证件，回国后按程序办理证照注销等相关手续。

第二十四条出国（境）团组和人员回国后须完成以下工作：（一）回国后三日内将本人因公证照交回总经理办公室；（二）回国后两周内办理出国（境）经费结算手续。

第四章因私出国（境）人员的备案及管理第二十五条集团公司党组派遣领导干部、涉密人员及在脱密期人员因私出国（境）按集团公司相关办法管理；公司其他人员因私出国（境）实行备案登记。

第二十六条因私出国（境）人员有下列情形之一的，公司不予出具因私出国（境）相关证明材料:（一）刑事案件被告人及公安机关、人民检察院或者人民法院认定的犯罪嫌疑人；（二）人民法院通知有未了结民事案件不能离境的；（三）正在被纪检监察部门立案调查的；（四）出国（境）后可能对国家安全造成危害或者对国家或单位利益造成重大损失的，含脱密期内到国（境）外申请就业、定居等人员；（五）其他法律法规有明确禁止限制规定的。

第二十七条因私出国（境）人员填写《因私出国（境）备案表》，在公司总经理办公室进行备案后，接受公司出（国）境安全保密教育，签订出国（境）安全保密承诺书。

第五章邀请国外人员来访的审批及管理第二十八条公司邀请国外人员来华，邀请部门一般提前15个工作日将相关材料经主管领导批准后报送总经理办公室。

总经理批准后，上报集团公司国际合作部。

第二十九条邀请国外人员来华手续办理需报送材料为：（一）请示（公司内部文件办理单），注明来访事由、来访人员具体信息、来访日期、停留时间及接待地点；（二）因公邀请外国人来华请示表；（三）被授权单位邀请函；（四）来华日程安排；（五）来华人员名单表；（六）临时来华人员登记表；（七）来访公司介绍；（八）来访人员简历；（九）来访保证书。

第三十条由国家有关部门或外单位邀请和接待的国（境）外副部级以上人员组成的团组，如需顺访公司，应由主接待单位向公司发出书面通知并附外交部对该团组来华访问的批件，公司主接待部门将通知交总经理办公室进行备案。

第三十一条邀请国外人员来访内部批件的有效期为6个月，从批件中的来访日期算起，超过6个月需重新报批。

第三十二条被邀请人持由集团公司签发的《被授权单位签证通知表》到驻外使（领）馆办理来华签证。

第六章外事纪律与教育第三十三条人员所在部门和总经理办公室共同负责对出国（境）人员和涉外人员的外事纪律、安全保密教育和管理。

第三十四条在国外期间，出访团组实行团长负责制，遵守所在国的各项法律法规，尊重当地的风俗习惯，自觉接受我国驻外使（领）馆的指导和监督；遵守有关外事纪律，严格执行请示汇报制度，注意人身安全。

第三十五条应充分了解出访国（地区）的安全形势，提高防范意识，加强防范措施，避免因战乱冲突、恐怖袭击、社会治安等问题引发的安全隐患。

第三十六条在对外交往中必须遵守国家、集团公司及公司有关保密规定和办法，严格保守国家秘密和商业秘密。

第三十七条在对外交往中应警惕各种敌对势力对我方人员的拉拢腐蚀和诱骗策反，发现情况应及时报告总经理办公室。

第七章附则第三十八条港澳台事务按照内事外办的原则，参照本办法执行。

第三十九条本办法未尽事宜按照科技集团公司有关规定执行。

第四十条本办法由总经理办公室负责解释。

第四十一条本办法自发布之日起施行。