档案专业基础和实务

《档案专业基础与实务（初级）》考试大纲

档案的定义

（一）档案定义的表述

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

二）档案的形成条件

一、办理完毕（或处理完毕）的文件，才能作为档案。

一、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档

案保存。

二、按照一定规律保存起来的文件，最后才能成为档案。

=）档案的形式

包括常规的公文，也包括簿册、技术图纸、片、照片、录像带、录音带等各种形式的文

（些）档案的本质性

原始记录是档案的本质性。这是因为档案是其形成者在历史活动中直接使用的文件的转

化物，是历史的夏迹，不是人们事后编写和加工的资料。因此具有很强的记录性。不同于一般的文献资料，他是第一手的文件，具有很强的原始性。

、档案的种类

（一）公务档案与私人档案

公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成王体王要罡公务枳关或其他社会组

私人档案是指在私人活动中形成的档案，其形成王体王要为私人个人。

（二）历史档案与现行档案

历史档案是指形成时间早，离现在久远且起历史文化作用的档案。现行档案是指形成

时间晚，离现在的时间距离近且王要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。

（三）文书档案、科技档案与专门档案

文书档案实际上是指行证管理档案，即在社会的行证管理活动中各种行证性或政治性公文转换而成的档案，其是指是突出强调了行证性或政治性档案在档案大家族中的主导地位。科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的中纯业务性的科技文件材料转换成的档案。专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。

（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案

中华人民共和国成立后档案又称中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立后，在中国形成的归国家所有的档案虽命历史档案又称虽革命证权档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立前，中中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案旧证档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了虽命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

档案的价值

一）凭证价值档案是历史的夏实凭证，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值一一凭证价值

（二）情报价值档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资考的特征，构成了档案的又一基本价值一一情报价值

三）对档案真实性的辩证理解

对档案的真实性和可靠性，应该证的理解。一方面，因为档案是中在历史上执行特有任务时，作为表达工具所用的文件转化来的，所以档案信息在反映历史活动的客现过程方面是夏实的在反映史实内容方面，一船比其他资料为可靠。另一方面，中于生成档案是特殊的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的罡夏实的，也有的是不夏实的或不完全夏实的。因此档案工作者和档案利用者应该以证唯物王义和历史唯物主义的现点对待档案。（四）实现档案价值的规律性

1.档案价值的扩展律

由于价值主体扩展所导致的档案价值扩展

由于档案作用性质的变化导致档案价值的扩展

2.档案价值的时效律

档案与利用者求之间关系的时效性、档案价值形态的时效性。

3.档案价值的条件律

社会环境、社会档案意识、档案管理水平。

四、档案的作用

行政作用、业务作用、文化作用、法律作用、教育作用。

第二分档案工作概述

档案工作的概念和内容

概念：档案工作亦称档案管理，是档案（室）直接对档案信息进行管理提供利用服务

的各项工作的总称，也是国家档案事业品基本的分。

内容：包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统

计、档案编辑和研究、档案提供利用。

档案工作的性质

档案工作就其本质而言，是管理档案和提供档案信息，为各项社会实践活动服务的一项工作。就其本质而言，是一项管理性、服务性、科学性、文化性、政治性的工作。

（一）档案工作的管理性：档案工作是一项管理档案的专门业务档案工作是信息资源管理的重要内容档案工作是社会管理活动的组成分。

（二）档案工作的服务性：

（三）档案工作的政治性：档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一

（四）档案工作的科学性：档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作档案工作实践中问含特殊的颊律性和车科学内容档案工作要大量运行现代管理科学的内容和信息技术的成果。

（五）档案工作的文化性：档案是社会文化的组成分，档案具有保存历史文化造产的作用档案具有传播社会文化知识与信息的作用档案具有社会文化教育的作用；档案具有发展科学文化的作用。

档案工作的基本原则

基本原则：档案工作实行统一领导、分管理的原贝I],维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用

（一）全国档案工作实行统一领导、分管理的原则

1国家档案按颊定分别中各、各类档案保管机构集中管理；

2全国档案工作在各人民证府领导下，中各档案行证管理机构统一、分级、分专业管理；3对党证档案和党证档案工作实行统一管理

（二）维护档案的完整和安全

维护档案的完整维护档案的安全

（三）便于社会各方面的利用

三个组成分，是辩证统一的关系。统一领导，分管理是核心维护档案的完整与安全是手段便于社会各方面的利用是目的。

四、档案工作机构

1、档案的定义、性质、基本职能和具体任务

定义：档案是国家法定的专门保管档案机构。它于党和国家的科学文化事业机构，是永久保留档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

性质：首先，档案是永久保存档案的基地。第二，档案是现代化社会信息的重要门之一，是提供档案信息为社会服务的中心。第三，档案是一个科学、文化事业机构。

职能：把档案作为国家的文化造产进行收集和保管，提供档案为社会各方面服务。1．积累的管理国家档案财富。2.传播档案信息，为社会提供服务。3.提供原始凭证，维护历史夏实面貌。4.宣传教育的职能。

基本任务：集中统一地管理党和国家要长远保存的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会王义现代化建设和历史的长远要服务。

具体任务：接牧与征集本各机关、团体及其所单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作、与编修史志工作。（研究）

2、档案类型

中央档案、地方性档案和专业档案。

（二）档案室

1、档案室的定义与性质

定义：档案室是各机关（包括团体、学校、工程、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内机构，是整个机关的组成分，是于机关管理和研究咨询性的专业机构。

性质：档案室是机关的内组织机构、档案室是保存档案的过渡性机构、档案室的主要任务时服务于本机关。

2、档案室的作用与任务

作用：一方面档案室是机关内具有谋和咨询作用的门，它是机关工作的助手，为机关管理含枳关职能活动提供必要的档案信息支持。另一方面，档案室是全国档案工作的基础，为档案工作创造条件。

任务：基本任务：集中统一的管理本机关各门形成的各种门类和载体的全档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积档案史料。

具体任务：对本机关文书门或业务门文件材料的归档工作进行指导和监督、

员责管理本单位的全档案和相关资料，积极组织提供利用、定期把具有长远保存价值的档案向档案移交。

3、档案室的类型

普通档案室、科技档案室、音箱档案室、人事档案室、综含档案室、联合档案室、档案信息中心

（三）档案行政管理机构

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责

定义：档案行证管理机构，是党和国家指导和管理档案工作的门。

性质：是党的机构，又是国家的机构。

基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层员责地掌管过去档案，对全国档案工作进行监督、检查与指导。

2、档案行政管理机构的具体任务

第一，拟定档案工作的规章、办法，监理国家档案工作度，定档案工作的发展颊划

第二，指导和监督各机关、不对、团体、企业、事业单位的档案工作规划和筹建档案，在业务上指导档案工作

第三，研究和亩查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题，

第四、组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的传业教言和档案科学研究

第五，组织和与档案工作的国际交流

（四）新型档案机构

1、文件中心的含义与类型

含义：文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一船不像档案室一样隶于一个文化形成单位，而是按地区按系统建立的结余文件形成单位和地方综含档案之间的一种过渡性档案管理机构。

类型：政府性文件中心商业性文件中心。

2、档案寄存中心的含义与性质

档案寄存中心是指中国家综含档案设立的，为各类企业、社会团体和个人提供档案寄存有偿服务的机构。

性质：王要是接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与菲国有企业及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等个小南瓜活动中形成的档案的寄存。

3、档案事务所的含义与性质

是指提供档案事物服务的一种商业性档案服务机构。

性质：独立经营、独立核算、自员盈亏的企业型单位。

第三分档案法与职业道德

基本要求：

了解：档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系，档案职业道德修养，《档案法》的作用、大纲中涉及的知识产的相关知识

悉：档案行政法颊的概念、种类和性特征，档案行政规章的概念、性质和类型，档案职业道德的特点、含义和内容

享握：《档案法》的王要内容，《档案法》的性特征、施行原则和施行方式

、档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系

特点：直接性、具体性、综合性

关系：有区别又有系。区别：第一，制定主题不同，档案法律的定王体罡全国人民代表大会及其常务委员会，而档案性质法规的制定主题是国务。第二，档案法律具有广泛的约束力，它是国务订档案法颊的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。

第三，档案法律所调节的对象具有一船性和普遍性的特征，而档案行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。系：首先两者的指定与实施的根本目的是一致的。其次，尽管档案法律高于当行政法规，但是，从两者的发展历史看，他们有事相互响，相互促进的关系。再次，档案法律与档案行政法规应在宪法规定的框架范围内定和实施，不能违反宪法规定的基本原则。

二、《档案法》的王要内容

属性特征：（一）《档案法》具有所有国立法的共性特征一一社会性。

二）《档案法》具有一定的纲领性和创建性

三）《档案法》的民主性特征

（四）《档案法》的强制性

作用：（一）《档案法》是建设和发展档案事业的法律保障

二）《档案法》是进行我国档案法规建设的重要依据

三）《档案法》是保护我国国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会

意义的档案財的有力法律手段

（四）《档案法》是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具

（五）《档案法》是加强我国档案行政工作的法律依据

实施原则：1、施行《档案法》要以事实为依据，以法律规定为准绳。2、施行《档案法》必须遵循法律面前，人人平等的原则。

施行方法：1、档案法律的遵守2、档案法律的适用。

些、档案行政法颊的概念、种类和性特征

概念：档案行政法规仅指中国务依法订的各种档案行政管理规范文件。

种类

一是对档案行政事务做出全面系统的规定文件二是对某一方面的档案行政工作做出分规定的文件三是对某一项档案行政工作作出比具体规定的文件。

性特征：一船性问括：（1）威性和命令性。（2）直接性和现实性。（3）穩定性和动态性。特殊性问括：（1）档案行政法规的订必须符含档案和档案工作发展的颊律和特点。（2）档案行政法规的订必须具有历史的继承性和发展性特点。石、档案行政规章的概念、性质和类型

档案行政规章包括中国家档案局依照档案法律、档案行政法规订的有关规范性文件，同时也包括中省、自治区、直辖市及省、自治区人民政府所在地的市和经国务批准的大的市的人们政府，根据法律、行政法规定的档案工作规范性文件。性质：1、档案行政法规从于国家的档案法律和行政法规2、档案行政规章具有普遍的或特定的适用性3、档案行政法规之间的协调一致性。

类型：根据内容分为立法性档案行规章和解性档案行法规根据实际效力和实施性质的不同，又可以区分为一类是必须遵照执行的规章，一类是照执行的规章。六、知识产的基本概念、知识产的分类、我国涉及知识产保护的法律

知识产罡指对智力芳动成果依法所享有的占有、使用、处分和收益的利。

它有两类：一类是版，另一类是工业产。按照内容组成，知识产中人身利和財产利两分构成，也称之为精神权利和经济权利。

(1)、专利法，（2）、商标法。（3）、著作法。4）、计算枳软件保护条1列。（5、植物新品种保护度。

九、档案职业道德的特点、含义和内容

特点：（一）鲜明的职业性特征（二）存在方式的具体性特征（三）形成过程的连续性和组承性特征。

含义：档案职业道德，是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。

内容：1、忠于职守，爱岗业2、遵纪守法，严守枳密3、博学求进、公正服务。

十、档案职业道德修养

（一）档案职业道德理想和职业道德义务

（二）档案业道德情感和业道德行为

（三）档案职业态度和职业心

（些）档案工作的职业言和职业严

第四部分；外国档案管理

基本要求：

了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案

悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体

享握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则

、外国文件管理

（一）文件生命周期理论

它把从现行文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程，看力研究这一整体运动的过程特点和发展颊律，试認使文件的整个生命过程都得到全面控詐],从而实现文档管理的高效化。包括以下三点

第一：文件从其形成到或永久保存，是一个完整的运动过程第二：中于文件价值形态的变化，这一完整过程可以分为若干阶段；第三：文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。意义：第一，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的整体性和内在系，为文件的全过程管理哽定了理论基础。第二，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。第三，文件生命周期理论准确的扌曷示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互响，实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。（二）文件管理的含义与文件管理职能

文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

文件管理职能：保管，服务，处置。

三）外国文件管理机构一一文件中心

文件中心又称中间档案，是介于机关档案室和档案之间的一种过渡性档案保管枳构，员责保管文件形成单位不经常使用但还不能品后处理的文件。

、外国档案管理

一）外国档案鉴定理论与标准

1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准

理论：在鉴定时，绝不能把案卷当作碎的材料孤立的单独进行评判。在确定案卷的来源时，应该考虑各行政单位在政府机构中的地位、活动性质以及这些活动与上下行政单位活动的关系。年豁鉴定论，

标准：（1）关于国家不动产利的档案，不管是什么形式的，都要永久保存。如果只涉及档案管理事直的档案，只应选择有特别意义或历史意义的加以保存。（2）关于私人利或非国家的公共利的案卷，一般只保留有重大意义的分，或保留与典型事例、典型权利、特殊人物有关的部分。（3）每个机关都应该特别重视有关该机关的本身行政任务的案卷。（4）综合性档案，首先应当保存在中央机关。下机关的综含性档案的价值，应根据其活动加以评定。伟）中间性机关的档案，且是中间性机关本身的行歃管理文件，都应加以保存。（下机关的专门案卷，只要它们是这些机关自身行政活动的产物，就应加以保存。（7）法的档案，只保存能从中看出永久性利、常设机构、重要历史事件、政治局势及过去风俗习惯的档案。

1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准

一）20世纪初的“年龄鉴定论“

这种鉴定现是德国档案学者迈斯奈尔1901年提出的。他在担任德国国家机密档案长期

间，以多年实践经输为基础，总结出了一套档案鉴定的理论体系一一包括六条一船原则和七条具

体标准。他指出鉴定遵循的一船原则包括：第一，事关档案存的决定必须当机立断；第二必须避极端行为，不要过于谨怕保存，也不要过于随便抛弃；第三，不要以抽象概念作为价值标准；第四，高龄案卷应当受到重，16世纪以前的案卷不得；第五，为哲时目的使用的案卷在目的达到后应当；第六，一个永久性机构成立经过的案卷应当保存。他提出的鉴定标准可以概括为两个方面，一是档案内容；二是档案来源。

迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到重”的著名思想没定了具体的草年限，这是一种“颠覆传统”的鉴定思想，

改变了过去各国古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动各国相组定草年限，使历史档案得以妥善存留。其次，他第一次提出了为系统的鉴定原则与标准，构建了一个鉴定理论体系，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单颊定的传统做法，在理论和实践上是一次重大突破。再次，他第一次提出了档案来源是品重要的鉴定标准之一，强调不能把档案视为散材料孤立地进行价值评判，而应以档案固有的行政关系为背景进行鉴定，全面考虑形成机关在政府结构中的地位，以及机关职能与上下单位职能的关系。他的现点是对来源原则在鉴定领域适用性的首次肯定。

2、美国档案鉴定理论与标准

标准：第一，为确保鉴定工作质量的一致，联邦档案机构定了一系列指导性法规和章程，这些法规和章程为政府机构的鉴定提供了法律依据和工作标准。

第二，国家档案与文件署设立专门鉴定小组员责亩批文件形成枳关报送的文件处置申请表。

20世纪50年代的“双重价值论”

这种鉴定现是美国档案学者谢伦伯格（Theodrore。Schellenberg)提出的。他在1956年出版的代表作《现代档案一一原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理

论一一公共文件有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说，第一价值分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值第二价值问括证据阶值和情报价值。其中，形成机关的行政官员对鉴定第一价值员主要责任而鉴定第二价值则应主要中档案门

及其工作人员来完成。

与行政官员决定论和职能鉴定论相比，双重价值论具有明显的进步与深刻之处。首先，谢伦伯格不是反对、而是大力王张档案门及其人员积极与鉴定工作，这不仅避了鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反映了历史档案与现行文件的密切系，为文件、档案的一体化管理提供了有力的保证。这正是谢伦伯格的现代鉴定现取代詹金逊的古典鉴定现的根本原因。其次，谢伦伯格不再把鉴定标准的重心单一放在形成机关的地位和职能等外在特征上，而王张从文件自身性与利用者求的关系角度来判断档案文件的价值，其贡献一是确认了档案价值是档案文件客体满足利用者王体求的关系，真正揭示了价值的实质；二是

把档案价值根据不同求王体区分为两种形态，使认识更加深入。后来欢美档案学者正是依据文件双重价值形态的转化提出了文件生命周期理论。谢伦伯格也中于在档案鉴定理论上的重要贡献而预为“美国档案鉴定理论之父”

20世纪60-70年代的“利用决定论”

这种鉴定现的代表人物有美国档案学者菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他们的核心现点是将学者、特别是历史学家的利用求视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。他们有的王张“编史工作的品新趋势是判断文件价值的首要标准”；有的提出“鉴定要考虑文献资源的长远利用，又要考虑学者的潜在需求”有的更进一步指出“了解用户为什么和怎样接近档案将提供鉴定文件的新标准”。总之，这种鉴定现一切从利用者的角度出发，突出强调学者的求是判断文件价值的决定性标准。

3、前苏的档案鉴定理论与标准

前苏从1918日年起直到1991年解体为止，档案工作始终实行集中统一管理，档案鉴定的决定始终享握在档案管理机关。前苏为档案鉴定工作规定了四项原则：（1）历史主义

原则,即必须把每份文件都看作是一定历史时代的产物，因而必须从历史的角度进行评价

（2）党性原则,即必须从劳动阶的利益出发来了解文件的意义，避免主观主义（3）全面性原则,即必须从各个不同的方面来研究和评价文件

（4）系统性原则,即不能孤立地对文件逆行评价

（1）文件产生者的职能。这一项鉴定标准在前苏称为“全宗构成者的意义”，在美国则称为对“文件职能特点的分析”。它是职能鉴定论的王要标志。

进行职能分析，王要是为了确定文件的证据性价值。早在20世纪年代，谢伦伯格就已经指出了进行职能分析时应当注意三个要素：第一，文件产生枳关在所行政机关等体系中的位置第二．文件产生机关的职能；第三，文件产生机关的活动。这里要把重要职能与重要活动区别开。

在前苏联，中于在全国范围内实行了档案工作的集中统一管理，所以，对文件产生机关的职能分析不是针对个别机关，而是针对所有的机关、企业和团体。前苏把文件产生机关看作国家档案全宗的补充源，根据这些机关职能的重要性把它们

分为三大类：第一类是在苏联社会生活中起品重要作用的机关，这些机关要按规定向国家档案移交档案文件第二类是大多具有相同职能和任务的机关，这些机关要有选择地向国家档案移交档案文件，避重复第三类是一些助性和服务性的机关，这些机关不向国家档案移交档案文件。

（2）文件的内容。文件内容是判断文件价值的基本标

二）外国档案的整理原则

1、事中原则

就是档案将档案按其内容王颗而不按其来源机关和原有次序进行整理的原则。2、来源原则

就是档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。

三）外国档案编目与检索

1、外国档案编目的含义、任务和原则

2、外国档案手工检索工具

（1）案卷目录

（2）指南

（些）外国档案利用和开放

1、档案利用中封闭到开放的转变

2、档案开放原则

即一切公民有利用国家档案的的文件。

3、信息资源开发和共享时代的档案利用

4、档案利用限的含义与封闭期度

档案利用限是指对某些种类的档案，中国家法律、档案行政管理机关或文件形成枳关等规定档案文件在一定时间范围内的拒绝或限制向社会公众提供利用

封闭期度：核心是封闭期。封闭期是指中法律规定的文件中形成到开放利用的期限，不同性质和不同内容的档案有看不同的封闭期，处在封闭期内的档案文件限向公众开放。

5、档案利用类型

（1）档案的学术利用

是社会科学或自然科学方面的专家、学者在档案中查找用于学术研究所的资料，以形成学术论著。

（2）档案的实际利用

王要是专业技术人员、行政管理人员在档案中查找可直接用于做出决定的资料。（3）档案的普遍利用

即档案向普通公众开放，使普通人为取得资料而利用档案的档案。

、外国档案事业管理

一）外国档案事业管理体

1、集中式档案事业管理体

即地方档案机关受中央档案机构的领导或监督，中国家行歃立法手段设立档案事业行政中心，确立从中央到地方的档案机构隶关系，建立统一的规章制度，从而使整个档案管理结构达到组织化和有序化。

2、分散式档案事业管理体

即是一个国家和中央档案机构只员责接牧和保管中央政府枳关的档案，不过问地方的档案事务。

二）外国档案

1、法国国家档案的建立及其响

1970年成立的法国国家档案，前身是国民议会档案，是世上第一个具有现代意义的综合性国家档案。国家履行保管和业务指导的双重职能。

2、当代各国公有和非公有档案的类型

国外共有档案的类型从馆藏档案的成分上分，可概括为综合性和门性（专门性）两大类

非公有档案分为私人企业档案、教会档案、私立大学档案、私人家族档案些

档案专业实务

第一分公文管理

基本要求：

了解：公文的格式和福本，文书立卷的定义和组织

悉：公文的概念、特点和分类，文书工作的具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则

享握：《国家行歃枳关公文处理办法》中规定的上列公文文种的名称和用途，文书办理程序和要求，行文规则,常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告），案卷整理规范，归档制度

一、公文概述

（一）公文的概念、特点和分类

1、公文的概念和特点

概念：公文时公务文书的简称。是法定机关与组织发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载公务活动的一种文字工具。

特点：1、法定作者2、法定权威，现实执行效用3、规范体式，法定处理程序。

2、公文的分类

（1）从公文来源的角度分类

收文发文

（2）从公文行文方向的角度分类

上行文下行文平行文

（3）从公文涉密程度的角度分类

对外公开文件国内公开文件内使用文件密文件枳密文件绝密文件

（4）从公文稿本的角度分类

草稿，定稿，正文（副本），试行本、暂行本、修订本；文件处理单

二）《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要

一、命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实施重大强性行政措施；嘉奖有关单位及人员

二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上机关和不相隶机关的公文，传达要求下机关办理和要有关单位周知或者执行的事项，任人员

六）通报

适用于表先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

七）议案

适用于各人民政府按照法律程序向同人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上枳关的询问。

九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

十）批复

适用于答复下级机关的示事项。

十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问颗，请求批准和答复审批事项。十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。6页

（三）公文的格式和稿本

1、公文的格式

公文用纸，银装格式，公文的书面格式，关于数字写法

2、公文各种稿本的名称和作用

草稿，定稿，正本（副本），试行本、暂定本、修订本，文件处理单

文书工作

（一）文书工作的具体内容和基本要求

具体内容：文件材料从产生到归档，要经过一系列的工作程序。这些程序中的各个环节，如办理、管理、整理、归档等一系列相互关、衔接有序的工作就是文件处理，即文书工作。

要求：根据国务办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。”同时规定：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和。概括起来，文书工作的要求是准确、及时、安全、统一

二）行文规则

应注意以下基本原则：

1、按行文关系选择行文方向和文种，如“请示”与“函”

2、除非确有必要，一船不能越级行文，除非举报上或答复越级交办的事

3、政府门一般不得向下一级政府行文，政府内设机构一般不向外行文

4、含行文时，要明确主办单位，将其名称排在文头中的第一位

5、要注意分清王送和抄送，抄送必须是真正有关的机关主送单位要明确，机关一般不能直接向领导人行文，下发的重要文件应抄送上。

6、“请示“要一文一事，请示问题要求办复的文件，只能写主送一个机关，请示不能同时抄送拾下级；报告中不能带有请示事项，不能用“请示报告”等不规范的名称。

7、必须严格控发文范围和量，严草滥发文件。

行文要清楚发文单位和牧文单位的职责，不能党歃不分。

（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、谲示、批复、报告

见1列文

（些）文书办理程序和要求

1、发文办理程序和要求12

发文办理指以本枳关名义发公文的过程，问括草拟、亩核、签发、复核、繕印、用印、

、案卷排列（按保管期限分别排列：永久、30年、10年）和鳊号（保管期限大水号，

登记、分发等程序。

2、牧文办理程序和要求

11

程序：签牧、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档或等程序。、文书立卷

一）文书立卷的定义和组织

、文书立卷的定义

、文书立卷的组织枳构

、文书立卷的组织形式

二）文书立卷的基本原则

、遵循行程颊律和特点一一按其历史原狽

、保持有枳系一一同一问颗，同一案卷

、区分不同价值一一价值相近可组为一卷

4、便于保管利用一一立小卷。

三）案卷整理颊范

、写卷内目录和备考表

、拟写案卷颗名：作者、问颗、名称

按年度分保管期限鳊小水号）

4、鳊案卷目录

经过立卷进行了系统排列鳊号之后，要将案卷逐个登记到《案卷目录》上（些）归档度

1、归档范围（以国家档案局20年12月1日日发布的日号令《枳关文件材料归档范围和文

书档案保管期限颊定》为准）

1、反映本枳关王要职能活动和基本历史面狽，对本枳关工作、国家建设和历史研究具有

利用价值的文件材料。

、枳关工作活动中行成的在维护国家、蘖体和公民益等方面具有凭证价值的文件材

、本枳关要贯彻执行的上枳关、同枳关的文件材料下枳关报送的重要文件材4、其他对本枳关工作具有重要考价值的文件材料。

、归档时间

第二年上半年

、归档要求：齐全完整、系统科学、优质精炼、及时迅、手续完备。

一分文书档案管理

基本要求：

了解：文书档案鉴定工作的内容和原贝I],档案鉴定工作度的内容，档案裣索工作的内

容，档案著录和标引的含义，档案裣索工具种类，档案利用工作的基本内容和要求，档案利用工

作的基本途径与方式，开放档案

悉：文书档案牧蘖工作的内容和要求，文书档案整理工作的内容和原贝I],鉴定档案价值

的标准，档案利用工作的要求，档案状况登记的王要形式，档案工作登记的王要形式

享握：文书档案牧蘖工作的方法，文书档案整理工作的方法和步，文书档案鉴定工作的

方法和步，档案保管期限表的作用和类型，档案工作，常用档案裣索工具的鳊方法

、文书档案的牧蘖工作

（一）文书档案牧蘖工作的内容和要求

一罡对本枳关要归档档案的接牧工作；二罡档案对各现行枳关和撤氵肖枳关具有长久保

存价值的档案的蘖中和接牧工作；三罡档案对历史档案的接牧和征蘖工作。

具体到一个立档单位保证文书档案牧蘖工作的方法罡定文书档案归档度问括归档范围

归档时间和归档要求．

要求：（一）归档的文件材料应当齐全完整符含长期保管的质量要求

1齐全完整罡指归档文件材料在种类份以及每份文件的页等方面都保持齐全完整

2质量要求罡指归档的文件材料不仅要求内容上客现夏实而且在成材料特别罡书写材料

方面要利于文件的长期保存．

（二）归档的文件材料应当精练准确反映单位的王要职能

（三）档案门要加强牧蘖工作的讠周查和指导