文件管理制度(内容)
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
文件管理制度包含哪些文件
文件管理制度包含哪些文件一、文件管理制度的内容（一）文件管理的基本要求1、文件的种类、编号、密级、保存期限、审批流程、利用范围等基本要求2、文件的知识产权、商业机密、保密措施等相关规定3、文件保密、传输、销毁等安全管理的要求（二）文件管理的权限和责任1、文件管理的权限分配和使用规范2、文件管理的责任和违规处理制度（三）文件管理的流程和程序1、文件的起草、审批、公布、变更等流程和程序2、文件的分发、传输、保存、销毁等流程和程序3、文件的档案管理和查询审批流程（四）文件管理的技术支持1、文件管理系统的建设、维护和使用规范2、文件安全管理系统和技术支持的规定二、文件管理制度的执行（一）文件管理制度的宣传和培训1、组织内部对文件管理制度的宣传和推广2、对相关人员进行文件管理制度的培训和考核（二）文件管理的监督和检查1、建立文件管理制度的监督和检查机制2、定期对文件管理的执行情况进行检查和评估，追究违规责任（三）文件管理制度的完善和更新1、根据组织实际需要和法律法规的变化，不断完善和更新文件管理制度2、及时了解和掌握文件管理的新技术、新方法和新经验（四）文件管理制度的效果评估和提升1、对文件管理制度的执行效果进行定期评估和提升2、通过经验总结和案例分析等方式，不断提高文件管理的效果和效率三、文件管理制度的应用（一）文件管理的制度化和规范化1、建立和完善相关的文件管理规章制度2、制定和执行文件管理的相关操作规范和标准（二）文件管理的自动化和信息化1、建立和使用文件管理的自动化系统2、积极推进文件管理的信息化建设和应用（三）文件管理的工具和手段1、制定和推广文件管理的工具和手段2、利用现代化技术手段，提高文件管理的效率和效果（四）文件管理的创新和发展1、借鉴和吸收国内外先进经验，开展文件管理的创新和发展2、积极推动文件管理的相关标准和行业规范的制定和推广四、文件管理制度的风险防范（一）文件管理的安全风险1、建立和不断完善文件管理的安全风险防范机制2、通过技术手段和管理手段，确保文件管理的安全和保密（二）文件管理的合规风险1、建立和不断完善文件管理的合规风险防范机制2、加强文件管理的合规监管和审计，确保文件管理的合法合规（三）文件管理的操作风险1、对文件管理的操作风险进行识别和评估2、加强对文件管理操作风险的监测和管理，确保文件管理操作的准确和规范（四）文件管理的技术风险1、对文件管理的技术风险进行预警和防范2、建立和不断完善文件管理的技术风险管理机制，确保文件管理技术的安全和稳定五、文件管理制度的建设和实施（一）文件管理的制度建设1、制定文件管理的制度建设规划和目标2、加强文件管理的制度建设和实施，确保文件管理制度的科学和合理（二）文件管理的绩效评估1、建立和完善文件管理的绩效评估体系2、通过绩效评估，提高文件管理的效率和效果，不断完善工作流程和管理措施（三）文件管理的经验总结1、定期对文件管理的经验进行总结和分享2、通过经验总结，推动文件管理的工作改进和提高六、文件管理制度的监督和管理（一）文件管理的监督机制1、建立和完善文件管理的监督机制2、加强对文件管理的监督和管理，确保文件管理的合规和有效（二）文件管理的内部审计1、建立和完善文件管理的内部审计机制2、加强对文件管理的审计监督，发现和纠正文件管理的违规行为和问题（三）文件管理的外部监管1、积极配合相关部门和机构对文件管理的外部监管2、依法接受文件管理的外部监督和检查，确保文件管理的合法合规七、文件管理制度的维护和提升（一）文件管理的知识培训1、加强对文件管理知识的学习和培训2、提高文件管理人员的专业技能和操作水平（二）文件管理的技术支持1、不断更新文件管理的技术手段和工具2、积极推进文件管理的技术支持，提高文件管理的效率和效果（三）文件管理制度的改进和提升1、根据文件管理的实际情况和需求，及时改进并提升文件管理制度2、积极推进文件管理的规范化和制度化，不断提高文件管理的管理水平和效果八、文件管理制度的督促和考核（一）文件管理的督促和落实1、建立严格的文件管理督促机制2、通过督促和考核，确保文件管理制度的全面落实和有效执行（二）文件管理的考核评估1、建立和完善文件管理的考核评估机制2、通过考核评估，发现和解决文件管理中存在的问题和不足（三）文件管理的奖惩激励1、建立文件管理的奖惩激励机制2、对文件管理的优秀成绩和表现进行激励和表彰，对违规行为进行惩罚和处罚九、文件管理制度的推行和普及（一）文件管理的推行和普及1、积极推进文件管理制度的推行和普及2、加强文件管理的宣传和推广，提高全员的文件管理意识和水平（二）文件管理制度的便捷化和高效化1、通过技术手段和管理手段，提高文件管理的便捷化和高效化2、加强对全员文件管理水平的培训和指导，提高文件管理的效率和效果（三）文件管理制度的透明化和公开化1、建立文件管理的透明化和公开化机制2、积极推进文件管理的透明公开，加强对文件管理的监督和制约十、文件管理制度的创新和发展（一）文件管理的优化和创新1、通过技术手段和管理手段，不断优化文件管理的流程和程序2、推动文件管理的创新和发展，提高文件管理的效率和效果（二）文件管理制度的改革和完善1、根据实际需求和发展要求，不断改革和完善文件管理制度2、积极推动文件管理制度的改进和提高，提高文件管理的管理水平和效果（三）文件管理的国际化和标准化1、积极参与国际文件管理标准的制定和推广2、推动文件管理的国际化和标准化，提高文件管理的国际影响力和竞争力综上所述，文件管理制度是组织内部文件管理的重要依据和保障，对于组织内部信息的安全、完整和合规具有重要意义。
文件管理制度
文件管理制度一、背景介绍在现代社会，各个组织和企业都需要进行文件管理，以保证工作的顺利进行和信息的安全性。
文件管理制度是指为了规范文件的创建、存储、使用、保管和销毁等环节而制定的一套规章制度。
本文将详细介绍文件管理制度的内容和要求。
二、文件管理制度的目的1. 提高工作效率：通过规范文件管理流程，减少文件丢失、错误使用等问题，提高工作效率。
2. 保证信息安全：确保文件的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露和损毁。
3. 便于查找和利用：建立合理的文件分类和索引系统，方便用户查找和利用文件。
4. 规范文件流转：明确文件的流转路径和责任人，确保文件的及时传递和审批。
三、文件管理制度的内容1. 文件创建与命名1.1 文件创建：规定文件的创建原则、格式和内容要求，明确文件的主题、目的和内容。
1.2 文件命名：制定文件命名规范，包括文件名的组成、命名方式和命名规则，以便于文件的分类和检索。
2. 文件存储与归档2.1 文件存储：确定文件存储的位置和方式，如电子文档存储在服务器中，纸质文件存储在文件柜中等。
2.2 文件归档：规定文件的归档时间和归档方式，包括电子文档的备份和纸质文件的整理，确保文件的安全和可用性。
3. 文件使用与传递3.1 文件使用权限：设定文件的访问权限和使用范围，确保只有授权人员可以查看和编辑文件。
3.2 文件传递流程：明确文件的传递路径和责任人，规定文件传递的方式和时间，确保文件的及时传递和审批。
4. 文件保管与销毁4.1 文件保管：制定文件保管的责任人和要求，包括文件的保密措施、防火防水措施和防盗措施等。
4.2 文件销毁：规定文件的保管期限和销毁方式，包括纸质文件的碎纸、电子文件的删除等，确保文件的安全销毁。
四、文件管理制度的执行1. 建立文件管理部门或委员会，负责制定、修订和执行文件管理制度。
2. 培训员工：对新员工进行文件管理制度的培训，并定期进行文件管理知识的培训。
3. 监督与检查：建立文件管理的监督和检查机制，定期对文件管理情况进行评估和检查，及时发现问题并采取措施解决。
文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度是一种规范和管理组织内文件活动的制度，旨在规范文件的创建、保存、传递和销毁的流程，确保文件的合法性、可靠性和安全性。
以下是一个常见的文件管
理制度包含的内容：
1. 文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
2. 文件命名规范：规定文件的命名格式和规范，确保文件易于识别和检索。
3. 文件编号制度：为每个文件分配唯一的编号，便于跟踪和管理。
4. 文件的创建和归档：规定文件的创建流程和归档要求，包括文件的起草、审批和存
档程序。
5. 文件的传递和流转：明确文件传递的方式和流转路径，确保文件在部门之间的传递
顺畅和安全。
6. 文件的保存期限和销毁：规定文件的保存期限和文件销毁的条件和程序，遵守法律
法规和组织相关规定。
7. 文件的安全管理：加强对文件的保密、防丢和防损措施，包括电子文档的密码保护
和实物文件的存放安全措施。
8. 文件查阅和借阅：规定文件查阅和借阅的申请和审批流程，确保文件的合理利用和
安全保护。
9. 文件的备份和恢复：建立文件备份和恢复制度，防止文件丢失和破坏。
10. 文件管理责任和监督：明确文件管理责任的归属和监督机制，确保文件管理的规范和有效。
以上是一个常见的文件管理制度的主要内容，具体的制度内容可以根据组织的实际情况和需求进行调整和完善。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件管理制度及内容
文件管理制度及内容第一章总则第一条根据国家有关法律法规和单位内部管理制度要求，为了规范文件管理工作，提高工作效率，保障文件安全，特制定本文件管理制度。
第二条本文件管理制度适用于本单位内的所有文件管理工作。
第三条文件管理是指组织、分类、保存、利用和销毁文件的一系列工作。
第四条文件是指记录单位工作及其他活动、制定决策、传达信息等目的而制作的书面、电子或其他形式的载体。
第五条文件管理工作应当做到程序规范、便捷高效、安全可靠。
第六条本文件管理制度由文件管理委员会负责解释和监督执行，文件管理委员会成员由单位领导班子成员及相关部门负责人组成。
第二章文件的归档、分类和编号第七条文件应当按照归档、分类和编号的要求进行管理。
第八条归档是指将文件按照一定的顺序、时间进行整理并妥善保管。
第九条分类是指将文件按照不同的属性、性质进行分类整理。
第十条编号是指为文件标定唯一的标识符号，方便查找和管理。
第十一条文件的归档应当按照文件的重要性、时效性、相关性等因素进行分类，区分主动存档和非主动存档。
第十二条文件的分类应当根据文件的内容和属性进行分门别类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
第十三条文件的编号应当遵循一定的规则，编号一经确定即不得更改。
第十四条文件管理委员会负责制定文件的归档、分类和编号细则，以确保文件管理工作的规范化和标准化。
第三章文件的保存和利用第十五条文件的保存应当按照要求的保管期限进行保存，到期可依法销毁。
第十六条文件的保管期限应当根据文件的重要性、保密性和历史价值等因素确定，不得随意销毁。
第十七条文件的利用应当遵循信息共享、保密原则，确保文件的安全和正确使用。
第十八条文件管理委员会负责编制文件的利用指南，指导文件的使用和借阅。
第四章文件的传递和备份第十九条文件的传递应当遵守文件传递程序，确保文件的准确传递和不丢失。
第二十条文件传递时应当填写传递单，标明发送方、接收方、传递时间和内容等信息。
第二十一条文件备份是指将重要文件复制保存在其他媒体或地点，以备不时之需。
工程企业文件管理制度内容
工程企业文件管理制度内容第一部分：总则为规范工程企业文件管理工作，提高工作效率，保证工作质量，特制定本制度。
第二部分：文件管理的范围1. 文件管理的对象包括公司所有涉及到工程项目的文件，包括但不限于合同文件、施工图纸、技术资料、验收报告等。
2. 文件管理的主体为公司所有相关部门及员工，包括但不限于工程部门、财务部门、人力资源部门等。
第三部分：文件管理的原则1. 文件管理应遵循合法、规范、安全、保密的原则。
2. 文件管理应遵循全过程、全员、全程的原则。
3. 文件管理应遵循便捷、高效、便于查阅的原则。
第四部分：文件的分类与编号1. 根据文件的性质和用途，将文件分为合同文件、设计文件、施工文件、验收文件等分类。
2. 每个文件在建立时应按照一定的格式和规范进行编号，以便于查阅和管理。
第五部分：文件的建立与归档1. 文件的建立应当由相关部门负责，确保文件内容真实、准确、完整。
2. 建立的文件应根据文件的性质和重要程度确定归档期限，对于重要文件应当进行备份处理。
3. 文件归档后应进行管理，包括整理、保管、借阅等工作，确保文件的安全和完整性。
第六部分：文件的传递与交流1. 文件的传递与交流应当通过正规的渠道进行，不能私自传递、泄露文件内容。
2. 文件的传递与交流应当注意保密性，重要文件应采取加密、密码等措施进行保护。
第七部分：文件的销毁与清理1. 文件达到归档期限或者失效时，应当及时进行销毁处理，销毁过程应有记录。
2. 文件的清理应当定期进行，清理出的文件应通过相关程序进行处理，不能随意丢弃。
第八部分：文件管理的监督与检查1. 公司应当建立文件管理的监督与检查制度，定期对文件管理工作进行检查。
2. 对于发现的问题和不规范行为，应当及时纠正并追究责任。
第九部分：文件管理的培训与宣传1. 公司应当定期举办文件管理培训，提高员工的文件管理意识和能力。
2. 公司应当加强文件管理宣传，使员工认识到文件管理的重要性和必要性。
文件管理制度(精选)
文件管理制度第一章总则1.1制度目的为规范和优化公司文件管理流程，提高工作效率，确保信息安全，特制订本文件管理制度。
1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位，所有涉及公司业务的文件管理，包括电子文档和纸质文档。
1.3主管部门公司文件管理由行政部门负责监督执行，行政总监为文件管理的主管。
第二章文件的定义和分类2.1文件的定义文件是指公司内部或外部形成的、载有特定信息并加以固定的载体，包括但不限于文字、图纸、照片、电子文档等。
2.2文件的分类按用途和重要性分为普通文件和重要文件；按载体分为电子文件和纸质文件；按形式分为规章制度、合同协议、会议记录等。
第三章文件的起草和审核3.1文件起草文件起草应明确标题、目的、内容、附件等要素，保证语言简明、层次清晰。
3.2文件审核文件起草完成后，应提交相关部门负责人审核。
审核内容包括法律合规性、技术可行性、业务流程等。
第四章文件的编号和归档4.1文件编号所有文件均应进行编号，编号原则应清晰、有序，便于查找和管理。
4.2文件归档文件归档应按照文件类型和保管期限进行分类存储，确保文件易查、易取、易保管。
第五章电子文件管理5.1电子文件存储公司应建立统一的电子文件存储系统，确保文件安全可靠，并定期进行备份。
5.2电子文件权限管理对不同岗位的员工设置不同的电子文件权限，保障文件的安全性和隐私性。
第六章文件的传递和传阅6.1文件的传递文件传递应采用正式的传递渠道，确保文件的及时、准确传递。
6.2文件的传阅文件传阅应有明确的传阅范围和传阅目的，并记录传阅过程，以便追溯。
第七章文件的销毁7.1文件销毁程序公司应建立文件销毁程序，对于过期、失效或不再需要的文件，按规定程序进行销毁。
7.2文件销毁责任明确文件销毁的责任人，并建立相关的文件销毁记录，确保销毁过程合规。
第八章文件管理的监督和评估8.1文件管理的监督行政部门定期对各部门文件管理进行监督检查，发现问题及时纠正。
8.2文件管理的评估建立文件管理绩效评估体系，定期对文件管理工作进行评估，不断优化流程和规范。
文件管理制度
文件管理制度
文件管理制度是指企事业单位为规范和维护文件管理工作而制定的一系列规章制度和
操作流程。
文件管理制度主要包括以下内容：
1. 文件的管理范围：明确文件管理的具体范围，包括纸质文件和电子文件。
2. 文件的分类和编号：对文件进行分类，建立文件目录，并对文件进行编号，以方便
查找和管理。
3. 文件的存储和保管：明确文件的存储位置、存放方式，确保文件的安全、完整和保密。
4. 文件的借阅和归还：规定借阅文件的程序和方式，以及文件的归还时间和归还条件。
5. 文件的归档和销毁：建立文件归档制度，对文件进行定期归档，并设定文件的保存
期限和销毁程序。
6. 文件的检索和浏览：建立文件检索系统，保证文件的准确、快速地检索和浏览。
7. 文件的保密和安全：制定保密制度，对需要保密的文件进行控制和管理，确保文件
的安全。
8. 文件的流转和传递：规定文件的流转和传递程序，确保文件的交接效率和准确性。
9. 文件的备份和恢复：建立文件备份制度，对重要文件进行定期备份，以防止文件丢
失和损坏。
10. 文件管理责任和考核：明确文件管理人员的职责和权力，建立文件管理考核制度，对文件管理工作进行评价和考核。
以上是文件管理制度的一些基本内容，具体的制度内容可以根据企事业单位的实际情况进行调整和完善。
文件管理制度（精选8篇）
文件管理制度（精选8篇）文件管理制度篇1电子技术文件管理制度一、总则1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。
每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
一、目的为对公司所有文件的收、发、阅、签、存、修订等环节进行有效管理、控制，确保公司文件管理的“现行、完整、有效”，防止文件流失和泄密，特制订本制度。
二、名词解释2.1法定公文：指公司与政府有关部门、上级主管系统、公司内部各部门之间、公司与不相隶属的各企事业单位和社会团体往来的文件；文种以《国家行政机关公文处理办法》为依据。
2.2决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
2.3通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。
2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
2.6请示：适用于向上级单位请求指示、批准事项。
2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。
2.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
2.9函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2.11资料：凡是公司在生产经营管理活动中形成的各类资料和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、财务账簿、照片、影像、电子文档等，如与安全、环保、设备设施相关的设计、施工、技改等基础资料，如与工艺设备图纸、施工、检修、验收竣工等相关的基础资料，以及与本公司生产经营活动相关的上级文件。
三、适用范围适用公司各级文件管理四、上游和参考程序《公司管理手册》五、程序责任部门和主要相关部门综合部及各级职能部门六、职责总经理职责(1)负责对收文办理的文件进行批示；(2)负责对发文办理的文稿进行签发。
分管领导职责(1)负责对收文办理中涉及到本人分管的文件进行批示；(2)负责对发文办理中涉及到本人分管的文稿进行审阅。
人事部：（1）制订文件管理制度；（2）负责公司级文件编号；（3）负责公司级文件归档、各部门存放到档案室重要文件（含资料）的归档、及借阅管理；（4）进行必要的文件管理知识培训；（5）对各部门文件管理情况进行检查考核。
各部门：（1）负责起草本职能部门相关的文件；指定专人负责本部门文件管理工作（包括收发、呈报审批、登记归档、定期梳理及上传文件至公司文件服务系统等）；（2）负责本部门接收外来文件的呈报签阅、会签和向综合部报送复印件；（3）负责本部门以公司名义发文的呈报签阅、会签和向综合部报送复印件；（4）负责本部门接收外来文件、以公司名义发文在公司内部执行情况的督导；（5）负责本部门内部发文管理（编号、分发、组织实施、检查督导等）；（6）建立本部门收发文件记录，做好本部门职能范围内相关文件档案管理工作，保证所用文件“现行、完整、有效”。
七、规定1工作程序公司文件分为：外来文件（含集团公司文件、政府部门文件）、内部文件（含公司级文件、其他部门相关文件、本部门内部文件）、体系文件三类。
(1)外来文件接收(1)对外来文件，接收部门要进行文件、文号、密级等的核对，确保接收文件的准确性；(2)接收部门按《文件签阅登记表》所示流程呈报审阅，组织会签，并做好存档、备案相关工作。
《文件签阅登记表》须随来文一并存档。
执行接收部门按公司领导批示，组织相关部门和人员认真落实文件要求。
延误责任人承担延误执行相应责任。
(2)外发文件发文类别外发文件包括公司各部门上行文和对外发文，主要包括以下几类：(1)对上级部门呈报工作计划、请示、报告、处理决定；(2) 与政府相关部门工作联系的文件、计划、请示、报告、通知、通报、决定；(3) 与其他公司有关重大安全生产、技术、财务、人事、物资供应、科研、基建等工作联系事宜的文件。
发文程序文件编制部门拟稿完成后，按公司规定要求报审报批，所有外送文件必须做好保存、备案、存档等相关工作。
各部门及所属人员、各级领导按对应职责对外送文件进行审稿、审核及审批。
未严格按公司规定的审稿、审核及审批程序执行的文件一律禁止公布、外送及实施。
公司对外发文流程如下拟稿（承办部门）→核稿（文件管理部门）→审稿（承办部门的分管领导）→审批（总经理）→校对、缮印（文件管理部门组织承办部门）→存档、记录（文件管理部门/承办部门）(3)公司内部发文发文条件各部门在公司范围内安排布置重要工作时，可以按程序申请发放公司内部文件。
发文程序文件编制部门拟稿完成后，按公司要求报审报批，并做好保存、备案、存档等相关工作。
体系三级类及以上文件（如作业指导书、操作规程和公司制度等）的发文首页必须注明文件编号、版次、编制人、审核人和批准人、发文号及实施日期等内容。
文件编制部门完成体系三级类及以上文件审批下发后，须三日内将文件书面版或电子版报公司文件管理部门（综合部）备案记录。
其他未定之处参照体系规范的文件控制程序要求执行。
公司内部发文流程如下拟稿（承办部门）→核稿（文件管理部门）→审稿（承办部门的分管领导）→签发（总经理）→校对、缮印（文件管理部门组织承办部门）→《文件签发表》（文件管理部门）→→预立卷（承办部门）→归档或销毁（文件管理部门）(4)文件编号人事部负责公司文件编号管理，具体编号规则如下：例如 mm---nn---001 A/0,mm表示公司代号，nn表示部门代号，001表示文件号，A/0 表示文件版次。
涉及体系规范管理的文件须严格按照体系规范的文件控制程序要求执行。
公司各部门字母代号如下：人事部在文件编号同时，做好公司内部发放文件登记（电子版）。
文件版次：第一次发行文件为原版发行，版次为A/0；第一次修改版次为A/1，……第九次修改版次为A/9。
2 归档要求(1)文件（包括重要工作、重要会议形成的文件材料等）归档时应按照内容、名称、时间顺序、密级等分门别类进行整理归档。
(2)归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
进入公司资料室归档的文件必须完整、有效。
(3) 文件管理者必须将纸质文件、资料、档案做目视管理，每本文件档案上需要有文件清单、目录；字迹清晰、明了，没有涂改，总账清晰，清单、文件、资料一致。
(4)部门文件原则上都须换成电子格式进行存档，并要求以月为单位整理上传至公司文件服务系统统一备档。
（文件上传参考操作指南）(5)上年度形成的文件材料，要求在下年度第一季度完成整理。
3.文件修订文件因公司管理、业务变更或环境发生变化等原因需要修订时，按公司文件修订会签审批程序进行。
4.文件传阅过程中的保密规定(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
(2)阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过1天，阅后应签名以示负责。
如有领导批示、拟办意见，有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
(3)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理文件借阅手续，以防止丢失泄密。
5.文件借阅管理(1) 有关人员借阅一般文件，需经本部门、分管领导负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或文件管理人员主管领导同意后方可借阅，并按要求在《借阅文件登记表》上登记。
(2) 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许在文件上勾划、做标识等。
6.文件废止对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，各部门应每年按公司年度统一安排进行废止管理，有特别规定的按有关规定执行。
八、奖惩规定1.不按文件制度流程、规定办理的人员，第一次口头批评，退回上一流程处理；第二次不按流程办理的人员给予经济处罚50元/次，第三次加倍处罚；2.不按流程办理的制度、文件、资料、单据等，流程接收者/部门有权拒绝接收，并退回上一流程，退回后不及时处理者，由此耽误工作或造成损失由其自己/部门承担责任；3 各部门必须建立电子版《接收外来文件记录》、《接收内部文件记录》、《上行文文件记录》、《本部门内部发文文件记录》，并做好日常维护。
抽检发现登记错误或者不全的，给予部门负责人和相关人员每次50--200元经济处罚。
九、附录1、本制度及附则内容解释权和修订权归综合部所有。
2、本制度自下发之日起实施，其他制度、文件等内容与本制度内容抵触的，遵从本制度。
3、支持文件包括但不限于，《文件签阅登记表》、《对外报送文件审批权限表》、《文件签发表》、《接收外来文件记录》、《接收内部文件记录》、《上行文文件记录》、《本部门内部发文文件记录》、《基础资料清单》等附则一基础资料管理办法一、职责分工1、公司领导（1）审核分管部门《基础资料清单》，并每季度抽查相关工作开展情况。
2、综合部（1）拟订公司《基础资料管理办法》；（2）指导本部门所属人员及资料室建立公司《基础资料清单》（纸质版和电子版各一份），并做好更新维护工作；（3）指导本部门所属人员及资料室做好日常管理，做好基础资料的收集、分类、整理、立卷、归档工作；（4）每月对公司基础资料及各部门基础资料管理情况进行监督考核；（5）不断提高案卷管理质量，使基础资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
3、各部门（1）明确一名管理人员担任本部门基础资料管理员；（2）建立本部门及所属班组《基础资料清单》（电子版），并做好更新维护工作；（3）按质量管理体系要求，做好质量管理资料的日常记录和相关管理工作；（4）每周组织整理《基础资料清单》中各项资料，做好收集、分类、整理、立卷、归档工作。
二、工作要求1、凡安全、管理、技术、经营与商务、设备、财务等方面的重要资料（如图纸、证书等，但财务原始凭证等账册由计财部另行单列管理），必须在资料获取一周内存入公司资料室，再根据需要办理借阅手续。
2、各部门要结合实际，甄别本部门及所属班组现有基础资料中哪些是企业持续经营和发展需要留存的（要充分考虑人员流动的因素），以及对应的留存期限；哪些基础资料目前还没有建立记录，需要建立记录和有计划留存的，以及对应的留存期限；在本部门对接的外部检查、对外申报工作中，需要其他部门提供支持的资料名称，以及对应的留存期限等要求。
3、各部门根据甄别的结果，提出本部门《基础资料清单》，明确各项基础资料收集整理的责任人，明确本部门基础资料兼职管理人员。
4、各部门《基础资料清单》纸质版需呈报本部门公司分管领导审阅，之后报送综合部审核、备案。
《基础资料清单》如有更新，需在一周之内按上述程序重新审核备案。
5、各部门根据本部门工作实际，每周或每月组织进行基础资料整理工作，确保基础资料管理能够很好地服务于公司的生产、经营、发展。
6、所有资料必须按“分门别类、入框上架、科学排列、便于查找”的原则。