电子文件管理系统设计与实现
电子文件管理教程 第3章
• 电子文件形成的概念 • 电子文件的创建 • 电子文件的接收 • 电子文件的流转 • 电子文件的更改 • 电子文件的分发
• 电子文件的传输 • 电子文件形成系统 • 电子文件形成的管理要求 • 电子文件形成的管理职责 • 电子文件形成的管理系统
第一节 电子文件形成概述
一、电子文件形成的概念理解 • 一般理解：认为形成是一个概括度比较高的词，用以描述电子文
前，在文件生命周期前端实现，相应地，让原来负责后续活动的有关人 员参与前端过程 • 合并：将电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤合成一项 管理活动或一个工作步骤 • 并行：将电子文件形成、管理流程中原先按照先后顺序依次执行的部分 管理活动或其部分工作步骤并行执行
第二节 电子文件形成的管理要求
• 接收：电子文件形成机构从其他机构接收电子文件的活动 • 流转：电子文件由形成机构内部多个部门、多个人员处理生效的
过程 • 更改：按照一定的标准、原则、制度和要求，应用特定的方式修
改、补充或变更某份电子文件某些内容的过程
• 更改过程：提出更改申请、审核更改申请、执行更改操作和记录更改过 程
第一节 电子文件形成概述
第一节 电子文件形成概述
• 二、电子文件形成活动 • 关于流转 • 流转类型：括以文件为中心的流转和以业务为中心的流转
第一节 电子文件形成概述
三、电子文件形成的技术环境 • 多载体并存的技术环境 • 电子文件形成系统的类型
• 大致分为两类：第一，桌面系统，第二，数据库系统支撑的网络业务系 统
• 典型电子文件形成系统的功能——流转功能
• 机构行政主管的职责
• 为电子文件管理提供行政支持，特别是赋予文件、档案管理部门对电子 文件形成加以管控、服务和指导的职责，并对整个电子文件形成和管理 的合规性和效率负首要责任
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策
浅谈建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题及对策随着计算机辅助设计（CAD）技术的广泛应用，建筑设计行业已经逐步从传统的手工设计转变为数字化设计。
这种转变极大地提高了设计的效率和质量，但同时也带来了电子文件归档管理的新挑战。
本文旨在探讨建筑设计CAD电子文件归档管理存在的问题，并提出相应的对策。
一、存在的问题1.1 文件格式不统一不同的设计单位和设计师可能使用不同的CAD版本，导致产生的电子文件格式不兼容，增加了文件共享和管理的难度。
1.2 文件完整性问题在文件传输和分享过程中，可能会出现文件损坏或数据丢失的情况，影响设计的准确性和可靠性。
1.3 版本控制困难由于CAD文件的多次修改和版本更新，管理者很难追踪文件的变更历史，容易造成设计信息的混乱。
1.4 安全性和保密性问题电子文件容易受到未经授权的访问、篡改和传播，对设计成果的安全性和保密性构成威胁。
1.5 长期存储问题电子文件的长期存储和检索存在技术挑战，硬件设备和软件版本的更新可能导致旧文件无法读取。
二、对策2.1 制定统一的文件格式标准行业内部应协商制定一套统一的CAD文件格式标准，以促进文件的互操作性和共享。
2.2 实施文件备份和恢复机制建立定期的文件备份制度，并确保备份数据的可靠性和安全性，以应对可能的文件损坏和数据丢失。
2.3 采用版本控制系统利用版本控制系统来管理CAD文件的变更历史，确保设计信息的准确性和可追溯性。
2.4 加强安全措施通过权限管理、加密技术和身份验证等手段，保护电子文件不被未经授权访问和篡改。
2.5 确保长期可访问性考虑文件的长期存储需求，采用适当的文件格式转换技术和硬件设备，确保未来可以访问旧文件。
建筑设计CAD电子文件归档管理是一项复杂而重要的工作。
通过识别和解决存在的问题，可以提高文件管理的效率和安全性，确保设计工作的连续性和可持续性。
希望本文的讨论能够为行业的文件管理提供参考和启示。
本文为Markdown文本格式输出，内容仅作为示例，具体细节可能需要根据实际情况进行调整。
电子文件的管理方法
电子文件的管理方法Electronic document management methods摘要：电子计算机的普遍应用，给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应，并与之同步发展的电子文件管理体系?笔者认为，要实现时电子文件的科学管理，必须做好以下几方面工作。
首先是提高电子文件管理意识，其次是加强制度建设，三是做好电子文件的收集，四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作，六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。
只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接、不能兼容，多数职能科室只是使用计算机单机办公时所形成的电子文件未能进行统一管理等问题。
Abstract: the computer widespread application, has posed new challenges to archivists: how to set up an office automation system and electronic document management, and the synchronous development of electronic document management system? The author thinks that, in order to realize the scientific management of electronic documents, must be to do a good job of the following aspects. First is to improve the consciousness of electronic document management, the second is to strengthen the system construction, 3 is the complete collection of electronic documents, the fourth is locked well electronic document signing, filing, five is to strengthen electronic file management and safety work, six is to strengthen the electronic archives of electronic file management knowledge training, improve the business quality of archivists. Only in this way, can better solve our multiple network can't link, can't compatible, most department functions is formed by using computer LAN office failed to undertake unity management problems, such as electronic documents.关键词：办公自动化；电子文件；管理Key words: office automation; Electronic files; Management电子计算机的普遍应用，促进了办公自动化的迅速发展。
电子文件管理
NO.11.电子文件概念的内涵：电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。
电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。
电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。
2.电子文件的特点：1、信息的非人工识读性。
2、系统的依赖性，信息对计算机设备及标准的依赖性。
3、信息与特定记录载体之间的可分离性。
4、结构的二重性，即信息的物理结构和逻辑结构是可分离的。
5、信息存储的高密度性，即具有海量存储的特点。
6、信息载体材料的不稳定性：容易受到外界条件的影响；在使用中容易损坏。
7、信息的可变性和可操作性，即信息的内容和格式容易被修改、编辑，修改可以不留痕迹。
作用：1、使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。
2、电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化。
3、电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享优势。
4、电子文件能集成多元化信息。
5、电子文件有利于组建国家综合信息系统。
3.如何认识电子文件的原始性？其原始性认定存在哪些困难？认识：1、内容的原始性，是文件（档案）产生的主要原因和直接目的。
与图书等不同，它是作为记录和办事工具，为了处理当时某些事物的需要而产生的。
因此，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。
2、形体的原始性，在档案的实体形态上，文件保留着真实的历史标记。
困难：1、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。
2、电子文件制作过程的“虚拟化”使得对其原件的界定难以实现。
3、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。
4、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。
5、电子文件不再具有特定的字体。
6、目前电子文件的签署技术还不普及。
4.文件生命周期理论的主要内容：1、文件从形成到销毁或者永久保存是一个完整的运动过程。
2、这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段。
电子文件元数据方案
电子文件元数据方案一、引言在当今大数据时代，人们产生和使用的数据量急剧增加。
这些数据不仅数量庞大，而且具有多样性和复杂性。
传统的信息管理方式已经不能满足人们对数据处理的需求。
为此，电子文件元数据方案应运而生。
二、电子文件元数据的概念及作用元数据是为描述、管理和识别信息资源而存在的数据，它是信息资源的结构描述，可以用来描述信息资源的属性和组成，起到了信息资源的管理作用。
电子文件元数据是针对电子文件而设计的元数据，它是所谓“数据的数据”。
电子文件元数据发挥着重要的作用，主要包括：1. 电子文件的管理：电子文件元数据可以描述电子文件的属性和组成，记录电子文件的存储位置和使用情况，方便电子文件的管理。
2. 电子文件的检索：电子文件的元数据中包含了电子文件的关键信息，可以提供全文检索、分类检索、属性检索等多种检索方式，方便用户对电子文件进行快速检索。
3. 电子文件的传递：电子文件元数据中记录了电子文件的格式和版本信息，可以实现电子文件的跨平台传递和交换。
三、电子文件元数据方案的设计原则1. 标准化：电子文件元数据方案应采用国际通用的标准，避免重复设计和实现，提高系统的互通性和兼容性。
2. 统一性：电子文件元数据方案应适用于各种类型的电子文件，不能因为文件类型不同而导致元数据不一致，保证因材施教。
3. 完整性：电子文件元数据方案应覆盖电子文件的所有属性和组成信息，包括文件格式、文件大小、创建时间、修改时间、作者、标题、内容摘要、访问权限等。
4. 可扩展性：电子文件元数据方案应具有一定的可扩展性，可以随着需求的变化灵活地增加新的元数据信息。
5. 明确性：电子文件元数据方案应采用简洁明了的术语和描述，方便用户理解和应用。
四、电子文件元数据方案的设计方法1. 通过分析电子文件的使用目的和场景，确定需要记录的元数据信息。
2. 选择适合的元数据标准，如Dublin Core元数据标准、MARC21元数据标准、MODS元数据标准等。
电子档案管理系统技术解决方案
电子档案管理系统建设方案目录1.建设目标 (1)1.1.建设目标 (1)1.2.建设标准及规范 (1)2.建设方案 (3)2.1.总体架构设计 (3)2.2.建设内容 (4)2.3.硬件需求 (8)2.4.扫描/查档网点适配 (9)3.系统特点 (9)3.1.系统模块独立性与协同性的统一 (9)3.2.电子档案管理系统强大的检索功能 (9)3.3.档案自动归档，有效提升归档效率 (10)3.4.信息精准采集，信息录入更为准确 (10)3.5.痕迹日志管理，操作记录有迹可寻 (10)3.6.界面美观，简洁统一操作简便 (10)4.项目预算..................................................................................... 错误!未定义书签。
1.建设目标1.1.建设目标按照业务部门及档案管理部门归档的业务要求，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T 18894-2016）、国家市场监管总局颁布的《企业档案电子化管理标准》（GS/T 3302-2002）以及《申请文书规范》等文件为基础，建设电子档案管理系统，按照档案管理要求，采用有效技术手段，保证电子档案内容自归档之时起不可更改，不随技术的更新变化而不可阅读。
在业务办理中涉及纸质档案的，可实现对纸质档案电子化图像化加工、存储和管理利用；对于业务办理中无纸质档案的，实现对企业登记电子文件、档案元数据进行在线采集、加工、存储和管理，确保电子档案的真实、可信、可靠、完整、可用。
中研电子档案管理系统可以改变以往繁琐的档案查询程序，应用智能化、信息化手段提高注册登记过程中纸质档案电子化效率，降低工作人员工作强度，整合全程电子化、半程电子化、现场办理三种方式电子档案管理模式，达到电子档案统一管理的目的。
1.2.建设标准及规范总体架构标准是从电子政务建设总体设计的高度来制订的，同时按照 2002 年国家工商行政管理总局制定的《企业档案电子化管理标准》 (GS/T3302-2002)作为架构标准，主要包括:2.建设方案2.1.总体架构设计根据业务需求和功能需求，按照标准化、结构化、层次化、平台化、模块化的设计思路，本系统的总体架构如下所示：档案影像系统运行在政务云平台之上，使用云服务器(ECS)、关系型数据库服务(RDS)和开放存储服务(OSS)等云计算技术来支撑各业务功能的运行。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案2021年1月目录1. 引言................................................................. - 1 -1.1. 背景........................................................... - 1 -1.1.1. 政策背景................................................. - 1 -1.1.2. 业务目标................................................. - 3 -1.1.3. 项目实施建议............................................. - 4 -1.2. 业务术语定义................................................... - 5 -1.3. 参考文献....................................................... - 8 -2. 系统功能性需求...................................................... - 10 -2.1. 档案门类管理.................................................. - 12 -2.1.1. 电子档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.2. 实体档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.3. 分类方案的扩展管理...................................... - 12 -2.1.4. 元数据方案的扩展管理.................................... - 13 -2.2. 采集整编...................................................... - 13 -2.2.1. 数据采集................................................ - 13 -2.2.2. 整理编目................................................ - 17 -2.3. 档案管理...................................................... - 19 -2.3.1. 归档移交与接收.......................................... - 19 -2.3.2. 档案整理................................................ - 20 -2.3.3. 档案移交................................................ - 20 -2.3.4. 电子档案存储格式转换与信息组织.......................... - 21 -2.3.5. 电子档案长期保存........................................ - 21 -2.3.6. 备份管理................................................ - 22 -2.3.7. 定期鉴定................................................ - 23 -2.3.8. 销毁管理................................................ - 24 -2.3.9. 档案回收................................................ - 25 -2.4. 档案利用...................................................... - 25 -2.4.1. 档案检索................................................ - 25 -2.4.2. 档案浏览................................................ - 26 -2.4.3. 档案借阅................................................ - 26 -2.4.4. 利用效果反馈............................................ - 27 -2.4.5. 档案编研................................................ - 27 -2.4.6. 开放利用设置............................................ - 29 -2.4.7. 复制管理................................................ - 29 -2.4.8. 档案统计................................................ - 29 -2.5. 业务管理...................................................... - 31 -2.5.1. 档案分类管理............................................ - 32 -2.5.2. 元数据管理.............................................. - 33 -2.5.3. 模板管理................................................ - 34 -2.5.4. 各类型库管理............................................ - 36 -2.5.5. 业务监督管理............................................ - 37 -2.5.6. 项目档案进度管理........................................ - 38 -2.5.7. 文件存储管理............................................ - 39 -2.5.8. 库房管理................................................ - 39 -2.6. 系统管理...................................................... - 40 -2.6.1. 日志管理................................................ - 41 -2.6.2. 流程管理................................................ - 41 -2.6.3. 基础数据维护............................................ - 42 -2.6.4. 用户管理................................................ - 42 -2.6.5. 组织机构管理............................................ - 43 -2.6.6. 多全宗管理.............................................. - 44 -2.6.7. 系统接口管理............................................ - 45 -2.6.8. 介质管理................................................ - 45 -2.6.9. 水印管理................................................ - 45 -2.7. 个性化服务.................................................... - 46 -2.7.1. 访问历史................................................ - 46 -2.7.2. 我的收藏................................................ - 46 -2.7.3. 我的订阅................................................ - 47 -2.7.4. 我的首页................................................ - 47 -2.7.5. 暂存架.................................................. - 47 -2.7.6. 待办提醒................................................ - 47 -2.7.7. 已办事宜................................................ - 48 -2.7.8. 消息通知................................................ - 48 -2.7.9. 风格定制................................................ - 48 -2.7.10. 布局设置............................................... - 48 -2.7.11. 个人名片............................................... - 49 -2.7.12. 推荐看看............................................... - 49 -2.7.13. 在线帮助............................................... - 49 -2.7.14. 工具下载............................................... - 49 -2.8. 数字档案馆应用平台模块........................................ - 50 -2.8.1. 共享利用平台............................................ - 50 -2.8.2. 专题档案室.............................................. - 50 -2.8.3. 多媒体档案室............................................ - 50 -2.8.4. 档案信息发布平台........................................ - 51 -3. 安全保密体系建设.................................................... - 52 -1.引言1.1.背景1.1.1.政策背景企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
基于.NET框架的办公管理系统设计与实现
基于.NET框架的办公管理系统设计与实现摘要：介绍了实用、方便、高性能的办公软件“办公通”的设计与实现方法，该软件利用实用的计算机编程技术，实现了个人文件管理、隐私保护、工作日程提醒的功能，且运用多线程并发的方式实现了局域网内即时通信。
该软件基于Microsoft .net framework 3.0的框架编写，实验证明其适用于Microsoft Windows各种版本系统。
关键词：办公管理系统；文件管理；隐私保护；日程提醒；局域网通讯0引言随着中国经济的飞速发展和计算机的迅速普及，无论是从办公效率的角度，还是从经济角度上来说，“电子化办公”已经成为了办公方式的必然趋势，计算机在办公室的地位已经不可撼动。
然而随着电子化办公的逐步深入，大量办公文件的分类管理不合理，导致需要花长时间搜索一份文件，大大降低了工作效率；隐私文件和一般文件存放在一起，不采取任何保护隐私的措施，也极易导致个人隐私信息泄露；并且，同一公司不同办公室、不同楼层的员工要进行信息交流，仍然依靠电话或亲自到对方办公室交流，导致公司内信息转发不通畅，无法达到协同办公的目的，也导致了工作效率的低下；还有不少员工不小心忘记重要工作安排而导致公司利益受损。
鉴于以上情况，对于当代中国电子化办公市场，一款集合文件管理、隐私保护、工作日志提醒和局域内通讯功能的办公软件的开发显得尤为重要。
1系统需求与分析为了方便公司的每位员工都能够对自己的各种电子文件进行分类、管理和查找，并保护隐私信息、记录各项重要工作安排、软件自动按时提醒重要安排、整个公司局域网内及时信息交流和文件在线传输等的电子化办公需求，本文开发了一款强大实用的办公软件——办公通。
办公通是一款主要面向办公室办公人员的应用软件，本软件的目的在于最大限度地提高办公人员的整体办公效率，为企业增加行业竞争力。
这是一款利用先进实用的计算机技术开发的实用、方便、高性能的软件，实现个人文件管理、隐私保护、工作日程提醒和局域网内即时通信的功能，需要考虑文件管理的高效与安全、工作日程提醒的可靠性、局部通信的快捷性及用户的良好体验。
建设电子文件资料与电子档案管理系统要求规范
建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
电子政务系统分析与设计
电子政务系统分析与设计1.1电子政务系统基本概念所谓电子政务系统，广义地讲是支持政府政务活动的电子技术手段的集合。
狭义地讲则是指：建立在计算机硬件设施与软件与网络与通信设施基础之上的，在有关法律、制度约束与规则之下以实现政府电子政务活动为目标的一个人机系统。
电子政务系统要紧包含 3 个构成部分：（1）政府部门内部的电子化与网络化办公。
（2）政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享与实时通信。
（3）政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。
1．2电子政务系统的基本特点通常而言，政府的要紧职能在于经济调节、市场监督、社会管理与公共服务，而电子政务系统的特点是利用现代信息技术对政府进行信息化改造，实现这四大职能的电子化与网络化。
通过使用电子政务系统，能够规范政府公务人员的工作流程，提高办公效率，增强团队协同工作能力，实现科学的公文处理、事务管理、会议安排与人力管理，量化运营资源，预防管理真空，降低运行成本、人力资源、资产资源。
还能够实现便利的信息公布，方便资源共享，增进内部交流，通过公告板、新闻动态、内部邮件、万事通、资源库、名片管理、备忘提醒、全文检索等功能统筹个人事务、整合工作计划、优化时间管理日程安排，通过系统管理的工作日志、用户管理功能，规划使用权限，保障系统安全，拓展应用链接与应用管理。
1.3电子政务系统的构成要素（1）技术要素电子政务系统是由先进的计算机技术与通信技术相结合构建成的一个智能化的办公系统。
是将政府工作由传统的工作平台转移到以网络为基础的信息平台之上的系统。
它是一个完整的概念，由“一个技术平台，四个资源整合” 构成一个有机整体。
一个平台是指数字化、网络化技术集成平台。
四个整合是指政府资源整合、企业资源整合、社会资源整合及社会服务整合。
电子政务系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯与Intranet 技术运用来实现本单位与上级单位、下级单位之间的公文运转、信息交流与信息共享，快速有效地接收各类上级机关文件、下级单位的上报信息，组织、协调电子政务系统内的各类信息以使用户能够方便、快捷地获取其所需信息，为领导决策与工作人员日常工作提供服务。
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电子文件管理系统设计与实现
作者：赵子涛 乔冬冬 李春梅
来源：《软件导刊》2016年第07期
摘要：电子文件管理系统主要针对电子文件的整个运行生命周期进行管理，同时对用户权
限进行审计追踪。通过对文件的授权审批及权限管理，实现了不同等级、不同使用者对文件的
规范操作。该系统能够从各业务系统中整理、统计电子文件，维护文件与文件之间、文件和业
务之间的各种联系。审计追踪管理支持深度和广度查询，并以有序的、科学的、可审计的方式
进行管理，解决了企事业单位文件分散作业与难于集中管理的矛盾。论述了电子文件管理系统
的应用背景、需求分析与功能架构设计，系统关键技术和功能设计与实现。
关键词关键词：电子文件；C#；管理系统；TRIP数据库
DOIDOI：10.11907/rjdk.161397
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：16727800（2016）007009503
0引言
随着信息化和网络化的不断发展，管理系统应用范围不断扩大，使用功能不断强大。国家
制定了“互联网+”行动计划，将大数据、云计算与传统行业相结合，开辟了信息时代新的发展
方向。电子文件管理系统是重要的企业管理和信息化工具，对企业发展有着举足轻重的作用
[1]。一个合理、高效的电子文件管理系统，能提高电子文件管理的系统性、专业性和标准
性。
本文研究并设计了电子文件管理系统。用户通过该系统可以高效进行电子文件的提交和管
理，减少工作量，缩短办公周期，解决了企事业单位文件分散作业与集中管理的矛盾。
1系统需求分析
电子文件管理系统是为了提高运营效率、简化和提高工作流程而设计实现的系统，因此需
要满足以下需求：
（1）可以对正在编辑、已经编写完成和发布的电子文件进行存储、备份、分类、删除。
（2）可以通过电子文件管理系统搜索有利用价值的文件，从而提高工作效率，解决文件
分散作业与集中管理的矛盾。
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（3）具备高安全性的权限管理系统，实现用户、角色权限分配，权限管理应做到用户和
数据的多级控制及功能权限的灵活控制。
（4）具备设计完善的审计跟踪模块，实现文件日志登记、显示、查询、跟踪。
（5）对系统进行控制管理，能整理出详细的统计报告。
电子文件管理系统还应做到界面友好、操作方便简单、符合文件、档案管理和信息技术等
方面的国家要求和行业标准、符合使用单位的内部规章制度。
2系统功能总体设计
2.1系统体系结构
系统基于C#语言开发，支持快速开发功能，缩短了系统研发周期，系统采用客户端/服务
器（简称C/S）结构，既可以在服务器端处理、储存文件管理事务，又可以在客户端进行简单
的运算，减轻了服务器的运算负荷[2]。数据库采用关系型数据库TRIP。TRIP数据库功能强
大、速度极快，是高度集成的全文检索系统，是一种关系型面向对象的全文数据库[3]，具有
高效处理复杂零碎信息的能力，在处理出版刊物、合同、法律法规、报告、书信、会议记录等
各种规格的文本数据上具优势。
由于企业业务流程和数据表示方法不同，需要对不同的企业实现不同的数据结构和业务流
程。一般系统开发往往针对一个企业进行数据定义和建模开发，这种开发方式偏重于应用，没
有综合考虑系统的复用，升级改造复杂。电子文件管理系统从系统的复用性出发，把系统分为
4个独立的功能架构，提高了系统的复用性，功能架构如图1所示。
按照文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能对ERMS系
统基本功能进行划分。其中，文件管理配置功能是在ERMS 中建立和维护文件管理业务规
范，包括分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容；文件管理业务功能主
要基于电子文件管理业务流程展开，包括捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保
管、检索利用等内容；安全管理指保护电子文件以及ERMS安全；系统管理功能指ERMS系
统运行所需要的基本环境支撑、工具支撑等。
2.2系统逻辑结构
系统采用主流设计工厂模式，如图2所示。UI层采用ComponentOne公司开发的自定义控
件，提高控件的易用性、美观性；BLL业务逻辑层处理业务逻辑任务；DAL数据访问层采用
ODBC（开放数据库互连，Open Database Connectivity）数据库访问接口标准，使软件能以统
一的方式处理所有的数据，即使企业采用不同的数据库，系统也可以迅速连接部署。这样以工
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厂模式设计出来的系统结构清晰、耦合度低，有利于开发任务的同步进行，容易适应各种不同
需求的变化，维护性与扩展性很高。
3系统功能设计与实现
3.1分类方案管理
分类方案管理是对电子文件分类进行管理的模块，使文件管理更加有条理，它是电子文件
管理系统的基础，支持企业的分类方案，既可以自动生成类目管理方案，又可以允许文件管理
员或授权的用户手工进行添加，依据分类方案对文件进行系统分类、整理和标识。
为了保证分类方案的质量和稳定性，维护行为一般由文件管理员执行，部分情形可由授权
用户执行，以便对电子文件进行有效的等级层次组织。在功能上，分类管理模块要能剔除错误
的分类方案和重复的分类方案，关键代码如下：
3.2文件类型管理
文件类型是对电子文件进行类型分类管理的模块。根据文件在捕获登记、管理控制、文件
类型（如照片、会议纪要、通讯通知等）或者重要元数据属性上存在较多共性而设计文件类型
管理方案。文件类型管理支持管理员定义并维护各种不同的文件类型模板并重复使用。通过文
件类型管理界面，可以显示、修改和删除已有的文件类型，添加文件类型模板，同时可以自动
统计类型分布情况。在添加文件类型时，还应注意文件类型的唯一性，以免造成文件类型管理
的冗余，主要代码如下：
4结语
本文系统侧重于架构的设计，从而产生一个能够复用的、支持各种系统功能的电子文件管
理系统。该系统具有可复用的系统框架，在系统整体结构、层次划分、不同部分之间的协作关
系等方面具有很强的复用性[46]。基于这种框架，再确定企业各种业务，规定它们在系统中的
组织方式和协作方式，组成完整的企业应用解决方案，快速完成系统开发。本系统适合绝大多
数企业使用，可以根据不同要求进行不同配置，从而高效管理企事业单位的各种电子文件。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：231250.
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