秘书公文写作笔记

秘书公文写作笔记

绪论：

一、如何提高秘书的写作能力？

1 听：领导讲话、领导工作思路、经验、具体要求；各部门工作进展情况，各问题的出现·

2 记：记录听到的，以及学习内容，随手记录

3 读：报刊报纸，了解国家方针政策，领导讲话文件

4 写：写、练公文

二、注重改进和提高写作能力的方法

1 渐进法：从小文章写起，由简到繁、由出道精、由少到多

2 综合法：各种不同的工作的了解

3 旁观法：领导不满意的文章，放置一两天再来写

4 讨论法：和领导、同事讨论

5 珍藏法：将刊物、文件上的公文收藏学习

6 精简法：从文字上下工夫，不断简练

三、注重养成良好的写作习惯

1 多写：

2 勤思：

3 善易：善于变换角度和位置，揣摩领导意图，替代思考

4 乐创：有创新意识，笔刀文成，耳目一新

第一章秘书写作概论

第一节秘书写作的概念

一、秘书写作的概念：秘书写作时指秘书岗位从业人员根据工作需要，在自己的职责范

围内撰写各类公文及其他实用文书的写作行为

二、秘书写作的特征：

1 职业写作：不是秘书自发行为，而是领导赋予的工作，体现领导意图，是代表领导机关的行为

2 功利写作：实用，直言要做什么

3 受命写作：

4 定向写作：针对工作要求、群体特点组织内容语言等

5 规范写作：逻辑性强，格式规范，具有程式化特征，制约主观随意性，体现专业性第二节秘书写作的主体

一、秘书写作主体的界定：

主体是有认识和实践能力的人，是实践活动和认识活动的承担者

客体是指主体以外的客观事物，是主体认识和实践的对象

秘书主体包括：职业秘书，兼职秘书和领导人

二、秘书写作主体的内涵

（一）写作主体的角色定位：角色随着社会关系的变化而变化，角色理论的中心概念是角色扮演（是指个体根据自己所处的特点位置，按照角色期待进行的一系列活动）角色扮演的具体过程：

（1）第一阶段是角色定位：定位过高，过低或者是角色错位

（2）第二个阶段是角色领悟：领悟程度越深，与社会期望的差距越小，角色扮演的效果就越好

（3）第三个阶段时角色学习：了解角色的硬件（义务、权利、行为规范），培养角色的软件（态度、情感、知觉）

（4）第四个阶是角色实践：按照自己的角色定位和角色期望创造角色

（5）第五个阶段是角色评价

秘书的角色定位：

1 参谋角色：决策层的非决策者

2 助理角色：最为核心的角色，秘书协助领导完成工作，是最基础的，最常见的角色

3 服务角色：以服务领导为主，也要服务大众

4 联络角色：处理协调各种关系，为单位发展创造一种良好的环境

写作角度来讲：“三位一体”的虚拟领导主体

“三位一体”是指秘书写作过程中，集国家、立意（体现领导的想法、自己的特点）表达主体为一体，其中国家、立意主体是统治和管理的需要，参与制作，表达主体是控制文章的过程，特征是：主体的复杂性和多样性

（二）写作主体的双向转化

1 立意主体与表达主体的双向转化。立意主体为领导，表达主体为本人，在写时需站在

领导角度，以领导的身份进行立意和行文

2 职业人格智慧与个体生存人格智慧的双向磨合：要领会领导的喜好、品味等，

（三）写作过程的冲突破解

秘书写作不是个体的写作行为，而是群体的共同创造，

写什么——怎么写

具体的临床写作中，秘书会遇到创造个性与群体要求的冲突，

他授性局限者写作者思想认识的深刻性和情感体验的广阔性

规范性导致了其形式美感的千篇一律

(四)秘书写作主体的功能特征

（一）认知功能特征：

立意主体的需要属于功能性需要

表达主体的需要属于功利性需要

（二）情感的功能特征：实用文体写作普遍理论认为公文写作不需要或应该拒绝情感（三）道德功能特征：在具体的临安写作中，自始至终贯穿着写作主体的道德倾向，和道德评价

第三节秘书写作的客体

一秘书写作客体的界定

只有那些与写作主体的创作心理相对应的进入写作者的视野，流淌在写作者的笔端，用文字符号表达出的对象，才能称之为写作客体

写作客体主要有四种类型：对象化的自然世界、群体化的社会生活、个体化的人生状态、外在化的精神产品

二、写作客体的特征

相对稳定性、具体多变性、真实可靠性

第二章秘书写作的一般过程

第一节写作准备

一实现动机转化：秘书写作主体要有意识地将被动性动机转化为主动性动机

二明确行为目的：对行文目的的领会要清楚、深刻、全面、准确

三确定公文主题：主题先行，单一鲜明

四收集研究材料：秘书掌握材料的多少和熟练程度，决定公文信息量的大小，也决定着公文的深度和质量

资料分为三类：依据类、佐证类、辅助类

五选择行文文种：根据行文目的以及行文关系来选用文种

第二节撰拟公文

一构思篇章结构：

第一步：设情以位体——确定主题，安排结构

第二步：酌事以取类——甄别材料，安排位置

第三步：措辞以举要——提炼文字，列出提纲

构思阶段所要完成四大任务：一是统筹内容、二是联线收尾、三是关联左右、四是取舍素材常用的公文结构形式以及构思方法：

并列式：主题，侧面。归纳法

递进式：由浅到深。剥茧法

总分式：总结，分析。演绎法

构思的注意事项：

一是通观全局：明确行为目的才能立足现实，成竹在胸

二是开阔思路：创造力

三是注意剪裁：不必要的意思想法，不明确不典型的材料

二拟定写作提纲

（一）写作提纲的用途：

1 用于征求立意主体的意见，避免写作成果偏离立意主体的发文意图

2 用于思路的条理化和合理安排的材料

（二）写作提纲的内容：一般包括初拟标题，主要思想观点以及主要事项，重点章节的布局以及主要内容，段落层次的大体安排，开头结尾的方式以及需要过度以及照应的地方（三）写作提纲的详略：取决于文稿的长短、重要程度，写作主体的熟悉程度以及写作习惯三起草撰写成文

初稿的撰写顺利与否，决定了完成既定任务的效率和质量

首先使自己尽快进入写作状态，其次力争达到严、准、精、快

严：保持政治上的严肃性，和政策上的严密性

准：内容准确，体式规范

精：文字精炼，言简意赅，条理清楚，逻辑严密

快：思路顺畅，尽快脱稿

第三节审改定稿

一审核修改的重要性

审核修改是文章草拟完成之后的精加工，是写作主体不断深化认识，不断完善表达的过程从写作规律来看，草拟的文章必须修改

从写作实践来看，古今中外的文章精品大多得力于修改

二审核修改能力的培养和锻炼

对文稿的审核修改是写作能力的一个重要组成部分，被称为“改动工夫”主体明确，材料恰当，机构合理，语言准确规范

需从三个方面不断培养和锻炼：

一是培养自己的鉴赏识别能力，

二是掌握更多的知识和信息，收集资料，平时积累

三是在实践中锻炼和强化审核修改能力

三修改文稿的方式

1 自己改：时间比较紧急的文稿，一般采取朗读的方式，时间较宽裕的采取冷却处理的方法，也可采用推敲斟酌法

2 请别人改，云山苍苍，江水泱泱，先生之风，山高水长

3 集体讨论修改

第三章秘书写作的思维和语言

第一节秘书写作主体的思维特点：被动性和规约性

第二节秘书写作的思维方式：

一目的性思维：首先体现为审时度势的思维取向，把握公文所产生的原因背景功能目的措施，其次体现为遵命运思的倾向

二对象化思维：围绕作者想要处理的那一件事

三模式化思维：公文写作也要求有独到的见解，但并不刻意求新求异；公文写作只用叙述、议论、说明三种方式

四替代思维：站在他人的立场，设身处地替他人思考的一种思维方式，与代言作者身份密切相关，是一种被动的限制的组织性的思维

五逻辑思维：是人在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的思维方式

概念的准确性：概念的思维形式是语气词

判断的准确性：对事物要有准确的判断，判断的思维形式是句子

大量运用推理：必须是真的，符合现实的，推理方式必须正确

第三节秘书写作语言运用

一秘书写作语言的特点：公文语言与其他各类文章语体相比，风格迥异，个性鲜明

二秘书写作语言运用的要求：

（一）准确

秘书写作符合事物本来面貌的语言，就是准确地语言，准确即言实相符，不悖事理，用词准确恰当，表意明确周密；公文所用语言要十分讲求措辞和用理得妥帖，十分注意词语多反映的概念在概念和外延的准确度。

如何做到公文语言的准确性呢？

1 措辞恰当：

一，词无歧义

二，言不费解

三，仔细辨析同义词和近义词，弄清其词义范围大小，程度深浅和分量轻重，根据表达需要，选用最恰当的。

2 慎用文学语言

3 恰当的使用模糊语言，利用模糊词和公文表达的专用语

模糊词：①表时间的：最近、近来、当前、过去、往日、长期、初期等没有标明明确的时间段

表范围：个别、有些、大多数、少数、有关、局部、一部分

表程度：巨大、重大、特大、一定、稍微、差不多、充分、足够

表频率：经常、不断、往、多久、仿佛、一再

表数量：一伙、一系列、多次、屡次、

表趋向：继续、持续、增长、减少、减轻、强化等

（二）准确：

语言简练就是简明扼要，言简意赅，力求以较少的文字表达较丰富的内容，做到以少胜多，以简代繁、言简意赅，文约而意简（精简字数，注意选用通俗易懂的语言）

1 使用套语，8种

2 适当使用约定俗成的规范化语言

3 尽可能使用短语

4 适当使用一些文言用语“来函收悉”

5 反复锤炼语言

（三）平实

在语言运用上，提倡质朴无华，开门见山，平易自然，通俗易懂（感情朴实、用词朴素）使用限制性词语，少用修饰性的定语和状语

第四章秘书写作规律

规律是事物之间的本质的联系

一主体客体统一规律

（一）主体的主观认识与客体的客观实际统一

（二）主体的写作动机与现实的实战需要统一

（三）主体提升的政策措施与具体的工作环境统一

二被动主动转换规律

动机转化（秘书写作动机都来自外部，由外部需要转化为内部需要）

行为转化（自己主动加强自身修养）

第五章秘书人员的修炼

一讲政治、明事理：高度的政治责任感，完善制度保障建立机制

二．常留心，勤学习：学习理论掌握思想武器；学习政治，掌握政府动向；学习业务，掌握单位业务

三善于思考，能创新：一总览全局，二换位思考，三努力创新

四多练习，熟能生巧

中篇法定公文写作训练

第一章法定公文概述

第一节公文及其发展历程

一公文的概念及分类

公文：及公务文书的简称，是人类社会实践活动的产物，从某种意义上来说，人类社会的灿烂文明历史就是凭借那些卷帙浩繁的不同形式的文书记载而传之于世的。

人类社会某一族发展到统一文字的阶段，必然首先产生公文这一管理及传播工具

（一）法定公文的概念

广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料

狭义的公文，是指党政机关处理公务时所用的公文，主要指《党政机关公文处理工作条例》中规定的文种，是具有法定效力个规范体式的文书，包括：决议，决定，命令，公报，公告，通知，意见，通知，通报，报告，请示，批复，议案，函，纪要等15种

公文指内务和外务或者是政务（领导来访）和事务（日常性工作）

公文形成的主体和使用者是党政机关

公文形成的目的是行使职权和实施管理的工具

公文形成的条件行使职权和实施管理的过程中

公文的特征是具有法定效力和规范体例

（二）公文的种类（共15种）

（三）公文及其相关概念辨析

在机关工作中，常常出现“文书”“文件”和“公文”这三个基本概念是一致的，但根据不同场合用法不同

1文书：包括公文文书和私人文书，还可以指一种职业，外延较大，是一个整体的概念，涵盖了公私活动

2公文：最早称为“书契”“简牍”和“文案”，三国时已形成统称

3 文件：大约出现在清末，习惯上指一些重要的文献资料，从广义上讲，文件与文书所表达的概念是相同的，本质上没什么区别，相对来讲，公文的外延要小于文书、文件，它仅是指公务文书，

二公文的发展历程

起源

演变

（二）特定格式

公文的特定格式包括信函格式、命令格式和纪要格式三种

1 信函格式：一般非普发型公文，某一特殊对象、事情所需的特殊解决方法，常用于答复解释说明某一事件。

文体写作

第一节：行政公文的概述

（一）概念：我们今天所谓的公文是指国家机关、企事业单位和社会团体在公务活动中使用的具有规范体式和法律效力的公务文书，按最新的规定，分为15类，命令、决定、公告、通知、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、决议、公报

（二）外观：纸张——标准A4纸，页边距——上37下35左28右26，眉首——行政公文红色反线及其以上部分，主体——红色反线一下（不含）及主题词（不含）之间的各要素，版记——主题词及其以下部分。正文3号仿宋字，每页22行，每行28个字

（三）格式的标识：1 格式内容：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成

具体写作

一命令：

（1）分类：公布令、行政令、嘉奖令、任免令

（2）写作方法：命令一般有四部分构成：标题、令号、正文、落款

①标题：发文机关名称+事由+文种，《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》

事由+文种，《关于XX的命令》

发文机关名称+文种。《中华人民共和国令》

②编号：一是按年编顺序号，二是从领导人任职开始编流水号

③正文：公布令和授衔令：篇设合一，交代根据，对象，生效时间

行政令和任免令：发令缘由和命令事项

嘉奖令：一是嘉奖对象的主要事迹，二是对嘉奖对象的事迹进行分析，指出其意义，三是嘉奖的依据以及嘉奖方法，四是提出要求

文本模板：

XX机关关于XX事件命令

XX﹝XX﹞XX号

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（开头提出原因），为此，命令如下：

（一）Xxxxxxxxx

（二）xxxxxxxxxxxxxx（提出命令内容）

XXX

（成文日期）XX年XX月XX日

二决定

（一）分类：指挥性决定；奖惩性决定；知照性决定

（二）写作方法：一般由标题、主送机关、正文、生效标识四部分组成

①标题：发文机关名称+事由+文种。《国务院关于授予江浙省荣誉称号的决定》

事由+文种。《关于开除XXX公职的决定》

②主送机关：可以是一个或多个，面对全体人员公开发出时，可以不写主送机关

③正文：⑴布置指挥性决定的正文：决定缘由，决定事项，执行要求

⑵奖惩性决定的正文。（惩戒性）一写出受处分的单位或个人的基本情况，二

写出所犯错误的事实，三，要对所犯错误的根源性质危害做简要分析，四要写出被处分

对象对错误的认识以及根据有关规定所给予的处分，有时，也可在结尾部分根据情况向

受处分单位或个人提出一些希望或要求

⑶告知性决定的正文：开头写决定的根据，主体写决定内容，结尾交代相关问题或要求，采取自然结尾的方式。

文本模板：

XX关于XXXX的决定（发文机关+事由+标题）

国发﹝XX﹞XX号

XXXX：（主送机关）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（简要说明决定的原因目的和依据意义）

XXXXXXXXXXXXXXXXXX（说明决定的内容）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（说明意义或者要求）

国务院XX

XX年XX月XX日三决议

（一）内容：分为三种，审议批准型决议，方针政策性决议，专门事项性决议

四纪要

（一）会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的，具有纪实性、纪要性、条理性的特点

（二）会议纪要主要由标题正文和生效标识三部分组成

①标题：常见的是会议名称+文种《全国政法工作会议纪要》，非公文式标题，可以用主题+副题的方式。

②正文：开头——简要交代会议概况，包括召开会议的时间地点，组织者，与会人员，主持人，会议主要内容等；主体——交代会议讨论的问题及结果，会议议定的事项等；结尾处提出希望号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议提出的各项任务。

③生效标识：作者是会议主持机关

文本模板：

XX会议纪要（会议名称+标题）

XX年XX月XX日（题注）

XXXXXXXXXX（概述会议基本情况）

XXXXXXXXXXXXXXXX（主体部分，写明会议主要情况和议定事项）

四意见

（一）内容：意见是对重要问题提出意见和处理办法时使用的公文，有以下特点：所涉及的事项是重要的，写作的重心是对策和措施，文种的作用力不强，往往具有参考性和原则性，分为指导性意见、建议性意见和评估性意见

（二）意见由标题、主送机关、正文和生效标识组成

①标题：三项式——《XX市人民政府关于XX的意见》；二项式——《关于XX的若干意见》

②主送机关：根据行文方向不同，主送机关可以是上级机关、平行机关或是下级机关

③正文：前言——交代行文缘由，包括背景、原因、目的、中心思想；主体——具体意见，主要是具体问题的主张办法、措施等；结尾——写明对意见所附带说明的问题或对受文者的希望和要求。

④生效标识：成文日期及加盖印章

文本模板：

关于XXX的若干意见（标题）

XX﹝XX﹞XX号（发文字号）

XXXX：（主送机关）

为XXXXXXXXXXXXXXXXXX，现提出以下意见：

一、XXXXXXXXXX

二、XXXXXXXX（意见具体内容）

XXXXXXXXXXXXX如无不妥，请批准实行

（发文机关）XXXXXX

（成文日期）XX年XX月XX日