董事会办公室职能说明书

董事会办公室职能说明书

部门名称：董事会办公室

上级部门：董事会

分管领导：董事长

下属部门：无

岗位设置：董事会办公室主任（兼董事会秘书）、董事会办公室副主任、董秘助理、部门秘书

人员编制：4

业务范围（职能简述）：负责公司董事会、监事会、股东大会的召开安排与材料准备；负责公司作为上市公司与监管部门的联系；负责对外信息披露工作；做好投资者关系管理；办理股份公司工商事务。

部门使命：协助完善企业法人治理结构，保障公司信息披露的及时准确，树立公司在投资人中良好的形象。

本部门业务职能：

1、定期组织召开三会

1.1按照公司章程、证监会、交易所有关规则规定，定期召开董事会、监事会、股东大

会。

1.2 根据有关法规规定，制定三会召开细则，具体详见各细则；

1.3 发布三会召开通知，通知到应与会人员；

1.4 收集、整理、编写各项议案；

1.5 负责各项会务；

1.6 负责各项资料的整理与保管；

1.7 负责会后信息披露事项。

2、协助做好监管部门的联系

2.1 中国证监会及其派属机构浙江证监局、上海证券交易所是公司作为上市公司的上

级监管部门，与以上监管机构保持联系；

2.2 及时将年报、季报及临时重大事项向监管机构汇报；

2.3 参加监管机构组织的各项培训及会议，完成监管机构布置的调查、数据报送等任

务；

2.4 负责监管机构的巡检、专项督察、稽查等的材料组织、整理和接待等。

3、信息披露职责

3.1 根据上市公司的有关规定，履行法定信息披露义务；

3.2 详见《公司信息披露管理制度》。

4、投资者关系管理职责

4.1 接听投资者来电，做好投资者来访接待等基础工作，定期下载投资者信息，定期

做投资者咨询分析和构成分析；

4.2 根据需要，组织投资者恳谈会，帮助投资者进一步了解公司；

4.3 与机构投资者建立长期的联系；

4.4 关注公司股票走势，定期作走势分析；

4.5 关注业内上市公司动向，定期下载相关公司的披露信息，向董事会成员通报。

4.6 根据监管机构的要求，做好其他投资者关系管理的工作。

5、办理工商事务

5.1 负责股份公司和一些子公司的除年检外的工商事务；

5.2 根据股东大会通过的变更、设立等内容，在一定期限内，办理工商变更等手续；

5.3 保持与省、市、区各级工商部门的联系；

5.4 接受公司各部门对公司工商事项的咨询，出具有关证明。

各部门通用职能：

一、计划职能。按照公司计划管理和三要素管理的要求推动各项工作，保证部门运转的

计划性和有序性。

二、管理制度贯彻职能。贯彻执行公司和上级部门的各项管理制度，同时根据需要制定

相应操作细则，保持本部门与公司方向的一致性。

三、协作职能。除本部门的常规职能外，接受上级的例外性指派任务，同时为相关部门

的工作提供充分协作。

四、公共关系职能。处理与本部门有关的外部公共关系，维护公司利益，树立公司良好

形象。

五、组织管理职能。根据部门使命和业务职能，设计和优化组织结构、岗位设置、工作

流程、责权利分配，保证并提升目标达成的效率和质量。

六、人事管理职能。本部门的人员规划、筛选、培训、安置、考核、激励、稳定工作。

七、行政保障职能。执行行政管理工作条例，为部门员工提供良好行政保障。

八、财务职能。执行财务管理工作条例，严格控制成本，保证资金的高效合理使用。

九、发展战略职能。根据公司整体发展战略，明确部门的长期使命和目标，并对目标实

现作出相应准备和安排。

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