财务管理及报销制度(1)

26度果园

财务管理及报销制度

为规范公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督，同时进一步完善公司财务管理制度，维护公司及员工相关的合法权益，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。一、内部借款和各项费用开支标准及审批程序管理

第一条审批程序总原则

（一）按照财务统一管理的思路，公司财务管理和计划投资工作，由公司经营、财务部门统一管理与协调。各部门、各分公司成本费用坚持总经理/董事长“一支笔”审批制度。如总经理因公外出，需紧急支付或报销的，必须由申请付款或报销部门负责人以能留痕的方式请示总经理同意付款或报销，并由总经理通知财务经理方可安排付款或报销，事后履行补签手续。

（二）任何付款及费用报销，其程序为：经办人员根据财务规定填制并粘贴单据→部门负责人审核（报销/付款事项的真实性）→财务审核（依据财务制度相关规定审核报销/付款单据的合法性、数据的准确性）→总经理签字→财务报销/付款（先由会计出凭证，后由出纳付款，经办人在凭证上签字表明已足额领取相关资金）。

第二条借款及报销规定

（一）出差人员差旅费借款。由出差人员凭通过审批的“出差审批单”到财务填制“差旅费用申请单”，写明出差时间、地点等事项。填写好该

凭证后，按本准则第二条原则办理完手续后，财务方予借支，前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者，不得再借款。借款金额原则按“往返车费+（住宿费+生活补助）*预计出差天数”。

差旅费用申请单

年月日

总经理：财务：部门负责人：

（二）借款出差人员回公司后，三天内应按规定到财务部报账，报账后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。

（三）其他临时借款，填写借款单，但需注明借款事由，如购置款、业务费、备用金等。

（四）借款人和实际收款人不一致时，必须由借款人在借条上写明委托XX为收款人。

借条

今借到公司借给的借款。人民币元，大写：（拾万仟佰元）。支付方式：。

借款人：

年月日备注：因个人/业务原因，此笔借款本人委托贵公司将其转入以下指定账户中：

委托人：

年月日（五）特殊津贴及补贴由主管部门提出意见，报总经理办公会研究决定。

（六）凡职工借用公司款者，在原借款未还清前，不得再借。

（七）报销审批时应具备的凭证：“申购审批单”（报销购买办公用品等），“出差审批单”（报销差旅费），原始发票、物品明细表，无法取得发票（如人工费）的须有对方身份证复印件、联系方式、收条。

（八）试用期员工借支旅差费或临时借款，须由正式员工出具担保书或签认担保，方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应负有连带责任（九）如经费开支审批人（如部门负责人）出差在外，则应由审批人签署指定代理人，交财务部备案，指定代理人可在期间行使相应的审批权力。

（十）借款和各项费用审批程序严格按照以上规定执行，如不经财务进行原始单据的审核、审批顺序颠倒的财务有权拒绝付款。

（十一）公司员工无论何种用途向公司借款后必须及时归还或冲账。除特殊款项经批准允许跨年外，其余借款均必须于借款当年年底前清缴，不按规定时间清缴的停发工资或从工资中扣缴。

第三条报销时间和单据收集时间的具体规定

为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

（一）财务报销：公司财务部每周一、三、五为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

（二）借支和对外付款不受以上的时间限制。

（三）相关单据须在当月25日前交回财务，否则滞留到下月进行核算。责任由各业务部门自行承担。

（四）各部门（尤其是采购、销售及库房三个部门）应交回财务的相关单据以周为单位交回，财务每周五13:00停止本周的单据收集，未交回的单据财务顺延到下周收集相关单据，由财务上报办公室，办公室给与相应的处罚决定，并且因此误导公司决策的损失由各部门自担，财务仅仅是见单入账，而不是找单做账。

（五）所有现金支出，金额超过5000元的须提前一天通知财务备款，否则影响业务的开展财务不承担任何责任。

第四条出差审批及差旅费报销

（一）出差审批

1、出差人员必须办理出差审批手续后，方可确认为出差及报销费用，

并作为费用报销审核时的必要附件之一，缺少此附件财务不予审核及报销。

2、出差审批程序：出差人员填制“出差审批单”→部门负责人审核签字→公司总经理签字。

出差审批

年月日

总经理：部门领导：

（二）差旅费报销标准及规定

1、标准：公司（含分公司总经理）领导因公外出，差旅费给予实报实销。其他人员均采用费用（住宿费、出差地市内交通费、餐费）包干制，具体标准如下：

2、报销要求：在公司规定的标准内凭住宿发票等合法票据据实报销；超出规定标准或票据不符合财务要求不予报销。

3、交通工具及交通费：除公司（含分公司总经理）领导以外的其他人

员因公出差，可乘坐火车硬卧出行，并凭有效票据据实报销。因办理紧急事项或与领导同行需乘坐飞机、轮船以及软卧的，必须附情况说明并经总经理审批同意后方可报销费用，否则一律按硬卧标准报销。

4、出差人员，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，凭规定搭乘的交通工具有效票据据实报销交通费，但不报销绕道交通费和在家期间的出差费用。出差地有家的不予报销住宿费。

5、各部门负责人应严格控制外出人员，并考虑完成任务的期限，确定出差日期。出差时间出差起止时间算（“算头不算尾”），即计费时间从出差人到达（出差地）日起算到离开（出差地）日止。

6、出差人员在出差地因病住院期间，不视为出差。按住院医疗相关规定报销费用。

7、公司人员参加在外地召开的各类会议，除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明，可回公司报销差旅费，其余情况一律不报销。

8、员工赴外地学习培训超过15天以上的，培训期间食宿费自理的，除住宿费按培训处住宿发票据实报销外不报销其他费用。

9、自驾车或公司派车出差的，差旅费按规定标准减少50元/天给予报销。出行车辆按“出差审批单”规定地点、路线、出差时限给予报销过路、过桥费和油费。出行车辆费用报销时，须经办公室车辆管理负责人核查是否有违章和公里数核定油费是否合理后再报财务审核报销。

10、出差期间的宴请费用不在差旅费中报销，单独列在业务招待费中审批报销。有业务招待费的按正餐（午餐或晚餐）30元/餐，扣减出差人差旅费。

11、差旅费报销原则上是出差一次报销一次，不能累计报销，且出差结束后一周内履行报销手续。差旅费报销采用差旅费报销单，且只能一张报销单填列一个人一次出差的相关费用，否则财务不予审核签字。

12、异地驻勤工作人员驻勤工作期间，不得按出差对待报销差旅费。第五条公司驻外办事处费用报销，按公司核定标准及范围凭票报销。

第六条业务招待费标准及审批

（一）因工作需要必须接待相关部门领导或业务合作单位人员的，须事前申报总经理批准，发生的业务招待费可据实报销。报销时凭有效票据经审核签字后给予报销。

（二）业务招待费采用分公司（部门）总额控制的办法（本制度第六条的（三）），超过核定标准不予报销。

（三）对外接待的部门及人员要注意节约费用，一般事项但又必须要接待的，每次不超过400元（6人及以下），600元（6人以上10人以下），10人以上每人不超过80元；办理重要事项而发生的超标准业务招待费经公司总经理批准可给予报销。

（四）招待费用报销须分次填列报销单，即一张报销单只能填列一次业务招待费，否则财务不予审核签字报销。

第七条电话费报销制度及流程

(一) 费用标准

1、移动通讯费：为兼顾效率与公平的原则，公司员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依不同岗位、不同工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准按办公室规定标准执行。话费报销原则上由办公室凭有效票据按标准统一报销。

2、办公固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费变动异常等情况，应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

第八条市内报销

1、公司员工在工作地本市内外出办理公事乘坐公共交通车发生的交通费凭有效票据给予据实报销。

2、遇紧急情况或办理急件公司无法安排车辆必须搭乘的士的，经部门领导批准凭有效票据据实报销并写明办事路径。

3、公司派车的情况不予报销车费，按公司车辆规定制度由公司办公室办理公司车辆的费用报销。

4、员工使用私人车辆办理公事的，按费用报销的程序处理并写明办事路径。第九条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定

为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

1、购置申请: 各部门每月15日--20日按需提交物资申购单，公司总经办汇总后按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2、报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部报销付款或冲抵借支。

3、费用归集：财务部按月根据办公室提供的各部门领用金额统计表或者“物资申购单”，归集核算各部门相关费用。库存用品作为库存物资管理，待实际领用时分摊。

第十条工资、福利支付流程及审批标准

（一）工资支付流程

1、每月15日前由公司办公室将经总经理审批后的本月发放上月工资表（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及奖金等信息）交财务部；

2、20日前由财务部通过银行形式发放工资；

（二）加班工资的支付及规定

1、公司员工加班后，首先安排补休，无法安排补休的可计发加班费。安排加班补休的人员必须办理补休手续，本部门及人事部门做好考勤登记及核查工作，不得重复补休或既领加班费又补休。如有违反，除退还所领加班费外，并按违反公司规章制度处理。

2、以下人员不计发加班工资：

（1）公司中层以上管理人员不计发加班工资；

（2）执行计件工资制的单位人员无加班和加班工资；

（3）公司员工出差期间不计发加班工资。

3、法定节假日、休息时间因工作需要必须安排加班的，事后又无法安排补休，可计发加班工资，加班工资的核算按国家相关规定执行。

4、员工加班要严格管理及控制，事前由部门经理报公司领导批准。加班只限于节假日值班和完成其他紧急任务等，但月累计不得超过48小时，超过48小时报总经理批准。属工作职责要求，当日或当月未完成工作任务自行加班的不计加班费。

5、加班工资由办公室核算造入工资表经审核后，随同工资一并发放。

（三）实行医疗保险制度以后，职工本人医药费纳入社会统筹基金，非

工伤医疗费不予报销。工伤医疗费以工伤保险形式及规定进行支付报销。

二、对外付款制度

（一）预付账款管理

1、预付账款仅限于采购货物须对外预付定金的情况。

2、对外采购付款，坚持货到并验收后付款原则。

3、预付定金必须在填制对外付款审批单时同时提供购货合同复印件及定单（仅指正常情况能提供此附件的事项），对外付款必须在填制对外付款审批单时同时附采购入库单，否则财务有权拒绝付款。

4、预付账款按发生部门、经办人、收款单位组织明细分类核算，会计每月25---28日进行清账，对超过一个季度的预付账款进行跟踪核对，经办人负责在一周内将结账手续交到财务，无法做到结账的由经办人负责出具情况说明和解决方案上报总经理签字同意，财务备案。

（二）应付账款的管理

1、应付账款指货物已验收入库尚未对外支付的款项。

2、在填制对外欠款的对外付款审批单时，必须有会计人员在对外付款审批单上关于货物是否已入库和原始凭证是否符合公司相关规定出具财务意见，否则出纳有权拒绝付款。

3、在办理专项对外付款（如批量购置家具、大型维修、装修、广告）时，须将已批准的项目计划作为付款必不可少的附件之一。计划内容包括项目总支出、明细项目支出计划金额、项目完成时间、结算方式及结算时间等，财务部据此办理付款。

4、谁经办谁负责的原则，每月25-28日到财务进行数据的核对。

三、物资采购及物资管理规定

第一条物资采购审批及程序

公司所有物资的采购实行计划管理原则：

（一）车间的物资采购

1、包装材料。车间根据现有库存数量和销售所提的计划合理安排包装材料的采购。包装材料的采购必须签订购货合同，并按照公司规定审核签批后方可安排采购。

2、原材料（商品）。采购部门根据车间提供的现有库存数量和销售部门所提的销售计划及所采购商品需要的时间安排进行采购，采购入库单（须有库管和采购人员的共同签字）是付款/冲账时的必要附件之一，否则财务有权拒绝付款。

3、采购过程遇有人工费用发生的须出具工人收款凭据。

（二）、行政办公设备、设施及物资的采购

1、行政办公设备、设施单件价格高于100元（含100元）的采购计划由总经理或副总审定签批；零星物资（单件物品价值低于100元）的采购计划由办公室负责人审批。物资申购由需用部门申请并填制“物资申购单”（明确物资品名、品牌、型号、数量、金额等信息），按审批程序签批后交办公室安排采购。

2、公司临时接待客人所需菜品、瓜果、食品等物资购买暂不需提前审批，由办公室根据实际情况合理购买。

3、固定资产。由使用部门提交采购计划，经总经理审批后安排采购。固定资产采购必须签订购货合同，合同的审核按公司相关规定执行。

物资申购单

日期：年月日

总经理：部门负责人：申购人：第二条物资验收入库出库管理

（一）车间用物资

1、物资验收及入库。物资购进后，车间必须认真验收，严把数量、质量关（需专业人员验收的由专业人员验收并出具质量验收报告），经检验所购产品与计划所要求的质量数量一致后库管方可填制采购入库单（在合理损耗范围内）。入库验收时发现所采购的物资质量不合格或不符要求的，由采购人员直接负责；验收入库后发现问题的，由车间负责。对于数量尚未点清，验质尚无结果的物资应单独保管，由车间及时以书面形式上报总经理，由总经理签署处理意见，交由财务备案。采购入库单均一式四联，由库管和采购人员共同签字确认，第一联库管留存；第二联由采购人员随同发票/对方收款收据或收条送交财务部门冲账或付款；第三联采购人员留存，第四联返给供货方。

2、物资出库。

（1）领用辅料时，库管须填制并打印一式三联的材料出库单，由库管和领取人共同签字确认，财务据此做账。

（2）产成品出库时，库管需要填制产品入库单（此步工作可灵活掌握，如按标准件按流水生产好后销售的就在完工时方可办理产品入库手续）

和销售出库单（只要是产品出库，一律做销售出库单视同销售，如借产品的最后根据实际情况选择相应手续结算）。运输方式、联系人及运输单据的打印由销售人员自行负责并在运输方结算单据上和财务共同签字，有运输方、销售部及财务共同签字的结算单据是财务付款时的必要附件之一，否则财务有权拒绝付款。

（3）销售出库单为一式五联，第一联库管留存；第二联销售人员留存；第三联运输方留存，第四联留给购货方，第五联财务做账。财务和销售留存联均须有库管、销售、运输方或者客户签字。客户无法签字的运输方签字即可视同客户签字。

3、物资盘点及清查。库管人员与会计人员应于每季度的最后一月的25--28日对库存商品进行盘点，包装材料每季度至少进行一次盘点。对于账实不符的物资，应查明原因，分清责任，做出相应的处理意见并报相关部门负责人及总经理批示。

（二）办公设备（设施）、办公用品、办公家具由办公室统一管理。由办公室安排专人负责办理验货签收及领用登记手续。物品使用人应对所使用的物品进行妥善保管及正确使用，如因人为损坏或保管不慎丢失应视情节予以赔偿。使用人离职时，应将所使用的物品归还公司并办理相应手续后方可离开。

第三条所有交财务的单据必须在相关事项办理完成后三日之内交由财务入账，否则由此引发的数据滞后误导公司领导决策责任由相关人员负责，

并且由财务上报办公室，由办公室采取相应的处罚决定。

四、应收账款制度

（一）、谁经办谁负责的原则，每月25-28日与财务进行数据的核对，原则

上每月与欠款单位签署一次一式两份的对账函（对账函由财务出具标准格式，各部门自行根据财务提供的数据填写，财务盖章后送达对方，对方一份，交回财务存档一份），以维护公司应收账款法律的有效性和达到欠款的催收效应。销售送达客户的对账函时间可由销售人员根据客户性质灵活掌握，但是最长不能超过一个季度。

（二）、不允许应收账款“坐支”（收到公司货款未经办理支出手续的情况下擅自支出或收到货款不及时交回公司）的情况发生，必须严格按照收支两条线的相应程序办理。

（三）应收账款按发生部门、经办人、欠款单位分类核算，会计每月25---28日进行清理并将数据发送给相关部门负责人，由相关部门负责完成应收账款的催收，一个季度之内无法收回的应收账款由经办人出具情况说明和解决方案上报总经理签字同意，财务备案。

（四）出纳收到相应货款分笔开具加盖财务章的一式三联收据（转入公司对公账户不予开具，否则公司有重复收款的风险），客户、出纳、会计各一联。

五、本规定解释权归财务部所有。

六、各分公司按本制度标准及规定执行，如有特殊情况需另行制定的，须参照本制度制定并报公司审核通过后执行。

七、本规定从二O一八年一月一日起执行，原有相关规定同时废止。

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二O一七年十二月二十八日