信息交流与沟通控制程序

信息交流与沟通控制程序

1 目的

规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2 适用范围

适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责

3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。

3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。

3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4 工作程序

4.1 信息交流的基本原则

信息交流的渠道、方式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高，有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。

4.2 内部沟通

4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项

1）政策要求：包括法规、相关方及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；

2）运行信息：包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；

3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。

4.2.3 沟通权责：责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。

4.2.3 沟通方式

1）口头/书面报告，适用于任何职能、层次；

2）部门文件发布、会议/培训召集，适用于职能部门及其以上管理层次；

3）跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。

4）其他：各级文件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。

注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。

4.2.2 沟通过程的控制

1）信息通报/报告（信息拥有部门/人员）

识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报，传递相关信息

2）信息查询/质询（信息需求部门/人员）

识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询，获得相应信息

4.3 外部信息的接收与回应

1）外部信息，专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。

2）任何部门/人员对接收的外部信息（包括口头、书面），均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报，具体按内部沟通方管理要求实施。

3）责任部门对获悉的外部信息（除书面信息外），形成文件（包括记录、报告等）。

4）对需作内部交流的信息，责任部门/人员应按内部沟通要求实施。

5）当外部信息需回应时，责任部门/人员应以书面形式确定：反馈的责任部门/人员、反馈时间、反馈形式、内容与要求、反馈对象等。

6）对确定的回应要求，责任部门/人员应组织落实并跟踪回应的实施结果。

4.4 重要环境因素的外部交流

1）除非法规或相关方有强制要求，一般情况下，本公司不就重要环境因素的相关信息与外部进行交流。

2）当法规、合同要求或公司认为有必要时，经管理者代表同意后，综合办应就公司重要环境因素与外界交流作出书面决定，包括交流对象、内容、形式、时机、责任部门/人员。

3）负责交流的责任部门/人员应按规定的方式实施交流。

4）保存有关重要环境因素的外部交流记录。

5相关记录

信息交流与沟通记录表