项目实施档案资料收集归档基本要求汇总

档案资料收集、管理整理基本要求
《土地开发整理项目管理暂行办法》规定：“项目申报单位应做好项目成果有
从项目申报到验收通过的有关文件和资料，要收集整理，立卷
”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可

信息化，而项目管理的数字化、信息

项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义
、重要性

1）项目资料是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审

2）项目资料是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事

3）项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用；
4）对其他工程起借鉴参考作用。
、重要意义
及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必
有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理


、部分文件原件不齐全

、部分档案资料填写存在误差
导致档案资料与事实产生误差，造
不能全面的反映工程的建设和质量；有的

、原始签证资料格式不规范
而是在施工过程中，不断
一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的
另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过
出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。原始资料的文字
使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修

、竣工资料移交不及时
造成统一管理的时间延误，甚至导致竣

、档案管理混乱，无专人负责
不能分门别类归档；无专人


实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护

有关单位应按时、保质、保量移交项目承担

技术类、财务类和其它类进行分类；也可以按立项

可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理，


、档案资料应“便于检索”。
、档案资料应分门别类归档。
、卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系。
、案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容。
、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整；

、案卷装订牢固、美观；档案分类、组卷科学便于保存和利用。

GB/T1013-2000）附录中规定了土地整治
主要包括：①反映工作过程的主要文献。其中又包括
如有关上级部门批准的规划、项目设计、项目实施方
等有关文件、项目实施部门上报的申请书和上级的批复、项目批准部门与项
如土地整治实施过程中的重要会议纪要、重要问题的书面
有关领导检查指导工作的谈话记录等。反映验收情况的重要文献，如规划、
竣工验收和评审验收的会议记录、总结纪要与材料以及验收部
②各个工作环节的主要信息技术成果。包括土地

土地整治项目规划、设计成果；各个工作环节的辅助性信息技术

（GB/T1013-2000）附录C、《河北省土
对与项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过

、前期工作文件 项目踏勘、立项报卷、审批、招投标等项目准备阶段形

、监理文件 监理单位在工程施工监理过程中形成的文件。
、施工文件 施工单位在工程施工中形成的文件。
、检查、竣工验收文件 在项目检查、竣工验收活动中形成的文件。
、后期管护文件 在项目竣工验收交付使用后的后期管护活动中形成的文


分类 内容
项目立项
项目建议书及申报文件，可研报告及入库批准文件、报部备案文件，规划设计及投资预算，项目计划和预算批

招投标资料 招标公告，招标文件，投标文件，评标报告，招标标底

实施管理资料 项目实施方案，领导机构文件，管理制度，会议纪要，

合同协议资料 设计、监理、施工、勘测合同，补偿协议，管护协议，

监理资料 监理规划、细则、月报、日记，质量、进度、投资控制

施工管理资料 施工组织设计，施工月报、日记，质量事故记录，单元工程质量评定资料，施工质量检测资料，工程计量原始

权属管理资料 权属调整公告、方案、协议，权属管理工作总结报告。
财务档案 竣工决算资料
验收资料 历次验收成果资料。
影像资料 照片，录像。
其 他 审计资料，工程管护资料，设计工作总结报告。

、归档的项目文件应为原件。
、归档文件材料的内容、形式及其深度必须符合国家及省有关项目设计及

、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统。
、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
、归档文件应采用能够长期保存，耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘

、按施工图施工没有变动的，利用施工图改绘竣工图，必须在施工图上加

、归档的声像资料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。


) 组卷方法 卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文

文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、

图纸按专业排列，现状图、规划图和竣工图在前，施工设


既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
) 编制卷内文件页号应符合下列规定：
卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页
“1”

页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文

成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可

案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
) 卷内目录的编制应符合下列规定：
卷内目录式样应写明序号、文件编

号、文件题名、日期、

序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。
文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称。
日期：填写文件形成的日期。
页次：卷内文件次序页码。
卷内目录排列在卷内文件首面之前。


档案内容 承担
监管 单位 建设 单位 监理 单位 施工 单位 备注

项目呈报书 √ √ √
项目设计书（设计文本和预算）及电子文档 √ √ √
及电子文档 √ √ √
项目规划图（比例尺1:2000-5000）； √ √ √
标注项目区的土地利用总体规划图或者土地整治规划
√ √ √
勘测定界图和勘测定界技术报告及电子文档 √ √ √
标注项目区的标准分幅土地利用现状图及电子文档 √ √
√ √
省国土资源厅、省财政厅下发的建设任务和投资预算
√ √
省中心下发的项目建设任务和投资预算的函 √ √ √


项目实施方案 √ √ √ 附审查意

组织实施资料
项目实施领导机构及办事机构设立文件 √
√
领导机构及办事机构会议记录 √
实施宣传、征求意见相关资料 √
√

√ √
招标公告 √ √ √
招标文件 √ √
中标单位投标文件 √
√ √
中标通知书 √ √ √
其他 √

项目测量合同 √
则市
否
√ 2 项目设计合同 √ √ 3 招投标代理合同 √ √ 4 施工合同和协议 √ √ 5 监理合同 √ √ 6 工程结算审计合同 √ √ 7 工程移交及管护协议 √ √
其它合同及协议 √ √
6类）
监理工作总结 √ √ √ √

项目工程质量评估报告 √ √ √ √

3.1 监理工作指导文件 3.1.1 项目监理规划 √ √ √ √ 3.1.2 监理实施细则 √ √ √ √ 3.2 监理工作记录文件 3.2.1 第一次工地会议纪要 √ √
监理例会会议纪要 √ √
√ √
专题报告 √ √
监理工程师通知单及其回复单 √ √
监理工作联系单 √ √
监理月报 √ √ √
√ √
3.4 施工承包合同以及合同变更的补充协议文件 √ √ 3.5 施工招投标文件 √ 3.6 项目实施管理机构与第三方签订的材料采购、设备订货等合同 √
规划设计及其批复文件 √ √
施工设计及其说明文件（如有） √
设计交底与图纸会审会议纪要 √
√
项目现场监理机构设置及人员配置文件 √
√ √
监理人员监理日记 √ √
监理巡视记录 √ √
√ √
收发文登记 √
质量控制文件
4.1 工程材料／构配件／设备报审表 √ √ √ 4.2 工程施工测量、放线报验申请表 √ √ √
√ √ √
质量事故报告和处理意

见 √ √ √
工程材料、构配件、设备进场报审表及附件 √
4.6 工程施工测量、放线报审表附件 √ 4.7 见证取样送检试验报审文件 √ 4.8 工程项目质量验收划分报审文件 √ 4.9 分项工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表） √ √ 4.10 分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录（含评
√ √
合同段工程竣工报验单、合同段工程竣工验收申请报告、质量评定表、竣工验收记录、质量控制资料检查记
√ √
√ √
其他有关工程质量控制的文件 √
档案内容 承担
监管 单位 建设 单位 监理 单位 施工 单位 备注
进度控制文件
5.1 施工组织设计（施工方案）报审表 √ √ √ 5.2 施工进度计划报审表 √ √ √ 5.3 工程开工/复工审批表及项目开工令 √ √ √
工程暂停令 √ √ √
工程总进度调整计划和阶段性进度计划报审文件 √ √ √
√ √ √
现场组织机构及主要人员报审文件 √
5.8 施工组织设计、施工方案、施工总进度计划 √
重要、复杂的专项工程施工方案报审文件 √
其他有关工程进度控制的文件 √

工程竣工结算审核意见书 √ √ √ 成果资料
费用索赔报告及审批 √
6.3 工程款支付申请及工程款支付证书（含工程款支付申请表附件） √ √ 6.4 工程竣工结算报批文件及附件 √ 6.5 工程量申报及审批文件 √ √
工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审与签
√ √
√ √
其他有关工程造价控制资料 √
7类）
施工技术准备文件（监理签认）
1.1 施工组织设计报审表（附施工组织设计） √ √ √ 1.2 设计交底有关记录及会议纪要 √ √ √ 1.3 施工方案（措施）报审表（附施工方案） √ √ √
合同段、单位、分部工程开工令（附合同段、单位、分
√ √ √
施工测量、放线报审表 √ √ √
工程变更文件（含工程变更申请、批复及费用报审与签
√ √ √
设计变更申请及批复（含图、工程量、预算及单价分析
√ √ 备查资料
施工材料质量证明文件及复试试验报告
4.1 钢材、水泥、红砖（空心砖）、其他材料、构件出厂质量证明文件、现场见证取样送检委托单、试验报告 √ √ 4.2 砂、石现场见证取样送检委托单、试验报告 √ √
砂浆实、混凝土验室配合比委托单、实验室配合比通知
√ √
砂浆、混凝土试块强度试压试验报告 √ √
路基压实度等相关试验报告（如有） √ √
√ √

分项工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定表） √ √
5.2 分部、单位工程质量报验申请表、工程验收记录（含评定

表） √ √ 5.3 合同段工程报验申请表、工程验收记录（含评定表） √ √
质量控制资料核查记录 √ √
√ √
输水工程通水试验记录、水源工程的防渗试验记录、设
√ √
档案内容 承担
监管 单位 建设 单位 监理 单位 施工 单位 备注
施工记录
√ √ √
6.2 会议纪要 √ √ √
施工月报 √ √ √
施工日记 √ √ √ 备查资料

7.1 工程竣工结算报批文件及附件 √ √ √ 7.2 工程计量表 √ √ √ 7.3 费用索赔报告及审批(如有) √ √ √ 7.4 工程款支付申请表（附已完工并验收合格的工程量汇总
√ √ √
√ √ √
移交证书 √ √ √
质量保修书 √ √ √
标段工程竣工报告 √ √ √
√ √ 备查资料
√ √ √ 成果资料

项目初验及工程初验申请报告 √
工程结算审计报告 √ √ √
项目竣工报告及表格(部、省验收办法中附具的4张表
) √ √
(含图册) √ √
合同段工程竣工图 √ √
竣工实测资料 √ √
实测项目竣工图(注:应与设计图同一比例尺，符合制图规范) √ √ √
(万分之一国际分幅数据库图) √ √
9 整理后土地利用现状变更图(万分之一国际分幅数据库图) √ √ 10 土地权属调整报告 √ √
土地权属调整后的土地权属界线认定书 √ √
土地变更调查记录表 √ √
项目投资预期效益情况报告 √ √
√ √
项目财务决算报告(注:项目实施管理机构本级预算的财务决
报告) √ √
√ √
工程验收申请报告 √ √ √
市局项目初验意见 √ √ √
√ √ √
整改意见及回复（如有） √ √ √
项目验收申请报告 √ √
工程验收报告 √ √
资金审计报告项目财务决算报告[附件:(承担单位本级
)] √ √
项目验收意见 √ √