会计档案管理办法

集团会计档案管理办法为了加强集团会计档案规范管理，建立集团会计档案立卷、归档、整理、保管、借阅、销毁等程序，根据《中华人民共和国会计法》及《会计档案管理办法》等相关规定，特制定本办法。

第一条适用范围本办法适用于集团本部及下属各项目公司。

所有人员对会计档案负有保密、保护的义务。

第二条归档范围本办法所涵括的会计档案是指各公司在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

明细如下：1.会计凭证类：包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证及其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿及其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务、审计、税务、评估报告。

4.票据类：增值税发票、支票、银行汇票、商业汇票、银行/商业承兑汇票、其他发票、收据等。

5.其他类：现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、财务软件中的账套、会计政策、电子会计资料及其他应当保存的会计核算资料等。

6.尚未处理完毕，仍在处理过程中的文件不是档案，待办理完毕再归档。

但对于处理时间过程期限较长数量较多的文件，应每月另行整理统一归档。

第三条管理要求1.会计档案实行统一管理，各公司财务部为会计档案管理工作直接责任部门。

集团财务中心负责会计档案工作的指导、监督和检查。

2.各公司财务部门应指定专人负责保管，该档案管理员可兼任（出纳除外）。

该档案管理人员应通过严格的资格审核，对其品行、操守等作必要的背景调查，以避免发生管理风险。

档案管理人员发生变动时，需指派通过资格审核的人员接替并严格履行档案清点及移交手续，由财务负责人监盘，档案库房（或档案柜）门锁及保险柜等设备密码必须立即更换。

3.各公司财务部应根据现有项目规模和发展情况合理规划、安排会计档案库房，档案库房应有防盗安全措施，包括但不限于加装防盗门、防盗窗及监控系统等，其中监控系统应有效监控档案室全景、门窗等环境，监控摄像头安装调试后禁止随意移动、调整监控摄像头位置。

4.会计档案库房管理应按照“十防”规定和消防安全“八不准”要求严格执行。

（抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光；不准在档案库区吸烟、不准在办公区及档案库区使用电炉及取暖器、不准擅自拉接电线、不准带无关人员进入库区、不准将档案带出库房和查阅室、不准在消防通道上停车和堆放物品、不准在库区和办公区堆放易燃易爆物品、不准擅自移动消防设施设备。

）5.会计档案须保管于密集架或铁皮五节柜等专业档案装具，不得放置于木质柜、纸皮箱等易燃、易潮的装具。

6.各公司财务部应每半年定期排查并处理会计档案库房各类安全隐患。

7.各公司财务部应建立会计档案管理台账，严格执行会计档案进出库登记制度，每半年由档案管理人员和总账会计一起进行盘点并出具盘点报告留档备查。

第四条会计档案的整理、归档、接收与移交1.整理企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；（二）由企业信息系统自动生成；（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。

各公司可结合实际情况除会计凭证必须打印装订成册，会计明细、总账账簿和辅助性会计资料，各财务部可按需打印，不做强制要求。

1.1会计凭证类会计主管在审核会计凭证时需注意账务处理是否完整、准确、相关附件是否齐全，复核无误后的会计凭证交总账会计记账，完成记账的会计凭证交由会计档案管理人员在次月20日之前（集团审计之后）整理装订。

1.2会计账簿类如本公司有实际需要打印纸质会计账簿的，应在打印后装订成册并加盖公章，并按规定金额计税贴花。

总账、明细账账簿按科目顺序进行打印。

1.3财务报告类月度、季度、半年度、年度财务报告审批通过后，制单人、复核人、财务负责人、公司负责人签字（盖章）并加盖公章，次月15日前（节假日及其他不可抗力影响的可顺延）完成。

1.4票据类票据类档案的领用、使用、作废等都应建立台账进行登记管理。

1.4.1增值税发票因房地产开发企业的行业特征，集团内一般选用五联的增值税普通发票或六联的增值税专用发票。

各联次的使用后整理办法如下：第一联“记账联”应作为销售收款的原始凭证附在凭证后；增值税专票第二联“抵扣联”应按月度归集，在次月20日之前统一装订成册；增值税专票第三联“发票联”（或增值税普票第二联），作为购货方应在收到后立即将“发票联”作为购货支付业务的原始凭证附在凭证后，作为销货方应将“发票联”作为收款依据交给客户留存；增值税专票第六联和增值税普票第三联应作为“办证联”使用，开具后每月清点并单独存放于财务部，以备日后客户交房办理产权证时使用；第四联、第五联未规定用途，应根据公司需要自行安排使用并做好保管和装订工作。

1.4.2收据作为收款方开出收据后，应将收据“记账联”附在凭证后作为收款原始凭证，并将“收据联”交给客户作为交款凭证；作为支付方取得对方开具的发票后，应立即将“收据联”作为收款业务原始凭证附在凭证后。

收据应在使用完毕后应及时对存根联进行清点整理，并归档保存。

1.4.3汇票、支票汇票、支票开具后，应将“存根联”作为支付业务原始凭证附在凭证后，其他联次交由对方公司留存。

收到付款方开具的汇票或支票时，在实际兑付前应另存保管，待在银行办理实际兑付后，以银行“进账单”等回单作为收款凭证附件留存。

1.5其他类现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算资料应按月度归集，并在会计年度终了后的3个月统一装订成册。

1.6档案清册会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等应及时更新并由总账会计每半年复核一次。

2.归档2.1归档时间会计档案管理人员在接收到需归档的会计档案时应在2-5个工作日内归档，同时编制会计档案保管清册并及时更新。

总账会计负责在归档前，对形成纸质资料的会计档案整理工作进行监督及检查清点，保证档案可完整、及时地进行归档。

如未在收到文件后的5个工作日内立卷归档的，应对会计档案管理人员及负责监督的总账会计予以失职问责处理。

2.2纸质档案归档会计档案管理人员应在接收档案后按类别、公司、年、月、编号等顺序集中整理归档。

同时保管多个项目公司的会计档案库房应先按档案类别划分，再按公司、年、月、编号等顺序集中排列。

每个专业档案装具均应在醒目位置附有对应放存的会计档案明细清单。

收购项目相关会计档案应该按照移交清单上的资料明细，将收购前的档案分门别类单独归档，不与收购后会计档案一同存放以免混淆。

对于需移交给档案室的资料要在移交清单上注明，以便后期查阅。

2.3电子档案归档具有保存价值的电子版资料应在月度终了后15日内发给会计档案管理人员，会计档案管理人员应及时分类存储并定期对电子会计档案备份另存，采取有效措施防止电子会计档案丢失或被人为篡改。

所有电子会计档案（除财务软件外），应按规范的编码规则进行命名归档，并设立专门的《档案文件检索目录》进行登记，建立档案编号与资料内容、电子档案资料与纸质会计档案之间的检索关系。

电子档案的编码规则如下：2.3.1按照“费用”、“收入”、“成本”、“总账”、“税务”、“资金”、“行政人事”等业务口分类管理命名建一级文件夹；2.3.2各业务口文件夹再按具体工作类别分门别类建二级文件夹，举例：1.1-薪资文件；2.3.3具体的电子档案，结合实际需要，可考虑按归档年月，顺序逐项编号，中间用“-”隔开，引用文件内容简单命名，举例：201701-001-工资表，费用口2017年1月归档于“费用”口“1.1-薪资文件”内的1号资料。

3.接收与移交3.1会计档案接收由于二手项目收购，或由于管理架构变更需接收其他公司会计档案资料的，均属于会计档案的接收。

二手项目收购交接资料时，财务部应指派专人负责接收。

清点资料时应按移交清单逐条清点接收，接收时需对会计档案的准确性、完整性、可用性进行复核确认，复核完毕才能进行接收手续。

清点完毕后，双方移交人员均需在移交清单上签字确认，完成会计档案接收手续。

二手项目完成资料接收后，应立刻将财务类资料交由档案管理员，档案管理员根据移交清单上的资料明细逐条清点后应立即整理归档。

除会计档案以外的资料，如开户许可证（如有）、银行预留印鉴卡、验资报告、审计报告、评估报告等公司基本证照及资料，应根据行政管理中心规定的集团档案管理制度的要求按时移交给本单位的档案管理部门备案归档。

会计档案接收完毕后，总账会计需对接收手续及档案资料进行复核，保证接收手续完备、资料齐全、数据无误，发现资料缺漏的及时通知档案接收人补充齐全，清点复核无误后交由会计档案管理人员登记归档。

3.2会计档案移交因集团内部管理架构变更或财务人员工作变动、离职等原因需要交接资料时，需将涉及的会计档案进行移交，包括纸质版及电子版资料，并按《会计档案移交清册》（附件1）列明纸质版、电子版会计档案资料名称、保管位置，实际盘点后由交接双方经办人、双方财务负责人及监交人签字，完成档案移交。

因公司出售等原因需与集团外部单位交接资料时，也需按《会计档案移交清册》（附件1）列明需移交的档案资料名称，实际盘点确认后由交接双方人员在移交清册上签字确认，完成档案移交。

第五条会计档案的利用1.会计档案对外提供因日常工作(如纳税申报、办理按揭等)需对外提供有关财务数据信息时，由经办人填报《取得财务资料申请表》经所在部门负责人签署意见，财务负责人、项目公司总经理（或主持工作一把手）审批。

如遇各项检查、诉讼、融资等重大事项需对外提供财务资料，除完成上述审批流程以外，还必须报集团财务中心及集团财务中心主管领导审批。

2.会计档案借阅各公司财务部应建立《会计档案借阅清册》（附件2），按《取得财务资料申请表》流程审批完毕的借阅人应在会计档案借阅登记清册上登记填写姓名、部门、日期、资料名称、用途。

借阅人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出。

借阅全程须由财务部人员陪同，且借阅地点仅限于公司办公场地范围内。

3.会计档案借出会计档案原件原则上不得借出。

因特殊需要，向外单位提供时，必须按《取得财务资料申请表》流程，报财务部经理、公司负责人及财务中心主管领导审批，并派财务人员跟随办理。

会计档案不得拆散原卷册，并应限期归还。