公司电子文件归档与电子档案管理办法(2020新版)
电子文档归档与管理办法
电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。
三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。
2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。
3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。
4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。
5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。
6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。
7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。
四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。
b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。
c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。
d) 对重要的电子文档进行备份。
2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。
b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。
3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。
b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。
c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。
d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。
五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。
b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。
c) 监督和检查部门的归档工作。
2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。
b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。
c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。
企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。
本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。
它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。
企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
第四章 电子文件归档和电子档案管理(2020版)
第四章电子文件归档和电子档案管理第一节概述一、基本概念（一）电子文件电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
我们在日常工作生活中会接触各种类型的信息记录，但这些信息记录不一定就是电子文件，从电子文件的概念可以看出，只有满足一定条件的信息记录才可以称为电子文件：一是电子文件是以数字格式形成、传输和存储的，通常由计算机、数码相机、数字传感器等电子设备生成、处理和存储，其信息是以二进制数字代码记录和表示的。
二是电子文件是由国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中形成和办理的。
也就是说，电子文件是应一定的业务和活动需要在社会活动中产生的，记录了特定社会活动的过程和结果，这也是判断计算机的数据或信息是否为电子文件的首要标准。
三是电子文件由内容、结构、背景组成，这是电子文件三大基本构成要素。
把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要，内容信息是电子文件的核心要素，背景信息和结构信息则是保证电子文件内容真实、完整的重要条件。
电子文件的内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的主题信息，主要表达了作者的意图，例如一份会议纪要中记录的会议情况和议定的事项等。
电子文件的结构是指电子文件内容信息的组织和存储方式，分为逻辑结构和物理结构。
逻辑结构是对电子文件内容各信息单元之间关系的描述，例如一份电子公文的标题在页面中的位置，正文的字体、字号等。
物理结构是电子文件在存储设备或载体中的存储位置和文件格式，它决定了在存储中找到电子文件的寻址方向与方法，以及正确读取电子文件内容、版面格式等信息的规则。
电子文件的背景是指有关电子文件形成环境的信息，包括电子文件之间的相互关系、形成电子文件的过程、业务活动、技术环境以及与电子文件形成和存在相关的信息等，如拟稿人、签发人、发文单位、印发时间等。
公司电子文件归档与电子档案管理规定
公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。
第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。
第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。
第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。
第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。
第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。
(完整版)电子档案管理办法
电子档案管理办法为了加强我公司电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为公司的经营服务,结合我公司档案工作实际,特制定本办法。
一、电子档案的管理原则1、我单位电子档案实行集中统一管理。
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
3、各科室形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。
4、档案室负责对各各科电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围1、各科室办公自动化系统中（OA）形成的各类电子公文和网站各类信息资料（针对我公司）的备份。
2、在经营中形成的各种电子档案。
3、各科室购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
三、电子档案归档要求1、加强电子档案鉴定工作。
电子档案归档前,档案室会同信息管理员对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由负责人签署意见。
2、电子档案在收集归档时,应附带说明对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。
4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。
四、电子档案管理要求1、归档电子文件移交到档案室之后,档案室要制作三套,一套封存保管,一套异地保管，一套查阅利用。
2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。
3、保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。
归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃—20℃;相对湿度控制在35%—45%, 距离强磁场10米以上。
五、电子档案的利用1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。
2、电子档案查阅和借用,按照我公司《档案查阅制度》的有关规定执行。
完整版工程有限公司电子文件归档与管理办法
第一章工程有限公司电子文件归档与管理办法一、总则第一条为规范公司电子文件的归档与管理，做好档案信息服务工作，根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T188944 －2002)、《电子公文归档管理暂行办法》、中交股份《电子文件归档与管理办法(暂行)》和《中交一航局有限公司电子文件归档与管理办法》，结合工作实际，制定本办法。
第二条电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件。
归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
电子公文是指通过公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。
电子档案是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
第三条电子文件的种类分为：文本文件、数据文件图形文件、多媒体文件等。
文本文件是由计算机软件生成的文字、表格等文件；数据文件是指通过办公应用、财务、人事、档案等管理系统中生成的数据库文件；图形文件包括工程图纸、图表、扫描文件等；多媒体文件包括数码照片、视频、第四条电子文件具有真实性、完整性、有效性等特点，归档前由形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。
第五条归档电子文件由档案管理部门集中统一管理，在确保电子数据存储安全保密的基础上提供电子文件信息网上利用。
第六条电子文件形成部门应明确兼职档案员负责本部门电子文件管理工作，负责审核、移交本部门归档电子文件。
档案管理部门负责对其进行业务指导与监督。
第七条电子文件的制发者应以事由为单位，遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，对所涉及的依据性电子文件进行关联，保证每件电子文件的完整，同时负责将办理完毕真实、有效的电子文件移交本部门兼职档案人员。
二、电子文件的收集第八条记录电子文件修改过程和办理情况，具有查考价值的电子文件需收集归档，收集范围参照纸质文件材料收集范围。
第九条电子文件制发者负责收集由本人承办、并办理完毕的电子文件。
公司电子文件管理制度归档
一、总则为了加强公司电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有电子文件的归档、保管、利用和销毁等工作。
三、电子文件定义电子文件是指以电子形式存储、处理、传输的各类文件，包括文字、图像、音频、视频等。
四、电子文件归档1. 归档范围公司各部门产生的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：（1）公司规章制度、发展规划、年度计划等政策性文件；（2）项目合同、协议、报告、总结等业务文件；（3）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（4）会议记录、通知、纪要等行政管理文件；（5）人事档案、培训记录、考核评价等人力资源文件；（6）其他具有保存价值的电子文件。
2. 归档时间电子文件形成后，应在形成之日起30个工作日内完成归档。
3. 归档方式（1）纸质文件扫描归档：将纸质文件扫描成电子文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
（2）电子文件直接归档：对于已经以电子形式形成的文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
五、电子文件保管1. 保管地点电子文件应存储在公司指定的电子文件服务器或备份设备上，确保数据安全。
2. 保管期限电子文件的保管期限按照国家档案法律法规及公司规定执行。
3. 保管要求（1）定期检查电子文件服务器或备份设备，确保设备正常运行；（2）定期备份电子文件，防止数据丢失；（3）确保电子文件的安全性和完整性，防止未经授权的访问、修改和泄露。
六、电子文件利用1. 利用原则（1）合法合规：遵循国家法律法规及公司规定，确保电子文件利用的合法性；（2）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的电子文件，实行保密管理；（3）方便快捷：为用户提供便捷的电子文件查询、检索和借阅服务。
2. 利用方式（1）内部查阅：公司员工在履行工作职责时，可查阅相关电子文件；（2）外部查询：根据法律法规及公司规定，允许外部单位或个人查阅相关电子文件。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法现行版本： A控制性质：不受控受控号：目录1 目的 (1)2 适用范围 (1)3 职责 (1)4 归档内容 (1)5 归档时间 (1)6 归档要求 (1)7 分类编号 (2)8 归档方法 (2)9 电子签名 (3)10 保管要求 (3)11 提供利用 (3)12 鉴定与销毁 (4)附录A: 电子文件归档移交表 (5)附录B：电子文件利用申请单 (6)1 目的为了加强本项目工程电子文件的管理，有效保存和利用电子文件，提高现有资源利用率，更好地为工程总承包项目服务，提供利用电子档案，制定本办法。
2 适用范围本办法适用于xx电厂XXX工程EPC项目部在工程总承包工作活动中形成、积累、鉴定、归档的电子文件。
3 职责电子文件形成部门负责电子文件的积累、整理及归档工作，档案人员进行指导与管理。
4 归档内容在工程总承包活动中形成的电子文件，按照《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》中关于成品文件材料立卷归档范围进行收集积累，并应包括相应的支持软件和相关数据。
具体归档的范围及类型如下：4.1 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；4.2 图像文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；4.3 文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字材料、表格文件等；4.4 形文件：根据汉字字型特征而编制的相应代码文件；4.5 计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件、应用软件和相关数据，以及配套的软硬件说明等纸质文件。
5 归档时间电子文件应在文件材料正式出版后进行归档。
6 归档要求6.1 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，电子文件归档人应确保其信息的真实性和完整性。
6.2 电子文件与相应的纸介质档案（含修改后的状态）应保持一致。
6.3 电子文件格式应符合《电力工程计算机辅助设计技术规定》（DL/T5026-93）CAD 文件管理的各项规定。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
公司电子文件归档与电子档案管理办法(2020新版)
The clear rights and obligations of both parties facilitate the cooperation of both parties, provide a basis for resolving disputes in the future, and prevent possible risks.
( 合同范本 )
甲方：
乙方：
日期：年月日
精品合同 / Word文档 / 文字可改
公司电子文件归档与电子档案管理办法
(2020新版)
第一条设立目的
为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。
第二条负责部门
电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_____部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档
一、电子文件的收集
1．收集方法
（1）及时按照要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．具体收集流程
（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由______确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。
二、电子文件的归档
1．电子文件的整理
电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录；归档电子文件应填写登记表。
2．电子文件的归档
（1）归档时间
逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
（2）归档检测与鉴定
在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。
其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。
并进行有效性和完整性的鉴定。
（3）归档过程
A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。
B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
C将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
D在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
3．其他注意事项
（1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。
（2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
（3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
第四条电子档案的管理
电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。
其须遵循以下流程：
1．电子文件检验
归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_____％。
与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的_____％合格率应达到__％。
具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
将检验结果填入电子档案入库
登记表。
检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。
2．电子文件保管
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
（1）归档载体不得擦、划、涂等。
载体应直立存放，做到防尘、防变形。
（2）环境温度选定范围：℃—__________℃；相对湿度选定范围：___％—___％。
（3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
3．电子文件抽样检查
每满____年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。
每满____年进行一次抽样机读检验。
抽样率不低于_____％，如发现问题应及时采取恢复措施。
定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。
4．电子文件的利用
利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。
利用者对电子档案的使用应
在权限规定范围之内。
5．电子文件的销毁
电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
非保密电子档案可进行逻辑删除。
属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
第五条附则
本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。
本办法最终解释权归本公司。
云博创意设计
MzYunBo Creative Design Co., Ltd.。