基于IT环境下的全面预算管理方案

全面预算是以货币等形式展示的，未来某一期间内企业全部经营活动的各项目标及其资源配置的定量说明。它是由一系列预算按其经济内容及相互关系有序排列组成的有机体，主要包括经营预算、财务预算和专门决策预算（资本支出预算）三部分。全面预算管理是财务管理的核心，是协同部门之间工作的有力工具，同时也是企业考核的标准，是提高企业管理水平，规范企业管理行为的有效手段，贯穿于企业经营管理的全过程。

知识经济和信息技术浪潮的不继推进，先进的企业管理理念和网络技术的加速融合，为企业管理能力的提升开拓了更为广阔的空间。构架IT环境下全面预算管理新模式，是企业面对信息社会的新思维、新举措，也是企业提高经营管理水平的利器。

一、IT环境下全面预算管理的特征

1.效率性。录入、生成和传递的信息效率提高。在IT环境的支持下，企业决策层可随时提取数据并按需求转化为与决策相关的管理信息。

2.合理性。明确各职能部门参与经济业务的先后顺序，企业各项经济业务的申请、审核、批准等流转过程都必须在计算机网络中按照固定的程序和部门权限来完成。

3.战略性。全面预算管理是一种战略管理。预算目标的定位，体现了不同类型企业的战略重点；预算模式的选择也体现着不同的竞争战略；IT环境下全面预算管理又进一步把企业战略具体化使其得以更好地贯彻实施。

4.参与性。IT环境下全面预算管理从便于企业其他职能部门和广大员工积极参与的角度出发，使不具有财务知识的员工也能参与到预算的编制过程中来，体现了企业“以人为本”的管理思想。

二、IT环境下全面预算管理与传统预算管理的差异

IT环境下全面预算管理突破了手工状态下传统预算管理的多重限制，其技术优势体现在全面预算管理的各个环节。

1.就全面预算编制基础而言，传统预算管理模式下，对历史数据的收集、统计、归纳、整理、分类是一项工作量极大而繁琐的工作，需要付出较多的人力、物力和时间；无法对企业历史数据进行整合，它们相互之间是孤立的，难以融合应用，又极易造成历史数据收集的重复和遗漏，手工收集和处理信息也就无法保证全面预算的顺利编制。IT环境下全面预算对于历史数据的收集可采用多个职能部门多头输入，由计算机自动对历史数据进行加工处理，各职能部门按其所需存取和及时运用。

2.就事中控制而言，在全面预算的执行过程中，事中控制需要及时掌握全面预算的执行情况，将实际发生额与预算之间的差异反馈给有关职能部门，根据反馈的信息迅速地对企业生产经营活动进行调整。传统全面预算模式下书面信息在企业各职能部门之间的传递存在着时滞，全面预算事中控制所需反馈信息的时效性差，不及时的信息不仅不能为企业带来收益，相反可能导致企业决策的失误。IT环境下全面预算的各种信息一直处于严密的监控状态，

每季每月甚至每日都可对预算执行情况进行检查，实际发生额与预算之间的差异将很快地被显示出来，其调整或纠错立即就可执行。

3.就事后分析而言，一方面，传统全面预算模式下手工处理费时费力，需要编制若干张不同的分析表，需要从账簿中摘取大量实际发生额，需要进行大量的计算得出实际发生额与预算之间的差异；另一方面手工账的准确性差也容易导致分析结果出现偏差。IT环境下全面预算快速、准确、智能化的数据处理功能，不仅能够通过总账子系统及时、准确地获取实际发生额、自动计算出实际发生额与预算之间的差异，而且能够根据会计期间的变化，不断自动地得到数据，为管理者进行事后分析提供技术支持。

4.就先进预算方法的运用而言，传统预算编制方法往往采用固定预算加定期预算及调整预算，不能实时反应市场状况变化对预算的影响，当实际业务量偏离预算编制所依据的业务量时，预算便失去了其作为控制和评价标准的意义；IT环境下全面预算管理可建立多种先进预算方法的模型，可提供多业务量水平下的预算，可依据不同编制者需要设置不同的预算形态，使各个部门的预算编制即轻松又富有弹性。

三、IT环境下全面预算管理解决方案

主要包括以下四个部分：

1.全面预算体系的制定。全面预算管理体系主要包括责任中心管理体系和预算项目管理体系，通过责任中心之间、预算项目之间、责任中心和预算项目之间的有机联系和结合，形成全方位的全面预算管理体系。

2.预算编制。相对于手工状态下的传统全面预算管理系统，IT环境下全面预算管理具有两个重要的特点，即实现了信息的标准化和信息流程的标准化。全面预算的编制严格规范了信息的传递路径，预算目标及审批的文档也实现了流动的标准化；提供了远程登录处理业务的功能，并且给每项工作具体规定了处理期限，对于逾期未处理的业务，系统将会给予警示，确保了预算编制工作的如期完成。

3.预算控制。传统全面预算管理系统由于没有实现IT环境下集中管理模式，无法得到实时动态的实际数据，结果预算控制都是事后进行。IT环境下全面预算控制主要包括两种：一是过程控制，把财务手册的业务流程控制和权限控制固化到系统中去，通过业务中心的业务流转来实现这种过程的控制；二是结果控制，主要通过预算与实际情况的对比分析等来实现事后控制及反馈控制。

4.预算分析与考评。IT环境下全面预算可提供及时灵活的分析，可提供多种图形分析、可提供即时的查询分析。通过分析差异形成的原因，据以评价各责任主体的工作业绩，按照奖罚制度将其与各预算责任人的利益挂钩，从而影响其未来的行为决策，并在此基础上进而调整下期预算。

四、IT环境下全面预算管理的实现保证

1.业务流程的再造和重组。以企业主要的业务流程为改造对象，以充实和完善企业的核

心业务为中心，以实现企业价值增值为目标，重新进行业务流程的设计，简化或合并非增值部分的流程，剔除或减少重复出现的流程，构建经过优化的企业组织结构和分工体系。

2.编制财务手册。所谓财务手册（或者称预算执行手册），是规范企业各项具体经济活动，实施财务信息控制的纲领性文件，能提高企业内部控制的质量和业务流程的合理性。建立以严格统一的财务手册作为制度的基础，对企业各项业务流程及部门职责权限加以明确的界定。

3.权限设定。通过财务手册明确划分各项经济业务，对各类经济业务设定了明确的流转程序，并针对每一个流程制定了审核、审批的金额权限，真正明确了各类经济业务的责任和权利，极大提高了内部控制制度的执行效果。

五、IT环境下全面预算管理实现的方式

IT环境下全面预算管理方案的确定原则是：对一次录入的经济业务原始信息实行统一的数据库管理，财务系统和全面预算管理系统根据自身的需要调用信息，避免了对原始信息录入的重复操作以及信息传递过程中的信息冗余，能够全面实现信息系统的资源共享，从而能够实现整个信息系统的效率效益最大化。IT环境下全面预算管理解决方案不能简单模仿手工预算管理流程，而是应该结合管理型财务软件，利用管理型财务软件的现有功能，充分发挥计算机数据处理、远程通讯、实时控制、在线管理的优势，保证企业预算管理目标的实现。必须把预算管理的观念贯穿于财务会计信息处理的全过程，从财务会计系统的初始化设置、日常业务处理、部门核算、项目管理各个方面都体现预算管理的思想，这样就解决了在同一信息系统下同时生成财务会计信息和预算管理信息的问题，有效保证全面预算管理系统的顺利实现。