采购操作规程

采购操作规程

一、目的：明确药品采购流程，保证购进药品质量符合规定要求。

二、依据：《药品经营质量管理规范》、《采购管理制度》等。

三、范围：药品采购全过程的控制管理。

四、职责：业务部对本规程实施负责。

五、内容：

1、采购员根据业务需求情况、库存情况以及药品质量情况确定拟采购单位及品种、数量、价格等，交由业务开票员在计算机系统中建立采购订单，同时填写纸质《付款申请单》交质量管理部审核。

2、业务部经理在计算机系统中对订单进行审核，采购订单审核后形成采购记录，同时对付款申请单内容进行审核（包括单位名称、开户行、银行账号等信息）。

3、财务部出纳按审核后的付款申请付款，采购员通知上游企业发货。

4、供货方委托运输药品的，业务部需提前向供货单位索要委托的运输方式、承运单位、起运时间等信息，并告知收货员。

5、购进药品到货后，按《收货操作规程》办理。

6、计算机系统根据已生效的采购订单，自动生成采购记录，采购记录包括：药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容。

7、采购药品时，企业应当向供货单位索取发票，业务内勤根据采购记录及时向供货方索取发票，并进行登记，登记完成后移交财务部。

8、相关质量控制要求：

8.1、合格供货方的控制要求：

8.1.1、选择供方必须具备法定资格，具有合法的《药品生产（经营）许可证》和“营业执照”。其经营方式、范围应与证照内容一致；

8.1.2、以供方资质文件和质量信息为依据，考察其资质和药品质量为主要内容的供货方的质量信誉，供货方的质量体系状况。同样品种应选择质量信誉好的供货方；

8.1.3、供货方履行合同能力：包括药品品种、数量、价格及售后服务。签订质

量保证协议的可以不每笔签订购销合同。

8.2、核实、留存供货单位销售人员以下资料：

8.2.1、加盖供货单位公章原印章的销售人员二代身份证复印件正反面；

8.2.2、加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、区域、期限等；

8.2.3、供货单位销售人员只能代表一家企业销售药品；

8.2.4、同一公司不同品种不同被授权人货款结算方式、账户应当一致；

8.2.5、供货单位及供货品种相关资料。

8.3、与供货单位按年度签订质量保证协议并加盖合同章或公章有效，协议至少包括以下内容：

8.3.1、明确双方质量责任；

8.3.2、供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

8.3.3、供货单位应当按照国家规定开具发票；

8.3.4、药品质量符合药品标准等有关要求；

8.3.5、药品包装、标签、说明书符合有关规定；

8.3.6、药品运输的质量保证及责任；

8.3.7、质量保证协议的有效期限。

9、相关记录保存5年。