文控中心文件管理流程
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理某公司文控中心的日常运营和管理工作。
文控中心是公司内部重要的信息管理部门，负责管理公司的各类文件和文档，确保其准确性、完整性和安全性。
本管理办法将对文控中心的职责、工作流程、权限管理等方面进行详细说明，以确保文控中心的高效运作。
2. 文控中心的职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文件管理•负责公司内部各类文件和文档的归档、整理和管理。
•确保文件的命名规范和统一，方便查找和使用。
•制定文件管理标准和流程，确保文件的准确性和完整性。
2.2 文档发布•负责文档的发布和传递，确保文档的及时性和准确性。
•确保文档的版本管理，避免混淆和冲突。
•协助各部门进行文档的审批和更新。
2.3 文档安全•负责文档的安全管理，包括权限控制、防止篡改和泄露等措施。
•制定文档备份和恢复策略，保证文档的可靠性和可用性。
3. 工作流程文控中心的工作流程分为以下几个阶段：3.1 文档创建和收集•根据需求，各部门负责人或员工创建相应的文档。
•文控中心对文档进行收集和归档，确保文档的完整性。
3.2 文档审批和修改•由各部门负责人审批文档，对文档进行修改和完善。
•文控中心协助各部门进行文档的审批流程管理。
3.3 文档发布和传递•文控中心将经过审批的文档发布到适当的平台或渠道。
•文控中心负责文档的传递和通知，确保相关人员及时获取文档。
3.4 文档存档和管理•文控中心负责文档的归档和管理，确保文档的安全性和可靠性。
•文控中心制定文件管理标准和流程，引导员工正确使用和管理文档。
4. 权限管理为了确保文档的安全性和机密性，文控中心需要进行权限管理：•根据员工的岗位和职责，分配不同的文档访问权限。
•对重要文档进行严格的权限控制，确保机密信息的保密性。
•定期审核权限，避免权限的滥用和泄露。
5. 结论本文档详细介绍了某公司文控中心的管理办法，包括职责、工作流程和权限管理等方面。
通过严格执行这些管理规定，可以确保文控中心的高效运作，提高公司的信息管理质量和效率。
文控中心管理办法
文控中心管理办法第一章总则一、目的：为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作,有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际,制定本办法。
二、资料范围公司资料范围确定为：a）公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； b) 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； c) 财务、会计及其管理方面的文件材料；d）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； e）经营管理方面的文件材料; f) 生产技术管理方面的文件材料；g）产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料； h）仪器、设备方面的文件材料；i）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； j）科研、技术引进、转让方面的材料; k) 教育培训方面的文件材料； l）信息、情报方面的文件材料;m）其他具有利用和保存价值的文件材料。
n) 决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料：a）照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）;b)影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明）； c）录音文件资料（含唱片、录音带)；d）录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、义务公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制由文控中心负责质量管理体系的管理,并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作,由管理者代表直接领导.文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便. 五、职责文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控管理制度
文控管理制度一、引言文控管理制度是指为了提高文件管理的规范性和效率，确保文档流转的正确性和及时性，制定的一套文件管理规定。
本文控管理制度旨在对文档的创建、审批、发布、归档等各个环节进行规范，确保文件的可查找性和可控制性，从而提高工作效率和信息安全性。
二、文件创建1. 文件命名规范文件命名要清晰明确，准确反映文件内容和用途。
文件名应使用英文或数字，并遵循以下命名规范：- 采用简洁明了的文件名，不得使用模糊或不相关的名称；- 避免使用特殊字符和空格，尽量使用下划线或连字符进行连接；- 在文件名中添加版本信息，便于识别；- 文件名中不得包含机密或敏感信息。
2. 文件格式要求根据不同用途和需求，文件应选择合适的格式进行创建和保存。
常见的文件格式有：Word、Excel、PDF等，具体要求如下： - 文字类文件建议使用Word格式，方便编辑和排版；- 表格类文件优先选择Excel格式，便于数据处理和计算；- 形式固定、不可编辑的文件应保存为PDF格式，以确保阅读的一致性和保密性。
三、文件审批1. 审批流程文件的审批流程应根据不同部门和职责设计，包括文件的起草、审核、批准等环节。
具体的审批流程应明确责任人和时间要求，确保审批的及时性和准确性。
2. 审批权限设置不同级别的权限，确保只有具备相应权限的人员才能进行文件审批。
权限的设定应根据岗位职责和保密需求进行合理划分。
四、文件发布1. 文件发布渠道文件的发布应使用统一的渠道进行，确保文件的传达达到预期效果。
常见的发布渠道有：- 公司内部网站或系统；- 公司内部邮件或通知；- 公司内部会议或培训。
2. 文件发布公告发布文件时，应附带相应的公告，明确文件的用途、发布日期、适用范围等信息。
公告应简明扼要，便于阅读和理解。
五、文件归档1. 归档分类根据文件的性质和用途，对文件进行分类归档。
常见的归档分类可以是按项目、按部门或按时间等方式进行划分。
2. 归档管理对归档文件进行管理，包括文件的整理、编号、封存、索引等工作。
1文控中心文件与资料管制程序
1 .
对本公司质量管理体系所要求的文件实施有效控制和管理，以确保各部门能适时获得有效且最新版 1/5
本的文件，防止作废文件误用。
2 .
适用于本公司质量管理体系中所规定的各类质量文件（包括外来文件）的控制和管理。
3 .
外来文件：国家的法律法规、客户资料、ISO国标。
ห้องสมุดไป่ตู้
4
.
3.1
总3.2
四级 文件
表单
QR
受控
各部门
5.2 文件编号及标识
质量手册的编号方法（一级文件）
ＧD--ＱＭ
--ＸＸ
版本号，用
2位阿拉伯
质量手册编
号
公司代码
程序文件编号方法（二级文件）
ＧD--ＱＰ --ＸＸＸ
文件与资料管制程序
顺序号，用
3位阿拉伯 程序文件编
号
2/5
公司代码
三级文件编号方法 一般性三级文件编号方法 ＧD--ＷＩ --ＸＸ--
5.4.3 文件提交文控中心时，文控员登录至《文件归档编目清单》保存在指定的位置，需复印文控
员 5.4.4 各部门使用的复印文件由文件制定人指定发放部门，由文控中心复印分发，各部门对接收的
文 5.5 文件的发放
5.5.1 根据文件制定部门或人员的分发要求，文控员按分发的份数进行复印。 5.5.2 文控员把文件分发到有关部门，要求文件领用人在《文件分发回收记录》上签收，如是文件
《 7.2
《 7.3
5/5
《 7.4
《 7.5
《
的 5.7.4 文控中心负责在每次内部质量管理体系审核前全面检查各类使用文件的有效性，
发 5.8 外
5.8.1 工程图纸类外来文件由研发部负责登记在“客户图样登记表”上，并编号保存；
文件受控管理方法及流程
文件发放、回收、销毁流 程
▪ 销毁流程：
▪ 文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎 的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留 签字版原件），同时保持销毁记录。
▪ 如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形 成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后， 方可将其完全销毁。
办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员
办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员
红色 蓝色
规划技术部文控员
蓝色
受控印章的使用及授权
▪ 受控印章授权的几个要点：
▪ 专人注册领取使用，不得他人使用； ▪ 如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时
授权，签字生效； ▪ 印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编
文件受控管理方法及流程培训
目录
1
文件管理层次及要求
2
受控的含义及方法
3
受控印章的使用及授权
4
文件发放、回收、销毁流程
文件管理层次及要求
– 为什文件需要分层次管理 – 意义：大纲-----概论-----章节展开 – 一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行
为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如 果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致 管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取 分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相 应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的 稳定性。
▪ 编制/发放部门将文件发放记录上交给相应的文 控管理员，并保留发放记录复件。
文件发放、回收、销毁流 程
▪ 回收（作废）流程：
▪ 回收部门按照发放记录将需回收的受控文件（加 盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回 收记录；
文件控制流程
生效日期：2023-03-01 1.目的有效控制公司各类文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。
2.适用范围适用于与质量体系相关的规范性的文件控制。
3.职责3.1管理者代表负责质量手册的组织编制、修订和审核，总经理批准。
3.2程序文件由相关部门的负责人组织编制、修订，管理者代表审核，总经理批准。
3.3作业指导书由相关部门负责人组织编写、修订和审核，部门负责人审批。
3.4质量部负责所有受控文档的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿保存。
3.5文件使用单位负责使用文件的保管，负责旧版和作废文件的收集和回收。
生效日期：2023-03-014.过程流程图文件取号文件编写文件审核批准文件受控文件发放收回作废文件文件使用文件评审是否需要保留是否需要更改外来文件文件审核批准做好标识原稿存档销毁需要更改作废继续使用未通过通过通过未通过是否是否生效日期：2023-03-015.作业程序与控制要求5.1新文件取号、编号5.1.1文件编制者根据编号规则从文件管理员处获取编号，并填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。
5.1.2编号规则5.1.2.1编号结构1)部门文件XXXX文件类型代码部门代码流水号/XX版本XX生效日期：2023-03-012）质量体系文件5.1.2.2文件类型代码质量手册-QM 程序文件-QP 记录、证据-QR 管理文件-M 流程文件-P 作业指导书-WXXXXXXX/XX部门代码/体系文件代码文件类型代码流水号版本生效日期：2023-03-01 5.1.2.3部门代码部门代码生产部SC工程部GC表面处理BC生产保障部PA市场部XS质量部QD采购部CG人事部RS行政部XZ财务部CW5.1.2.4表单、记录表单、记录编号时，在对应的管理文件、程序文件后加“-流水号”，以“-001”开始,表单或记录无版本例：《质量管理手册》QM-M-001《量具保养管理规定》QD-M-003/A0《刀具管理规定》SC-M-002/A1《人力资源控制程序》RS-P-004/B0《文件控制流程》QP-P-001/AO《蔡司三坐标保养规定》QD-M-003/A0《蔡司三坐标日常点检表》QD-M-003-001生效日期：2023-03-01 5.2文件编写5.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写5.2.2工程部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图样、工艺文件等。
2024版文件控制程序
b二阶文件：程序文件
c三阶文件：制度类、作业指导类、标准类、技术资料类文件等。
d 四阶文件：记录、表单、文件的编撰格式。
5.3 文件制/修订完成后交部门负责人进行初审,初审合格后经各相关部门会签以及相关权责人员审核﹑批准后，交文控中心发布生效,文件审批权限详见下表：
体系类别
文件阶层
精选全文完整版
文件修订记录
修订日期
修订前版本
修订后版本
修订内容
修订人
2014.9。17
A/0
首次制订
编制
审核
批准
注意:体系文件为公司内部保密资料，未经许可不得私自复制或外传！
1.0目的
规范和统一公司管理体系中所有相关文件的编制和格式，指导公司程序文件、工作流程文件以及各种记录文件的编制，达到规范化管理。
5.10.3 各部门需按本文件各款项进行文件管理，如有违背者，将按照《体系运行管理制》进行相应处罚。 5。10。4 当各部门文件管理员离职或异动时，文控需列出《文件交接清单》，由此文件管理员与文件接收人
做好交接记录，并交文控保存,否则将不予以办理离职或异动。
5.10.5 各文件使用场所使用之文件采用文件夹分类装订保存，文件夹上应标明内装文件类型，同时应标明
5.8 文件的修改和废止：
5。8.1 文件修改方式：
5.8。1.1 手动修改:由提出修改部门填写《文件更改申请单》并说明原因，经管理者代表审批后，文控中心依据发放范围将文件统一回收并交由文件编制部门采用手工局部修改，修改时将原文件内容划掉方式进行修改，并在修改处签上修改人的姓名及修改日期，手动修改后原文件版本保持不变，文控中心需确认每份文件均有被修改到及修改的一致性，无误后按原发放范围进行发放。
受控文件管理制度
受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。
三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。
建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。
对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。
负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。
3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。
及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。
四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。
编号应具有唯一性和可追溯性。
五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。
编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。
2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。
审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。
六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。
2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。
发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。
七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。
2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。
3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。
八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
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分发
文件编制流程
流程 职能单位 相关说明 使用表单
相关部门
相关部门 编制好后先发到文控中心确认格式
各部门负责人 文件可操作性、技术
性及规范性的审查
管理者代表 文件授权性的核准
文控中心
文控中心 将文件登记在《文件控制台账》 《文件控制台账》
文控中心 依文件分发范围分发接收人签字 《文件回收发放台账》
Y
Y
N
N
文件编制
审查
核准
盖受控章
记录
申请编号
N
N
Y
Y
Y
N
Y
Y
N
回收旧版,
分发新版
文件变更流程
流程 职能单位 相关说明 使用表单
相关部门 填写《文件更改申请单》 《文件更改申请单》
文控中心 确认变更及相关文件处理方式
各部门负责人 更改内容可操作性、规范性的审查
相关部门
各部门负责人 更改内容可操作性、技术性及规范性的审查
管理者代表 文件授权性的核准
文控中心
文控中心 将文件登记在《文件控制台账》 《文件控制台账》
文控中心 依文件分发范围分发接收人并回收旧版本，需签字确认 《文件回收发放台账》
审查
核准
盖受控章
记录
文控中
心确认
填写更改文
件申请单
审批
文件修订
N
文件借阅流程
流程 职能单位 相关说明 使用表单
相关人员 填写《文件借阅申请单》 《文件借阅申请单》
文件所在部门负
责人
文控中心 相关人员填写《文件借阅登记表》 《文件借阅登记表》
文控中心 登记归还日期 到期不归还，强制回收 《文件借阅登记表》
Y
批准
填写借阅
申请单
填写文件借
阅登记表
按时归还
并登记
N
文件丢失/破损控制流程
丢失：
流程 职能单位 相关说明 使用表单
相关人员
填写《文件领用申请表》 《文件领用申请
表》
文件所在部门负责
人
文控中心
填写《文件回收发放台账》 《文件回收发放
台账》
破损：
使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到
文控中心换取新文件。
注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文
件的同时，应将旧文件销毁。
Y
批准
填写文件
领用申请
表
分配新的发
放号并做记
录
Y
N
外来文件控制流程
流程 职能单位 相关说明 使用表单
相关人员 外来文件应包括客户提供的图纸/规格/国及国家/际标准、行业标准、客户和供应商提供的文件（说明书，测试报告）等
文件中心 填写《外来文件清单》
《外来文件清
单》
文控中心 需要分发需进行编号、审批；无需分好，做好存档即可；
部门负责人
管理者代表
文控中心
填写《文件回收发放台账》 《文件回收发
放台账》
外来文件
接受
盖章、分发并
做记录
发到文控中
心存档
文控中心确
认是否需要
分发
批准