采购部工作手册11
采购部
工
作
手
册
目录
目录 (1)
1. 采购部组织结构 (2)
2. 采购管理办法 (3)
3. 采购部工作职责 (5)
4. 采购部工作职责 (5)
4.1作业层面的职责 (5)
4.2采购经理工作职责 (5)
4.3采购员岗位职责 (6)
4.4采购岗位说明 (6)
5. 采购部门工作职能 (8)
6. 采购工作流程 (9)
7. 采购询价流程 (12)
8. 供应商管理制度 (13)
9. 采购工作考核制度 (14)
10. 采购工作奖惩制度 (15)
附件1：部门表单 (17)
附件2：工作流程图 (25)
采购部组织结构
一、采购部门在企业中的隶属关系
1．采购部门隶属于生产副总经理（主要职责是协助生产工作顺利运行）
2．采购部门隶属于行政副总经理（主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标）
3．采购部门直接隶属于总经理（发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源）
4．采购部门隶属于资材部副总经理（主要职责是配合生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业）
二、采购部门与其他部门的关系
1．采购与销售部门的关系：相互反映
2．采购与生产管理部门的关系：信息互动、互相协作
3．采购与仓储管理部门的关系：相互合作
4．采购与财务部门的关系：应付账款、计划和预算方面相互作用
采购管理办法
总则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用“5R”原则，其目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。
一、适价：
1. 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公
司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。
2. 比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购
时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。
3. 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深
入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。
4．定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。.
二、适质
1. 一个不重视品质的公司在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。采购人员不仅
要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。
2. 若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的
管理费用。
3. 若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客
交货，会降低客户对公司的信任度。
4. 若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。
三、适时
1. 若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。
2. 若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压采
购资金，这是很忌讳的事情。
四、适量
批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
五、适地
1．天时不如地利，公司在选择供应商时最好选择近距离供应商来合作。近距离供货不仅使得双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低物流成本。
2．越来越多的公司甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到所需的大部分供应商，对公司长期的发展有着不可估量的作用。
在实际的采购工作中若仅将上述“5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。因此，采购人员必须纵观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。
采购部工作职责
一、作业层面的职责
品质
1．能够明确说明规格
2．提供客户的验收标准给供应商
3．参与品质问题的解决
4．协助供应商建立品质管理制度
5．尊重供应商的专业技术
交货
1．给供应商正确能够达到的交货期
2．提供长期的需求计划给供应商
3．使供应商同意包装及运输方式
4．协助供应商处理交货问题
价格
1．给供应商公平的价格
2．让供应商分享共同推行价值分析的成果
3．尽快付款
其他
1．对供应商的问题及抱怨尽快回复
2．提供技术和测试仪器，使供应商生产更佳的商品
3．使供应商尽早参与产品的设计
二、采购经理工作职责
●拟定采购部门的方针与目标
●编制年度采购计划与预算
●采购制度的建立与改善
●主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作
●制定采购谈判的策略和方案并加以实施
●采购合约与订单的起草，签发以及管理
●制定采购计划，审核采购需求，决定合适的采购方式
●撰写部门周报与月报
●主持采购人员的教育训练
●对公司采购和供应管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议
●开发并提高采购与供应系统以及库存管理系统中的技术含量
●分配，选择和维护潜在供应资源，对具有优势的投标进行评估，建立与供应商良
好的伙伴关系
●根据需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪
●解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付条款问题（处理质量问题，包括建立
质量的测评标准，设立目标，提供质量问题的解决方案）
●负责并确保所采取的采购行为符合有关政策，法规和道德规范
三、采购员岗位职责
1．以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况，掌握有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金
控制的要求，熟悉各种物资采购计划。
2．熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。
3．按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；
4．及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。
5．严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、
数量关。
6．服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。
四、采购岗位说明
1．采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。
2．与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。
3．采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会
客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间
是很忙碌的,要懂得善用时间.
4．采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.
5．同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.
6．采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业.
7．所有的供货商都要有《供货商调查表》传真来后,采购自填写《供货商评定表》给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记《合格供货商记录》
8．仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向.
9．后勤在发给《供货商进料不良通知》时,采购了解情况后,(如有挑选所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.
10．采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.
11．供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。
12．供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.
13．采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.
14．供货商在报价时,有三种方式:（1）报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议.
15．采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.
16．若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。
17．由供应商直接寄客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话
18．对于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以保持公司的利润空间。
采购部门工作职能
一、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。
二、确保每月的发票正常收回。
三、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的
掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。
四、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。
五、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考
评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。
六、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。
七、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目
相关的人员。
八、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。
九、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先
出库为主。
十、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。
十一、组织本部门员工业务培训。
十二、树立尖端公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。
采购工作流程
制作采购单、内部报批、采购单跟踪、原材料检验与原材料进仓。
（一）制作《采购订单》
申购人员在制作采购订单时应注意以下要点：
1. 审查《采购申请单》。
采购员在审查《采购申请单》时应着重以下内容：
（1）适当的申购人。
采购所需的内容，只有需用部门最为清楚，由需要用部门提出采购申请。
（2）以书面方式提出物品的采购。
（3）确定物品要求的内容。
包括原材料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、
操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等。
（4）以型号规格表明采购的标准。
2．熟悉采购的原材料。
3．价格确认。
采购员应对采购原材料的最终价格负责，跟单员有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。
4．确认质量标准。
5．确认原材料采购量。
对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核，如发现错误，跟单员应及时提出并进行弥补工作。
6．制定采购订单。
采购单主要内容有：原材料名称、确认的价格及付款条件、确认的质量标准、确认的采购量、确认的交货地点等，另附有必要的图纸、技术规范、标准等。另
外在采购单的背面，多会有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分，其主要内
容包括：（1）交货方式。（2）验收方式。（3）处罚条款。（4）履约保证。（5）
品质保证（保修或保修期限，无偿或有偿换修等规定）。（6）仲裁或诉讼。（7）
其他。
7．发出采购订单。
（二）采购订单跟踪
采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪。但对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。
1．跟踪原材料供应商的生产加工工艺。
2．跟踪原材料。
跟单员必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。
3．跟踪加工过程。
不同原材料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，跟单员需要对加工过程进行监控。
4．跟踪包装人库。
对重要的原材料、零部件跟单员应去供应商的仓库查看。
（三）原材料（零部件）检验
1．确定检验日期
跟单员应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。
2．通知检验人员
跟单员应主动联系质量检验专业人员一同前往检验地点进行原材料、零部件的检验。安排检验要注意原材料、零部件的轻重缓急，对紧急原材料、零部件要
优先检验。
3．进行原材料检验
对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；对不重要的原材料，或者供应商
在此原材料供应上质量稳定性一直保持较好的，则可放宽检验。原材料检验的结
果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、
严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。
4．处理质量检验问题。
针对原材料缺陷程度的不同，跟单员可以采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、降级使用、取消供应商资格等。
（四）原材料（零部件）进仓
1．协调送货
送货时间需要跟单员与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下送货跟单员在没有和供应商协调确定的情况下，都会引起混乱。
2．协调接收
在供应商送货前，跟单员一定要协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供
应商所在地的情况。
3．通知进货
跟单员在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定仓库。
4．原材料（零部件）人库
原材料的库房接收过程有：（1）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；（2）接收原材料，对应采购单进行核查；（3）检查送货单据及装箱单据；（4）检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（5）卸货；（6）清点原材料；（7）搬运人库；（8）填写“原材料人库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；（9）将原材料人库信息录人存储信息系统中。
5．处理原材料（零部件）接收问题
由于供应商或者跟单员方面的原因，原材料（零部件）在接收环节上可能会出现以下问题：（1）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；（2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；（3）交货日期不对；（4）原材料的包装质量不符合要求等。此类问题跟单员需与有关领导一同协调解决，处理方法要现实。
注（1）：采购申请单由我公司需用部门申报，由仓库部门确认是否有库存，之后请部门领导批准递交采购部执行采购程序。
填写《采购申请单》
比价采购
使用部门检验
仓 库
是否合格？
N
Y
由需求部门填写，经总经理签批后采购
采购询价流程
一、最大程度地公开询价信息。参照公开招标做法，金额较大或技术复杂的询价项目，其
采购信息也应在省级、中央级媒体上发布，最起码应当在地级市的党报、采购网、电视台发布，扩大询价信息的知晓率，信息发布要保证时效性，让供应商有足够的响应时间，询价结果也应及时公布。通过公开信息从源头上减少“消息迟滞型”“不速之客”现象的出现.
二、更多地邀请符合条件的供应商参加询价。被询价对象确定要由询价小组集体确定。询
价小组应根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单确定不少于三家的供应商，被询价对象的数量不能仅满足三家的要求，力求让更多的符合条件的供应商参加到询价活动中来，以增加询价竞争的激烈程度。推行网上询价、传真报价、电话询价等多种询价方式，让路途较远不便亲来现场的供应商也能参加询价。
三、实质响应的供应商并非要拘泥于“三家以上”。政府采购法规定，只要发出询价邀请的供
应商达三家以上即可，前来参加并对询价文件作实质响应的供应商并非要人为硬性地达到三家，但是起码要达到两家以上，询价采购由于项目一般较小往往让大牌供应商提不起兴趣，如果非得要达三家，询价极可能陷入“僵局”，重要的是要形成竞争，而非在供应商数量上斤斤计较。
四、不得定牌采购。指定品牌询价是询价采购中的最大弊病，并由此带来操控市场价格和
货源等一系列连锁反应，在询价采购中定项目定配置定质量定服务而不定品牌，真正引入品牌竞争，将沉重打击陪询串标行为，让“木偶型”“不速之客”绝迹于询价采购活动，让采购人真正享用到政府采购带来的质优价廉的好东西。
五、不单纯以价格取舍供应商。法律规定“采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且
报价最低的原则确定成交供应商”，这是询价采购成交供应商确定的基本原则，但是不少人片面地认为既然是询价嘛，那么谁价格低谁“中标”，供应商在恶性的“价格战”中获利无几，忽视产品的质量和售后服务。过低的价格是以牺牲可靠的产品质量和良好的售后服务为条件的，无论是采购人还是供应商都应理性地对待价格问题。不可否认，价格是询价中的关键因素，但绝非惟一因素，在成交供应商确定上要综合评审比较价格、技术性指标和售后服务等，在此基础上依法确定。
供应商管理制度
一、合格供应商初选程序
1、采购员以公司需要的原辅材料、主要备品件为依据，收集有关信息资料，初步确定
几个生产管理好、质量可靠、服务信誉好的生产厂家作为候选商。
2、采购员向上述厂家索取样品并谈价。
3、质检员及相关使用部门对采购员提供的样品进行验证，做好记录，并将验证结果填
入《原材料检验报告单》。
4、采购员分析验证结果和质量、价格情况，初选合格供方，填入《合格供方名录》，
交采购部经理审批。
5、对比较重要的原辅材料、备品备件商的初选，采购部经理可以组织质检科、研发部、
监察部等有关人员进行实地考察，并写出考察报告，经合议审核后，由采购部列入
初选名单。
二、评价供应商的准则
1、质量水平。
包括：（1）物料来件的优良品率（2）质量保证体系（3）样品质量
（4）对质量问题的处理。（5）设备的优良性。
2、交货能力。
包括：（1）交货的及时性（2）扩大供货的弹性（3）出样的及时性
（4）增、减订货的反应能力。
3、价格水平。
包括：（1）优惠程度（2）消化涨价的能力（3）成本下降空间。
4、技术能力。
包括：（1）工艺技术的先进性（2）后续研发能力（3）产品设计能力
（4）技术问题的反应能力。
5、后援能力。
包括：（1）零星订货保证（2）配套售后服务能力
6、人力资源。
包括：（1）经营团队（2）员工素质。
7、信用状况。
包括：（1）合同履约率（2）年均供货额和所占比例（3）合作期限
（4）合作融洽关系，（5）经济状况；
8、须经审核的供应商。
包括：（1）生产许可证（2）卫生合格证（3）营业执照副本（4）质检报告单。
三、供应商考评与淘汰
1、供应商考评每月进行一次，由采购部负责具体实施。一旦发现严重问题，应及早采
取应对措施，并及时上报采购部，必要时公司采购部应将供应商情况内容通报各分公司采购部，以引起重视。
2、质检科会同采购部依据供应商业绩情况，对成绩偏后的供方进行不定期辅导。
3、采购部对连续三次评核成绩不合格的供应商，有权终止采购合同。在协商解决遗留
问题后，四个月时间将供方余款全部结清。
4、采购部根据考评结果和各种情况反映，及时分析研究，按A、B、C三类对供应商
重新排序打印，及时分发各分公司采购部。
采购工作考核制度
1．供应商管理，开发和维护供应商，每个原料供应商始终保持2-3家，稳定供货三个月以上厂家则奖1分。
2．成本控制，根据生产需要，在同等质量情况下，降低采购成本或与供应商延长货款时间则奖1分。
3．库存管理，按月材料需求合理控制库存，入库量与库存量的比例不得大于120%，增加1%则扣1分。
4．质量管理，根据采购规范质量要求组织采购，质量问题造成产品严重不合格或批量不合格则扣1分。
5．工作品质，要求没有遗漏、延期和误购，若犯相应一项则扣1分。
6．团队管理，部门员工警告一次以上处分扣0.5分，记过一次扣1分，记大过一次扣1.5分。无过错可拿到相应分值。
7．部门协同，迟到一次扣0.5分，无故缺席扣2分，相关部门投诉一次扣1分。
采购工作奖惩制度
一、奖励
采购员在采购工作中为提高公司经营效益、挽回公司损失等方面有突出业绩、贡献或表现出众的（具体如下），视贡献大小和业绩情况给予XXX的现金奖励，并在公司范围内通报表扬：
1、在物料紧缺、原材料供应紧张的情况下，能提前完成采购任务，为公司解决困难，
贡献突出的；
2、对公司采购业务方面的工作能提出合理化且有价值的建议，经审核评定确能给公司
带来效益且被采纳的；
3、为维护公司利益，在对外经济活动中能一次性为公司节约资金XXX元以上或挽回
经济损失XXX元以上，经核实的；
4、为维护公司形象和声誉作出突出贡献的；
5、对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，事迹突出的。
二、处罚
1、所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信
息透露，一经发现，对责任人处以XXX元的罚款。
2、对于多购或误购的，造成经济损失在5000元以下的，处以XX元的罚款，5000-10000
元的，处以XX元的罚款，超过10000元的，作无薪开除处理。另主管领导管理不善，负连带责任，处以双倍处罚。
3、凡是因采购数量不足或未按要求完成采购的给生产上造成重大待料情况的，且已超
过一天以上，处以责任人XX元的罚款，另主管领导负连带责任，处以双倍处罚。
4、所订购的物料在正常生产周期内不能按时购回的，必须说明原因及时上报给主管领
导处理，未上报的造成生产待料的对责任人处以XX元的处罚。主管领导处理不了的立即上报给部门领导或分管副总。
5、采购员不得接受供应商的礼品、现金、支票等有价证券，不得向供应商借款等，一
经发现对受贿人处以XXX元的罚款，情节严重的，给予无薪开除处理，并送交公安机关处理。
6、采购员不得与供应商会餐、娱乐，不得借用交通工具以及接受供应商提供的其它方
便或款待等，一经发现，视情况处以XXX元的罚款。
7、采购人员在采购物资时必须“货比三家”，在同等质量的情况下，选择价格便宜的。
公司内审人员若查实到相同物料的价格在采购时低于采购员所采购的价格，视情况对采购员按照差价的5-10倍进行处罚。
8、接到物料部或生产部等部门物料待料情况问询时，必须在2小时内回复具体的到货
时间。如有违反，处以XXX元/次的处罚。
9、在采购过程中，如发生原料物资价格涨幅高于上次采购价格5%时，为不影响生产
的情况下必须要选择价格高的供应商时，内采需以电话形式向主管采购总监确认后方可订货，且当日需及时填写《采购价格异动表》，抄送相关部门及领导。未按此要求操作的予以XXX 元/次的处罚。
10、采购部门应每月对现有供应商进行市场询价，每月不得少于3家替换供应商，填
写《采购物资市场询价表》，抄送相关部门及领导。未按此要求操作的予以XXX 元/次的处罚。
附表：
采购申请单
申请部门：申请日期：编号：
货品名称型号规格数量/单位申请到货日期入库日期备注（用途及其他）
申请人：部门经理：总经理：采购员：
采购订单
供方：合同编号：签订日期：年月日
产品名称规格型号计量
单位
数量
含税单
价（元）
含税总金
额（元）
备注
合计金额大写：
一，要求：与需方提供的样品一致，若因产品质量引起的问题，供方无条件退货或补数。二，交货时间：合同生效之日起十二天内到货。
三，交货地点及方式：由供方送货到需方仓库（金华始丰路325号）
四，结算方式：月结（每月25号前结清上月货款）。
五，验收标准：由需方验收为准。
六，特殊约定：
采购经办人：总经理：供方代表：
月采购计划
编号：JL-7.4- 序号：
序号采购物品名称型号规格
计划
数量
实购
数量
计划到
货日期
实际到
货日期
备注
编制：批准：时间：
材料（设备）询价表日期：年月日需求单位：
序号材料名称规格型号单位数量询价
一
询价
二
询价
三
原采购
单价
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计：
供方信息一报价单位：
供货周期付款方式
联系人电话传真
供方信息二报价单位：
供货周期付款方式
联系人电话传真
供方信息三报价单位：
供货周期付款方式
联系人电话传真
原供方
信息
备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；
2.本单只做询价用。
一、岗位要求 丰富的只是结构与经验 1、丰富的知识结构与经验 2、熟悉影视行业相关设备 3、专注投入 4、良好的从业品德 一、职责与权限 1、拟定年度工作方针与目标，编制年度新建影城项目采购计划与预算 预算编制范围 工程类：工程造价咨询、工程招投标、装饰设计、装饰工程监理、装饰工程施工、消防工程、装饰工程结算 硬件类：放映机、服务器、音响系统、银幕及支架等配套设备、3D设备、4D设备、IT 设备、座椅、广告机及LED大屏、卖品设备、柜台等固定资产 软件类：售票系统 2、撰写岗位周报及月报、及时提供有效的市场信息、参与各部门会议、协调沟通与各部门的各种关系 3、甄选那些需要集中采购的供应商，包括： 卖品包材及原物料、3D眼镜、票纸、氙灯、设备延保服务 4、对于各部门所需的商品等，汇编所有要求，进行市场询价及购买 5、起草各项采购合同，报法务部进行审核备案 二、工作内容 B、建立与供应商良好关系，及时了解市场最新动态 C、审核采购合约，跟进验收付款流程，分析所采购物料成本结构；审核供应商服务质量， 处理交货延误损失索赔 D、采购进度跟踪、物料市场供应信息搜集掌握、进料不良品质问题督导改善、供应商物 料供应制造能力掌握、紧急需求采购物料渠道建立维持、替代品信息掌握 二、必备的素质与技能 才能和品德兼备，知识和经验共存 A、分析能力：根据定位与需求不同，选择与制定不同的采购策略，如：标的物型号、 规格、能接受的价格、如何运输与储存等。成本意识，精打细算，多番比较，具备成本效益观念，既投入与回报（使用状况，时效，损耗率，维修次数等比较），对报价单具有分析能力，除价格外的（原料、人工、交货时间、付款方式等剖析评断 B、预测能力：必须扩充视野，对物料将来的供应的趋势能进行预判。 C、表达能力：与供应商谈判中，语言和文字的表达清晰明了。 贰、预则立，不预则废——制定采购计划 根据项目建设及影城的需求、企业的生产能力等制订采购清单和采购日程表。以保证物料的正常供应，避免急单的发生，降低采购风险。
（样例范本） 采购部 工作指导手册 (人员结构、岗位职责、规章制度、操作流程汇编) 2016 年8月11日
目录 第一节部门工作职责 (1) 一、职责 (3) 二、职责 (3) 三、职责 (3) 第二节工作流程 (3) 一、职责 (3) 二、职责 (3) 三、职责 (3) 第三节组织架构 (4)
采购部工作指导手册 一、部门工作职责 （一）部门基本定位 采购部是工程甲供材料设备采购及选择相应指定分供方的专职管理部门。根据公司组织架构精神，在公司领导的统一指导、检查、督促和协调下，履行其工作职责。采购是一项在完善的采购体系和整体成本控制思路下开展的工作，是采购策略、采购组织、采购流程几方面的统一策划。 采购管理应统筹采购战略、采购策略、采购方法、技术和市场研究、加强与分供方的关系，实现从纯粹的采购到供应商管理的变化。应培育优化供应商资源，营造公平公正公开有序竞争的氛围，平等尊重，实现双方共赢。 采购需平衡品质、效果、功能、成本、进度的关系，在不同的项目阶段，确定不同的优先原则。默认的优先考虑次序是：功能性、使用性、可靠性、安全性、舒适性、易维护性、外观效果、成本。 （二）部门职责 1. 依据项目部《材料设备进场计划表》及成本管理部《目标成本》及总师室《材料设 备设计标准确认表》《材料设备设计确认计划表》，在第一项招标分判工程招标工作开始前，编制项目《合约策划》。 2. 负责组织工程甲供材料设备及指定分包工程的选择、合同洽谈、签订的前期采购和 后续跟踪管理工作。 3. 根据项目部提供的材料、设备技术性能要求，组织分供方与公司相关部门进行技术 讨论；根据设计方案及材料、设备，及时分析经济指标以供公司决策。 4. 配合监督检查总包管理合同执行情况。 5. 负责采购供应过程跟踪及分供方管理工作。 6. 配合项目部、总包单位、监理单位对到场甲供材料、设备的验收。 7. 建立可靠最优的供应配套体系，充分利用分供方的专业优势，积极参与新产品开发。 8. 及时了解市场信息，协助成本管理部门审核乙供材料、设备报价，监督及检查乙供材 料设备合同执行情况。 9. 按照项目进度计划，制定、实施采购计划，确保甲供材料、设备及时供应。 10. 负责组织建立对分供方评价体系。 11. 开展对应用材料设备、工艺方案的研究工作，编制、维护并更新《（甲供材料设备及 分项工程）采购合同分类明细表》。
采购管理制度与工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本医院采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 采购流程图如下图所示：
2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图
1）各部门提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报院长、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 2） 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3） 采购部审批到期应付款 4） 院长批准付款 5、商品到货验收流程 2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核， 采购在当日给予答复 6、退货流程 12） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5% 四、 采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
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第四章 采购部工作手册 第一节 概述及组织机构 一、 概述 采购部是负责编制酒店各部门物品物料的采购预算、计划和采购等工作的重要后勤保障部门，对采购成本及采购资金进行严格控制，并保证酒店各部门物品物料的正常运行。结合本酒店实际，特制定此工作手册。 二、组织机构 第二节 职位说明及岗位职责 一、采购经理 岗位名称：采购经理 直接上司：总经理 管理对象：采购员、司机 具体职责： 1.根据酒店各营业部门物资要求及消耗情况，编制酒店全年度的采购 预算和采购计划，报总经理批准以后组织实施，确保各项采购任务的 完成。 2.建立完整的采购档案保存制度（包括供应商资料档案、供应商质量 信誉档案、物品的价格资料档案） 3.负责与仓库联系，及时处理产品的质量问题，协调督促供应商及时 送货。 4.协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。 采购经理 采购员 司 机
5.搜集各类采购物料的样板和安排供应商的示范工作。 6.配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购的要求。 7.对供应商的各种单据进行审核和整理。 8.负责部属人员的思想、业务知识培训，开展员工的职业道德、法制 观念教育，完成上级分配的其它工作。 素质要求： 1.基本素质：遵纪守法，有协调能力；有责任感，不以权谋私，保守 业务机密。 2.自然条件：年龄25岁以上，品貌端正，待人和蔼、 3.文化程度：中专以上。 4.语言能力：国语流利。 5.工作经验：具备3年以上酒店工作经验，两年以上采购工作经验。 6.特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。 二、采购员 岗位名称:采购员 直接上司：采购经理 管理对象：无 具体职责： 1.了解各营业部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部 对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的 采购计划。 2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况，根据采购计划，对各种物品 进行价格调查。 3.搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作。 4.协助仓库作好物质的验收工作，对质量不合格价格不符的产品给予 退货。 5.与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。 6.严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿，不受贿，在平等互利 的下开展业务工作。 7.完成上级分配的其它工作任务。 素质要求： 1.基本素质：遵纪守法，不以权谋私，不假公济私。
采购员员工手册精编合集 欣赏一下吧。 采购员手册1 第一章总则 第一条：为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料(设备)质量，减少 第二条：本制度中所称“公司”是指荣盛房地产发展股份有 立法人资格的区域性公司。 第三条：本制度中材料(设备)领导小组是指在材料(设备)采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。
第四条：分公司设有采购部的，材料(设备)采购工作由采购部门负责;分公司未设采购部的应在工程部下增设专职采购人员负责材料(设备)采购事宜。 第五条：本制度所称采购人员包括公司采购管理中心人员、各分公司采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。 采购实施细则》中予以明确。 第七条：单宗采购总额预计300 万以上(含)或统一采购能够获得较优惠的材料(设备)由公司采购管理中心实施采购工作，单宗采购总额预计300 万以下(不含)由分公司实施采购工作。 第七条：本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分组成。 第二章组织机构和职责 第八条：材料(设备)采购组织架构： 公司材料(设备)采购领导小组 公司采购管理中心 分公司材料(设备)采购领导小组 分公司采购部(工程部)
专职采购人员 第九条：公司材料(设备)采购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监、工程部经理等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。 第十条：分公司材料(设备)采购领导小组由分公司经理、生产副经理、财务经理和工程部经理等组成;分公司经理任组长，其它人员为组员。 第十一条：公司监事会和公司审计部有权对公司、分公司采购及采购招标工作进行监督和指导。 第十二条：公司材料(设备)采购领导小组职责： ⑴、对公司及分公司所有采购工作实施指导和管理; 合作伙伴; ⑶、负责对分公司权限之外的材料(设备)采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定; ⑷、对分公司权限之外的材料(设备)采购招标工作实施监督; ⑸负责对采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定;
采购部经理工作流程 【主办单位】百乔罗管理咨询（上海）有限公司 【课程对象】采购人员/主管/经理、采购工程师。供应商质量管理(SQE)。质量工程师/经理、供货商辅导师、副总经理【培训费用】2800元（含资料费、午餐费、专家演讲费）；住宿统一安排，费用自理； 【报名电话】闫老师 【温馨提示】本课程可为企业提供内训，欢迎来电咨询！ 课程背景： 最新零成本采购理念 先进采购系统与模式—Sourcing/ Buyer 某著名先进企业采购组织机构/采购组织职能与采购流程设计/某著名企业采购组职责权限与业务流程实例分析 课程提纲： 第一坛:采购供应链询价/估价/比价/议价/定价/核价工程 1.询价/比价/议价/作业流程内容 1)某公司询价/比价/议价/作定价/核价流程实例分析----讲师/学员现场诊断某公司 2)招标采购流程-----比价//核价 3)询价前准备十项细节要求十一个项目/供应商通常依据哪些要素素进行报价/采购成本分析的方法及其要素-格式化成 本分析／经验法 4)采购价格格式化分析/采购市场价格分析----两大类不同供应商报价分析 5)采购成本结构与采购成本分析---直接材料/直接人工/制造费用 2.采购成本分析三步骤和详细十九项措施 3.采购成本分解――全成本核算／变动成本核算法 4.新品开发变动成本核算法 长沙博世新品开发报价表成本价格分析---变动成本核算法 运用价格工具来分析供应商的报价――某企业报价表成本价格分析--全成本核算法 比亚迪公司配套产品报价表成本价格分析/长虹供应商报价表成本价格分析--标准版 5.估价/比价---估价/比价七步骤 四种比价方法/四条比价原则/五款比价方式--------三星电子比价分析案例 6.定价 六种采购定价方法----科勒卫浴价格自行分析／历史价定价案例 7.核价------ 美的核价分析案例/ 某公司利用电脑比价功能系统界面实例展示 第二坛: 全面降低成本采购技术/策略 采购前降低成本---采购研发工程 1.早期采购介入EPI. (Early Purchasing Involvement) -----采购在新产品开发中的作用 1)1EPI五大核心内容分析---参与产品定义/市场分析/战略供应商/新技术跟踪/参与价值分析 2.设计过程对采购的影响-Design Process—QFD/DFM/Concurrent Engineering/DFL
采购部-采购管理手册 目录 第一部分采购管理制度 (2) 第二部分采购付款流程 (9) 第三部分物料需求管理制度 (12) 第四部分低值易耗品管理流程 (14) 第五部分供应商管理制度 (16)
第一部分采购管理制度 第一条目的 为了使本公司的采购管理有章可循，围绕采购准时达成、采购成本下降、供应来料品质管理和供应商管理开发的目标开展工作，达到采购适时、适价、适质、适量，确保生产和销售需要，特制定本管理细则。第二条采购人员守则 1、适用范围：全体采购人员必须遵守诚信、诚实做人的道德规范，实行廉洁问题一票否决，不接受 供方任何形式的商业贿赂。 2、严守公司的商业秘密，不向任何单位和个人泄露公司的技术、经营以及一切有可能对公司的利益 造成侵害的信息和机密。 3、具备良好的团队合作精神，善于沟通、协调公司部门之间和部门内部的各项工作。 4、规范执行采购作业流程，有效防范公司采购运作的风险； 5、提高业务素质和与供应商谈判的技巧，使采购过程管理体现价值和效益，努力实现公司利益最大 化目标。 6、倡导尽心尽责做事的工作作风，以选择和培育交期、品质、价格、服务、创新、管理能符合本公司发展需求的供应商为己任。 7、自觉服从工作纪律的约束和考核管理，对过错、过失造成公司的经济损失和名誉损害承担责任。第三条采购作业策略 1、根据各项采购物料的不同，划分请购部门。 1.1生产使用物料由采购部按订单需求实施采购。 1.2生产设施、设备及基建物料由公司统筹请购。 1.3耗材类物料由使用部门提出需求，定期由采购部门请购 2、根据采购材料品质要求、用量大小、采购频率、竞争态势、性价比及货款结算期限长短等因素，
采购部工作计划4篇 采购部工作计划篇1 回首即将过去的20xx年，采购部的工作在稳步提升。成本的降低，在总经理的大力支持和指导下，下半年采购成本较上半年相比整体下降了5%以上!对公司的供应商进行了整合和洗牌，使得供应商数量从几十家减少到正常的十几家，使得采购部能更好的管理供应商，也能更清楚的了解供应商的资讯，为公司更快的找到长期战略合作伙伴型供应商奠定了基础，这也减轻了财务部工作的力度!帐期的延长. 在上半年，因为种种原因使得大部分供应商都采取现款现结的方式供货，这给采购及财务工作带来很多不便，也增加了公司的现金流，经采购部与各供应商大力协商，此情况已大大改善，现除有个别单一物品供应商采取现结方式外，其他供应商都采取月结方式!采购工作专业化的展开，在下半年的工作中，采购部重点将工作进行了规范，在管理供应商方面采取了更严格合理的方式。 在控制成本方面，严格依照采购四同四比之原则即：同样产品比质量，同等质量比价格，同等价格比服务，同等服务比结算，对供应商每次报价作到了细致的调查和分析。降低库房储货量，针对正常使用量，采购部对库房存货量进行调整，降低库存量，减少了费用支出额度。 团队协作方面，下半年采购部依照合作务实的原则，严格审视各部门的请购单，起到了避免重复购买，尽量少买的作用，对工作中的一些问题也能很快的和相关部门进行及时沟通!虽然20xx年的工作成绩提升很快，成绩也很不错，但是在采购工作中也存在一些不足和有待改进加强之处，以下是采购部针对20xx年工作的情况和20xx年发展的目标之计划，有不足或需加强改进之处，请领导指出和更正! 20xx年年度计划 一.降低成本 主要有以下几方面： A.针对大客户，与其洽谈建立长期战略合作伙伴，以期降点。 B.针对单项大宗物品采购在原基础上视情况与其洽谈以下几点 a.单价降低 b.数量增加 c.增加服务 d.附加值提升
采购部部门职责及工作流程说明 一、采购部部门职责 1．制度的拟订与执行 贯彻执行公司各项规章制度； 负责执行并优化采购管理制度和部门工作流程； 2．生产与采购控制 根据公司季/月度销售计划，编制并执行季/月度采购计划与预算； 导入新产品与新物料的供应商体系及价格体系，尽可能的减少流通环节，减少库存的单位保存时间和额外收入的发生； 组织对供应商的供货比例进行设置和调整； 3．物料采购 严格执行公司采购管理制度，使行询价、估价、比价、议价原则进行市场寻价，采购所需物资，努力降低采购成本； 编制采购计划、采购合同； 采购计划的执行及监控； 采购物品质量问题的处理； 采购物品应付款的审查工作； 4．供应商管理 主要供应商的资信状况调查和评估； 供应商开发、评审与培育, 按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定优质供应商； 供应商档案的管理； 供应商售后的服务协调； 供应商交期及采购成本的管理； 5．计划库存采购 根据生产计划，制定物料供应计划并组织实施，减少库存保存时间，以提高库存周转率； 会同仓库、生产部、销售部确定合理物料采购量，及时了解库存情况，进行合理采购；6．价格体系管理 组织完善采购比价系统，核定采购物料的价格是否合理，并定期更新供应商档案及采购价格信息评审； 组织掌握原材料市场行情和各类物料的供应贸易动态； 组织工程部参与产品及物料的价格成本评估； 7．部门管理 协助配合其他部门的相关工作； 明确本部门人员岗位责任和岗位目标； 编写工作计划和工作总结，及工作例会和工作协调； 采购信息的记录以及采购基础数据的维护； 二、采购部工作流程说明 1．内部流程： 1、○1．针对公司常规、常用物料的采购：仓库必需做到其库存报表准确无误，如涉及仓库所提供的数据与库存实物不相符，应严查其过失，并视情况
平湖佳源采购作业指导书 通过对采购管理全过程进行规范，确保平湖市佳源旅游开发有限公司的材料设备的采购在质量符合施工要求的前提下做到低成本、高效率、高性价比。 一、采购部工作权限 1、负责编制材料设备采购计划。 2、负责组织开展项目采购策划。 3、负责编制项目采购议标、招标文件。 4、负责议标采购供应商的初选。 5、负责组织与议标采购供应商进行价格谈判。 6、负责组织采购实施工作，组织评比并确定供应商。 7、负责签订职责范围内的采购合同。 8、负责采购合同的履约管理。 9、负责材料设备的样品封样及资料备案及现场验收。 10、负责供应商的考核管理。（组织实施市场调研、供方资质预审、供方考察） 11、负责采购合同付款计划制定及付款申请的提出。 12、对计划和规格、性质不清的物质有拒绝采购权。 13、对供应商、订购数量、订购时间、交货期等具有决定权。 二、相关部门权限 成本部 1、负责对采购部拟采购材料单价的审核。 2、负责参与采购合同的拟定与调整。 3、负责参与采购合同中经济条款的审核。 4、负责参与采购合同付款的审核。 5、负责工程部材料的成本统计工作。 工程部 1、负责审定材料采购的计划编制及审核。 2、负责对采购材料的质量和到货的及时性进行监督； 3、负责材料设备样品与实物的确认及核对。
4、负责制定公司材料、施工管理制度，对材料、设备、物资采购工作进行检查和督促。 设计部 1、负责审核并提供工程采购用图纸。 2、负责材料设备的选样定板；材料设备样品与实物的核查。 财务部 1、负责组织资金计划的编制和执行监督管理。 2、负责付款事项的审批和款项支付。 三、采购部责任（职责） 1、坚持政策法规学习，认真执行集团、本公司有关采购的规定。 2、坚持高性价比原则，货比三家择优、择价采购，确保建设进度。 3、在采购工作中，严禁以权谋私，严禁到自己或自己亲属所办实体中采购物资，严禁在工作中接受他人钱物。 4、执行采购有计划、有合同的机制。 5、严格执行有计划采购，不得擅自变更或增减采购数量。 6、建立重大问题汇报制度，在超越部门权限和不便部门操作时应及时请示汇报。 7、负责工程部材料出入库的监督、检查、管理工作。 8、负责督促相关部门编制项目工程的材料采购计划。调查研究各部门的材料需求及消耗情况，熟悉各种材料的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数，指导并监督下属开展业务，确保公司材料的正常采购量。 四、工作内容 1、搜集信息 （1）充分了解计划采购材料或设备的品名、规格。 （2）调查当地及地区的市场行情。 （3）搜集有关供应商的资料。 （4）搜集有关替代品的资料。 （5）搜集有关品质及其他方面的资料。 （6）编制采购资金预算。 2、询价
采购部工作流程图 目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 一、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购计划 审批 寻找供应商 采 销 部 王跃生 采 购 部 夏茂洲 销 售 部 庄俊峰 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 采购需求 验收 不合格 退货 报总监 审批 财务结算 财务部确认付款条件及帐期 计划对账 入仓
一、申请商品采购流程图 二、申请付款流程图 三、商品到货验收流程 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同） 总监审批 各部门 提出需求 采购订购 采购 采购部长审批 根据供应商帐期限 总监审批 成本会计审核入库单 仓库凭入库单确认型号、数量、包装等 合格进仓，不合格退回供应商 仓管打入库单 计划员对账
精品word 文档值得下载值得拥有 采购部工作流程 说明 申请人填写《物资申购单》并交部门领导批准，批准后交 与张三，由张三交给李四。所有申购物品必须填写《申购 单》。 金额较小由李四直接进行核准，金额较大交与上级领导核 准。核准后由李四交与王五进行询价。 金额较大的物料或设备由王五、李四查询供应商并就价 格、付款方式、合同签署等进行谈判，货比三家，由李四 进行确定及合同签订。金额较大合同报上级领导签署。 采购员拿询价员提供的货比三家的相关证明单据申请付 款，由财务进行核准批复。 采购员拿着申请人填写并经批准的《物资申购单》进行采 购，采购时也遵循货比三家的原则，在保证质量的前提下 节省成本。采购时务必索要发票及其它产品资质证明。 所有物料、设备购回后必须入库，由仓管员填写《入库登 记表》，米购员不得私自将物品直接交与申请人或其他 人。如确有大的物料或无法入库的物料，采购员必须通知 仓管员进行登记并经李四批准方可直接交与当事人。 值申下载人值得拥管员处提货并填写《出库登记表》
注： （1）所有申购者必须向采购部递交经部门领导批准的《物资申购单》，否则采购部不予采购。 （2）为了节约成本，在可预见的条件下，各部门请提前上报需申请物资，以便集中采购。 （3 ）所有物品、设备购回后必须入库登记，采购员不得直接将去拼交与申请人。 （4）所有物品领用人必须填写《物资出库登记表》，否则不予领取。 （5 ）采购部每月对各部门物资申请、领用情况进行盘点，并对各部门物资领用情况进行监督，如发现重复领用、非法使用、领用超度，申请部门如无法提供正当理由，采购部有权拒绝其再次领用。 （6）因时间、询价、路程、供货方等因素的影响，有些物品、设备实际购回日期可能会比预期要晚，请各部门尽量提前申报。
采购部经理的职责 【主办单位】百乔罗管理咨询（上海）有限公司 【课程对象】采购人员/主管/经理、采购工程师。供应商质量管理(SQE)。质量工程师/经理、供货商辅导师、副总经理【培训费用】2800元（含资料费、午餐费、专家演讲费）；住宿统一安排，费用自理； 【报名电话】闫老师 【温馨提示】本课程可为企业提供内训，欢迎来电咨询！ 课程背景： 最新零成本采购理念 先进采购系统与模式—Sourcing/ Buyer 某著名先进企业采购组织机构/采购组织职能与采购流程设计/某著名企业采购组职责权限与业务流程实例分析 课程提纲： 第一坛:采购供应链询价/估价/比价/议价/定价/核价工程 1.询价/比价/议价/作业流程内容 1)某公司询价/比价/议价/作定价/核价流程实例分析----讲师/学员现场诊断某公司 2)招标采购流程-----比价//核价 3)询价前准备十项细节要求十一个项目/供应商通常依据哪些要素素进行报价/采购成本分析的方法及其要素-格式化成 本分析／经验法 4)采购价格格式化分析/采购市场价格分析----两大类不同供应商报价分析 5)采购成本结构与采购成本分析---直接材料/直接人工/制造费用 2.采购成本分析三步骤和详细十九项措施 3.采购成本分解――全成本核算／变动成本核算法 4.新品开发变动成本核算法 长沙博世新品开发报价表成本价格分析---变动成本核算法 运用价格工具来分析供应商的报价――某企业报价表成本价格分析--全成本核算法 比亚迪公司配套产品报价表成本价格分析/长虹供应商报价表成本价格分析--标准版 5.估价/比价---估价/比价七步骤 四种比价方法/四条比价原则/五款比价方式--------三星电子比价分析案例 6.定价 六种采购定价方法----科勒卫浴价格自行分析／历史价定价案例 7.核价------ 美的核价分析案例/ 某公司利用电脑比价功能系统界面实例展示 第二坛: 全面降低成本采购技术/策略 采购前降低成本---采购研发工程 1.早期采购介入EPI. (Early Purchasing Involvement) -----采购在新产品开发中的作用 1)1EPI五大核心内容分析---参与产品定义/市场分析/战略供应商/新技术跟踪/参与价值分析
采购部岗位职责及工作流程 （一）采购部经理的岗位职责 1、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德. 2、对采购员的工作进行监督和检查,确保采购工作顺利开展. 3、选择、评审、管理供应商,建立供应商档案. 4、审核单品进价,并进行确认:定期进行市场价格调查,保证采购成本. 5、对各部门非常规物资申购单进行审核,有权拒绝末经董事长同意的采购定单. 6、配合财务部、仓库确定合理物资采购量,及时了解存货情况,进行合理采购. 7、组织供货合同评审,签订供货合同,实旌采购活动,并对合同执行情况进行监督. 8、监督采购过程中的退、换货工作、补偿事宜,确保我司利益. 9、发展新供货商,满足公司需求. 10、加强与供应商的沟通,及时解决工作中存在的问题. 11、加强与生产部门、营运部门的沟通,及时解决工作中存在的问题. 12、每月组织采购员召开一次业务分析会,进行交流与培训. 13、建立采购合同台帐,做好保密工作. 14、完成好董事长交办的其它工作
（二）采购员的岗位职责 l、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神. 2、服从分配,听从指挥,并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定. 3、负责公司物资的采购分单工作,对供应商进行询价、比价、议价,并上报相关信息:对所采购的物品全面负责. 4、有权拒绝末经领导同意批准的采购定单. 5、负责保存采购工作的必要原始记录,做好统计,定期上报. 6、对所采购的物资要有申购单,采购非常规物资上报采购经理. 7、不断进行市场行情的调查、动态资讯收集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略. 8、跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库. 9、及时传递订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的信息,确保供方满足我公司的需求. lo、及时处理与供应商采购异常、退、换货、补偿事宣,确保我司利益. 11、加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确. 二、采购部工作流程
第一章职位说明书 第一节岗位职责 职位名称：采购部采购员 直接隶属：采购部经理 直接下属：无 协调部门：财务部、品控部、生产部、储运部、人事行政部 岗位描述：在采购部经理领导下，负责按照公司“四比原则”、“三个保证”、“四个了解”等规定，对需求部门提出的本市内各种物资，实施采购。 岗位职责： 1、保证在采购各类物资时坚持“四比原则”，选择供方要先国营、后集体、再个体以及先厂价后批发、特殊情况买零售的原则。 2、对自己所分管采购的物资要做到“三个保证”、“四个了解”：即保证生产供应、保证货物质量、保证采购价格；了解物资日用量、月用量；了解物资品种、规格、质量要求；了解物资货源、产地；了解物资市场行情。 3、掌握物资采购标准，确保质量、确保生产供应。 4、根据自己所采购的物资情况，做到有合同的按合同规定付款方式适时付款结算，临时性采购物资，完成后三日内及时报帐。 5、负责外购物资到货的取货工作。 6、积极配合生产部、品控部、保管员工作。 7、对采购物资的质量及价格负责。 第二节主要权利 1、3000元以内的购物资金周转留用权。 2、有权要求物资所需部门提供准确的采购计划，如计划不准确出现的错误采购，由计划部门负责。 3、有权对个别不合理的采购计划提出异议。 第二章常规工作内容 第一节采购实施 1、接到各部门提报的、已获得批准的《采购计划单》后，到市场进行询价后购买。
2、采购员应至少询问三家以上的供应商，在同等质量的前提下，选取符合公司质量标准、价格最低的供应商购买。 3、如购买专业器具及配件，应购买知名的名优产品，询价应在同厂、同规格、同型号的情况下，选取价格最低的供应商购买。 4、对高值物资的采购，采购员在市场上询价完毕后，回公司向采购部经理及价管员汇报。 5、待采购部经理与价管员询价或对采购员所询价格进行确认后，方可进行购买。 第二节物资入库与报销手续的办理 一、将采购回公司的物资交相应的保管员。 二、低耗品由低耗保管员对接收到的实物的品名、规格、数量（重量）与购货发票明细 进行仔细核对后，在购货发票上签字，同时填写《入库单》。 三、辅料的购入由保管员对接收到的实物的品名、规格、数量（重量）进行核对。 四、由辅料保管员填写《质检单》，并通知品控部检验员到场进行抽样检验，如需进行理 化指标的检验,还应通知化验员抽样化验。 五、经品控部检验合格，由保管员在购货发票上签字并填写《入库单》，并办理入库手续。 六、如经品控部检验不合格，采购员应立即与供应商沟通，予以退货。 七、购货单据的签批 1、低耗物资购货发票的签批： 采购员→保管员→采购部经理→分公司总经理 2、辅料购货发票的签批： 采购员→保管员→品控部经理→采购部经理→分公司总经理 八、持购货发票与《入库单》到财务部出纳处办理报销手续。 第三节提货 一、铁路货物处 1、提货手续：由采购员持发货厂家以特快专递形式邮寄的包裹单或领货凭证及本单位开出的介绍信到包裹处或铁路货物处提货。 2、接到厂家发货通知后，随时打电话询问包裹处或货物处，货物是否到达。以免超过提货日期，而多支付保管费。 3、包裹处3日内提货，铁路货物处2日内提货，超期要支付保管费。 二、配货站 1、配货站通知本公司到货时间、地点等。
采购部管理制度与工作流程图 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、采购基本流程 采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示：
1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2）供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图 1）销售部提出采购需求，
2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐期限 1）采购商品入仓后，做应付款计划 2）计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3）采购部审批到期应付款 4）总经理批准付款 5、商品到货验收流程 1）仓库根据供应商送货单验收产品
采购部经理任职资格 【主办单位】百乔罗管理咨询（上海）有限公司 【课程对象】采购人员/主管/经理、采购工程师。供应商质量管理(SQE)。质量工程师/经理、供货商辅导师、副总经理【培训费用】2800元（含资料费、午餐费、专家演讲费）；住宿统一安排，费用自理； 【报名电话】闫老师 【温馨提示】本课程可为企业提供内训，欢迎来电咨询！ 课程背景： 最新零成本采购理念 先进采购系统与模式—Sourcing/ Buyer 某著名先进企业采购组织机构/采购组织职能与采购流程设计/某著名企业采购组职责权限与业务流程实例分析 课程提纲： 第一坛:采购供应链询价/估价/比价/议价/定价/核价工程 1.询价/比价/议价/作业流程内容 1)某公司询价/比价/议价/作定价/核价流程实例分析----讲师/学员现场诊断某公司 2)招标采购流程-----比价//核价 3)询价前准备十项细节要求十一个项目/供应商通常依据哪些要素素进行报价/采购成本分析的方法及其要素-格式化成 本分析／经验法 4)采购价格格式化分析/采购市场价格分析----两大类不同供应商报价分析 5)采购成本结构与采购成本分析---直接材料/直接人工/制造费用 2.采购成本分析三步骤和详细十九项措施 3.采购成本分解――全成本核算／变动成本核算法 4.新品开发变动成本核算法 长沙博世新品开发报价表成本价格分析---变动成本核算法 运用价格工具来分析供应商的报价――某企业报价表成本价格分析--全成本核算法 比亚迪公司配套产品报价表成本价格分析/长虹供应商报价表成本价格分析--标准版 5.估价/比价---估价/比价七步骤 四种比价方法/四条比价原则/五款比价方式--------三星电子比价分析案例 6.定价 六种采购定价方法----科勒卫浴价格自行分析／历史价定价案例 7.核价------ 美的核价分析案例/ 某公司利用电脑比价功能系统界面实例展示 第二坛: 全面降低成本采购技术/策略 采购前降低成本---采购研发工程 1.早期采购介入EPI. (Early Purchasing Involvement) -----采购在新产品开发中的作用 1)1EPI五大核心内容分析---参与产品定义/市场分析/战略供应商/新技术跟踪/参与价值分析
- 采购部 工作手册
目录 目录 (1) 1. 采购部组织结构 (2) 2. 采购管理办法 (3) 3. 采购部工作职责 (5) 4. 采购部工作职责 (5) 4.1作业层面的职责 (5) 4.2采购经理工作职责 (5) 4.3采购员岗位职责 (6) 4.4采购岗位说明 (6) 5. 采购部门工作职能 (8) 6. 采购工作流程 (9) 7. 采购询价流程 (12) 8. 供应商管理制度 (13) 9. 采购工作考核制度 (14) 10. 采购工作奖惩制度 (15) 附件1：部门表单 (17) 附件2：工作流程图 (25)
采购部组织结构 一、采购部门在企业中的隶属关系 1．采购部门隶属于生产副总经理（主要职责是协助生产工作顺利运行） 2．采购部门隶属于行政副总经理（主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标） 3．采购部门直接隶属于总经理（发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源） 4．采购部门隶属于资材部副总经理（主要职责是配合生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业） 二、采购部门与其他部门的关系
1．采购与销售部门的关系：相互反映 2．采购与生产管理部门的关系：信息互动、互相协作 3．采购与仓储管理部门的关系：相互合作 4．采购与财务部门的关系：应付账款、计划和预算方面相互作用 采购管理办法 总则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用“5R”原则，其
目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。 一、适价： 1. 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公 司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。 2. 比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购 时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。 3. 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深 入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。 4．定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。. 二、适质 1. 一个不重视品质的公司在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。采购人员不仅 要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。 2. 若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的 管理费用。 3. 若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客 交货，会降低客户对公司的信任度。 4. 若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。 三、适时 1. 若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。 2. 若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压采 购资金，这是很忌讳的事情。 四、适量
某某某食品有限公司 采购部工作手册 目录
1采购部组织机构、岗位职责2采购部质量目标及考核办法3物资采购管理办法 4供应商管理办法
采购部质量目标及考核办法 一、质量目标 采购部：来料交货及时率为92%以上 来料批次合格率为90%以上 二、质量目标考核办法 1、采购部每季度进行一次本部门质量目标的统计考核。统计本部门质量目标完成情况,填写《质量目标统计分析表》，与其它部门的质量目标统计一起考核。 2、全公司质量目标的统计考核,主要统计生产部的卫生质量合格率,产品质量合格率,销售部的用户满意率；各部门质量目标完成,即为公司质量目标完成。 三、统计用记录表 《订货单》 《入库单》 《来料不良处罚单》 《检验报告》 《大宗物料采购月报表》 《物料采购分类统计表》
采购部组织机构、岗位职责 一、采购部组织机构图 二、采购部岗位职责 （一）经理岗位职责 一、负责制定采购部工作的内部控制制度和流程。 二、掌握和控制各种物料的采购流程，监督采购工作正常、有序的开展。 三、根据各种物料特点、需求量、公司实际情况等，确定有效的采购办法保障公司正常生产经营的需要，制订合理的安全库存。 四、不断采取必要措施，降低采购成本，提高物料采购的整体经济性。 五、负责公司物料供应渠道的开拓及维护，对供应商资信进行调查及评估，合理整合物料供应渠道，降低采购风险，保障有效供给。 六、负责物料市场信息收集与综合分析，合理预测市场行情走势，合理把握采购时机，尽量做到“避峰采谷”，拓展公司利润空间。 七、抵制不正之风，不准个人收取任何回扣，树立良好工作作风。 八、完成其他临时性任务。 任职资格： a)认真遵守国家法律、法规、公司各项规章制度。 b)遵守职业道德，认真工作，具有极强的责任心。 c)能上下沟通，与公司同事和睦相处，热心助人。 d)遵守公司机密，维护公司利益。 e)具有开拓创新能力，根据公司总的工作方针与目标，分析、判断公司物资 采购的全过程的管理，作出适时的决策。 f)做好本部门的日常管理工作，组织协调好本部门员工间的关系，充分发挥