合格证管理制度

合格证管理制度

1．总则

1.1为满足生产需要，保证产品的可追溯性和生产一致性，控制车辆回款；为加强对专用汽车产品出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U 盾管理等内容，特制定本制度。

1.2本制度适用于本公司所有专用汽车产品合格证的管理。

2．职责

2.1 公司总经办负责对公司合格证管理的内部审核活动。

2.2 技术科

2.2.1 合格证的归口管理部门，负责合格证式样的设计、备案。

2.2.2负责合格证备案，负责合格证系统U 盾的统一申购、发放、登记等。

2.2.3负责合格证系统维护，负责合格证的打印、上传、变更，以及打印后的合格证移交品管科。

2.2.4 负责已经上传的合格证因遗失、损坏、污染等原因进行更换、补发、换发后，无法回收旧合格证作废信息的上传。

2.2.5负责旧、作废、损坏、污染、打印错误等无用合格证的接受、管理、销毁等。

2.2.6负责对合格证系统操作相关人员进行培训、考核，只有培训合格之后方可进行合格证打印、发放等工作。

2.3品管科

2.3.1负责向技术科提供产品合格信息、合格证打印信息。

2.3.2负责打印后的合格证的接收、发放、回收、补发、换发、登记。

2.4生产科采购组负责空白合格证的印刷与采购。

2.5销售科

2.5.1负责市场合格证的变更、补发、换发的审批等管理，负责对已经变更、补发、换发后旧合格证的回收。

2.5.2负责用户遗失的合格证的作废处理的通告，防止被非法使用。

2.5.3负责市场反馈合格证问题的处理。

3．合格证正面式样的设计、备案

3.1合格证正面式样的设计合格证正面式样由技术科负责设计。技术科按国家机动车合格证管理机构的要求设计合格证的正面式样。合格证的正面应有公司名称和（或）公司规定的标志（或商标），其下方必须设置合格证的纸张编号。

3.2合格证正面样式的备案

技术科负责在合格证正式使用之前，将合格证正面样式向国家机动车合格证管理机构进行备案，在备案获得批准后方可安排印刷、使用，合格证空白纸张印刷和防伪信息由国家指定的相关机构进行印刷。由技术科保持备案记录以保证追溯每张合格证的使用记录。

4．合格证发放管理

4.1合格证空白纸张的印刷、纸张编号管理、纸张追溯方式

4.1.1空白合格证的印刷

1）合格证的印制由生产科采购组负责，技术科协助。

2）合格证正面式样的印制必须严格按备案的式样，并且由有资质的印刷单位印制。印制单位应具有防伪印刷、缩微印刷等能力。

4.1.2空白合格证的纸张编号管理和纸张追溯方式

合格证的纸张编号应按顺序编制，领用合格证时按纸张编号顺序领用，基本做到一辆车领用一张空白合格证。当前一张因某种原因需要再领用一张合格证时，需回收前一张合格证写明作废原因并盖上作废章之后方可领用下一张合格证。

4.2空白合格证的检验

1）空白合格证印制完成后，由技术科对正面式样、防伪信息、缩微、公司名称和（或）公司标志、纸张编号至少抽3张进行检查（检查是否与备案的正面式样一致）。

2）由生产科品管组对数量、印刷质量进行检查，数量、纸张编号必须全数检查（检查数量是否符合合同规定，检查纸张编号是否连号、是否有重号），印刷质量按5%-10%的比例抽样检查（检查是否清晰、是否有重影、是否有破损、是否有缺印等）。

4.3空白合格证的入库管理

1）生产科仓管组负责对入库的空白合格证进行管理。

2）仓管组应建立独立的《合格证保管台账》，对合格证名称、数量、纸张编号范围、收件（入库）时间、检验人、送库人、收件人、送检单编号、入库单（或采购单、或送货单）编号等信息进行登记。空白合格证的入库台账的保管期限为“永久”。

3）入库空白合格证必须指定专人保管。

4）对空白合格证应采用具有保密、防盗、防潮、防高温、防虫蚀等保管器具（如保险柜）进行保管。空白合格证应禁止太阳光线、紫外线的直接照射（检查防伪标志时除外）。

5）仓管组每月底对库存的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围，统计情况报技术科合格证打印人员。

4.5合格证的领用、打印

4.5.1空白合格证的领用

1）空白合格证只能由技术科合格证打印人员负责领用，其他人员无权领用空白合格证（除非得到公司总裁的书面批准）。空白合格证的领用按正常物料领用手续办理，由技术科长审核、事业部总经理批准。空白合格证的领用手续由技术科、仓管组分别保管。记录保管期限为“永久”。

2）空白合格证必须由合格证打印人员亲自领用，不得由他人代为领用，即使有合法的领用手续也不允许代领。

3）仓管组对领用的空白合格证必须在《合格证保管台账》中详细登记，包括领用日期、领用单编号、领用数量、领用的空白合格证的纸张编号范围、领用人签名、发放人签名等信息。4）技术科打印人员对领用的空白合格证建立《合格证使用台账》，以记录空白合格证使用情况。记录表内容至少包括合格证纸张编号、对应的产品VIN、产品生产序列号、发动机号、底盘合格证编号、打印日期等信息。《合格证使用台账》的保管期限为“永久”。

5）技术科合格证打印人员每月底对剩余的空白合格证进行统计，包括数量和编号范围。并将领用数量、打印发放数量、剩余数量、作废数量进行比对，数量应相符，否则查找原因，写出说明提出整改，报事业部总经理审批处置。

4.5.2合格证的打印

1）合格证打印由技术科合格证打印人员负责，并使用专用打印机进行，其它人员不得打印合格证、不得动用合格证专用打印机。

2）产品下线检验合格后（特殊情况下可在出厂检验合格后），由品管组主管将检验合格的产品信息做成报表，连同产品的VIN 和发动机号拓片一并提供给合格证打印人员，报表应标明产品型号、颜色、配置、VIN、发动机号等信息，报表必须有品管组主管或生产科长的签名。

3）合格证打印人员按严格报表打印合格证，合格证打印前应比对公告，并仔细核查确认后，确保技术参数表填报内容与实物、公告相一致，方可打印操作。

4）合格证打印完毕后，打印人员应再次核对合格证技术参数，确认无误后，保留电脑数据（电脑数据应至少包括技术参数、VIN、发动机号、合格证编号等合格证正反面全部信息），打印好的合格证连同VIN、发动机号拓片，按一车一份资料（包括合格证、底盘合格证、VIN 拓片、发动机号拓片等）使用文件包包装好。

5）合格证打印人员将打印好的合格证做成报表，报表内容至少包括产品VIN、生产序列号、发动机号、合格证纸张编号等信息，报表交品管组主管。也可以在品管组提供的报表上记录合格证纸张编号等信息，复印件回交品管组主管。品管组主管收到报表后，产品可以办理入库或出厂手续。

4.6 合格证发放管理

4.6.1合格证的配发

只有本公司生产的车辆制造完成并通过下线检验合格之后，销售科或品管科方可向技术科申请打印纸质合格证。

4.6.2 合格证的换发、重发管理

4.6.2.1 当合格证打印完成之后，发现合格证信息因操作人员操作失误或产品技术升级等原因需要对已经配发的合格证进行信息更改，此时需有关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证换发，合格证换发须严格遵守一车一证原则。先前配发的合格证需回收盖上作废章并保存之后方可把新打印的合格证交予先关人员。

4.6.2.2 当配发的合格证因合格证污损、丢失等原因，在不改变车辆任何技术参数信息，仅改变合格证纸张编号情况下，由相关人员提出申请经相关领导批准之后方可进行合格证重发，合格证重发须严格遵守一车一证原则。先前配发的旧合格证需回收盖上作废章并保存之

后方可把新打印的合格证交予相关人员。

4.6.2.3合格证补发

产品交付后，因产品无合格证，或者因运输储存、用户保管、不可抗力等原因造成合格证损坏、遗失、污染，或其它无法作为车辆注册依据的，允许补发合格证。

1) 需要补办合格证的，应明确列出（或说明）产品型号、VIN、发动机号、底盘型号、车辆颜色、配置等，加盖证明单位公章，由所属业务经理（或所在地办事处主管）签字确认，同时提供车辆VIN 和发动机号拓印件，以及购车发票复印件，交销售科。由销售科提出补办申请，经事业部总经理审核，报公司总裁批准后，方可打印补发。

2) 客户合格证遗失需要补发的，由经销商（或当地派出所）开具证明，加盖经销商（或当地派出所公章，或进行登报申明。

3）经销商或用户接受产品时发现合格证漏装的，经销商应及时告知所属业务经理（或所在地办事处主管）确认并出具证明，加盖经销商公章，经销售科对照交付时的记录照片确认。如确认属于漏装（或者无法确认没有漏装）的，由销售科提出补办申请。如销售科确认没有漏装的，由销售科业务经理（或所在地办事处）查明原因，提出书面报告，再行办理补发手续。

4）合格证破损、污染需要补办的，由经销商出具证明，加盖经销商公章。属于合格证破损、污染需要补办的，由销售科负责回收旧合格证。

5）合格证打印错误无法进行车辆注册需要补办的应由相关人员提出书面申请经相关领导批准后方可进行补办。

6）经确认合格证可以补发的，合格证打印人员应在原数据库中做相应标志（或注明补发合格证编号、日期、申请审批的扫描文件等），在《合格证使用台账》做相应的登记。

7）补发的合格证由技术科直接发放至销售科销售内勤或售后服务内勤，由销售科销售内勤或售后服务内勤在《合格证使用台账》中签收。

4.7合格证发放

4.7.1打印的合格证因产品销售需要发放时，由品管科主管从打印人员处接受。品管组主管接受打印的合格证时，应在《合格证使用台账》上签收。

4.7.2合格证由品管组主管（或其授权人）负责签发，其他人员无权签发合格证。品管组主

管（或其授权人）应保管好签字章，防止被非法使用。

4.7.3一辆合格产品只允许出具一套合格证等资料。

4.8合格证的发放应符合下列要求。

1）经签发后的合格证，连同对应的底盘合格证、VIN 拓片、发动机号拓片等合格证明资料一并装入指定的防水袋中。一辆合格产品的合格证明资料装入同一个防水袋中，装袋时要求在不取出合格证的情况下即可读取其信息。

2) 产品经出厂检验合格后、产品交付前，由品管组主管将封装好的合格证交出厂检验人员，核对产品名称、型号、VIN、底盘、配置、技术参数无误后，将合格证明资料袋放置产品指定（或规定）的位置，同时告知用户。

3）检验人员发放合格证时，应逐台对照配发的合格证与实际车辆的产品型号、发动机型号、发动机号码、车辆VIN 码、底盘合格证及VIN、颜色、配置等进行核查，确认无误后方可发放。

4) 产品交付（包括送、发货的）时，销售科业务或内勤人员应当对合格证明资料放置情况以照片方式进行记录保存，记录照片归入用户档案。

5) 合格证是产品质量证明，车辆检验合格才允许合格证的发放，只有附上合格证的产品才能出厂。出厂检验人员应对发放的合格证情况进行登记，并编制报表报合格证打印人员，报表至少应包括车辆型号、VIN、合格证编号、车辆制造日期、合格证发放日期等。

6) 发（送）货人员接收产品时，必须验证配发的整车、底盘合格证是否正确、一致。发（送）货时，从接收产品至送达经销商（或用户）之前的各环节均需对合格证妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保能够正常读取。

5．合格证电子信息及管理系统

5.1 合格证系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U盾由专人保管，其他人严禁使用。打印、上传合格证的操作电脑、U盾及相应软件程序的操作应进行相关培训，操作人员经培训合格经部门经理批准后方可进行独立操作。当合格证系统操作人员离职时，因将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。交接完成之后部门经理方可在离职单签字允许离职。

5.2合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序

5.2.1合格证打印人员在确认打印无误后，经部门领导审批之后负责将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。合格证打印后48小时内，必须将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。

5.2.2 超过期限上传的合格证信息，可以通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关原因后提交补传申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为补传成功。

5.2.3合格证打印人员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。

1）对属信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。

2）对因公司原因导致信息核对不一致，且无法在规定时限内补传或更正的，如产品已经销售，由销售科通知用户、经销商收回产品，并承担相应的法律和经济责任。

3）对发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪。

5.3 技术科合格证打印人员每月底对上传合格证信息和合格证核对符合率进行统计，对合格证的技术参数与公告产品不一致、不按规定传送合格证信息或传送虚假合格证信息、合格证核对符合率低、核对后续处理不及时的情况进行分析，查找原因，写出说明提出整改，报事业部总经理审批处置。

5.4 公司应建立企业内部合格证信息数据库，由技术科保管制定系统安全管理规定和保管合格证内部数据。以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。

5.5合格证未上传前的变更合格证未上传前，合格证打印有误需变更的，打印人员需报技术科科长确认后予以更换（重新打印）。合格证更换（重新打印）情况应在《合格证使用台账》、报表上做记录。错误的合格证由合格证打印人员负责保管。

5.6合格证上传后的变更

1）合格证基本信息一经上传，基本信息不得随意更改。合格证编号、底盘合格证编号、发证日期、制造日期、VIN、发动机号等信息严禁修改。

2）合格证信息已上传的合格证需实施修改的，除按7.1 进行确认批准外，必须通过申请修改功能，对根据需要修改的合格证信息填写相关原因后提交修改申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为修改成功，然后重新打印合格证，收回更改前的合格证，否则不予打印。

3）合格证更换（重新打印）情况应在《合格证使用台账》、报表上做记录。错误的合格证由合格证打印人员负责保管。

5.7产品销售后的合格证变更

1）因产品公告变更、合格证本身错误，造成原配发的合格证不能满足销售需求、或者无法上牌时，由合格证打印人员提出合格证变更申请，经技术科长确认批准后进行变更。旧合格证由销售科负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。

2）因退换车辆再次销售造成原配发的合格证不能满足销售需求时，由销售科提出产品合格证变更申请，经销售科长确认、技术科长批准后进行变更。旧合格证由销售科负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。

3）因其它原因造成原配发的合格证不能满足销售需求时，由责任部门提出产品合格证变更申请，经责任部门主管确认、技术科长批准后规定进行变更。旧合格证由销售科负责回收。旧合格证未回收的，变更后的新合格证不得发放。

4）合格证打印人员对回收的旧合格证在《合格证使用台账》中进行登记，并负责旧合格证的保管。

5）确因特殊原因无法回收旧合格证的，必须经销售科长确认、事业部总经理审核、公司总裁批准后，方可发放新合格证。因旧合格证未回收造成的公司经济损失、法律责任等，由造成合格证变更的责任部门主管负责。

6．合格证交接管理

6.1相关人员在产品交付前持《合格证领取表》到技术科领取底盘车和产品合格证，无《合格证领取表》或其内容填写不符合规定要求时，技术科有权拒绝发放。

6.2《合格证领取表》应注明产品回款情况，当回款达到80%以上，必须写明剩余金额回款时间，此时经财务部核实签字后可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

6.3当回款少于80%时，必须要写明剩余汇款时间，并且必须由部门经理签署意见，由财务部签字核实后方可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

6.4当客户没有付款且急需合格证上牌时，应出具书面证明且由董事长本人亲自签字同意领取后，方可向《合格证领取表》持有人发放合格证。

6.5销售人员从接收合格证至送达客户之前的各环节均需妥善保管，技术参数表中的二维条码图形严禁污染、折叠和触摸以确保车管所能够读取二维条码。

6.6销售人员接受机动车合格证时，必须验证配发的合格证是否正确，是否与机动车车辆识别代号、发动机号一致；是否与原底盘合格证信息相符合。

6.7销售人员将合格证交付客户时应让顾客签字确认“合格证已收到”，并将该回执交于技术科合格证相关人员确认，否则出现任何移交问题，由相关销售人员自行负责。

6.8 技术科应编写合格证咨询服务规范，合格证相关管理人员应不定期对销售人员和经销商进行合格证相关事宜培训，当消费者因上牌相关事宜咨询或投诉相关人员时，应按咨询规范和培训内容对咨询人员进行详细解答并向领导汇报。

7．罚则及保障措施

7.1为确保本企业管理办法得到有效落实的承诺和具体保障措施要求，对于失误或者违反相关规定造成合格证管理混乱、严重影响车辆销售的，必要时对个人或部门提出处罚考核。

7.1.1公司内部在合格证的传递过程中因个人原因导致丢失或损坏，公司将根据有关规定对责任人进行相关处罚，按比例（操作人缴纳罚款额度的20%，直接领导缴纳罚款额度的30%，质量负责人缴纳罚款额度的50%）对相关人员进行处罚。并由责任人出具书面补发申请，经部门经理签署意见之后方可补发。

7.1．2客户因不慎丢失或被盗等原因需要补发合格证，需补发合格证的单位或当事人应凭相关挂失正面（如登报申明、公安机关证明等），书面提出补发申请，经部门经理签署意见，总裁部门审批，按公司收费标准向公司财务缴纳费用后方可补发。

7.2公司将本管理制度纳入公司质量管理体系，并不定期组织会审，以保障本管理办法和具体保障措施得到有效的实施。当会审结果不满足本规定的要求，应对相关负责人进行处罚并责令整改，整改完成之后进行审查直到满足本规定的要求。

8．其他规定

8.1合格证打印人员每半年一次，对作废、回收、损坏等无法使用的合格证（统称作废合格证）进行统计，记录作废原因、数量、编号、责任人（或责任部门），上报销毁。作废合格证销毁批准权限为事业部总经理。销毁时至少有技术科长或其指定人员现场监督。

8.2公司的合格证U盾和登录密码、上传密码由专人保管，未经书面授权其他人员严禁使用；

对违反规定（如私自开具合格证，私自将合格证U盾和登录密码授予不相关的人员、上传信息人员违规操作等）一经发现将追究责任，构成犯罪的移送司法机关追究法律责任。

以下空白