“档案管理与保密管理”培训课程

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档案管理概述
（一）档案的定义及历史沿革 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式的历史记录。 我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代 叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案 卷”、“簿(bo)书”，清代以后多用“档案”，现在统一称作“档案”。 “边外文字多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存储 年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。”——杨宾 《柳边纪略》 “档”为横木框格，系指存放东西的阁架；“案”即小桌子一类的 东西，引伸为处理某一事件的案卷。“档案”即存入档架的案卷。
9. 制定档案工作宣传活动计划，开展主题明确的档案工作宣传教育活动 。 5分 说明：档案管理工作涉及到许多部门、也涉及到许多人员，绝不仅仅 是办公室或几个专、兼职人员的事情，因此要开展宣传教育活动。宣 传教育活动可以是召开会议、组织学习、利用报刊网站设置专题专栏 等，但一定要有计划、有主题地开展。 10. 征集反映企业历史、文化遗产的重要特色档案、实物档案、声像档 案及书刊、报纸、回忆录等资料取得明显成绩。4分 说明：企业档案工作要把历史的价值、现实的价值、未来的价值结合 起来考虑，包括的内容很多，只要是能够反映企业历史的重要载体， 就可以理解为档案收集、管理的范畴。特色档案的利用，往往会有意 想不到的效果，比如法国人保存的邓小平同志上个世纪在法国勤工俭 学时学校的成绩表、工厂的登记表和出入证。北京大学为连战特意准 备的连战的母亲赵兰坤女士在北大生活期间的档案的影印件等等。
18. 归档文件齐整、准确，符合《企业文件材料归档范围和档案保管期 限规定》（国家档案局令10号）的要求。15分 说明：关于企业文件材料归档范围和档案保管期限规定，大家可以学习 和参照《关于企业文件材料归档范围和档案保管期限规定实施指南》 一书，或者浏览国家档案局门户网站（www.sasac.gov.cn）“经济科技 档案工作——10号令实施专栏”。对企业档案材料归档范围和档案保 管期限，我们是宁宽不窄、宁长不短。 19．制订企业档案信息化建设规划，并做到与企业信息化总体规划同步 实施，满足企业工作需要。4分 说明：国资委明确提出，要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整 体方案中，同步规划、同步设计、同步实施，促进档案工作逐步向自 动化、信息化、网络化转变。此项能不能得分，首先是看你所在的企 业有没有信息化建设整体规划，其次是有没有档案信息化专项规划或 整体规划中是否有档案信息化建设的专项内容。
（三）国资委对中央企业档案管理工作的要求 按照《国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发〈关于 进一步加强中央企业档案工作的意见〉的通知》（档发〔2009〕6号）以 及有关规定和要求，加强档案基础管理，理顺档案管理体制，建立健全 档案工作制度，抓好档案的归档、查询、编研等，开展档案信息化建设 工作，不断提高档案管理为中心工作服务的能力和水平。
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1.明确档案工作分管领导和部门；明确专职或以档案管理为主的兼职工 作岗位，配备有相应的人员。2分。
说明：国资委和国家档案局要求，中央企业应明确一名企业领导分 管档案工作；应当根据档案的数量和工作任务，在企业组织架构中， 设置和明确相应的档案管理机构并配备专职、兼职档案人员，以保障 工作职能的正常履行。 “明确档案工作分管领导和部门”要有明确的文件或会议纪要文字记 载，档案管理部门要有文字可查的职责说明，查不到文字说明或记载 的不得分。“明确专职或以档案管理为主的兼职工作岗位，配备有相 应的人员”，无论是专职还是兼职的档案工作人员，都应当相对固定 ，如果一年内有关人员变动了两次，这1分就不要填写了。
22. 建立完善的网上查询功能与程序。2分 23. 归档电子文件具备生成纸质或其它载体档案条件的，要有纸质或其 它载体档案。2分
24. 档案信息化系统中的电子文件要有较完备的系统备份措施。2分 25. 档案信息化建设符合保密规定，软件供应商须具有计算机信息系统 集成涉密甲级资质。2分 以下两项为加分项 26.组织开展档案管理课题研究，并取得研究成果。5分 27. 档案编研成果获得地市级及以上奖项或作为经验交流。5分
（ 1948年5月，在中央书记处办公厅的基础上正式成立中央办公厅，周恩来 同志在宣布成立大会上，就用“档案”两字考与会的同志，讲了“档案”的历史 沿革及内涵）
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（二）档案管理的含义 主要指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包 括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目检索、 档案统计、档案编辑研究、档案提供利用等8项工作。
企业档案管理与保密管理
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引言
档案工作和保密工作是企业办公室的重要管理职责或职能。本次讲 座确定为企业档案管理和保密管理，就是想结合恒天实际，从企业管 理的角度，重点对今后加强和改进企业档案管理和保密管理工作，探 讨提出一些基本要求，与大家共勉。 本次讲座的特点或者说切入点，是通过与大家一起填写档案管理 和保密管理评分评价表，以发现问题、查找不足，明确今后改进工作 的重点和要求。 （对草拟评价表进行说明）
8. 制定重大工程项目、重大投融资、重要科研项目相关档案管理制度， 项目档案工作与项目工作同步开展，监督到位，措施得力。5分 说明：目前，国资委对涉及三重一大的项目档案管理，提出了许多 要求，明确“项目档案工作与项目工作同步开展，监督到位，措施得 力” 。而且要求企业档案部门在重要项目调研、决策、实施过程中， 档案管理工作人员要从一开始就介入。一方面要按照国家有关要求积 极参与各专项工作的验收，主动跟进重大事项和重要谈判工作，收集 各种载体形式的文件、档案，另一方面还要指导所属单位、控股企业 和境外机构做好这方面的工作。从恒天的情况来看，我们在这方面差 距较大，一些重点项目没有提出或明确档案管理的要求，甚至项目结 束了，一些十分重要的原始资料还放在成员企业甚至是在个别同志手 里，没有统一管理起来，当事人如果还在集团或企业工作还好一些， 如果有人员工作变动或企业隶属变化，就容易产生严重的问题。大家 在填写这项得分的时候一定要慎重。
20. 档案资源目录数据化率以40%、60%、80%和100%为计算点，分别计1 分、2分、3分和4分，低于40%不得分。 说明：目录数字化率=档案信息管理系统实有的案卷级和文件级目录数 据量÷（档案卷数+件数）×100% 21. 档案全文数字化建设实现目标值20%、40%、60%、80%和100%的，分 别计1分、2分、3分、4分和5分。 说明：企业会计凭证不列入全文数字化范围。另外，特别要求各企业 在档案数字化过程中，凡标有密级且未经解密的涉密档案，绝对不能 由外包公司整理和数字化。
11.组织开展档案编研工作，形成相关编研成果（大事记、组织机构沿革 、年鉴、厂史、企业志、工程项目简介、科研项目简介、操作法、工 艺操作规程、设备手册等）。5分 说明：档案是真实的历史，档案是产权的身份证明，档案是效益效率 的媒介，档案是职工的权利和尊严，档案是企业历史、现在和未来的 财富。而要开发和利用这些资源，就需要我们企业档案工作人员开展 好档案编研工作，形成相关编研成果。如果一年内这项工作中做了1 项，就得1分，最高不超过5分。
6. 制定了档案收集、保管、鉴定、销毁、统计、利用、保密、电子档案 等各项管理制度。5分 说明：这一条比较笼统，需要大家回忆一下自己所在企业有没有这方 面的制度，有的企业制定了综合性的档案管理制度，有1项相应内容 的得1分，最多5分。 7. 制定了文书、科研、基建、设备、会计、人事、实物、声像、合同、 产品、境外、兼并重组等业务档案管理规则（办法、制度）。5分 说明：目前我们许多企业的档案管理是分业务、分部门管理的，比如 人事档案在人力资源部、会计档案在财务部，科研档案在研发部门等 ，但作为企业办公室，一定要对这些档案进行制度管理，把责任落实 到部门、落实到人。因此，请大家回忆一下，有没有相关的制度或管 理细则，比如人事档案管理制度、会计档案管理制度等，有1项得1分 ，最高不超过5分。
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2. 分管领导组织召开档案工作专题会议或听取档案管理专题汇报，及 时研究和解决档案管理工作中存在的突出问题（档案信息化、经费管 理、人员配备及档案队伍建设、库房建设与改造、档案编研与开发等 ）。2分 说明：召开会议要有会议纪要，吸取专题汇报也要有会议纪要或其 它能够证明的正规文字材料（企业报刊、网站上刊载的新闻也可以） 。“研究和解决档案管理工作中存在的突出问题”要有能够证明已经 解决和正在问题的材料，否则仅开了一次会议或听取了一次汇报，议 而不决，这1分也就没有了。 3. 制定了档案工作三年总体规划或年度工作计划；档案工作机构能够 正常开展对企业各部门、成员企业的业务工作指导。2分 说明：“制定了档案工作三年总体规划或年度工作计划”要有正式文 字材料。“档案工作机构能够正常开展对企业各部门、成员企业的业 务工作指导”这一条弹性较大，没有比较强烈的负面反映即可得1分 。
14. 档案库房面积满足10年需要，并有一定的余量；档案库房满足防火 、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮湿、防高温等要求。4分 说明：一个企业无论规模大小，都应当有一个档案库房，而且要做到 防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮湿、防高温“七防”的要求。 档案库房应当与档案阅览室、工作人员办公室分开。档案人员应定期 清点核对库藏档案，做到账物相符；定期检查档案保管状况，对破损 或变质的档案应及时进行技术处理。企业工作人员发生变动时，要及 时做好档案移交工作。
12. 围绕企业中心工作，开展优质高效的档案查询、资料信息服务，为 企业生产经营、科研开发、重大活动提供保障，成绩突出。5分 说明：这项评分的要点在“成绩突出”方面。
13. 档案库房、阅览室实行“两分开”。4分 说明：其实按照国资委的要求，是实行“三分开”的，除档案库房、 阅览室外，还有一个档案办公室。这主要指的是有档案馆的。大家根 据实际情况填写吧。
15. 档案装具规范，案卷质量符合国家要求（档案分类组卷准确，卷内 文件排列系统，案卷封面、目录、备考表、保管期限划分准确完整） 。 4分 说明：这项要求比较专业。相应的培训我们以前开展过。 16. 配备必要的温湿度计、空调机、去湿机、排风扇等保护设备和计算 机、复印机、扫描仪等办公设备。4分 说明：这项要求是与“七防”结合起来的。 17．对重要档案进行异地、异质备份。4分 注意：国资委明确要求，中央企业应当制定档案应急灾备预案，重要 档案应实行异地备份，重要的电子档案同时要进行异质备份。
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4. 档案专项经费能够满足工作需要，并列入财务预算管理。2分 说明：回忆一下本企业2013年度财务预算，有没有专项档案工作经费 ，如果没有或者笼统地列入了办公经费预算，直接扣1分；一年来经 费能满足需要就得1分。
5. 档案管理人员每年至少参加一次集团公司或其他机构组织的业务知识 培训。2分 说明：去年，也就是2013年集团公司没有组织此项业务培训，如果你 所在企业自行组织开展了，或者组织有关人员参加其他地方和社会机 构组织的培训，均得2分。如果你单位的档案管理人员是档案学方面 毕业的人员或者专门学过这门课程并且得到相关课程学分，也可得2 分。
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企业档案管理评价
（一）评价项目 企业档案工作评价标准1.0版本共分为组织管理、基础业务管理、档 案信息化3个基本评价项目和1个加分评价项目，基础项目满分为100分， 加分项目满分为10分。按年度来考评，建议大家在打分时考虑为2013年 度。 （二）评价维度 根据4个评价项目的具体情况，设定了12个评价维度，其中组织管理 分为工作机构、规章制度、宣传教育和信息资源开发利用4个维度；基础 业务管理分为档案室建设和归档工作2个维度；档案信息化分为规划建设、 数据库建设和保密安全3个维度；加分项目分为课题研究和档案编研工作 2个维度。 （三）具体评价内容及评分说明 共27项，全部为最基本、最基础的内容和要求。以下一一道来。