运用项目管理理念加强海关信息化能力建设

上海海关高等专科学校学报２００５年第１期（总第８３期）内容摘要关键词作者简介

运用项目管理理念加强海关信息化能力建设

冯发旗本文针对海关信息化项目建设的特点，从项目管理的内涵和五大过程化管理角度，分析了海关信息化项目管理中存在的一些问题，并对相关内容进行了具体阐述，探讨了运用项目管理加强海关信息化能力建设的一些措施。海关信息化项目管理过程管理冯发旗，男，宁波海关办公室政务信息化管理科。

１引言

随着信息技术应用在海关各部门的不断深人，海关信息化建设的规模和复杂度也随之增加。信息化项目建设中一些问题也应运而生：项目无法按期完成、项目关系人的工作难以协调、用户业务需求经常变动、工作质量、计划难以保证，而且普遍存在着“只要有好的软件开发方法和工具就可开发出高质量的软件，并且就能提高业务管理水平”的误区。为了避免愈来愈多的“项目黑洞”给海关业务改革和发展带来的负面影响，笔者根据自己从事海关信息化工作的体会，从信息化项目管理的角度并结合直属海关信息化建设的内部环境，探讨如何引人项目管理来加强海关信息化能力建设。２项目管理理论概述２．１项目管理的历史和发展项目管理的概念是二次世界大战的产物，源于美国研制原子弹的曼哈顿计划，直到８０年代，项目管理还仅限于建筑、国防、航天等少数行业，８０年代初，我国在鲁布革水电站运用项目管理，取得了非常明显的经济效益。从９０年代中期开始，特别是进入二十一世纪，全球性经济竞争、日益增加的组织结构复杂性、政府机构和企业减低成本的压力，项目管理的应用领域逐渐扩展到电子、通讯、计算机、软件开发、金融业以及一般政府机关和社会团体。２．２项目管理的定义及内涵美国项目管理协会ＰＭＩ在ＰＭＢＯＯＫ（２０００版）定义项目为：项目是为了完成某一独特的产品或服务而作的一次性努力。与项目的概念相对应，项目管理是在项目活动中应用知识、技能、工具和技术以满足甚至超越项目利益相关各方对项目的需求以及期望。通俗地说项目管理是在一个确定的时间范围内，为了完成一个既定的目标，借助特殊形式的临时性组织，通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既有资源的一种管理和控制的活动。项目管理以内部契约式管理的形式，在整合内外部人力资源、实施全过程监控、为用户提供信任等方面，特别适合ＩＴ行业高动态、高风险的特点。现代项目管理已经发展成独立的学科体系，包括了范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理、沟通管理和整合管理九大知识领域，成为现代管理学的一个重要分支。有效的项目管理将是非常重要的，它和项目开发本身具有同等重要的地位。项目管理过程可被分成５大过程组（见图１），每个过程组有一个或多个管理过程：启动过程：识别一个项目或阶段应当开始并提交去完成；

万方数据ＪＯＵＲＮＡＬＯＦＳＨＡＮＧＨＡＩＣＵＳＴＯＭＳ∞ＬＬＥＧＥＮｏ．１（ＧＥＮＥＲＡＬ８３）Ｍａｒ．２００５

计划过程：设计和维护一个可以工作的规特殊性在海关行业表现得非常突出，技术划方案去实现项目所要达到的商务需要；部门不仅向业务部门提供信息化产品，更重要执行过程：协调人员和其他资源完成计划；的是根据其要求提供不同的解决方案，即使有控制过程：通过监督和测量进展，并在必其他海关现成或者类似的解决方案，也需要根据要时采取正确的动作保障项目目标的实现；业务部门的特殊要求进行一定的本地化工作，也结束过程：定型为认可形式，并清晰地结就是说这部分内容要具有一定的“创新”点。束该阶段３、不确定性启动项目在执行过程中与实际情况会有很多差异，各种始料未及的“风险”使得项目较难在计划规定的时间、按规定的成本预算由规定的人员完成。例如：应用需求不明确、业务需求的粗控制执行线条，用户想到什么就提什么；开发前对时间和困难估计不足；业务需求人员的调动和沟通结束障碍，正是项目的诸多不可控因素导致项目开图１项目管理５大过程

发不成功率较高。

２．３信息化项目管理的目的４、与业务关系的密切性信息化项目管理是为了使信息化项目能海关的政务信息化项目跟业务的关系非够按照预定的成本、进度、质量顺利完成，而对常密切，而且随着海关业务的不断深人，它需成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管要开发人员按照一定的计划在规定的时间内理的活动。主要目标是让每个项目都能使“客与业务人员进行有效的合作，共同来探索新的户满意、公司获利”。虽然单方面提高项目管业务模式下的项目需求，也就是管理、开发人理水平还不能达到此目标，但项目管理无疑起员在没有现成的业务规范下与业务人员一起着举足轻重的作用。制定适合信息化项目的业务流程，因此项目管３海关信息化项目分析理的成功与否直接影响到海关的业务改革。虽然项目管理是一门科学，但在很多时候综Ｅ所述，海关政务信息化项目的一系列特项目管理本身是一门艺术，需要综合各种技巧点，以及目前海关系统没有可共同执行的开发标并灵活运用，最重要的是加强项目管理意识、准，致使与软件工程的规范化、文档化要求相距甚学习项目管理方法，其后才是有意识地使用项远，容易造成工程的不可预见和后期维护困难、成目管理有关工具，推动项目管理过程的规范化本偏高，软件生命周期短，重复开发多等弊端。并为项目管理积累量化评估信息。３．２海关信息化项目存在的问题３．１海关政务信息化项目的特点３．２．１需求分析不够，匆忙上马１、紧迫性项目（软件）需求是指用户对目标软件系统紧迫性决定了项目历时非常有限，经常会出在功能、行为、性能、设计约束等方面的期望。项现“倒计时”的现象，由于业务需要的迫切性，有目（软件）需求既是软件开发中的老课题（讲了十些项目需求还没有完成确定或细化，已经“确定”来年了）和老问题（几十年都没很好地彻底解了项目启用时间或项目的完成时间，在项目执行决），也包含着许多新思路和新内容，需求获取是的过程中，项目完成时间是关键因素，过程采用否成功，直接关系到项目开发的成败问题。了“原型”开发方法，边运行边完善，因此，如何在需求分析是系统开发工作中最重要的环节规定的时间，完成业务部门规定的主要任务，是之一，是软件开发的前提和基础，其工作质量的目前单方面衡量项目开发成功与否的主要标志。好坏对于整个开发工作的成败起着决定性作２、特殊性用。需求分析的目的是使开发人员和用户之间一１２—万方数据上海海关高等专科学校学报２００５年第１期（总第８３期）进行全面和深人的沟通，以明确用户所需的究竟是一种什么样的系统，确定系统“做什么”，是整个软件开发过程的根本性文档，也是系统进行设计、实现、测试、评审、鉴定和验收的基本依据，直接影响待开发系统的成败和质量。许多应用系统的失败，最后归根到底是需求上的问题，需求获取中的错误，会在后续的设计和实现中进行散发式传播。需求过程输出的《用户需求报告》是软件生存周期的一个重要里程碑，又是用户、开发者和项目经理必须遵守的一根基线，也是项目测试的准则和交付验收的依据，用户需求分析要占整个软件工作量的３０％。但是往往由于直属海关开发的信息化项目规模较小、时间要求紧，再加上行政干预，项目上马之前没有认真地进行项目可行性和需求论证，便很草率地制定一个开发日程表，没有认真地估计项目的实施难度，结果实际与开发的结果往往有较大差别，出现“花半年的时间开发，用一年的时间去修补”的现象。３．２．２开发管理不规范，缺乏必要的过程１、没有真正的设计过程开发人员少，意味着不同人员的程序之间交互、接口相对少一些。开发周期短，意味着往往是同样的几个人从头到尾负责一个项目。上述两方面原因往往会引起不良后果：几个人碰一下头，讨论一下最基本的数据结构、流程和接口，便分头去做自己的工作了，没有一份较正式的文档，一个潜在的危险是由于讨论时忽略了某些情况，等大家都按当时的分工完成属于自己的工作后，才发现各个模块组合起来却形不成一个完整的系统平台。其根源在于没有一个负责协调的人员不断监控整个开发过程，导致整个系统数据共享困难。２、不经过技术、业务系统测试而直接投入试运行造成这一现象的原因是业务人员嫌麻烦，觉得反正项目已开发出来了，直接用真正的数据来运行几次就行了。殊不知，一旦直接进入试运行，发现运行结果不正确后需要化很大的精力一步一步查找，而且可能某些边界情况容易被忽视，很久之后才被发现，另外没有完整的文档，日后维护和版本升级都比较困难。３．２．３引入三分离制度产生的断层为明确职责推动政务信息化向发展，不断满足业务的需要，宁波海关尝试了项目的“立项、开发、运行”三分离的管理原则，由办公室承担项目的论证、验收和评估；项目的测试、运行保障、维护由技术处负责；具体开发工作由金关软件开发中心实施。经过近一年的运行取得主要以下几个方面的经验：走出了一条科技体制创新之路：基于宁波海关十多年信息化建设实践，率先在海关系统内提出三分离管理体制，将科技人员从繁重的开发事务的枷锁中解放出来，并引导科技人员向科技综合管理方向发展。摸索出了科技业务一体化的道路：缓解了业务需求迫切和有效开发供不应求的被动局面，同时也解决了后续维护问题，走上了以需求为导向、以应用促发展，将科技转化生产力的可持续发展之路。实现三个统一的有效手段：只有通过立项、开发、运行“三分离”手段，才能做到“统一平台、统一标准、统一身份”，实现集约化、一竿子到底的项目管理目标。但同时也存在的一定的问题：分而不离：论证、验收还是兼任开发和测试的角色，有越位之嫌；离而不清：即使形式上分离的部分，还是存在着互相推诿直接影响业务的发展；清而无序：有些职责虽然分清了，但缺乏有效的制度和规则来划分界限，存在着某些工作无入管理，项目开发计划无序、安排力量不均。实践证明，信息化工作的推进不是单靠技术部门就能够实现的，关键是高层领导的大力支持与推动，同时制定相应的管理规则，建立新的管理流程，协调、理顺各部门的关系。４引入项目管理，加强海关信息化能力建设的对策和措施４．１通观全局，掌握信息系统的生存周期规律信息化产品和其他事物一样也存在从开始到衰亡的生命周期。一１３—万方数据