办公用品管理制度

办公用品管理制度第一章总则第一条为加强公司（以下简称公司）办公用品的管理，保障后勤服务，更好地控制成本，节约办公费用，明确管理职责，根据公司实际，特制定本制度。

第二条本制度中的办公用品，分为办公设备用具、办公文具用品、办公印刷文印耗材三类。

第二章管理职责第三条总经办为公司办公用品的归口管理部门，应设定采购及保管人员，统一负责公司办公用品的购置、验核入库、保管、领发、库存统计等工作。

第四条总经办采购管理员负责办公用品的购买、维修、调配、费用支付等工作。

第五条总经办办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发工作。

并建立台帐，统计报告月度办公物品进出及存量情况。

第六条使用部门（使用人）负责对自用办公用品的保管、使用。

第三章办公用品的购置第七条办公设备用具是指电话机、电脑、传真机、空调、电风扇、复印机、保险柜、冰箱、电视机、桌椅、橱柜等办公资产。

第八条办公设备用具的购置与配给（一）各部门要求配置办公设备用具的，应填报《办公用品申购单》（见附件1）或申请报告，103交总经办负责办理审批手续。

购买单价在2000元以下的需经总经办主任同意，由分管领导审核，报总经理审批；购置单价在2000元以上的办公资产属固定资产，参照公司《固定资产管理规定》审批程序办理。

（二）在购置办公设备用具前，总经办应实行“先调配，后购买”的原则，在无库存和调剂可能的情况下，再办理购买审批手续。

（三）总经办采购管理员根据领导审批意见，要以“优质、低价”为原则，到专业市场、网站或商店作多方询价，并将询价后的品牌、规格、价格征得使用部门确认后，方能办理订购手续。

（四）对专业设备或特殊的办公设备用具，采购管理员可要求使用部门或相关专业部门协同购买。

（五）所订购的办公设备用具到货后，总经办办公用品保管员应按《送货单》进行验收，核对品种、规格、数量与质量，在《送货单》上进行签收。

并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。

（六）办公用品管理员负责已购办公设备用具的使用安装工作，办理使用部门（使用人）的领用手续，并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

（七）员工因离职、调职等退回的办公设备用具，由办公用品管理员统一办理使用转移手续或验收入库。

第九条办公文具用品分为消耗品和管理品二种。

（一）消耗品：铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、印刷品、耗材、夹子等。

（二）管理品：签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、文件夹、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。

第十条办公文具用品的采购104总经办应根据文具用品的使用情况接洽好购买验收工作，其程序同设备用具。

（一）总经办办公用品保管员每月5日前填写《办公文具用品上月库存明细表》（见附件2）及《办公用品当月进货计划表》（见附件3），送总经办经理审核后报分管领导审批。

做到以最小的采购量满足日常对办公文具用品的基本需求。

（二）采购管理员根据已审定的《办公用品当月进货计划表》，直接向选定的供货单位订购所需用品。

总经办经理对选定的供货单位要定期进行价格、质量测评,测评不符合条件的供货单位要及时更换。

（三）采购管理员要掌握办公文具用品市场价格和最佳采购日期。

在保证质量的前提下，努力降低采购成本。

（四）办公文具用品到货后，由办公用品保管员负责验收和填写《办公用品入库单》（见附件4）及办理入库手续，并在收货凭据上签字。

（五）办公文具用品的费用支付，由采购管理员根据收货凭据与供货单位结算，填写出《费用申请单》并附《办公文具用品清单》，经办公用品管理员证明，送总经办经理签署意见、分管副总经理审核后，报总经理审批报销。

第十一条办公印刷文印耗材分为印刷品和文印耗材二种。

第十二条印刷品及文印耗材的定制、采购（一）总经办采购管理员根据对各印刷单位、文印耗材供货单位的考察及报价、质量等综合因素，选择印刷、供货单位，报总经办经理审定。

（二）印刷品的定制1、各部门如需领用或印刷物品时，需提前一周提出申请，经部门领导同意，报总经办经理审批后交办公用品管理员办理。

2、印刷品上的字体、图案、颜色等标识，应由公司统一设计和确定。

3、办公用品保管员负责并会同策划部对所印刷品样稿进行核稿后，交采购管理员通知印刷单位进行印刷。

4、印刷品由办公用品保管员填写《印刷品入库登记单》（见附件5），进行入库登记，并在收货单上签字。

1055、采购管理员根据《印刷品入库登记单》及《送货单》与印刷单位结算，并填写《费用申请单》，附印刷品清单，经总经办经理签署意见和分管领导审核后，报总经理审批报销。

（三）文印耗材的采购1、文印室管理员根据用量，提前3天填写《办公用品申购单》，报总经办经理审批后，交办公用品保管员通知采购管理员购买。

2、物品到货后，办公用品保管员负责办理入库登记，并在收货单上签字。

3、采购管理员根据《印刷品入库登记单》及《送货单》与供货单位结算，并填写《费用申请单》，由办公用品管理员及文印室管理员证明，经总经办经理签署意见和分管领导审核后，报总经理审批报销。

第四章办公用品的使用和管理第十三条办公设备用具的使用和管理（一）办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，总经办均须用台帐形式进行记录和登记。

（二）总经办对配置的办公设备用具一律实行编号，在设备用具上标明使用部门（使用人）名称、编号以及购置日期等。

（三）各使用部门（使用人）对其所使用的办公设备用具，实行“谁使用，谁保管”的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。

（四）办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，应由使用部门（使用人）与总经办联系，由采购管理员负责办理各项维修与清洗事宜。

（五）经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，应由106使用部门申请，经总经办经理审核，报行政副总经理审批后，予以报废处理。

办公用品管理员负责办理有关报废手续。

属固定资产的办公设备用具，按照《固定资产管理规定》办理。

（六）因使用或保管不当等原因，造成办公设备用具破损、丢失的，视情节轻重，使用部门（使用人）应承担相应赔偿责任。

（七）总经办每年十一月份，会同财务管理部对公司所属办公设备用具进行一次清产核资工作，并制作《办公设备用具清查明细表》（见附件6）上报主管领导及存档。

第十四条办公文具用品的使用和管理（一）各部门（人）需领用办公文具用品时，应到办公用品保管员处办理领用手续，并在《办公文具用品领用登记表》（见附件7）上签字。

其中单价在100元以上的办公用品，须由申领人填写《领用单》，经部门负责人审核，行政分管领导审批后领用。

（二）办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。

个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。

部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机、打码机等。

办公用品保管员要分别设置个人和部门的《办公文具用品领用登记表》（见附件8）。

（三）消耗品可依据上年平均月用量或经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如签字笔每月每人发放一支），并可根据部门或人员的工作情况调整发放时间。

（四）管理品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

（五）人员离职时，应将剩余办公文具用品移交总经办。

（六）办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况，经常整理和清点，要求摆放整齐，帐、物一致。

107（七）办公文具用品仓库每月盘点一次，盘点工作由总经办经理负责，盘点要求做到帐、物一致。

第十五条印刷文印耗材的使用管理（一）使用部门（使用人）领用印刷品，应到办公用品管理员处办理领用登记手续，并在《印刷品领用登记表》（见附件9）上签字。

（二）文印管理员领用文印耗材，应到办公用品管理员处办理领用手续，并在《文印耗材领用登记表》（见附件10）上签字。

（三）使用部门（使用人）要厉行节约，杜绝浪费，使印刷品能物尽其用，不得将公司印刷品挪为私用或赠送他人使用。

（四）复印文件资料要办理登记手续，使用部门（使用人）须在《文印登记表》（见附件11）上登记后，方可送文印管理员复印。

（五）文印管理员要严格控制文印耗材的使用，不得复印与工作无关的资料。

第五章附则第十六条本制度由总经办负责解释和修订。

第十七条本制度自印发之日起施行。

108公司办公用品申购单年月日审批人：审核人：申购部门负责人：申购人：109公司办公文具用品上月库存明细表审核人：部门负责人：保管员：110公司办公用品当月进货计划表审批人：审核人：保管员：采购员：111公司办公用品入库单年月日审核人：保管员：采购员：112公司印刷品入库登记单年月日审核人：保管员：采购员：113公司办公设备用具清查明细表年月说明：本表由总经办会同财务管理部于每年11月对当年的办公设备用具清查时填制。

114公司办公文具用品个人领用登记表审核人：部门负责人：保管员：115公司办公文具用品部门领用登记表审核人：部门负责人：保管员：116公司印刷品领用登记表审核人：部门负责人：保管员：117公司文印耗材领用登记表审核人：部门负责人：保管员：118公司文印登记表审核人：部门负责人：文印管理员：119。