01文件控制程序
01文件控制程序
编号：JSTECS-QP-01-2006
版次：A / 1
文件控制程序
生效日期：2006年06月01日
第3页共3页
c对承载媒体不是纸张的文件，也应按照此规定执行。
5.1.5内部文件编号规定
a程序文件编号：
江苏监理汉语拼音-程序文件英文-文件顺序号-实施年号
如文件控制程序编号为：JSTECS-QP-01-2006；
c批准
第三层次文件、第二层次程序文件由管理者代表批准，质量手册由公司总经理批准。经过修改后的文件在发布前应得到受权人再次批准，以确保其适宜性、充分性；
d文件的发放、作废文件的回收应填写“文件发放/回收记录”，确保在使用处不发生文件混淆，需要使用时候可获得适用文件的有效版本。
5.1.2对受控文件更改规定
量管理体系编制的质量手册、程序文件、第三层次文件等为受控文件。在受控文件封面应加盖“受控”字样的印章以示区别；外来文件为监理业务方面必须执行的本公司无权修改的文件：法律法规、行业标准、上级主管部门指示。
5.1对质量体系文件内部文件控制
5.1.1对内部文件拟定、审核、批准、收发规定如下：
a拟定
质量管理体系所需的第三层次管理性质和技术性质的文件，由职责部门负责拟定；第二层次的程序文件和质量手册由办公室组织编制；
3.3质量手册：规定组织质量管理体系的文件。
4职责
4.1办公室归口负责本公司文件的登记、编号、审核、拟办、催办、分发、归档和销毁工作，负责牵头组织文件的评审。
4.2各部门负责本部门所须文件的编制、修改、管理。
4.3办公室负责为公司网页提供信息、技术支撑。
5控制与要求
质量管理体系文件分为2类：内部文件、外来文件。内部文件即本公司为质
01文件控制程序
文件发放 (回收)记录
表
1、 文件控制人员将文件发放给相关的人员，要求相关 人员在《文件发放(回收)记录表》上签字。
文件发放 (回收)记录
表
1、文件的更改应由原编制岗位填写《文件更改单》，提
并在《作废文件一览表》中注明；
批表
b.需销毁的文件，由企管部编制《文件销毁审批表》，
经管理者代表批准后销毁。
技术部
1、技术部负责每年定期对国家标准、行业标准进行评 审并予以更新并实施，并存档，在《受控文件清单》中 受控文件清
单 予以记录，并在备注栏中注明“外来文件”。
技术部
1、在接到顾客提供的工程规范(如图纸、标准/规范、 顾客工程规
文件的作废 5.10
在用文件管理
企管部 企管部
企管部 相关部门
企管部 企管部
1、 文件的分发由企管部负责进行，发放之前应填写《文 件发放(回收)记录表》，加盖相关的标识印章，如受 控、外来文件等，并注明分发号。
2、 文件的分发号可自行规定，每个部门一个分发号， 如总经理 01、管理者代表 02、销售部（顾客代表） 03、品质部 04、技术部 05、生产部 06、注塑车间 06-01、装配车间 06-02、企管部 07、财务部 08、采 购部 09、物流科 10。
表审核、总经理批准。
5、技术文件由项目负责人审核、技术部经理批准。
6、质量记录表单随着相关文件一起履行审批手续。
1、 编号、签字批准后的文件列入《受控文件清单》。 受控文件清
批准后的文件原稿归档于档案室，归档文件应按类别保
单
文件控制程序 QP01
审核
批准
管理体系文件管理。 4.2.5文件编制输入应包含客户要求、国家强制标准要求、公司业务流程的要求等；编 制者对文件的正确性、 完整性和可操作性负责。 文件审核者应主动了解文件编制的一些 基本过程，对文件的适用性、合理性负责。批准人对文件编制、审核的完整性负责。
4.3 文件编号
4.3.1 质量手册编号 DR/ QM -□□□□ 年 代 号 质量手册 文件编号 4.3.2 程序文件编号 DR/QP□□ 公司代码
文件 制定 Y N 4.2.1质量手册由质量管理部组织编写，由质量管理部经理审核，管理者代表批准；二 阶质量管理程序文件由质量管理部组织编写， 由质量管理部经理审核， 管理者代表批准； 三阶质量管理文件由业务相关度最大的部门牵头制订， 相关部门经理或授权人审核， 管 理者代表批准。 4.2.2技术文件的制定、审核、批准按技术文件相关管理办法执行。 N 4.2.3文件的审核和批准以本人签字或盖章为有效。 4.2.4外来文件(指国际/国家/行业标准/法律法规等与产品质量符合性相关的)视同质量
2
顺 序 号 程序文件 公司代码
流程图
流程说明
广东德豪润达电气股份有限公司
标题：文件控制程序
编 号：DR/QP01 页 次：3/5
版本号：D2 页 数：5
更改日期：2013பைடு நூலகம்04-10
4.3.3 第三阶文件（管理类文件）与外来文件编号：
2
DR/
△
WM ○○ □□ 顺 序 号 部门代码 工作手册(外来文件用“DEO”表示) 单位代码 公司代码
4.6 文件的维护与管理
4.6.1 发行的一、二、三、四阶文件（包括外来文件）均加盖“受控文件”章。原稿由 文件管理部门保管，原文稿均不加盖“受控文件”章。 4.6.2 第一、二、三、四阶文件（包括外来文件）即受控文件总览表由文件管理部门或 单位建立电子档， 以供各部门查阅及核对文件版本， 受控文件总览表由文件管理部门一 个月更新一次。 4.6.3 经文件管理部门发行（加盖红色“受控文件”发行章）的文件均视为受控文件， 如发行单位因需要必须再复印，应向文件管理部门另行申请，不得自行复印。 4.6.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作 废”印戳并集中销毁。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管 理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。 “作废”印戳和“保留文本”印戳样式见 附录 2 4.6.5 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和使用部门建立管制档案，进行标识、 编目和索引。保存期间需注意防火、防潮、防盗、防虫蛀，所有的文件必须具有安全保 存的条件。电子文档需一个月考盘一次并注意防磁、防热处理。 4.6.6 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别， 防止涂改和丢失。 4.6.7 所有质量管理体系文件均为公司保密文件， 未经管理者代表或单位负责人许可不 得自行复印与拷贝或向任何第三方透露。
MSP-01文件控制程序
4.4.3、《项目质量保证计划》经管理者代表批准后，工程部存档一份。
4.4.4、文件管理人员应经常检查文件的使用情况，发现问题应及时处理，包括受控文件的自行复印，文件的损坏丢失，版本错乱，使用不当，版本的更新，文件的保管等。
4.4.5、公司直属项目部承建工程的施工图纸、设计文件由项目部负责控制管理。工
4.2.4、由工程公司承建的工程，《施工组织设计》由项目技术负责人主持编制，工程公司主任工程师初审，经工程部审核，报总工程师批准。
由公司本部承建的工程，《施工组织设计》由项目技术负责人主持编制，经工程部审
深圳华泰企业公司
一体化管理体系程序文件
版次
A
修改状态
0
标题
文件控制程序
页码
3/6
核，报总工程师批准。
深圳华泰企业公司
一体化管理体系程序文件
修改状态
0
页码
1/6
文件控制程序
SZHT/MSP01/2005（A）
版次：A
受控标识：
发布日期：2005年月日
实施日期：2005年月日
编写人：
审核人：
批准人：
发布单位：深圳华泰企业公司
深圳华泰企业公司
一体化管理体系程序文件
版次
A
修改状态
0
标题
文件控制程序
页码
2/6
1、目的
本程序对文件编制、审核、管理、批准、发放、更改和作废等做出了规定，目的是确保对各管理体系有效运行起作用的有关场合均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件。
2、适用范围
本程序适用于公司管理体系文件的控制。
01文件控制程序51700
出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。
然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。
诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。
宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。
若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。
侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。
将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。
亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。
先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。
臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。
后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。
受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。
今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。
若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离，临表涕零，不知所言。
文件控制程序QP01
修订记录制定: ___________________ 日期 : _________________ 确认: ___________________ 日期 : _________________ 批准: ___________________ 日期 : _________________1.0: 目的为确保本公司各类文件及资料的收集、整理、编制、审批、发放、更改、回收和保管能有效的管理提供依据, 使质量体系在各个过程中能有效的得到的控制.2.0：范围本程序适用所有质量体系的受控文件及资料。
3.0：定义一类文件(质量手册)----QM / 二类文件(程序文件)---QP / 三类文件(作业指导书/生产工艺流程/图纸/标准)---WI / 四类文件(品质记录表单)---WF4.0：职责4.1总经理负责审批及批准质量手册，监督质量体系的推动.4.2管理者代表4.2.1负责协助各部门对程序文件的编制和组织相关人员对现有文件的评审。
4.2.2负责审批各部门编制的程序文件。
4.3品质部4.3.1品质部负责人负责编制品管部本部门的程序文件。
4.3.2品质部负责人负责指导编制品质检验指导书，且监督和检查本部门程序文件运作及有效实施。
4.4 管理部4.4.1负责管控文件和资料的发放、回收作废、销毁及原件的留存，确保各部门能及时得到有效文件的支持。
4.4生产部4.4.1生产部负责人负责本部门程序文件的编制。
4.5 业务部4.5.1生产部负责人负责指导及编制生产工艺流程、生产作业指导书。
4.5.2业务部负责审核外来或内部技术资料。
4.6 各部门负责人4.6.1负责本部门各类文件和资料的编制及审核,且监督和检查本部门各类文件的有效运作。
4.6.2负责本部门内使用的各类文件的维护及管控。
5.0：程序5.1文件和资料的控制程序5.2文件的编号5.2.1文件编号规则□□□–□□–□□公司名称文件类别编号码(流水号)公司名称：HQ〔公司名称〕5.2.2三级文件编号规则□□□–□□–□□–□□公司名称文件类别部门代码编号码(流水号)5.2.3表单编号规则WF / □□□□–□□□–□□表格部门代号流水号(从01开始)版本/版次文件类别：一类文件(质量手册)----QM / 二类文件(程序文件)---QP / 三类文件(作业指导书/生产工艺流程/图纸/控制计划/标准)---WI / 四类文件(品质记录表单)---WF编号码(流水号)：以阿拉伯数三位数字表示，从01开始，02，03以此类推。
01文件控制程序
文件发行受控章文件名称文件编号：TRX/QP-01文件控制程序文件版本：A/0 文件页码：1/8※※文件会审/会签记录※※会审项目品质财务工程装配采购市场PMC 生产人事会签会审仓库会签※※修订记录※※版本版次修订内容生效日期A/0 初次发行2013-6-13拟定审核批准签名文件发行受控章文件名称文件编号：TRX/QP-01文件控制程序文件版本：A/0 文件页码：2/8日期1．目的对与质量体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。
2．适用范围适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的控制。
3．职责3.1 总经理负责质量手册及程序文件的批准。
3.2 品质部负责进行组织质量手册及程序文件的编写。
3.3 管理者代表负责质量手册及程序文件的审核，各部门主管负责相关作业文件的审核。
3.4 各有关单位负责各自单位专用文件及资料的编写，部门主管负责审核,管理者代表批准。
3.5 品质部文控负责所有质量体系文件的编制、发行、更改、控制及日常管理工作。
4．工作程序4.1 文件的分类编号及标识4.1.1 文件及资料分为如下四类：A．质量手册；B．程序文件；C．作业指导性文件（包括作业指导书、检验标准、管理规定、外部文件和资料等）；D．就质量运行所需的表格、表单、记录等。
4.1.2 本公司与质量体系有关各单位的编号及分发号如下：总经理 01管理者代表 02行政人事部 03文件发行受控章文件名称文件编号：TRX/QP-01文件控制程序文件版本：A/0 文件页码：3/8工程部 04品质部 05生产部 06仓管部 07采购部 08PMC 09研发部 10为确保分发号唯一，如同一单位内发放多份同样文件，则分发号表示为“单位编号－序号”.4.1.3 体系文件的编码方法4.1.3.1 质量手册TRX/QM －□□序号质量手册代号天锐祥公司4.1.3.2 程序文件TRX /QP －□□序号程序文件代号天锐祥公司4.1.3.3 三层文件TRX /WI －□□－□□序号文件发行受控章文件名称文件编号：TRX/QP-01文件控制程序文件版本： A/0 文件页码： 4/8天锐祥公司4.1.3.4 质量记录的编号TRX /JR － □□ － □□□□天锐祥公司 4.1.4修改状态：修改次数/版本号其中：版本号用“A 、B 、C ”表示；修改次数用“0－4”表示，修改到第5次时换版（有重大修改时可提前换版）。
01文件控制程序
山西长信工业有限公司程序文件CXCX-01A/0版文件控制程序受控状态：编制部门：经济节能处审核人：闫建刚批准人：常元光2013-7-1批准2013-7-3实施~ 1 ~更改状态表版本号修改号修改条款修改页码批准人实施日期A版0 发布－常元光2013-7-3~ 2 ~文件控制程序1 目的为了使管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。
2 适用范围适用于综合管理体系文件的控制。
3 术语3.1 受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
3.2 管理手册：阐明管理体系的范围、方针、目标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。
3.3 程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。
3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。
3.5管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。
管理文件等同于公司专业管理制度或办法。
3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。
4 主要职责4.1总经理负责批准发布管理手册。
4.2各专业管理者代表负责审核、总经理负责批准程序文件；各专业管理处室负责作业文件审核、管理者代表负责批准。
4.3公司经济节能处为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制质量、安全、环境综合管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。
负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。
4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。
5 工作程序~ 3 ~5.1文件的分类5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源目标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。
01文件控制程序
瑞泰遮阳制品(台州)有限公司RHINO OUTDOOR PRODUCTS（TAIZHOU）CO.，LTD 批准审核吴建光受控印章文件控制程序编码：Q/RHINO.QA.001 日期:2009.4.281.目的为保证公司在质量体系运行中,所有质量活动场所使用的文件均为有效版本的文件(包括外部文件),以防止使用失效或作废的文件。
2．范围2.1适用于质量体系运行中，与质量活动有关的文件的控制和管理；2.2客户提供或外来文件和资料。
3．支持文件无4．定义文件：信息及其承载媒体，示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等；注：①媒体可以是纸张、磁盘、光盘、其他电子媒体、照片或标准样品、或它们的组合；②低层文件与高层文件抵触者，低层文件的抵触部分为无效。
5．职责5.1总经理负责公司各项质量管理体系文件的审批；5.2品管部/体系文管中心:负责相关质量管理体系文件的编制与审核,发放及管理；5.3研发部/工程文管中心: 负责相关工程技术文件的编制与审核,发放及管理；5.4品管部负责检验指导书的编制、发放及管理；5.5各部门负责部门内相关文件资料的审批、发放及管理；5.6文员负责文件的整理、编号、发行、回收、作废、存档、保管。
6．工作程序6.1文件及资料的分类及编号文件分为两类：一类为技术性文件，另一类为管理性文件；依据文件来源不同还可分为内部文件和外来文件两种。
6.1.1质量体系文件依架构及界定不同分为四个层次：版本号 A 编写吴建光附录A:文件编码格式1．质量手册 A 版本号质量手册代码2．程序文件:Q/RHINO3．三阶文件:Q/RHINO·××·××部门代码·流水号4．表格编号:F-QA-×××流水号部门代码5．部门代码：人事行政部：HR 财务部：FD 信息部：IT采购部：PSD 生产部：PD 品管部：QA研发部：RD 设备部：EM 金工车间：SW电焊车间：WW 喷塑车间：PC PE车间：PE包装车间：PW 物料：WH 储运部：SP计划部: PL附录B：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D程序文件清单F—QA-004 附录C：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件发放记录表F-QA-001附录D：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D文件接收记录表F—QA-002 附录E：附录F：瑞泰遮阳制品（台州）有限公司R H I N O O U T D O O R P R O D U C T S(T A I Z H O U)C O.,L T D修订记录F-QA-003。
01文件控制程序
标题：文件控制程序 XXXX 编号：QB/LG-M02-01 受控状态： 受控
- 1 - linghuan
1.目 的 为使管理体系运行的每个场所都能使用相应一致的有效版本的文件及对外来文件实施有效的控制，本程序规定了体系文件和技术文件的审批、修改、颁发、保管、作废的管理办法和对外来文件的控制方法。 2.范 围 本程序适用于公司体系文件、技术文件、外来文件和资料的管理和控制。 3.职 责 3.1集团办负责体系文件的管理，确保体系运行的各个场所都应使用相应文件的有效版本，并及时收回作废的文件。 3.2行政后勤部负责行政机关等外来有关文件的管理。 3.3公司技术部负责客户提供的图纸、电子文件等技术类外来文件的管理。 3.4各单位各部门负责本部门使用的文件和资料的管理。 4.术 语 文件：有意义的资料及其承载媒体。（如：记录、程序文件、图样、报告、标准、规范、邮件等） 5.流程图：（见下页） 6.程 序 6.1 确定文件的需求： 在下述情况下，需要制定或修改体系文件和技术文件： 6.1.1职责、权限或过程发生变化。 6.1.1管理体系、技术标准的变化。 6.1.1相关部门当发现现行管理体系文件《管理手册》、《程序文件》有不当之处时可以以《文件更改申请通知单》的方式向管理者代表提出修改文件的申请。 6.1.1 各单位相关部门发现现行技术文件有不当之处时可以以《文件更改申请通知单》的方式向本单位公司技术部提出修改文件的申请。 6.2体系文件的分类： 6.2.1管理手册 6.2.2程序文件 6.2.3作业文件，包括：岗位职责任职要求、设备操作规程、安全技术操作规程等 标题：文件控制程序 XXXX 编号：QB/LG-M02-01 受控状态： 受控
- 2 - linghuan
6.2.4外来文件: 6.2.4.1来源于行政单位的通知、红头文件、检测报告等； 6.2.4.2来源于客户处的产品图纸，文件等外来技术文件； 6.2.4.3来源于外部其他机构的文件，如标准类文本等。 主责部门 流 程 图 形成文件/记录 集团办 公司技术部 管理者代表 集团办 公司技术部 管理者代表 各部部长 经理、主管 总裁、 管理者代表、 各总经理 集团办 公司技术部 《文件更改申请通知单》
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程序文件
标题: 文件控制程序 文件编号
FL-CX-2001
文件版本 A 版次 00
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1.0目的:
确保文件执有者能拥有文件的最新版本，防止文件的误用。
2.0适用范围:
适用于与质量管理和环境管理有关的一切内部和外来文件和资料的控
制。
3.0职责:
3.1办公室负责公司所有受控文件的管理。
4.0参考文件:
4.1ISO9001章节4.2.3“文件控制”；
4.2ISO14001章节4.4.4“环境管理体系文件”和章节4.4.5“文件控
制”；
4.3公司质量手册FL-ZS-A章节12“管理体系要素描述”之条款4.2.3
“文件控制”。
5.0定义:
受控文件：所有影响公司运作、产品质量和环境的文件，并加盖受控
文件识别印章。
6.0工作程序:
6.1文件有效性确认
6.1.1质量手册由管理者代表组织编写，总经理批准；程序文件由管理者
代表组织编写并由各部门会签审核，最后经总经理批准。
6.1.2各作业指导书由各部门组织编写，并经部门经理批准。
6.1.3外来文件（标准、法规等）由办公室负责确认其有效性并纳入外来
文件清单。
6.1.4当公司组织机构发生重大调整、外部环境发生重大变化等重要情况
和三年一次的定期文件评审时，应对所有受控文件进行再次评审，必要
时，更新并再次批准。
6.2文件的登记和发放
6.2.1对质量和环境管理运作有影响的场所，都应得到文件的有效版本。
6.2.2内部文件经批准后，交办公室登记和保管，并在原件上加盖红色
程序文件
标题: 文件控制程序 文件编号
FL-CX-2001
文件版本 A 版次 00
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“受控”文件印章。根据各文件规定的发放范围发放，发放文件时应在
“文件分发登记表”上登记并由领用人签收。
6.2.3 外来文件经确认后，办公室登记在“外来文件清单”上。办公室
对外来文件受控分发。外来文件的使用者自行保管。
6.2.4 办公室应建立所有受控文件的清单。
6.3文件的更改和作废
6.3.1质量手册由管理者代表组织更改，填写《文件更改申请单》，上报
总经理批准后更改，由办公室发放存档。
6.3.2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原
审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果
指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；
6.3.3新版文件经批准后，办公室按6.2要求重新发放文件，并回收所有
作废文件，或加盖“作废”文件印章或作适当的标识，以确保有效文件
的唯一性。
6.3.4办公室和各部门负责人应随时跟踪外来文件的更改换版情况，如有
应立即通知办公室更改和发放新版文件。
6.3.5经管理者代表同意，公司可以向外单位发放文件，并加盖“非受
控”文件印章。当文件更改或作废时，不必通知非受控文件的执有单
位。
6.4文件分类及保管
6.4.1第一级质量和环境管理体系文件：管理手册由办公室备案保存。
6.4.2第二级质量和环境管理体系文件：程序文件由办公室备案保存。
6.4.3第三级质量和环境管理体系文件分为两类：
a)通用性操作规程，检验规程、作业指导书、各种质量管理制度等由办
公室备案保存。
b)质量记录由使用部门保管，超过一年交由办公室保管。
6.4.4外来文件
法规、国家或行业标准类。
6.4.5质量和环境管理体系文件的编号；
程序文件
标题: 文件控制程序 文件编号
FL-CX-2001
文件版本 A 版次 00
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a)管理手册
本公司名称代号FL—管理手册GS--版本号；例如：FL-GS-A，表示
本公司管理手册第1版；
b) 程序文件
本公司名称代号FL—程序文件CX—2+流水号-版本号；例如：
FL-CX-2001-A，表示本公司程序文件的第一个文件第1版；
c)通用性的操作规程，检验规程、作业指导书、各种质量管理制度的
编号规则为： ZY-3+流水号-版本号；例如：ZY-3001-A表示作业文
件的第一个文件第一版。
e)质量记录的编号规则为：ZJ—章节号—流水号—版本号。
d)第一、二、三级文件的版本号由英文字母A开始，递增到B、C、
D……等，各章节/页次的版次用00，01，02…表示，当各章节/页次变
动较多时版本升级，各章节/页次版次全回到00。。
6.5办公室保留一套有效的空白表格，当表格换版时，其相应的受控表格
也换版。换版后即时通知部门使用新表格。
6.6电脑文件和资料采用“设置密码，专人专用，档案备份”的控制原
则。
6.7文件借阅时，经办公室同意后，文件借阅时应记录本上签名，归还后
办公室文件管理员确认。
7.0记录
序号 表格编号 表格名称 版本 归档部门 保存期限
1 ZJ4.2-1 受控文件清单 A 办公室 3年
2 ZJ4.2-2 外来文件清单 A 办公室 3年
3 ZJ4.2-3 文件更改申请单 A 办公室 3年
4 ZJ4.2-4 文件分发登记表 A 办公室 3年
浙江东阳富丽化工涂料有限公司
受控文件清单
日期：2004年5月25日 NO：02
序号 文件类别 文件和资料名称 文件编号 版
本
实施日期 备注
编制： ZJ4.2-1A
浙江东阳富丽化工涂料有限公司
外来文件清单
NO：01
ZJ4.2-2A
浙江东阳富丽化工涂料有限公司
文件更改申请
NO：
序号 文件名称 文件编号 制订发行机构 接收日期 确认签名
1
2
3
4
5
ZJ4.2-3A
浙江东阳富丽化工涂料有限公司
文件更改申请
NO：
ZJ4.2-3A
文件名称 编号 版本
更改位置及原因：
更改内容：
申请人： 日期：
所在部门意见：
签名： 日期：
审批部门意见：
签名： 日期：
文件名称 编号 版本
更改位置及原因：
更改内容：
申请人： 日期：
所在部门意见：
签名： 日期：
审批部门意见：
签名： 日期：
浙江东阳富丽化工涂料有限公司
文件分发登记表
发放部门： 办公室 NO：01
序号 类别 名 称 章节号/编号 版本 修改
状态
分发部门/人员
分发号 日期 签收人 签回 日期 份数 备注
制表： 审批： ZJ4.2-4A