单证的重要性

一、国际贸易单证概述

（一）含义

单证就是指在国际结算中应用的单据、文件、证书，凭借这种文件来处理国际买卖货物的支付、运输、保险、商检、报关、结汇等。

单证是办理货物的交付和货款支付的一种依据，单证可以表明出口商是否履约，以及履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证，有了单证，就表明有了货物。同时，单证也是出口货物推定交付的证明，是结算的工具，它的流转环节构成了贸易程序。

（二）分类

1、根据贸易双方涉及的单证划分

进口单证包括进口许可证、信用证、进口报关单、保险单。出口单证是指出口国的企业及有关部门涉及的单证，包括出口许可证、出口报关单、包装单据、商业发票、保险票据、汇票等。

2、根据单据的性质划分

金融单据包括汇票、本票、支票或其他类似用以取得款项的凭证。商业单据包括发票、运输单据。

3、根据单证的用途划分

资金单据包括汇票、本票、支票。商业单据包括商业发票、形式发票、装箱单、重量单；货运单据是指各种运输方式单据的统称，包括海运提单、不可转让海运单、租船合约提单、空运单、公路运单、铁路运单、内河运输单据、专递和邮政收据、报关单、报检单、托运单等；保险单据主要指国际货物运输保险，包括保险单,预借单,保险证明、投保单；官方单据指的是官方机构出具的单据和证明，包括海关发票,领事发票,产地证,检验检疫证；随附单据有寄单证明、寄样证明、装运通知、船舱证明。

4、根据业务环节划分

托运单证是为保证货物安全出运的单证。收汇单证则指安全取得货款的单证。进口单证是指进口国的企业及有关部门涉及的单证。

二、国际贸易单证工作的地位

（一）良好的单证工作是结汇的前提

某公司与澳洲客商签订一份销售合同，目的港为悉尼。由于单证人员疏忽，制单时误填为墨尔本，以致进口货物到达该地。该公司在负责将货物完好运抵悉尼后，按对方要求，赔偿货物迟交的经济损失数十万元。

国际贸易的完成，往往是以单证交流的形式实现，卖方凭单交货，买方凭单付款。案例中，本是可以避免的问题，却因为单证工作中的疏忽，在没能及时结汇的同时，还赔偿了买方的损失。单证工作中的任何失误都会给企业带来不同程度的经济损失，甚至影响国家信誉。良好的完成单证工作是一套正确、完整、齐全的单证诞生的先决条件，也是我们是否能及时顺利的完成收汇的前提。

（二）高质量的单证工作是解决争端的依据

国际贸易是单证贸易，在合同商订和履行过程中都要对相关单证工作严格把关，不然就可能因为单据的不规范、不确切而引发麻烦，无法利用合法的手段，保护自己，更谈及不上拒绝对方的不合理要求。由于市场变化，境外商人在到货无利可图的情况下，常常在单证工作中寻找瑕疵，以各种借口拒绝付款。作为企业的单证人员必须熟悉单证的有关法律，重视单证工作，合理、审慎的处理日常业务中的各类单证，在不违反各国条约或惯例的同时，用其反过来保护自己在国际贸易活动中的处境。因此，避免与解决争端的最好方法便是高质量的完成单证工作，这样才能有效地保护企业的合法权益和经济利益。

（三）单证工作完成的优劣影响国家与企业的利益

单证工作服务于国际贸易业务的整个过程，它不仅仅是单证缮制和传递，还是国与国之间、企业与企业之间的贸易交流。单证工作的优劣直接关系到外贸企业的经济利益。在出口业务的运输、结算环节、信用证的到达、审查、修改、交货时间的衔接等都会有可能出现问题，在此过程中，其问题都会在单证工作中反映出来。工作责任心强的从业人员能及时杜绝差错发生，避免不必要的经济损失。保质保量的完成单证工作，不仅能保证收汇安全，还能加速资金周转，同时树立企业以及国家的良好形象，促使合作持续发展，名利双收。

（四）优质的单证工作是完成国际贸易活动的基础

每一种单证在国际贸易活动的各个环节都起了必要的作用，他们的签发、处理、流转、交接与应用，反映了买卖双方权责的发生、转移和终止，同时也反映了，单证工作的良好进行才是促使这些环节顺利运转的基础。有些单证从业人员，认为单证工作没有任何挑战性，是不对的。单证工作考验的是从业人员独立协调与管理各种单证的能力。只有做好每一份单证工作，才能使国际贸易流程以及日后的发展变得完善，

才能避免以后因为单证问题产生的纠纷。换句话说，若想一笔业务做得漂亮，单证工作这个基础必须打牢。

三、国际贸易单证工作的要求

单证工作是完成国际贸易程序不可缺少的手段之一，是进出口业务中一项重要的基础性工作。这就要求我们要严格按照单证工作的要求，高质量的完成单证工作，为后续工作的进行打下良好的基础。

（一）对单证制作的要求

1.正确：它是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例与行业法规的要求，当然，也要单证与贸易合同相符，但其相符的前提必须是单单一致，单证相同。

2.完整：指一笔业务所涉及全部单据的完整性，主要是内容完整、份数完整、种类完整。凭单证买卖的合同或信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、各提交几份、有无正副本要求、是否给予背书及应在单证上标注的内容，这些都必须引起重视，避免拒付。

3.及时：指进出口单证的工作时间很强，各种单证都要有一个适当的出单日期。要做到及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。单据的制作，有时需要相关部门配合完成，譬如向贸促会申请一般原产地证，贸促会周五下午不给办理业务，这就需要从业人员有效地安排时间，不要错过时机。

4.简洁：指单证制作要按规定填制，力求简明扼要，有利于提高工作效率与单证的质量。单证中不应该出现与其无关的内容，以致误导客户，出现一些不必要的麻烦。

5.清晰:指单据应清楚、干净、美观，单据的格式设计合理、内容排列主次分明。不应有涂抹现象，若必须涂改的话，则应签盖更正章。

（二）对单证工作人员的要求

作为一名单证工作者，应具有扎实的国际贸易专业知识与娴熟的单证操作能力，单证工作涉及的业务杂、环节多，在对外签订、履行合同的过程中，其对外贸知识的掌握是十分重要的。目前，许多单证都是通过计算机制作完成的，从业人员必须具备操作计算机和有关应用软件的能力以及了解电子商务方面的知识。与此同时，英语水平的高低也是对单证工作人员要求中必不可少的因素。

四、国际贸易单证的风险防范

经济全球化的发展使对外贸易企业受到了日益激烈的国际市场的竞争和挑战。面对风云变幻的国际贸易市场，在单证工作中要认清客观存在的国际贸易风险，采取有效的措施防范，以取得国际贸易中的胜利。

（一）国际贸易单证风险的根源

1、象征性交货使单证成为交易双方争议的焦点

在国际贸易中，大部分商品是以象征性交货的贸易术语成交的，在象征性交货的情况下，银行只处理单证而不管单证所表示的货物，也不对任何单证的真实性及法律效力担责。卖方所交的单证只要在表面上做到单单一致、单证相符就算完成了交货义务。买方也是以“凭单付款”的原则做买卖，只要发现单据有误，就可以拒绝付款。因此，单证是提货和付款的重要依据，任何单据的瑕疵都可能成为买方拒付的理由，单证风险也因之产生。

2、单证工作中对单证风险的忽视使其潜在风险增加

某公司与印度达成合同，贸易条件为CFR NEW DELHI，空运至新德里。信用证按时开来，其价格术语为CNF NEW DELHI，出口方当时对此并未在意，办理了议付手续。不久，收到拒付通知书。发票中CFR NEW DELHI与信用证中的价格术语CNF NEW DELHI 不一致。出口方申明该不符点不成立，并立即与货物承运人联系，货物早已被收货人提走。

案例中，出口方陷入被动的原因在于丧失了货权。这是航空运单的特性决定的。空运方式下的航空运单，不是物权凭证，仅是航空承运人与托运人之间缔结的运输合同或代理人签发的接收货物的收据。通常航空运单交给收货人之前，货物便到达目的地，凭承运人的到货通知和有关的身份证明就可提货。近年来，企业为忙于完成业务指标，疏忽了对风险防范的学习，无视交易中潜伏的风险，一旦出现问题，我们的疏忽就会成为外商拒付的理由。案例中，如果在单证工作中仔细分析，应不难发现空运提单风险的存在，认清单证风险的存在才是杜绝风险有效方法。

3、客观存在的自然风险、国家信用风险与商业信用风险

因自然力的不规则变化产生的现象所导致危害经济活动、物质生产或生命安全的风险为自然风险。同时，自然风险是保险人承保最多的风险；国家信用风险来源于不可抗拒的国外因素,进口国经济衰退、战争内乱导致经济停滞都可能使买方不能履行付款的责任，并不是合同条款所能免除和改变；对于买卖双方能否按时收款、收货,完全取决于对方的商业信用。如果卖方收款后不发货或者买方收取货物后不付款,都可能钱货两空,商业信用风险与买卖双方的信用有很大的关系，可调查对方的信用状况，必要时可通过律师或信用评估机构调查其信用等级。

4、区域经济合作使单证工作趋于复杂化

当前，经济全球化和区域经济合作已经成为世界经济发展的主要特点，越来越多的国家开始共同扩大经贸往来，我国同世界经济的联系越来越紧密，参加的新的优惠贸易协定与配套的新规则也日渐增多，各个国家在对外贸易操作流程上都作了许多的新要求。这些都使外贸单证的操作更趋复杂，也给我们的单证工作带来了更高的要求，也面临了更多的风险。

（二）单证风险的防范措施

1、严格规范制单，认识到单证工作的重要

每一种单据都有其特别的作用，任何一份单据的差错都可能使出口商收不到货款，单证风险也就无处不在，外贸单证不是随意缮制的，而是与相应的外贸业务环节紧密相关的，向买方提交的单证，不但要确保打印清楚，份数齐全、种类完备，还要保证内容和格式正确、层次分明、出具及时，并能真实、准确地反映货物，必要时还应进行正确的签署。任何一份单据的制作不符合要求，将可能影响货物的及时发运，从而打乱整个出口工作秩序。

2、可投保出口信用险

A公司出口业务蒸蒸日上，没有放松风险防范，与G公司签订合同后，即投保了出口信用险。不久，国内A公司收到美国客户G来函，声称已向当地法院提交了破产申请。G毫无征兆地宣布破产，直接导致A超过500万美元面临着不能收汇的风险。A当即向保险公司通报出险情况，正式向保险公司提出索赔申请。保险公司迅速查明,向A支付赔款270万美元，履行了应尽的义务。

案例中破产事件并无事前征兆，风险袭来时令人防不胜防。对出口企业而言，风险发生时，不仅应积极应对，还需采取各种措施控制风险，充分保障自身权益。此外，出口企业应慎重判别买方的潜在风险，同时依托出口信用保险公司的专业平台，做好事前风险评估和事中风险跟踪工作，最大程度地降低风险发生概率。一旦发生风险，出口企业便通过保险公司及时获得赔款，最大程度减少损失。出口信用险，为单证工作更好的进行也提供了一份保障。

3、时刻与各个职能部门相互配合，降低风险的存在

某公司出口至越南，信用证中要求受益人提交产地证为FORM E格式。卖方按信用证的要求全套单据议付，不久开证行发来拒付通知，不符点为FORM E产地证的签章为FORM A专用章。经调查，出入境检验检疫局还未刻制FORM E产地证的专用章，所有签发的FORM E，均使用FORM A专用章代替，一直尚未受过任何异议。但与银行讨论，这份产地证属单单不符，不符点成立，该公司只能对货物采取降价处理。

在单证工作中，有些单证是出口企业制作，有些则由各职能部门予以配合制作的。只有之间的高度配合，才能有效地避免风险。案例中，突显着我国职能部门与贸易公司在单证工作中存在的问题。出入境检验检疫局明知其签章与证书不符，还是习惯性地使用FORM A签章，这是对外贸单证工作的认识缺乏，否则就不会出现因为小小的印章而导致风险的产生。国际贸易业务中，单证风险无处不在，一套单证，是需要各职能部门与贸易公司之间的协调配合而产生的。

4、在单证工作中要不断学习，与时俱进

单证工作是为进出口贸易服务的，进出口的每一个环节，都会在单证工作中反映出来，单证工作不仅仅是某几份单据的组合，它还要求单证工作人员在遇到突发情况时能够妥善处理问题。因此，单证工作质量的高低，都直接取决于外贸单证人员的专业素养。在市场行情捉摸不定、新贸易作法不断涌现的国际市场上，外贸企业如想立足，其单证工作人员除了应该具备过硬的专业素养之外，还必须要在单证工作中不断地学习、了解各国在对外贸易管理方面的新规定，掌握相关国际贸易惯例的新变化，熟悉防范国际贸易风险的新方法和新手段，在产生国际贸易纠纷时，能够沉着应对，在复杂多变的局势下立于不败之地。

总之，国际贸易单证就像一条彩色的纽带，连接着世界。单证风险的频发也是对单证工作的巨大挑战，然而，单证的存在就是一个不断发展的过程。随着国际立法和国内立法的不断完善，伴随着国际贸易从业人员对业务知识的深度了解和风险防范能力的不断提高，单证工作也将在国际贸易的世界中呈现其更加强大的生命力，同时也会对国际贸易的进一步发展发挥更加重要的作用，散发着它的光和热。

参考文献：

[1]孙继红等，国际贸易单证实务，北京：清华大学出版社，2009

[2]田运银，国际贸易单证精讲，北京：中国海关出版社，2009

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