企业会议、活动的通常流程

企业会议、活动的通常流程

会议报到：

迎接与会人员、现场运作、安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要。现场报到是大家露面的时候，前来露面的与会人员、展览者、演讲人和主办者都有他们自己的日程。每个人都是有备而来，每个人都应该得到最热情周到的服务。

欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。

现场的后勤工作：

1、报到小组：被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事：会议活动的日程表；各种活动次数；工作人员的分配；一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）

2、报到人员的分配：分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员；选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格；一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意；对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室；报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放；发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。

3、指示牌：与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方。

会议关键：

无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1、需要做些什麽？

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2、谁来筹划会议？

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。善于与人共事；善于注意小节；善于解决问题；善于与人协商；能够管理会议财务事宜；熟悉酒店运作；能够安排恰倒好处的菜单；能够熟练操作电脑；能够熟练地与视听服务公司打交道；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪；行事果断、执着；会议筹划者的任务：

制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

制定会议议程

了解可供使用的场所和设施情况

选择或提议合适的场所

检查并比较各项设施

安排交通事宜

协调会务工作人员的活动

招收、培训会务人员和广告人员

制定可行预算或按既定预算安排有关工作

确定各项工作的时间安排

视察选定的场所和设施

与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）

确定印刷公司

安排食品、饮料有关事宜

讨价还价

同会议发言人和各位贵宾进行联系

3、主要会议类型：

（1）销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

（2）年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

（3）产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

（4）研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

（5）专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

（6）奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

（7）培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

4、会议筹划步骤：

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：

培训通知教育探讨问题做决策

引入新事物或介绍新人员

激励开发展示促进与改善解决问题

讨论如何赢利赢利

5、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：预计召开会议的日期；

会议预计召开几天；

打算在什麽地方召开会议；

会议形式或程序是什麽；

需要多大的场地；

以前开过这样的会议吗？结果如何；

将有多少人到会；

会议预算是多少；

与会者对费用开支很在意吗？

打算选用什麽级别的酒店和设施；

打算选用最高级的房间标准是什麽；

谁来制作会议邀请函；

会议需要向与会者打印相关资料吗？

会议的发言人有哪些？

会议需要什麽样的视听设备；

需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；

与会者可以携带家属吗？

打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

有谁来承担这些活动的费用。

会议合同

1、合同：是为理智的双方或多方所接受和同意的列明特定条款的文本，通常约定在特定时间以内有效。合同可以仅为两页纸的简单文件，也可以是较长的（无页数限制）条款极为全面的文件。现在的合同较以前更复杂、严格和合乎法律规范，如今的标准是长篇的正式合同，必须列明所能想到的每一个细节事项，以免发生意外或其他设施在遭任何可能的损失。

2、合同的目的和内容：合同里些写什麽？各种事项！不要以为合同中最好别写那些不愉快的事，要知道以后出现争议时，法庭不会以对你有利的方式来对待一个本应该在合同中清清楚楚说明条件和双方意见一致的条款。只有将合同条款写的清清楚楚、明明白白，合同才能保护双方的利益。

房间数目和房间价格。列明每晚所需房间数和房间价格。

免费房间。注明会议组织人员每晚可免费使用的房间数。

工作间及房价。除免费房间外，会议工作人员还可享受优惠价格的房间；优惠程度依所需工作间数目和本次会议给酒店带来的生意规模而定。

套房、贵宾房。本条款需列明具体的房间要求。

房间位置。应列明各个所订房间的具体方位和房间档次。

平均房价。是根据各种类型房间占相同百分比计算出来的一个调整后的平均价，适用于各类房间。

无转移条款。即会议举行期间如遇酒店所订出房间超出实际接待能力时，不得使会议人员转移其他酒店。

入住及退房登记。登记情况视酒店规定而定。

提前入住和推迟退房。如果在该问题上的需求与酒店规定有所偏差，则一定要在合同中注明。

预定取消日期。一般规定为预定者在计划使用日期之前30天。这一条双方可以在协商。

会议场所要求。如果会议规模可能出现调整，最好在合同中确定一个调整时间。

会议场租。可以是一个固定价格也可以根据所订客房情况协商。

24小时租用。如过是按24小时租用酒店会议室，那么即使24小时之内你们不用会议室，酒店也不得使用。

会场变动。合同中已注明预定的是哪些会议室，在没有酒店的事先通知和会议方的书面同意，已订好的会场不能再有变动。

房间定金。合同中必须注明预付定金的具体时间。不能因为没有支付定金就失去所订房间。合同中应要求酒店在定金预付日期到来时提醒你。

结帐。谁来负责会议方结帐事宜？谁有权在帐单上签字？有哪些具体事项？帐单上包括哪些费用？哪些费用是个人来付的？这些问题必须在合同中说明。

餐饮消耗。此条款规定对于因活动取消、活动改为在酒店以外进行或与会人数不足而引起的餐饮活动减少，会议方应给予酒店一定补偿。

仲裁条款。如果合同中有同意仲裁解决争议的条款，在签定合同之前，要先决定你的公司是倾向使用仲裁手段还是反对使用仲裁。仲裁解决争端比诉讼的费用要少，并且进行起来更快；但有约束力的仲裁裁决使得不利方不能再上诉。

视听公司（酒店内部设备租用）。酒店自己提供视听设备是很常见的事，但对于那些更愿意选择其他视听公司的会议方，可以在合同中注明会议方免除支付视听设备使用费。

会议物资运抵酒店。在会议举行之前，会议所需用的物资要运到酒店的库房。在合同中应注明库房的工作时间和酒店政策。

电话附加费。尽量与酒店协商，免付电话使用附加费。协商文件应包括在合同中。

展品的处理。展品运进、运出酒店的时间上的规定对费用开支有很大影响。对于酒店在这方面的规定和可能会有的限制和局限，双方应进行协商和讨论。

最低餐饮消费。有些酒店的合同上有最低消费这一条款，规定客人的早餐午餐和晚餐花费必须达到某一最低金额。尽量与酒店协商去掉这一条款。

安全、防火规定。合同应注明：酒店符合安全和防火的有关规定。

残疾人保障。合同中特别列明酒店内设施和政策与有关残疾人保障法是相符的。

合同的终止。如遇第三者原因：不可抗力或特殊事件的发生，则允许一方提出终止合同而不受违约罚款。即终止合同的一方对影响会议正常进行的事态无法控制。

免责。双方应同意，对于一些疏忽事件和其他一些不影响会议进行和偶尔事件对方不负责任。

订房确认报告。如果不写入合同中，那麽必须的订房确认书会议方很难得到，所以有必要在合同中加入订房确认报告这一条款。

备注：保存一份书面合同；将所有的回复传真或信函作为书面承诺归档保存。

3、合同的修正与增补：（变动很小）：可以在合同边上注明改动，然后写上日期和签名。交给对方时要随付一封信，概括所做的变动并请对方在变动处签上名和日期，然后返还合同，或者按照变动标记重新改写合同。

（变动较大）：则按你的意见增补一个附文，然后将合同交给对方，并附上一封信请求将附文包括在合同中，再将签过字的合同送回。

4、场地：

礼堂式：面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。

特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅；

观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。

教室式：房间内将桌椅按排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。

特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。

弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。

方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。

马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。

4、会议活动

会议一般要为与会者及其随行家属安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会者家属进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其家属共同参加的活动。

了解与会者的身份：为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样？今年的新的与会者，可以为他们安排以前成功的活动吗？如果与会者还是去年那一群人，那麽活动不必比去年的更大或更好，但却必须与去年的活动有所不同。

由于不同会议的与会者有不同的性格特点，所以在此主要的责任就是你所计划的活动要适合与会者的口味。

会议期间可以安排的特别活动一般有：

观光旅游；

宴会；

乘船游览；

看文艺演出；

欣赏芭蕾舞演出；

垂钓；

水上活动；

海边晚会；

聚餐；

会议活动；

化装舞会；

主题晚会；

参加地方传统节日活动。

6、会议预订：（略）