文控中心文件管理流程.doc
文控中心文件管理程序(A0)
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文控管理制度流程
文控管理制度流程一、概述文控管理制度是企业管理的重要组成部分，其主要职责是负责企业文件的管理、保存和归档工作。
通过建立科学的文控管理制度，可以有效地管理企业的文件，提高工作效率，减少文件丢失和错乱的风险，确保企业信息的安全性和完整性。
本文将从文件的分类、存档、归档、检索和销毁等方面介绍文控管理制度的流程。
二、文件的分类1. 根据文件的性质，可以将文件分为内部文件、外部文件和机密文件三类。
2. 内部文件是指企业内部使用的文件，例如会议记录、工作报告等。
3. 外部文件是指企业与外部单位交流的文件，例如合同、函件等。
4. 机密文件是指对企业具有保密性的文件，例如财务报告、商业计划等。
5. 在文件分类时，还可以根据文件的重要性和紧急程度进行分级管理，以便更好地进行管理和保护。
三、文件的存档1. 存档是指将文件按照规定的方法和程序进行保存和管理，以便统一管理和方便检索。
2. 存档的目的是保证文件的安全性和完整性，防止文件丢失和错乱，保证文件可以长期保存。
3. 存档时，需要对文件进行编号、分类、整理和装订，以便更好地进行管理和保护。
4. 存档的地点通常选择在文控室或专门的存档室中，这样可以更方便地管理和保护文件。
四、文件的归档1. 归档是指将文件按照一定的顺序和方法进行整理和装订，以便更好地进行管理和保护。
2. 归档时，需要对文件进行分类、编号、整理和装订，以便更好地进行管理和保护。
3. 归档的目的是方便文件的检索和使用，减少文件丢失和错乱的风险，确保文件可以长期保存。
4. 归档的方法通常采用按照时间、部门、项目等方式分类整理，以方便将来的检索和使用。
五、文件的检索1. 检索是指根据需要对文件进行查找和获取，以便更好地进行使用和管理。
2. 检索时，可以通过手工检索和电子检索两种方式进行，以方便更快地获取所需文件。
3. 检索的目的是提高文件的利用率和工作效率，减少重复工作和浪费时间。
4. 检索时，需要根据文件的编号、分类、时间等信息进行查找，从而快速获取所需文件。
文件控制程序(精华版)
文件控制程序1目的规范公司质量管理体系文件的建立、审批、输出、发放、归档、更改及作废，确保与质量管理有关的文件处于受控状态，确保各场所使用的文件现行有效。
2适用范围本程序适用于公司质量管理体系所覆盖的所有受控文件的控制与管理。
3定义3.1 输出：文件履行审批手续后由各部门移交文控中心的过程。
3.2 归档：文件履行审批手续后可以移交文控中心的过程。
3.3 发放：输出的文件由文控中心统一盖受控标识章后分发到所有使用部门的过程。
3.4 受控文件：被控制版本、使用场所、发放数量的文件。
变更时须通知文件使用部门更换，并于作废时自使用场所回收或由使用场所专人销毁/隔离的文件。
受控文件包括如下：体系文件、技术文件。
3.5 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。
3.6 文件：信息及其载体。
文件按类别分为三大类：管理体系文件、技术文件、外来文件。
文件按控制管理方式分为两大类：受控文件、非受控文件。
3.6.1 管理体系文件3.6.1.1 第一层文件：质量手册，由文控中心统一受控管理。
3.6.1.2 第二层文件：程序文件，由文控中心统一受控管理。
3.6.1.3 第三层文件：操作指导书、企业技术标准、记录表格，由文控中心统一受控管理。
3.6.1.4 质量管理体系内部审核及第二方、第三方审核资料，由文控中心统一归档管理。
3.6.2 技术文件3.6.2.1 产品技术文件：工艺文件及作业指导书，由文控中心统一受控管理。
3.6.2.2 证书：上级主管部门颁发的型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证，由文控中心统一归档管理。
3.6.3 外来文件A）客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定技术要求而提供的技术规格书、检测标准及相关图纸等。
B）供应商技术资料，包括技术规格书、图纸等。
C）外来标准：国际标准、国家标准、行业标准。
D）国家及行政主管部门颁发的有关法律、法规要求。
外来文件的管理由责任部门填写《 XXX文件移交文控中心登记表》，提交文控中心统一受控管理。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
文控室管理制度
文控室管理制度一、总则文控室是公司重要的信息管理中心，负责公司内外文件的管理、资料的汇总整理以及部门间的信息传递。
为了做好文控工作，保障公司信息的安全和便捷的使用，特制订本制度。
二、岗位职责1.负责文件的收发、登记、分发和归档工作；2.负责公司内外部资料的整理、归档和妥善存储；3.负责文件的编制和印刷工作；4.负责会议文件的准备、分发和整理；5.负责对来自外部的文件、资料及时整理并传达给相关部门；6.负责文控室日常的卫生、整理和环境管理；7.负责文控室的设备、设施的维护和管理。
三、工作流程1.文件收发流程（1）公司内部文件：由部门主管或经办人向文控室提交文件，文控室收到文件后进行登记，并按照文件的紧急程度和重要程度进行分发。
（2）公司外部文件：由文控室负责人接收邮递来的文件，按照相关部门进行分发，并及时通知相关部门领取文件。
2.文件整理流程文控室定期对公司资料进行整理，按照规定的分类进行归档和存储。
同时将最新的文件和资料整理在便于查阅的位置，方便相关部门的查询和使用。
3.会议文件流程（1）会议文件准备：部门主管提出开会请求后，文控室将会议文件准备好，并按照参会人员进行分发。
（2）会议文件整理：会议结束后，文控室负责将会议文件归档，并存储在专门的位置，方便日后查阅。
四、管理制度1.文件管理文控室将文件分为机密文件、重要文件和一般文件，分别进行分类存储，并设置相应的权限控制，确保重要文件的安全性和保密性。
2.设备管理文控室负责管理和维护相关设备和设施，定期进行设备检查和维修，确保设备的正常运转。
3.环境管理文控室负责管理文控室的环境卫生和整理，保持文控室的整洁和舒适。
4.档案管理文控室将公司资料进行档案管理，建立归档清单和档案索引，方便日后的查阅和利用。
五、考核制度1.绩效考核文控室负责人对文控室工作进行定期考核，主要考核考核文控室的工作效率、文控质量和卫生环境等方面。
2.奖惩制度对文控室成员的工作表现进行奖惩，对于工作出色的成员进行奖励，对于工作不力的成员进行处罚。
1文控中心文件与资料管制程序
1 .
对本公司质量管理体系所要求的文件实施有效控制和管理，以确保各部门能适时获得有效且最新版 1/5
本的文件，防止作废文件误用。
2 .
适用于本公司质量管理体系中所规定的各类质量文件（包括外来文件）的控制和管理。
3 .
外来文件：国家的法律法规、客户资料、ISO国标。
ห้องสมุดไป่ตู้
4
.
3.1
总3.2
四级 文件
表单
QR
受控
各部门
5.2 文件编号及标识
质量手册的编号方法（一级文件）
ＧD--ＱＭ
--ＸＸ
版本号，用
2位阿拉伯
质量手册编
号
公司代码
程序文件编号方法（二级文件）
ＧD--ＱＰ --ＸＸＸ
文件与资料管制程序
顺序号，用
3位阿拉伯 程序文件编
号
2/5
公司代码
三级文件编号方法 一般性三级文件编号方法 ＧD--ＷＩ --ＸＸ--
5.4.3 文件提交文控中心时，文控员登录至《文件归档编目清单》保存在指定的位置，需复印文控
员 5.4.4 各部门使用的复印文件由文件制定人指定发放部门，由文控中心复印分发，各部门对接收的
文 5.5 文件的发放
5.5.1 根据文件制定部门或人员的分发要求，文控员按分发的份数进行复印。 5.5.2 文控员把文件分发到有关部门，要求文件领用人在《文件分发回收记录》上签收，如是文件
《 7.2
《 7.3
5/5
《 7.4
《 7.5
《
的 5.7.4 文控中心负责在每次内部质量管理体系审核前全面检查各类使用文件的有效性，
发 5.8 外
5.8.1 工程图纸类外来文件由研发部负责登记在“客户图样登记表”上，并编号保存；
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
分发 Y
N 批准
职能单位 相关人员
相关说明
外来文件应包括客户提 供的图纸/规格/国及国 家/际标准、行业标准、 客户和供应商提供的文 件（说明书，测试报告） 等
使用表单
文件中心
填写《外来文件清单》
《外来文件清 单》
文控中心
需要分发需进行编号、审 批；无需分好，做好存档 即可；
部门负责人 管理者代表
文件所在部门负 责人
填写文件借 阅登记表
文控中心
相关人员填写《文件借 阅登记表》
《文件借阅登记表》
按时归还 并登记
文控中心
登记归还日期 到期不归还，强制回收
《文件借阅登记表》
文件丢失/破损控制流程
丢失：
流程
职能单位
相关说明
使用表单
填写文件 领用申请
Y表 N
批准
分配新的发 放号并做记
录 表
相关人员
填写《文件领用 《文件领用申请
文件编制流程
流程 申请编号 文件编制
职能单位 相关部门
相关说明
相关部门
编制好后先发到文控 中心确认格式
使用表单
N 审查
Y N
核准
各部门负责 文件可操作性、技术
人
性及规范性的审查
管理者代表 文件授权性的核准
Y 盖受控章
文控中心
记录 分发
文控中心
将文件登记在《文件 控制台账》
《文件控制台账》
文控中心
依文件分发范围分发 接收人签字
申请表》
表》
文件所在部门负责 人
文控中心
填写《文件回收 《文件回收发放
发放台账》
台账》
破损：
使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到 文控中心换取新文件。
注：以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文
件的同时，应将旧文件销毁。
外来文件控制流程
流程 外来文件
接受
发到文控中 心存档
《文件回收发放台账》
文件变更流程
流程
填写更改文 件申请单
职能单位
相关说明
使用表单
相关部门
填写《文件更改申请 单》
《文件更改申请单》
N 文控中 心确认
Y
N
审批
Y 文件修订
Y N
审查
Y N
核准
Y 盖受控章
文控中心
确认变更及相关文 件处理方式
各部门负责人
更改内容可操作性、 规范性的审查
相关部门
更改内容可操作性、 各部门负责人 技术性及规范性的
审查
管理者代表 文件授权性的核准
文控中心
记录
文控中心
将文件》
回收旧版, 分发新版
文控中心
依文件分发范围分 发接收人并回收旧 版本，需签字确认
《文件回收发放台账》
文件借阅流程
流程
职能单位
相关说明
使用表单
填写借阅 申请单
Y N
批准
相关人员
填写《文件借阅申请单》 《文件借阅申请单》
盖章、分发并 做记录
文控中心
填写《文件回收发放台 《文件回收发
账》
放台账》