文件控制管理程序
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是指用于管理计算机中存储的文件的软件程序。
它能够对文件进行创建、读取、写入、删除等操作，并能够确保文件在进行这些操作时的安全性和可靠性。
本文将介绍文件控制程序的基本概念、功能和应用。
文件控制程序的基本概念文件控制程序是计算机操作系统中非常重要的组成部分，它负责管理计算机系统中存储的所有文件。
文件控制程序能够跟踪文件的位置和状态，并处理所有与文件有关的操作。
文件控制程序还能够掌握文件如何储存、读取和写入数据的方法。
文件控制程序的主要功能文件控制程序的主要功能包括以下几个方面：文件的创建和删除文件控制程序能够创建新的文件并为其分配储存空间。
在创建文件时，用户需要指定文件的名称和类型，并为文件定义相关属性，如创建日期、修改日期等。
当需要删除文件时，文件控制程序会清除该文件的所有数据，并释放该文件的储存空间。
文件的打开和关闭文件控制程序能够打开已存在的文件，并为用户提供读写文件的接口。
当文件不再使用时，文件控制程序能够正常关闭该文件，以保存对文件的所有更改。
文件的读取和写入文件控制程序能够读取文件中的数据，并将其返回给用户程序。
用户程序能够使用这些数据来完成各种操作，如打印、展示和处理数据等。
文件控制程序也可以将用户提供的数据写入文件中。
文件的共享和保护文件控制程序能够控制不同用户对同一个文件的读写权限，以确保文件安全性和保护用户的数据。
用户需要获得文件控制程序的许可才能进行读取或写入操作。
文件的备份和恢复文件控制程序能够维护文件系统的完整性，并能够备份和恢复数据。
在意外事件发生时，文件控制程序能够恢复文件系统和储存数据。
文件控制程序的应用文件控制程序广泛应用于各种计算机系统中，例如个人电脑、服务器和移动设备。
文件控制程序使得用户可以方便地管理和使用其所有储存的数据和文件。
在企业和组织中，文件控制程序可以协助员工进行工作任务，管理数据和共享文件。
在学校中，文件控制程序能够协助学生管理学习资料，完成作业和报告。
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
文件控制程序
文件控制程序在现代生活中，文件控制程序无疑是一个不可或缺的工具。
无论是在公司里，还是在学校，文件管理都显得尤为重要。
想象一下，如果没有一个好的文件控制系统，日常的工作会变得多么混乱。
一、文件控制的基本概念1.1 文件的分类管理首先，文件的分类管理至关重要。
想象一下，如果所有文件都堆在一起，查找时简直像大海捞针。
文件控制程序帮助我们将不同类型的文件进行合理分类。
比如说，工作文档、报告、合同等，各自归类。
这样一来，我们可以迅速找到所需的文件，节省时间。
1.2 文件的版本控制接着，版本控制也是文件管理中的一大亮点。
随着时间推移，文件总会经历多次修改。
有时候，一不小心，重要的信息就被覆盖掉。
使用文件控制程序，可以轻松追踪每一个版本的变动。
万一出了问题，我们还能迅速恢复到之前的版本。
这种保障，简直让人放心。
二、文件控制程序的功能2.1 权限管理文件控制程序的一个重要功能是权限管理。
谁可以访问哪些文件，谁可以编辑。
这就像在家里设定谁能进哪个房间。
这样一来，敏感信息就不会随便被泄露。
每个人都有自己的“私密空间”，管理起来方便极了。
2.2 自动备份再来，自动备份功能也不可小觑。
我们常常担心数据丢失，尤其是一些重要文件。
一旦出现意外，心里那个急啊！但有了文件控制程序，系统会定期自动备份文件。
即使出现了问题，我们也能轻松恢复。
这种感觉，就像在大海中有了安全的救生艇。
2.3 文件搜索功能还有，文件搜索功能极其方便。
想想看，如果需要找某份合同，但完全记不住文件名，那可真是让人抓狂。
文件控制程序的搜索功能能够根据关键词快速找到文件，省时又省力。
这种便捷，真是现代科技带来的福音。
三、实际应用中的体会3.1 提高工作效率在实际应用中，文件控制程序确实提高了工作效率。
以我自己的经历为例。
以前工作时，总是要花不少时间在查找文件上。
现在，通过分类和搜索，我能更快地完成任务。
每天都能高效利用时间，感觉心里踏实多了。
3.2 促进团队协作文件控制程序还促进了团队的协作。
文件控制程序
文件控制程序1 目的为确保公司内部管理体系文件受控，使文件的建立、批准、发放、保存、修改、更新遵循一定的程序，以确保各使用部门的文件其编制、审批及使用状态等得到及时、有效、准确的识别和管理,特制定本标准。
2 范围本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制（包括电子版）。
3 职责3.1 综合办负责本程序文件的组织实施，负责公司体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，统一规划公司记录的保存权责与期限规定。
3.2 各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。
3.3 各级别体系文件编审批职责和权限见下图：4 程序内容4.1 文件的分类4.1.1公司管理体系文件分为四类：a)手册（包括方针、目标）；b)程序文件；c)制度文件（包括规章制度、作业规范、操作规程、标准等）；d)记录表单。
4.1.2 其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的计划、设计输出文件或其他标准、规范等。
记录可以纸质、电子介质、传真及其它任何可以承载的介质的形式存在。
4.2 文件的编号规则与分发号4.2.1 手册、程序文件、作业文件、记录的具体编号，文件分发号的具体排序由综合办统一编制。
4.2.2 文件版本号规定：从A/0开始依次向下表示版本号，数字表示修改状态。
至A/9则变为B/0开始。
如A/0，A/1，A/2，A/3......A/9，B/0，B/1......，依此类推。
当体系文件遇到大的变动，改动超过3处，则直接由A版变为B版，并从B/0开始。
换版后，原版本文件作废，换发新版本。
4.2.3 体系手册编号说明CMKJ/SC-2019（CMKJ公司名称初美科技 SC手册 2019发布时间）。
4.2.4 程序文件编号说明CMKJ/CX-**-2019（CMKJ公司名称初美科技 CX程序文件 **程序文件序号（01-0*） 2019发布时间）。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件控制程序
文件控制程序在现代社会中，文件管理变得越来越重要。
无论是企业还是个人，日常生活中都离不开各种文件的处理、存储和管理。
于是，文件控制程序应运而生，帮助我们更高效地管理这些文件。
接下来，我想聊聊它的功能、重要性以及在实际应用中的一些感受。
一、文件控制程序的基本功能1.1 文件分类与整理文件控制程序的首要功能就是文件的分类与整理。
想象一下，你的电脑上有成百上千个文件，杂乱无章，找一个重要的合同得花费好一会儿时间。
文件控制程序通过设定规则，把文件按照类型、日期或项目进行分类，这样一来，我们只需几个点击，就能迅速找到需要的文件。
这样的功能大大提高了我们的工作效率，节省了大量的时间。
1.2 权限管理除了分类，文件控制程序还负责文件的权限管理。
对一些敏感文件，必须设置访问权限，确保只有授权人员才能查看或编辑。
这一点在企业中尤为重要。
试想，如果每个人都能随意查看公司机密，后果不堪设想。
通过合理的权限管理，文件控制程序可以为我们提供更安全的工作环境。
二、文件控制程序的重要性2.1 提高工作效率文件控制程序的重要性在于它能显著提高我们的工作效率。
每天的工作中，我们需要处理大量的文件，如果没有一个有效的管理系统，我们就会像无头苍蝇一样，到处碰壁。
文件控制程序通过自动化的功能，让我们能集中精力在更重要的事情上，比如分析数据、策划项目等。
2.2 确保文件安全其次，文件控制程序能确保文件的安全性。
在数字时代，信息安全成了一个不容忽视的话题。
数据泄露、文件丢失等事件时有发生，而文件控制程序通过备份和加密措施，能够最大程度上保护我们的数据安全。
每当我看到程序自动备份我的文件时，心里总是感到一阵安心。
2.3 促进团队协作最后，文件控制程序还促进了团队之间的协作。
大家都知道，在团队工作中，信息共享是非常重要的。
通过文件控制程序，团队成员可以方便地共享文件，查看最新版本，进行协作编辑。
这种实时的沟通与合作，让我们的工作更加顺畅。
三、实际应用中的体验3.1 便捷的操作界面在使用文件控制程序的过程中，我最欣赏的就是它的操作界面。
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1.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计。
并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2文件控制的流程。
5.3文件的分类5.3.1质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2程序文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3其他管理性和技术性文件（第三层次文件）---如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4外来文件等---国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
5.4文件的编写导则5.4.1本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要有提供部门领导的认可签名。
14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。
5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、采购、规范、检验和试验规范、工序控制大纲、工序操作规范、设备维护和操作规范等。
部门经理批准。
5.4.4质量手册的编写5.4.4.1手册的编号办法：WS/ QM XX手册更换顺序号（即板序A.B.C版时分别以01.02.03.04顺序号表示）表示质量手册企业代号5.4.4.2手册的结构（1）手册由概述部分、正文部分和附录三部分组成。
A.概述部分：封面、目录及最新状态清单、批准实施令、修改履历、手册的管理和说明、术语、企业概况等。
B.正文部分：按IATF16949-2016版的标准叙述五大部分（一个要求四个过程的体系控制要求。
正文的每个部分应具有以下结构：1）.目的---采用本过程的目的；2）.适用范围---本过程在体系中适用的领域；3）.职责---完成本过程实施控制所设计的责任者；4）.程序概要---本过程实施控制的主要活动内容；5）.支持性文件---对本过程实施控制活动的具体的遵循途径的文件。
C.附录：1.质量记录一览表。
2.本手册各章节月标准各章节的对照表。
3.程序文件清单等。
A.应明确质量体系建立的标准依据。
B.应明确质量体系覆盖的产品范围。
C.应阐明体系所包含的管理过程及过程之间的相互作用和关系。
D.按标准要求，本公司体系所要删减的细节及其合理性的说明（仅限第七章）。
5.4.5程序文件的编写5.4.5.1程序文件的编号方法WS/ QP X——X表示程序文件所属部分中的次序表示程序文件属五大部分中的哪一部分表示程序文件企业代号14页5.4.5.2程序文件的结构（1）目的---采用本程序的目的。
（2）范围---该程序所包含活动的领域。
（3）相关文件---该程序所引用的设计的文件。
（4）职责---该程序所设计的责任者。
（5）工作程序---该车工女婿质量活动所应遵循的途径。
（6）记录和报告---该程序活动实施后所证实的见证记录。
（7）附件：（需要时）5.4.5.3程序文件的首页格式和续页格式（编号）（程序文件）版本：A 第页共页5.4.5.4程序文件编写时的注意事项：A.规定的职责在质量活动中都应有体现。
B.每项活动的各个环节都应有人承担责任。
C.所有活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。
D.活动的描述要体现5W1H（为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做）注意逻辑性和可操作性。
5.4.6其他管理和技术文件（即第三层次文件）的编写5.4.6.1本公司已有的管理和技术文件一般继续延用已规定的编制及编号方法，只要与本导则不矛盾，也继续采用，文件保持原状态，不重新编写。
5.4.6.2出于实施质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或已有的第三层次文件需要新修订时可用如下规定。
A.文件编号方法WS XX-------XX该文件的顺序号文件属性（技术的用JS，管理的用GL）企业代号B.文件的结构（一）主题和适用范围（二）工作内容和要求（三）应用的表示和必要的记录5.4.6.3文件的首页和续页格式（4-1-3WS/QP-1 文件控制管理程序版本：A 第5页共14页（B）逐页格式：修改码：（编号）（文件名称）版本：A 第页共页5.5文件的控制5.5.1各类文件的版序和状态控制5.5.1.1为了文件的有效性进行识别，必须实行版序控制。
即对质量手册、程序文件及其他管理性和技术性文件都要标明版本。
版本以大写英文字母A、B、C、D---表示。
修改码以版本号和修改次序号（以小写英文字母a、b、c、d---表示）相接个来表示。
如Aa 、Ab 、Ac 、Ba 、Bb、Bc以此类推。
这样的修改码既体现了版本，又体现了修改次序。
文件第一次发布尚未有修改时以Ao、Bo、Co----表示。
文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。
修改码只在文件的修改履历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。
装可大大简化更改文件中的工作，又能节约纸张。
5.5.1.2文件的目录和最新状态清单控制。
a.每份文件入档前由编制部门编写文件目录，以便查阅，并编制“最新状态清单”b.每份文件一经旧该，必须在“最新状态清单”中得到反映，不断地更新“最新状态清单”c.“最新状态清单”的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也可综合汇编，或根据目录的编写。
“最新状态清单“和目录放在一起是最简单的方法。
能做到一目5.5.2.1所有文件和资料在形成正式稿后交办公室入档（经审核、批准以后，均需按规定的分工到办公室办理入档手续）。
办公室应立即使办理登记，记录在“文件入档登记表“（WS/QP4-1-01）。
文件和资料的提供部门对其正确性负责。
5.5.2.2所有入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料柜中作出标识，不外借和外发。
发给文件时均制作复印件发放。
5.5.2.3入档的原版文件保管部门（办公室）必须分门别类，排列整齐。
做到查找方便，防止误用和错用。
并必须存放于防霉、防潮、防盗、防火等安全良好的橱柜内，以免损坏。
并由专人负责。
保管人员应负责日常检查，发现问题及时处理。
5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录（查）阅单“（WS/QP44-1-02）在规定的期限内归还，到期不还的由办公室文件管理员收回。
14页5.5.2.5电子媒体形式的文件，归档和保管方式相同，并视情况必要时。
需制作备份，以免丢失。
5.5.2.6文件按“受控“和”非受控“二大方式控制。
除”质量手册“向顾客提供时作为“非受控”文件发放外，其余文件都属“受控”文件。
非受控文件发放时也应登记。
5.5.2.7需特别存档的文件，必须保存十五年。
在任何情况下不得销毁。
5.5.3文件的领用和发放控制5.5.3.1文件按领用或规定进行发放时，入档保管部门必须在“文件发放/收回登记表”（WS/QP4-1-03）上作记录，并在发放的文件上盖上“受控”或“非受控”红色印章，在印章上写上发放部门的代码，以便必要时文件追溯。
其形式如下：5.5.3.2程序文件发放给各部门的以“程序文件”的合订本发放。
给需要的岗位或个人，以单行本发放。
其他文件根据实际需要发放。
做到需要的地方一定要有文件，且必须保证所有使用文件的场所，均为最新有效版本。
要确保文件的清晰、整洁和完好。
任何人不得在文件上乱改乱涂。
使用部门，应有在用文件的清单（也可用WS/QP4-4-01表示作记录）。
5.5.3.3所有文件不得自行复印。
如出现黑色“受控”、“非受控”印章的文件肯定是复印的，均为非法文件，出现问题由复印者负责。
管理部门和领导如有发现，要及时没收，必要时要追究责任。
5.5.4文件的更改，收回和销毁的控制5.5.4.1文件需要更改时，更改者用填写“文件更改通知单”（WS/QP4-1-04）由原制订文件的部门进行更改，审核和批准。
]5.5.4.2文件的更改每次应标识其“修改码”，方法按本程序第5.5.1.1条实施。
5.5.4.3如修改的内容，对其他文件产生影响时，应同时及时进行修改。
5.5.4.4所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的新文件，以确保文件的唯一有效版本。
5.5.4.5收回旧文件时，应作好记录，记录在原“文件发放/收回登记表的收回一栏内，并在收回文件的每页上加盖“作废”红章“，以免混用或错用。
如需要保留一份留作参考的，则需在文件上加盖”保留“红印章，并附条写明保留原因，隔离存放，防止非预期使用。
5.5.4.6收回旧文件应与销毁，相关部门在销毁时填写“文件和记录销毁申请单“（WS/QP4-1-04）。
5.5.4.7“质量手册”设为‘更改履历“页。
故所有质量手册内容的修改均应在此”更改履历“页上作出记录，并在文件的‘最新状态清单”上也得到体现。
并在此两单上有修改码表示次数，便于修改的追溯。
5.5.4.8在每个程序文件前也设置一个同样的封面和修改页（WS/QP4-1-05），该文件的每次修改均应在该页上作出记录。
程序文件的最新状态清单，也应在程序文件汇编目录上14页5.5.5外来文件的控制5.5.5.1外来文件出各相关部门收集提供。
包括国家标准、国际标准、各类检验规程、设备校准规程、有关的管理和技术文件等。
提供时用识别其可用性和有效性，并经部门领导认可入档。
5.5.5.2提供的部门应跟踪外来文件的有效本本及时更新，控制管理纳入本程序管理轨道。
5.5.5.3当顾客提供工程规程时，必须按顾客的时间计划，及时进行评审。
并在不超过两个星期内，进行分发和实施。
同时更新所有相关文件。
保存每项更改在试生产中实施的日期的旧路，记录在“工程规范更改和实施记录”（WS/QP4-1-07）上。
5.5.6文件的评审和再批准5.5.6.1各级文件的管理人员，应随时检查文件的有效性，并确保文件的清晰，整洁和完好，不得乱涂、乱改、乱画。
5.5.6.2每年年底或年初，由管理者代表组织各部门文件管理人员对文件进行依次全面评审，以确定文件是否需要更新，需经再次批准（按5.5.4条执行）6.记录和报告6.1文件入档登记表（WS/QP4-1-01）6.2文件和记录借（查）阅单（WS/QP4-1-02）6.3文件发放/收回登记表（WS/QP4-1-03）6.4文件更改通知单（WS/QP4-1-04）6.5文件和记录销毁申请单（WS/QP4-1-05）6.6封面和修改页（WS/QP4-1-06）6.7工程规范更改和实施记录（WS/QP4-1-07）文件入档登记单XXX有限公司文件借（查）阅单调卷人：文件发放/收回登记表文件更改通知单4-1-10文件和记录销毁申请表WS/QP4-1-06工程规范更改和实施记录。