文件编写管理规范---2016

文件编写管理规范

文件编号：

发布：人力资源部

发布日期：

生效日期：

修改日期：

审批人：

一．目的

建立规范的文件格式管理规程，以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。

二．范围

本规范规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文本

的格式和字体、字号进行了规范性的要求。

适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照本规定进行。

三．内容要求及结构

1．内容与要求

1.1制度规定的条款应明确无歧义，并且：

在其范围所规定的界限内按需要以求完整；

清楚、准确、相互协调；

能被未参加管理制度编写的相关人员所理解。

1.2在每项制度内

制度的结构、文体和术语应保持一致；

某给定概念应使用相同的术语，必要时可在制度中予以明确。

1.3制度内容应符合公司实际，便于实施和考核，并可被其它文件引用。

2．内容结构

公司各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：

2.1目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。

2.2适用范围：必备要素，指文件使用的范畴或条件。

2.3定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。

当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以

解释说明。

2.4职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。

2.5内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。主要明确制度规范

的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。

2.6考核：可选要素，指规定对制度实施效果的评价项目、周期、标准及奖惩办法。如在上一级制度

或其它相关制度中已进行明确，则不必重复。

2.7其他规定：必备要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处

理原则，也可在制度内容中进行明确。

2.8附件：可选要素，指制度内容中所包含的记录、表格和图表、清单等。如该制度已有相对应的流

程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚未制定相关流程，则应按照统

一的流程规范绘制流程，并作为制度附件，纲领类制度除外。

3．其它内容结构：

3.1封面：必备要素，在各类制度汇编时应进行封面设计，封面的内容应有：

······制度/规范；

，例：；

，例：；

，例：；

填写审批人，例：XXX ；

3.2目次：可选要素，如果需要，可设置目次。目次所列的内容包括：

；

；

；

；

；

，各附件应按序号单列(需要时列出)；

；

；

，以单独的附录文件，按正文内容的需要编排顺序(需要时列出)。

四．编写规范

1．层次和编序

1.1章：是制度内容划分的基本单元。在每项制度或每个部分中，应从项目编号“一.”开始对章编序，

编序应从“目的”一章开始，一直延续到附录之前，如：一. 二. 三. ······

标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。

1.2节：是章的细分，使用阿拉伯数字从“1”开始对节编序，如：1． 2． 3．······

节可给出标题，标题应置于序号之后，并与其后的条文分行。

1.3条：是节的细分，使用阿拉伯数字对条编序。如：1.1 1.2 1.3 ······

条可给出标题，标题应置于序号之后，并与其后的条文分行。

1.4款：是条的细分，同样使用阿拉伯数字对款编序。如：1.1.1 1.1.2 1.1.3

同一条文中有两个以上（含两个）的款项时，才可细分序号。款一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统一。

1.5目：是款的细分，同样使用阿拉伯数字对款编序。如：

同一条文中有两个以上（含两个）的目项时，才可细分序号。目以下的条文不再进行细分序号，同一制度文件中，尽可能的避免采用目的细分序号，目不列标题。

1.6段：是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容，或对前一内容的补充。段可以在

章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。

1.7其他规定：作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。

1.8附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本，以及业务相关的

标准、规范等。附件与制度正文具有同等效力。

2．页面版式

Word文档统一使用公司文档格式：页眉为logo，页脚为公司名称地址电话等：

2.1页面设置为A4纵向，上边距1.8cm，下边距0.5cm，左边距1.8cm，右边距1.8cm。

2.2页眉上边距0.4cm，页眉为公司logo，右对齐。

2.3页脚下边距0.9cm，为公司名称、网址、邮箱、地址、电话、传真等内容，字体为宋体，小五号

字。

3．文本格式

3.1封面：

；字号：小二；在word文件第7行。

；字号：四号；文件编号位于文件名称下第6行；发布、发布日期、生效日期、修改日期、审批人，顺序下排；行距为1.5倍行距。

3.2目次：采用自动生成方式，目次标题置于目次页第一行居中，三号宋体加粗，与目次内容间空一

行，1.5倍行距。目次内容为小四宋体，两端对齐。