公司电子文档管理规定

电子文档管理办法 1 目 的 对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。 2 范 围 本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。 3定义 3.1文件、文档：信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件， 如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。而媒体可以是纸张、光盘、照 片、样。 件、电子媒体或其它的组合。管理体系文件是管理体系运行的依据。 3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。 3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。 3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。。 3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等 3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。 3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。 3.8无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。 3.8载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。 4职 责 3.1各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。 3.2各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。 3.3人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。 3.4 ISO办：负责质量环境管理体系文件的归档； 3.5技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。 3.6各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。 4 程 序 4.1文档的建立 各部门按《文件管理程序》要求建立相关文件。 4.2文档的管理 4.2.1电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。上传间隔周期最长不应超过七天。由归口部门文档员监督和管理。技术部文档管理请见“《技术部文档管理规定》” 4.2.2为确保上传至文件服务器的文档准确性，仅部门指定文档员拥有修改权限并负责修改文件服务器的文件。 4.2.3文件服务器文件夹和权限分配：文件服务器文件夹所有用户除管理员外均无删除权限。部门文件夹中除各部门文档员拥有文件修改权限其他人无修改权限。详细结构和权限见“附录3：文件服务器共享文件夹结构图” 4.2.4所有存放于“文档室”文件夹中的电子文档由各部门文档员负责修改。修改须按照《文件管理规定》编写唯一版本号，修改文档需提交“《文件更改申请单》”由部门主管批准方可修改，修改同时须修改版本号和填写“附录4：文档修改记录表”，禁止出现重复文档多版本号或重复版本号多个文档。 4.2.5所有存放在文档室和具有保存价值的电子文件，由部门文档元自行定期检查是否有损坏文件、重复文件，保证文档的有效、完整。 4.2.6所有文件服务器文件由人事行政部管理备份，1天一次增量备份、3天一次差异备份、15天一次完整备份、60天一次可读光盘备份。 4.4 电子文件的收集与积累 4.4.1按职责分工负责收集与公司有关的电子文件，电子文件的收集范围和分类按《文件管理程序》有关规定执行。 4.4.2 收集积累要求 ① 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。相关编号见《文件管理规定》。 ② 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。 ③ 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 4.5 收集、积累方法 4.51收集和积累为做归档准备。由ISO办监督，人事行政部执行。在每次归档前提前通知各部门文档员收集待归档的电子文档，并存放于服务器所在部门文件夹中的“待归档”文件夹，由各部门主管审核。 4.5.2 各部门一份文件登记表，重要电子文件每份均需在“电子文档登记表”中登记。 4.5.3 电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存，并附有纸张打印件。 4.5.4 电子文档按其性质在标题最前标注其性质代码：R—草稿性电子文档；U—非正式电子文档；O—正式电子文档；N—无纸电子文档；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。 4.3.5 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素按文件夹分类存放。 5 电子文件的归档 5.1归档时间 技术部和办公系统文件（数据）、数控文档15天归档一次，其他文档30天归档一次。 5.2电子文件的归档鉴定工作。归档前的鉴定，参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。 5.3须归档电子文档收集完毕后，部门文档员填写“待归档文件登记表”，人事行政部进行有效性和完整性鉴定，归档前应由文件形成部门主管对电子文件的有效性和完整性进行审核，并签署意见。 5.4人事行政部定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 5.5 归档要求 5.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 5.5.2 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 5.5.3 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 6. 电子档案的移交与保管。 电子文件归档后移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 6.1 检验 6.1.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。 6.1.2 检验项目。 ① 载体有划痕，是否清洁。 ② 有无病毒。 ③ 核实电子档案的完整性和有效性。 ④ 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 6.1.3 将检验结果填入“附录1：电子档案入库登记表”。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。 6.2 移交手续验收合格后，档案归口保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章，一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。 6.3 保管要求。 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件： ①归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。 ②环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。 ③存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。 ④电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。 6.4 存效性保证 6.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。 6.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 6.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 6.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 6.4.5 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。 6.5 利用 6.5.1 电子档案的封存载体不得外借。 6.5.2 利用时使用拷贝件。 6.5.3 利用时要遵守保密规定。 6.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 6.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。 6.6 电子档案的销毁鉴定。 6.6.1 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，由归口部门确认，方可实施。 6.6.1 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 6.7 统计 6.7.1档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

附录1：电子文件入库登记表 部门________

文件 编号 标 题 名 形成 时间 文件 版本 文件 类别 载体 保管 期限 备注 附录2：电子文档归档登记表 文件特征

形成部门 文件起止日期 年 月 日 年 月 日 总份数 电 话 部门负责人

设备环境特征

硬件环境（主机、 网络服务器型号、 制造厂商等）

软件环境 （型号、版本等）

操作系统 数据库系统 相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）

文件记录特征

记录字符、图形、音频、视频文件格式

文件载体 型号： 数量： 备份数：

□一件一盘 □多件一盘 □一件多盘 □多件多盘

文件交接

送交部门 送交人（签名） 年 月 日 接收部门 电 话 部门负责人 接收人（签名） 年 月 日

附录3：文件服务器共享文件夹结构图