档案机要管理制度
机关档案管理制度5篇
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【第1篇】机关档案管理制度为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
档案安全保密制度1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。
2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。
3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况;离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
档案保管制度1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。
2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。
5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。
档案利用制度1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。
2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。
查(借)阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。
查(借)阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。
4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
机要文件管理规定
机要文件管理规定第一条文件的接收。
收到文件后及时检查、核对，在收文登记薄上分类详细登记，并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。
机要文件必需存放在保险柜中，由专人保管。
去省委领取或消退文件应有专车接送，严防丢失。
第三条文件的传阅。
机要文件由机要人员直接呈送。
阅文者应及时阅示，并于当日退回机要室，不得横传，不得留存文件。
第四条文件的借阅。
借阅机要文件应当履行登记手续，阅文和传达文件要严格按规定的范围，不得扩大，不得将文件带入无关场所，不得携带机要文件顺便办理私事，文件用后及时归还。
省军级文件一律不外借。
第五条文件的复制。
严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。
复制机要文件要履行审批手续。
绝密级文件一律不得复制。
其它文件复制必须经分管领导批准。
复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。
省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退，其它机要文件要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位。
第七条文件的立卷、归档。
按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求，及时分类立卷、归档，并办理相关手续。
第八条文件的销毁。
各单位（部门）需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续，禁止把文件、内部资料当废品出售。
由机要秘书填写“文件销毁单”，经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理，必须2人押送，实行监销。
第九条文件的检查。
借出的文件及时检查、催还。
每学期末对外借文件进行一次检查催还工作，如发现有丢失文件情况，及时上报校保密委员会。
机关档案管理制度范文（四篇）
机关档案管理制度范文一、档案材料前期控制(一)严格按照国家和省、市规定的公文制发程序，把好拟稿、核稿、登记编号、呈批、注发、印刷、分装、送出等环节，做到行文规范、结构规范、格式规范。
(二)党组会议、主席会议、常委会议、行政办公会议以及党委、各党支部、各委室召开会议，均应有完整的会议记录。
(三)拟稿、核稿、呈批、签发各类文件，必须使用符合规范的标准纸张，按格式用碳素墨水或蓝黑墨水认真书写，严禁使用不符合存档规定的红墨水、纯兰墨水、铅笔、园珠笔书写、修改、签批文件材料。
(四)各委室形成的所有文件材料，凡打印或印刷的，应在发放之前，将底稿和二份正本交办公室秘书科存档；不打印的，应保存好底稿和抄件，定期交办公室秘书科存档。
(五)收文处理应把好收文、启封、登记、分送、拟办、批办、注办、清退、归档各道环节，防止文件运转使用中丢失、损坏。
(六)凡外出参观、考察、开会者，返回机关后应及时将全____文件材料送交办公室秘书科，并办好交接手续。
(七)凡用公款购买、订阅的公用图书资料，均应交办公室秘书科统一管理，使用者按规定办理借阅手续。
(八)凡在归档范围内的照片、录音、录像资料，应收集齐全，排列整齐，并配以文字说明，将时间、地点、人物、事件等表述清楚，于活动结束后及时移交办公室秘书科。
二、文件归档(一)文件归档要坚持真实反映本机关活动和主要工作情况，有利于保管、查找和利用的基本原则，做到及时、完整、齐全。
(二)凡是本机关在工作活动中形成和办理完毕且有参考价值的文件、材料、图纸、照片(底片)、录音(像)等，均属归档范围。
(三)各委室每年初应将该归档的上年度文件材料收集齐全，交办公室秘书科，档案管理人员要按照归档原则、要求和方法，按时完成上一年度的档案归档工作。
(四)凡向市____局移交的档案，应附有案卷目录，移交档案时，应履行严格的交接签字手续。
三、档案管理、利用(一)档案室要及时接收和保管好本单位形成的文书、基建、财会档案，保证这些档案的系统和完整。
档案设备管理制度（精选7篇）
档案设备管理制度（精选7篇）档案设备管理制度篇11、设备技术档案由工程部专人负责，酒店所有设备均建立技术档案，按设备种类，按时间顺序存放。
2、设备建档酒店所有设备均分类，分部门建立设备档案，内容包括：设备名称，出厂合格证，检验单，安装质量检验单，试车记录，维修保养记录，改进安装记录，运行日志等。
每种设备的各种档案内容分别按记录种类和时间归档编号以便查找。
3、设备图表设备图表由工程部统一管理。
包括：设备安装工程施工图，动力设备与管道配管竣工图，给排水系统分布图，供电线路图，自动消防报警系统分布图，设备零件组装与特殊加工图等。
这些图均分类编号，归档管理，供设备维修管理人员查阅。
4、设备运行日志包括：配电室运行日志，锅炉运行日志，空调制热或制冷运行日志，空调区域温度，湿度巡检记录。
这些报表日志使用记录完毕后，统一交工程部存档管理。
5、技术档案借阅工程部各种技术档案建立后，借阅时需办理借阅手续，经档案主管人员统同意方可借阅。
档案设备管理制度篇2（一）某现场采用的塔机为300KNm，平衡臂长约9m，起重臂长40m，被安装在一个20m×30m的天井中，天井旁仅留出了一个宽6m、高4m的混凝土现浇结构的出口，天井周围被12层高的建筑物包围，因此，采用常规的拆卸方法根本无法实现。
通过仔细观察，看到该塔机靠近塔帽的那根拉杆所拉的一段起重臂长为12m，塔机中心距东西两侧的建筑物距离各长15m。
因此，采用了以下的拆卸方法：（1）首先降塔，使塔机的起重臂靠近楼面，并在楼顶塔机起重臂下方的塔设支架，拆下该塔机起重臂的前半部分及一根拉杆。
然后固定小车，利用该塔机起重臂的后半部分将楼面上已经拆正气的起臂等部件分别吊至地面。
（2）反穿塔机起重钢丝绳，利用塔机自身卷扬机将该塔机平？臂上的平衡块依次拆卸并吊至地面。
（3）在该塔机未拆卸起重臂段的端部加装一固定滑轮，并通过该滑轮重新穿绕起重小车牵行钢丝绳，使小车能在该段起重臂自由移动，再重新穿好小车上的吊钩起重钢丝绳。
机要文件管理规定
机要文件管理规定第一条文件的寄送。
收到文件后及时检查、核对，在收文登记薄上分类详细登记，并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。
机要文件必需存放在保险柜中，由专人保管。
去甘肃省委领取或消退文件应有专车接送，严防丢失。
第三条重要文件的传阅。
机要文件由机要人员直接呈送。
阅文者须及时阅示，并于隔日退回机要室，不得横传，不得留存文件。
第七条文件的借阅。
借阅机要文件应该履行登记手续，掌阅阅文和传达文件要严格按规定的范围，不得扩大，不得将文件带入无关场所，不得携带机要文件顺便办理私事，文件用后即时归还。
省军级文件一律不外借。
第五条标准文件的复制。
严格执行上级部门激活复制国家秘密载体的管理规定。
复制机要文件要履行审批手续。
绝密级文件一律不得复制。
其它文件复制必须经分管领导批准。
复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。
省军级、地市级文件每年按要求到上级上级部门发文单位进行清退，其它机要文件要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位。
第八条文件的立卷、归档。
按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求，及时分类立卷、归档，并办理相关手续。
第八条文件的销毁。
各单位（部门）需要销毁的文件资料交机要室办理销毁手续，禁止把文件、内部资料当废品出售。
由机要秘书填写“文件销毁单”，经学校接待室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件站销毁处理，必须2人押送，实行监销。
第七条文件的检查。
借出的文件及时检查、催还。
每学期末对外借文件进行一次检查催还工作，如发现有丢失文件情况，及时上报校秘密性委员会。
机要件管理制度
机要件管理制度第一章总则第一条为规范和加强机要件管理工作，提高效率，保证信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于机关、事业单位、企业等各类单位的机要件管理工作。
第三条机要件是指机关及其工作人员为完成职能任务，按照国家有关规定收集、生成、处理和利用的文件、资料和信息。
第四条机关及其工作人员应当依法按照本制度的要求，正确使用、管理和保护机要件，维护国家和公共利益。
第五条机要件管理应当坚持便民、高效、安全原则，采取网络化、数字化、智能化手段，优化管理流程，提高管理效率。
第二章机要件的分类与保护第六条机要件应当按照国家规定的密级予以分类，包括绝密、机密、秘密、限制级等级别。
第七条机关应当建立健全机要件保密管理制度，明确各级机要件保密管理责任。
第八条机要件的收集、生成、处理、利用等环节应当符合国家有关规定，防止泄密和滥用。
第九条机要件的传输和存储，应当严格遵守相关规定，采取措施确保信息安全。
第十条机关应当建立机要件保护的技术、管理、物理等多层面的保护措施。
第十一条机关应当制定并实施应急预案，确保机要件信息在突发事件和灾害中能够及时、安全地传输和存储。
第三章机要件的采编与管理第十二条机关应当建立健全机要件的采编管理制度，规范机要件的收集、汇编、整理、编目等工作。
第十三条机要件的采编应当遵守国家文件管理规定，严格执行机要件的文件号管理制度。
第十四条机关应当建立机要件的检索和查询机制，确保工作人员能够及时、准确地找到需要的机要件。
第十五条机关应当建立健全机要件的长期保存和定期清理制度，对不再使用的机要件依照国家规定进行清理。
第十六条机关应当建立健全机要件的阅览借阅制度，明确阅览借阅的程序和要求。
第四章机要件的利用与传输第十七条机关应当建立健全机要件的利用和传输制度，确保机要件的合法、合规、合理利用。
第十八条机关应当建立健全机要件的接收、分发和传输流程，确保信息的安全和及时性。
第十九条机关应当严格控制机要件的输出和传输，对含有敏感信息的机要件应当采取特殊保护措施。
办公室机要管理制度
办公室机要管理制度一、引言办公室机要管理是一套规范和管理办公室文件、资料、设备等机要工作的制度。
有效的机要管理能够提高办公效率，保护机密信息，提高信息共享能力。
本文档主要介绍办公室机要管理制度的目标、原则、范围、流程以及相关责任。
二、目标办公室机要管理的目标是确保办公室文件和资料的安全、完整和可追溯性，提高办公效率和工作质量。
通过规范的机要管理制度，可以实现以下具体目标：1.提高办公室文件和资料的安全性，防止信息泄露和丢失；2.保证文件和资料的准确性和及时性，提高工作效率；3.提供便捷的文件和资料检索和共享方式，提高协作效能；4.建立有效的档案管理制度，方便历史资料的查阅和利用。
三、原则办公室机要管理应遵循以下原则：1.安全性原则：确保文件和资料的机密性和防护性，采取措施防止信息泄露和非法访问；2.便捷性原则：提供便捷的文件和资料检索、传递和共享方式，便于员工高效地完成工作；3.规范性原则：建立统一的标准和流程，确保机要管理工作符合规范，提高工作质量；4.可追溯性原则：建立记录和审核的机制，保证机要工作的可追溯性，便于审计和问题排查。
四、范围办公室机要管理适用于所有办公室文件、资料和设备的管理。
具体范围包括但不限于：1.文件管理：各种文件的收发、存档、归档和销毁等工作；2.资料管理：各类资料的整理、分类、存储和检索等工作；3.设备管理：办公设备的采购、分配、维护和报废等工作。
五、流程1. 文件管理流程1.1 文件收发•收文登记：接收并登记收到的文件，记录文件的基本信息，分配文件编号并存档；•发文登记：记录发出的文件的基本信息，分配文件编号并存档；•分发文件：根据文件的内容和重要性，将文件传达给相关人员，并记录传达情况。
1.2 文件存档•文件分类：按照文件的类型和内容进行分类，方便后续的检索和处理；•文件存储：将文件整理、打包，并妥善存放于指定的文件柜、柜架或云存储中；•文件归档：当文件存储时间达到规定的期限时，根据规定的归档程序进行归档。
机要文书管理及保密制度
机要文书管理及保密制度第一篇：机要文书管理及保密制度机要文书管理及保密制度一、机要文书管理制度公司机要文书管理规定第一条目的本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。
公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
第二条规定的修改与废止本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。
第三条定义本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。
（1）关于公司的重要政策或计划；（2）关于人事问题；（3）关于重要会议的讨论事项；（4）关于公司产品的重要事项；（5）契约、协定或根据协商而决定的事项；（6）规定、命令中特别指定的事项。
第四条种类机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：（1）秘密。
不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。
（2）公司外秘密。
不能向公司以外公开。
（3）绝密。
不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。
第五条认定机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。
第六条印制和传达机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。
第七条保管及处理机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。
机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。
第八条送达机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。
第九条传送总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。
第十条传递公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。
不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。
第十一条复制件机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。
机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。
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档案机要管理制度
第一条文件点收
文件、资料归档时，根据如下原则点收：
1.检查文件、资料的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查、缴归档；
2.文件归档时，必需分公司文件或通知等、部门文件或通知、对外文件或通来分类、编号归档，并建立好登记。
3.文件的处理必须完备手续，并经公司总经理批准后，方可处理或销毁。
4.与本公司无关的文件或不应随案归档的文件，应另类归档保存；
5.有价证券或其他贵重物品，应分别指定相关部门专人保管，并办理相关手续。
第二条文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
1•中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则；2•右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；
3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先未隆、裁切、折叠，使其整齐划一。
第三条档案分类
1•档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。
如果因档案较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级"细类".如档案不多，也可仅使用"部门"及"大类"
或"小类"二级。
3.同一"小类"（或细类）的档案以装订于一个档案夹为原则，如案件较多,一个档案
夹不够使用时,可分为两个以上的档案类装订,并于小类（或细类）之后增设"卷次"编号，以便查考。
4.每一档案夹封面内首页应设"目次表"，档案归档时依序编号、登记（或登录），并以每一档案一个"目次"编号为原则。
5.档号的表示方式如下：
A1A2 -------- B1B2C1C2D1--------- E1E2
其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。
Dl为档案卷次，E1E2为档案目次
第四条档案名称及编号
1•档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视档案件多少及增长情形斟酌决定。
3.档案分类各级名称经确定后,应编制"档案分类编号表"，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定Jll页序依次排列，以便查阅。
4档案分类各级编号内应预留若干空档以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改
必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第五条档案编号
1•新档案，应从"档案分类编号表"查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编
列档号。
2.档案如何归属前档案，应查明前档案的档案类别、编号并予以同号编列归档。
3.档案号以一档案一号为原则，遇有一档案叙述数事或一档案归入多类时，应先确定其主要类别，再编列档号。
4.档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订时则填写于右上角。
第六条档案整理
1•归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。
2.档案夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第七条保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久保存：
(1)公司章程；
(2)股东名册;
(3)组织规程、工作流程、规范、标准及办事细则；
(4)董事会及股东会纪录;
(5)工程、设施设备、工艺流程施工等设计图、峻工图等资料；
(6)政府机关核准文件；
(7)不动产所有权及其他债权凭证;
(8)其他经核定须永久保存的文书.
2.10年保存：
(1)预算、决算书类；
(2)企业规划、计划资料、实施方案等；
(3)其他经核定须保存10年的文书.
3.5年保存：
(1)期满或解除之合约；
(2)其他经核定保存5年的文书II
4.1年保存：结案后无长期保存必要者。
第八条档卷清理
1.档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
每年更换时,依规定清理一次，已到保存期限者,给予销毁。
销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期及销毁办法。
2•保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将"收(发)文登记单"附注在其保留文件上，并在上面注明部分销毁的日期。
第九条调卷程序
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写"调卷单"，经办公室主任核准后向管档人员调阅。
2.档案管理人员接到"调卷单"，经核直后，取出该项档案，并于"调卷单"上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。
"调卷单"应按归还日期先后
整理，以备催还。
3•在档案室当场借阅者，免填"调卷单"。
4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。
"调卷单"
由档案管理人员留存备查。
第十条调卷管理
1•"调卷单"以一单一案为原则，借阅时间以三天为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2•调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得¾自授受。
4.调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之档案，应经办
公室主任主管同意。