会议筹备阶段的会务操作概述
会务操作手册
会务操作手册
一、引言
会务操作手册是为了帮助会务操作人员在有效组织和管理各类
会议时提供详细的指导和规范。
本手册包含了会务操作的基本流程
和注意事项，旨在确保会议的顺利进行，提高会务操作效率，同时
优化与会者的体验。
二、会务操作流程
1. 会议筹备阶段
会务操作人员在会议筹备阶段需完成以下工作：
- 确定会议的时间、地点和主题，并与相关人员进行沟通和协调。
- 编制会议日程表，包括会议议题、演讲人、时间等相关信息。
- 根据会议规模和需要，选择合适的会议场地并进行预订。
- 确定会议的参与人员名单，并邀请他们参加会议。
- 联络并与相关供应商合作，包括酒店预订、餐饮服务、音视频设备租赁等。
- 准备会议所需的资料、材料和背景信息，并确保其准确性和完整性。
2. 会议执行阶段
在会议执行阶段，会务操作人员需要做好以下工作：
- 提前到达会议场地，进行现场布置和准备工作，包括搭建舞台、布置宣传展示区等。
- 确保会议场地设施和设备的正常运行，如音响系统、投影仪等。
- 协助会议主持人进行开场致辞和会议的正式开始。
- 跟进会议进程，确保按照预定日程进行。
- 接待与会者并提供必要的信息和指引，如签到、发放会议手册等。
- 负责解答与会者的问题和疑虑，提供相关支持和协助。
3. 会议结束阶段
会议结束后，会务操作人员需要完成以下工作：。
会务工作程序及要求
会务工作程序及要求会务工作是一项非常重要的工作，它涉及到会议的策划、组织、安排和执行。
下面是一个典型的会务工作程序及其要求。
一、会议筹备阶段1.明确会议目标和主题：在会议筹备阶段，首先要明确会议的目标和主题。
根据会议目标和主题，策划会议的内容、议程和活动。
2.确定会议日期、地点和规模：根据会议的目标和主题，确定会议的日期、地点和规模，保证会议的时间安排合理，场地能够满足与会人员的需求，规模合理。
3.编制会议预算：根据会议的规模和活动内容，制定会议的预算，包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、人员费用等。
确保会议的经费安排合理、充分。
4.组织会议策划团队：成立会议策划团队，包括策划负责人、主持人、议程安排人员、场地负责人等，确保会议筹备工作有序进行。
5.制定会议策划方案：根据会议的目标和主题，制定会议的策划方案，包括会议的整体框架、活动内容、议程安排、嘉宾邀请和接待等。
确保会议筹备工作的有针对性和可行性。
二、会议组织阶段1.邀请嘉宾和发放参会邀请函：根据会议的目标和主题，邀请相关的嘉宾参会，并发放参会邀请函，明确会议的日期、地点和议程等。
2.场地租赁和布置：根据会议的规模和活动内容，寻找合适的会议场地，并进行租赁工作。
同时进行会议场地的布置，包括会议室设置、舞台搭建、音响灯光等。
3.制定会议议程和活动安排：根据会议的主题和目标，制定会议的议程和活动安排。
确保会议的议程合理、活动安排丰富多样。
4.组织嘉宾接待工作：组织嘉宾的接待工作，包括接机、住宿、用餐等。
确保嘉宾在会议期间的接待服务质量。
5.准备会议资料和会议设备：准备会议资料和会议设备，包括会议材料、PPT、麦克风、投影仪等。
确保会议进行过程中的技术和材料支持。
三、会议执行阶段1.主持会议：由主持人主持会议，保持会议的秩序和流程。
确保会议的顺利进行。
2.组织活动和分组讨论：根据会议活动安排，组织各种活动和分组讨论。
鼓励与会人员积极参与，促进信息交流和经验分享。
会务执行方案
会务执行方案一、引言会务执行方案是组织和管理会议的重要工作，对于确保会议的顺利进行、达到预期效果至关重要。
本文将从准备阶段、会议筹备、会议进行和会后总结四个方面，详细阐述会务执行方案。
二、准备阶段在会议准备阶段，首先需要明确会议的目的和主题，确定参会人员和会议规模。
其次，制定会议的时间和地点，并与会场方进行协商和预订。
同时，根据会议主题确定会议议程，并向演讲嘉宾发送邀请函。
此外，还需准备会议所需的设备和材料，并进行充分的测试和准备。
三、会议筹备会议筹备是会务执行的关键环节之一。
在会议筹备过程中，需要与各方面的合作伙伴进行沟通和协调，确保会议的各项事务能够顺利进行。
具体而言，包括以下几个方面。
1. 会议场地布置根据会议主题和规模，合理布置会场。
确保会场的座位和设备布局合理，满足参会人员的需求。
同时，为演讲嘉宾和主持人提供舒适的工作环境。
2. 会议设备准备根据会议议程和需要，准备好会议所需的设备，如投影仪、音响设备、电脑等，并进行测试和调试，确保设备的正常运行。
此外，还需要提前准备好会议所需的材料，如会议指南、背景资料等，并确保其准确性和完整性。
3. 参会人员管理在会议筹备过程中，需要与参会人员保持密切联系，及时传达会议相关信息，并提供必要的支持和帮助。
同时，需要做好参会人员的注册和签到工作，确保参会人员的信息准确记录，并提供相应的证件和参会资料。
四、会议进行会议进行是会务执行的核心环节，需要做好各项准备工作，确保会议的顺利进行。
具体而言，包括以下几个方面。
1. 会议开场会议开场是会议的重要环节，需要进行精心设计和安排。
开场时，可以通过播放音乐、视频等方式，营造良好的氛围。
同时，主持人需要做好开场致辞，介绍会议的主题和目的，并引导参会人员进入会议状态。
2. 演讲环节演讲环节是会议的重要内容之一，需要安排好演讲嘉宾的发言顺序，并提前与演讲嘉宾进行沟通和协调。
在演讲过程中，需要提供适当的时间给参会人员提问和互动。
会务流程及详细安排方案
会务流程及详细安排方案一、会前准备。
1.1 确定会议主题与目的。
这就好比咱盖房子得先有个蓝图一样。
要把会议想达到啥成果，围绕啥话题展开先搞清楚。
比如说要是个学术交流会议，主题就得明确是哪个学科领域的交流，目的是分享新研究成果呢，还是探讨行业发展方向。
这是整个会务的核心，可不能马虎。
1.2 选定会议时间与地点。
挑时间就像挑西瓜，得找个合适的时候。
得考虑参会人员的日程安排，尽量避开大家都忙得像热锅上的蚂蚁的时候。
地点呢，要交通便利，环境舒适。
要是找个犄角旮旯的地方，那参会者就像迷失在森林里的小鹿一样，找都找不着。
场地大小也要合适，不能像把大象塞进小盒子一样拥挤，也不能太空旷，冷冷清清的像鬼屋。
1.3 邀请参会人员。
这一步就像请客吃饭，得把该请的人都请全乎了。
要提前发出邀请函，把会议的主题、时间、地点、议程等信息都写得清清楚楚，明明白白。
就像给人家画个地图一样，让人一看就知道是咋回事。
对于重要嘉宾，还得打个电话或者发个短信再确认一下，这叫双保险，万无一失嘛。
二、会中安排。
2.1 会议签到。
这是会议开始的前奏，就像开场锣鼓一样。
要设置专门的签到处，安排热情友好的工作人员。
工作人员就像小太阳一样，要能给参会者带来温暖。
准备好签到表、名牌等物品，让参会者一到就感觉井井有条。
2.2 会议开场。
开场得有个热热闹闹的氛围，主持人就像乐队的指挥一样，掌控着整个节奏。
简单介绍一下会议的背景、目的、参会人员等情况，让大家快速进入状态。
可别啰里啰唆的，要像快刀斩乱麻一样干脆利落。
2.3 会议议程推进。
按照事先安排好的议程一项一项进行。
发言人要条理清晰，就像厨师做菜一样，一道一道工序有条不紊。
中间可以安排一些互动环节，像提问、小组讨论啥的。
这就像在平静的湖水里扔个石子，激起一点波澜，让会议更加生动有趣。
2.4 会议休息与茶歇。
人不是机器，得休息。
休息时间就像给汽车加油一样，让参会者补充能量。
茶歇要准备一些可口的点心和饮品，让大家能像在自己家一样放松。
会议流程及服务安排细节
会议流程及服务安排细节在现代社会，各种各样的会议在商务、学术、政府等领域频繁举行。
为了确保会议的顺利进行，一个精心设计的会议流程以及周全的服务安排至关重要。
以下将详细介绍会议流程及服务安排的各个细节。
一、会议流程1、会议筹备阶段（1）确定会议主题和目标：这是会议的核心，所有的安排都将围绕此展开。
（2）确定会议时间和地点：要考虑参会人员的便利性和场地的可用性。
（3）邀请参会人员：通过邮件、电话等方式发出正式邀请，并明确告知会议的主题、时间、地点和相关要求。
（4）收集参会人员的信息：包括是否能够出席、特殊需求等。
2、会议前准备阶段（1）准备会议资料：如报告、演讲稿、宣传册等，确保资料的准确性和完整性。
（2）布置会议场地：根据会议的性质和规模，合理安排座位、摆放桌椅、设置音响设备、投影仪等。
（3）安排餐饮和茶歇：如果会议时间较长，要提前安排好餐饮服务，包括食物的种类、数量和质量。
（4）进行预演和检查：对会议中可能用到的设备进行预演，确保其正常运行；对场地的布置进行最后的检查，确保没有遗漏。
3、会议进行阶段（1）签到入场：安排专人负责签到，发放会议资料，引导参会人员就座。
（2）主持人开场：介绍会议的主题、目的、议程和参会人员。
（3）主题演讲和讨论：按照议程安排，进行主题演讲和讨论环节，要控制好时间和节奏，确保每个环节都能顺利进行。
（4）记录会议内容：安排专人负责记录会议的主要内容、决议和待办事项。
（5）互动环节：鼓励参会人员提问、交流和分享观点。
4、会议结束阶段（1）总结会议：主持人对会议进行总结，强调会议的成果和下一步的行动计划。
（2）感谢参会人员：表达对参会人员的感谢和敬意。
（3）清理场地：收拾会议资料、整理设备、清理场地。
二、服务安排细节1、人员服务（1）接待人员：要热情、专业，能够及时解答参会人员的疑问，提供必要的帮助。
（2）技术支持人员：随时待命，解决会议中可能出现的技术问题，如设备故障、网络连接等。
大型会议的会务流程
大型会议的会务流程一、会前准备。
1. 确定会议主题和目的。
这就像是给会议定个大方向，要是连要干啥都不知道，那这会可就开得稀里糊涂啦。
就好比大家出去旅游，得先知道是去看山还是看海一样。
这时候呢，得跟相关的人员好好商量商量，把这个主题定得明明白白的。
比如说要是开个商业会议，是要讨论新产品的推广呢，还是要总结过去的业绩呀。
2. 确定参会人员。
这一步可重要啦。
就像请客吃饭，得知道请谁来。
得把那些必须到场的人，比如领导啦、专家啦、相关部门的负责人啦都找齐。
而且还要考虑到人数，场地能不能装得下这么多人。
要是人太多场地小，那可就像把一群大象塞进小房间，挤得难受。
这时候就需要发邀请函或者通知，把会议的信息，像时间、地点、主题啥的都告诉人家，态度要热情友好，就像邀请好朋友来家里玩一样。
3. 选择会议场地。
场地的选择可大有讲究。
要根据参会人数、会议的风格还有预算来选。
如果是个高大上的商务会议，那可能就得找个五星级酒店的大会议室，里面装修豪华，设备齐全。
要是个比较轻松的创意会议，也许找个有特色的创意空间就很不错。
而且场地的交通要方便，周围最好有吃饭和住宿的地方，这样参会人员就不会为这些事儿发愁啦。
在确定场地之前，最好去实地考察考察，看看有没有什么隐藏的问题，可别到时候发现空调不好使或者椅子坐着不舒服，那就糟心了。
4. 会议资料准备。
这就像是给参会人员准备的小礼物一样。
要把会议相关的资料都整理好，像会议议程啦、发言材料啦、背景资料啦等等。
这些资料要做得清晰明了，排版好看一点，可别弄成那种密密麻麻让人看了就头疼的样子。
要是能加点有趣的小插图或者图表，就更吸引人啦。
而且要确保资料的准确性，要是资料里有错别字或者错误信息，那可就有点丢人啦。
5. 会议设备和物资准备。
设备和物资可是会议的好帮手。
像投影仪、麦克风、音响这些设备得提前检查好，确保到时候能正常使用。
还有像纸笔、茶水、咖啡、点心这些物资也不能少。
参会人员在会议期间要是渴了饿了，能有东西吃有东西喝，心情也会好很多。
会务岗位说明书
会务岗位说明书一、岗位背景会务岗位是在会议组织和管理过程中起到重要作用的岗位，主要负责会议筹备、执行和后续的跟踪管理工作。
在一个成功的会议中，会务人员的工作成果对于保证会议的高效运行和参会人员的满意度具有至关重要的作用。
二、岗位职责1. 会议筹备阶段会务人员在会议筹备阶段应负责以下工作：- 制定会议筹备计划并与相关部门协调沟通，确保筹备工作按时进行；- 负责会议场地的选择、租赁和布置，确保会议场地满足会议需求，并提供良好的环境和设施；- 协助制定会议日程安排，包括会议议程、会议时间和活动安排等；- 联络并邀请演讲嘉宾、媒体代表和特邀嘉宾，安排其出席并提供必要的接待服务；- 确保会议资料和材料的准备和印制，包括会议背景材料、会议议程册、会议手册等；- 协助组织会议中的文化演出、晚宴、娱乐活动等，提升会议的档次和氛围。
2. 会议执行阶段会务人员在会议执行阶段应负责以下工作：- 协助会议签到和注册，确保参会人员的信息记录完整准确；- 对会议设备和技术设施进行调试和测试，确保其正常运行；- 确保会议场地布置和现场布局符合会议要求，提供必要的支持和服务；- 组织并协调会议期间的餐饮服务，保证参会人员的伙食需求；- 监督会议进程，协调解决会议中可能出现的问题和突发状况；- 提供会议的即时翻译、摄影摄像等专业服务，确保信息的传递和记录。
3. 会议后续管理会务人员在会议结束后应负责以下工作：- 进行会议总结和反馈，收集参会人员的意见和建议，以便于下次会议的改进；- 确保会议遗留问题的及时跟进和解决，如费用结算、场地清理等；- 归档会议资料和材料，做好相关会议档案的整理和保管工作；- 协助策划和组织会后的学术交流和联谊活动，巩固和拓展会议的影响力；- 与参会人员和相关合作机构保持良好的沟通和关系，以推动会议的持续发展。
三、任职要求1. 学历要求大学本科及以上学历，会展、旅游管理、市场营销等相关专业优先。
2. 技能要求- 具备较强的组织和协调能力，能够独立负责会议的筹备和执行工作；- 具备较好的沟通和表达能力，能与不同背景、层级的人员进行有效的沟通合作；- 熟练运用办公软件和会务管理软件，能够熟练处理各类会务相关的文件和数据；- 有较强的应变能力和解决问题的能力，能够应对突发情况并快速作出反应；- 具备团队合作精神和高度责任心，能够承受工作压力并保持良好的工作态度。
会务筹备与管理
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
第三部分 会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务组织与服务
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
组织会议进行的工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议进行阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
会议结束阶段的会务工作
第四部分 会务管理操作技巧
成功会议的五种策略
如何对待会议中的意外情况
感谢大家！
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
会议筹备阶段的会务组织与服务
0403 会议筹备阶段的会务工作
会议筹备阶段的会务工作
一、拟定会议计划
1、确定会议名称、时间等基本要素
2、制定会议预算
3、确定会议议程、程序及日程
4、成立会务组，明确会务分工
5、制发会议通知
二、准备会议材料
1、准备领导发言稿
2、起草会议报告、决议草案
3、准备其他相关材料（如公司简介、产品介绍等）
三、制作会议证件
1、出席证（或代表证）、列席证、嘉宾证或入场券
2、记者证
3、工作证
4、桌签、坐签、名牌
5、会场路线批示牌或会场周边设施图
四、安排会议生活
1、预定交通工具
2、安排食宿
3、联系与安排参观、访问活动
4、确定医疗、保卫人员
五、布置会场
1、布置环境
2、选定会场形式、排定会议坐次
3、布置主席台
4、配齐、调试使用电化设备。
会议会务流程
会议会务流程会议是组织内部沟通、决策和协调工作的重要方式，会议会务流程的规范与否直接关系到会议的效率和效果。
下面，我们就会议会务流程进行详细的介绍。
一、会议筹备阶段。
1.确定会议主题和目的，在召开会议前，首先需要明确会议的主题和目的，明确会议的议题和讨论重点。
2.确定会议时间和地点，根据参会人员的时间安排和会议规模确定会议召开的时间和地点。
3.制定会议议程，会议议程是会议进行的纲要，包括会议主题、议题安排、讨论时间等内容。
4.邀请参会人员，确定参会人员名单，并发出会议邀请函，通知参会人员会议的时间、地点和议程安排。
5.准备会议资料，根据会议议程准备好相关的会议资料和文件，确保参会人员能够充分了解会议内容。
二、会议召开阶段。
1.会议签到，在会议开始前，要求参会人员进行签到，确保参会人员到齐。
2.主持人开场，主持人按照会议议程开场，介绍会议主题和目的，以及会议流程安排。
3.议题讨论，按照会议议程安排，逐一进行议题讨论，确保每个议题都能得到充分的讨论和决策。
4.会议记录，会议秘书负责记录会议讨论内容和决策结果，确保会议记录准确完整。
5.提案表决，对于需要决策的提案，进行表决，确保决策结果的合法性和有效性。
6.会议总结，会议结束前，主持人对会议进行总结，概括会议讨论内容和决策结果，明确接下来的工作安排和责任分工。
三、会议结束阶段。
1.会议文件归档，将会议记录和决策结果整理归档，作为后续工作的参考依据。
2.反馈意见，对于会议的组织和流程进行反馈意见，以便不断改进会议的质量和效率。
3.落实工作，根据会议决策结果，及时落实相关工作，确保会议的决策能够得到有效执行。
以上就是会议会务流程的详细介绍，希望能够对大家在组织会议时有所帮助。
在会议筹备、召开和结束的每个环节，都需要严格按照流程进行，确保会议能够高效、有序地进行，达到预期的效果。
只有在会务流程规范的前提下，会议才能够真正发挥其应有的作用，为组织的发展和工作的顺利推进提供有力支持。
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• 二、会议通知的内容 • 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大
项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、 地点、参加对象等事项。
三、会议通知的种类与方式
• 1．按通知的形式可分为： 口头通知和书面通知
• 2．按通知的性质可分成： 预备性通知和正式通知
• 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务
和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保
密工作。
（二）制订会议预算
• 1．会议经费的的构成 • （1）交通费用 • （2）会议室费用 • （3）住宿费用 • （4）餐饮费用 • （5）旅游费用 • （6）设备视听费用 • （7）宴请及演出费用 • （8）培训费或讲演费 • （9）预计外支出
五、准备会议材料的要求
• 1．秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后， 开始准备。
• 2．认真校对会议文件 • 3．按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在
文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字 样。将所有的资料统一放在文件袋中，发放给与会人 员。分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的 情况。 • 4．分发重要文件一般要编号、登记。 • 5．一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退 回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。
（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、 证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
二、准备会议物品和设施
• 1. 常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。 • 2. 印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印
机等等。 • 3. 会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、
卫生用具、安全通道、消防设施等等。 • 4. 会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、
第三章 会议筹备阶段的会务操作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 布置会场
本章要点与要求
• (一) 本章要点 • 拟定会议计划 • 拟定会议议程、日程
与程序 • 制发会议通知 • 准备会议材料 • 制作会议证件 • 布置会场
心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写 为“×××在××工作会议上所做的报告”。 • （2）成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标 于作者之下)。 • （3）称谓：“各位代表”、“同志们”等。 • （4）正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工 作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论 的问题并附自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。
• 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；
• 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；
• 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。
张贴式会议通知
第四节 准备会议材料
一、会前需准备的会议材料种类
（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文 件、上级指示文书、本次开会起因文书等。
（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、 经验介绍材料等。
（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、 表决程序等。
（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来 信和各类来访等的书面材料。
3. 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证 件应当用不同的颜色和字体相区别。
4. 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。 5. 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等
必要的地方放置台签式姓名卡片。
6. 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如， 庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜 庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。
举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议 所作的总结性讲话。
一般来说，闭幕词主要包括以下内容： • 对会议完成任务的概括 • 对会议的评价 • 对服务部门与人员的感谢
四、起草会议报告、决议草案
• 会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向 权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
• 会议报告的内容主要包括： • （1）标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中
• 会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先 后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与 会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺 序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据 。
• 以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活 动，一般只制定会议程序。
会议议程、日程和程序的关系
• 会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先 后顺序的安排。它们之间的区别在于：
画像、标语口号。 • 5. 视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)
板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、 光盘、同声翻译系统等等。
三、准备领导发言稿
1．开幕词 开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会 议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的 重要讲话。 开幕词的内容包括以下几个方面：
• （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用 电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴 会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2005年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2006年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
案例分析
• 1.引入案例：秘书李婷的困惑 • 2.课堂练习示例： • （1）天瑞公司杂乱的会议资料 • （2）在中国国际××展览会开幕式上的讲话 • （3）祝酒词 • （4）××市人大会议闭幕词
第五节 制发会议证件
一、会议证件的概念
• 会议证件是表明与会议直接有关人员身 份权利和义务的证据。
• 一般来说，制发证件只限于大型会议或 重要会议，而通常的小型会议，不必制 发证件。
• 3．按通知的名称分为： 会议通知、邀请信(函、书)、请柬、
海报、公告等
四、会议通知的内容
• 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十 “通知”。第二种，只写“会议通知”或“通 知”。
• 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 • 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主
题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要 时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线 路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他 事项。
案例分析
• 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体
二、会议日程
• 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
• 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各 项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会 议的效率。
三、会议程序
• 4．落款与日期。写明主办单位的全称，并注明 发出通知的日期。
五、会议通知的发出
• （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接 到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时 到达会议场所为宜。
• （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可 夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编 、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并 能及时回复。
• 祝酒词的写法
开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分 根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主 人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追 述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历 史，还可以展望未来。结尾可用“让我们 为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表 达礼节性的祝愿。
3．讲话稿
• 讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表 现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补 充报告。
讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：
• 肯定会议的重要性； • 评价过去的工作； • 点出当前值得注意的问题； • 指明今后的方向和目标； • 评价会议中心议题； • 提出原则性的意见，向大会提出希望。 • 就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。
4．闭幕词： 闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位
• (二) 本章要求 • 了解会议计划的制作
• 掌握制定会议议程、日 程与程序
• 掌握会议通知的基本写 法
• 能够给领导写发言稿
• 了解会议证件的种类与 基本制作方法
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。
• （三）制订会议预算
（一）成立会务工作机构
• 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。