医院信息系统的切换准备及实施方案探讨

医院信息系统的切换准备及实施方案探讨

随着医院信息化的发展及管理水平的提升，原有的医院信息系统不断被功能更强大的新系统所取代，医院势必面临医院信息系统的切换问题。医院信息系统管理和执行部门，必须制定详细的计划书，选择适合本院的切换方式，做好切换前的准备工作，制定切实可行的实施方案和应急预案，才能确保医院信息系统切换工作万无一失，为医院各项业务的顺利开展提供信息化平台的有力保障。

标签：医院信息系统；切换；准备；实施

HIS是Hospital Information System的缩写，即医院信息系统。医院信息系统包括门诊挂号收费、药品管理、入出院管理、医生工作站、护士工作站等基础信息系统，涉及门诊流程、住院流程、药品管理流程等医院诊疗活动的主要业务流程。随着医院信息化的发展及管理水平的提升，原有的医院信息系统不断被功能更强大的新系统所取代，如何做好系统切换前的准备工作，制定安全有效的切换方案，实现医院信息系统的成功切换，对整个医院信息化平台的建设和发展都具有重要意义。

1切换工作计划部署

制定完整详细的系统切换上线计划书，包括各阶段的进展时间、工作内容、参与人员等。医院信息系统的切换涉及到全院每一个部门，在切换过程中会有许多科室的业务流程需要确认、协调，所以在整个过程中要有医院权威的管理部门、院级领导负责，并且医务科、护理部、财务科、药剂科等相关科室都要有专人参与进来。

鉴于我院的实际情况，将系统切换工作分为三期：第一期，完成本院基础信息系统的切换；第二期，完成本院新系统中新增系统模块的上线；第三期，借鉴本院系统切换的经验，完成分院以及社区基础信息系统的切换以及各类接口程序的完善。整个系统切换工程计划在9个月内完成。

2确定切换方式

根据各个医院信息系统的不同情况，切换方式分为直接切换、平行切换、逐步切换三种[1]。

2.1直接切换是指在启用新系统的同时，老系统停止使用。这种方式对新上线软件的成熟度要求较高，有一定的技术风险，应做好应急预案，随时做好回切成原有系统的准备。直接切换的优点是切换后所有财务账目和业务信息都在同一个系统中，能够保证财务账目的一致性和患者就诊信息的连贯性。对操作人员而言，采用直接切换可以隔断对原有系统的依赖，有利于新系统的熟练使用。

2.2平行切换是指在一段时间内医院新旧信息系统并行使用。平行切换的优

点是切换风险相对较小，但由于新旧两套系统同时运行，会增加人员和设备运行成本，并且难以控制新旧系统中的数据变化，容易造成数据不一致的问题，不利于财务账目的统计核对。

2.3逐步切换是指分阶段、按步骤地完成新旧系统的切换上线过程，成熟一部分则上线一部分。逐步切换减少了直接切换的上线风险，又避免了平行切换导致的成本增加，不足之处在于新旧系统存在多个接口的开发，且数据分别在两个不同的系统中，报表生成需要做数据整合。但老系统中原本不存在的模块功能可以采用此种切换方式，即一个模块运行稳定后，再进行另一个模块的上线。

我院信息系统切换时以上三种切换方式都有采用，第一期本院信息系统切换采用直接切换的方式，新系统一旦启用则老系统立即停止运行，新系统完全替代旧系统的所有使用功能；第二期新系统中新增系统模块的上线采用逐步切换的方式，成熟一部分上线一部分；第三期分院及社区信息系统的切换，从自身系统切换角度看，采用的是直接切换方式，而从整个切换工程来看，采用的是平行切换方式，在本院新系统启用并运行的同时，分院及社区的老系统并行运行，由于其数据库和服务器在老系统中就与本院的独立分开，所以在新老系统并行的同时，不会存在报表数据统计问题，亦不会增加成本，而且经过前两期本院系统的切换，新系统运行已基本稳定，程序各项功能已进一步完善，整个系统更加成熟和稳健，有助于分院社区系统切换工作的顺利完成。

3切换前的准备

3.1需求调研系统切换前，项目实施人员应与医院的各级管理者、各业务科室人员、各模块的使用人员进行大量的、充分的沟通与交流，了解新旧系统功能实现上的差异，形成详尽的需求调研报告。对于各业务科室提交的个性化的需求，应谨慎对待，进行严格的需求评估，切不可盲目的将业务科室的需求、应用者个人的需求提升为医院的需求加以满足。防止”需求蔓延”[2]。需求评估体系不健全或者不够谨慎，必然导致软件功能模块的频繁修改，其最初所代表的软件管理思维也随之损失殆尽。

3.2人员培训系统成功切换的关键是人员培训，在系统切换前要充分做好人员培训工作。培训工作应是系统切换前期工程中耗时比较长的一项工作，首先是培训教室的搭建，培训电脑的数量应根据医院的规模合理配置，一般在院职工1000人培训电脑数量不少于20台[3]，培训工作应按照系统切换上线计划分期进行，老系统中没有的功能模块可以在新系统上线成功后再组织人员培训。通过人员培训和考核达到各类操作人员熟练使用软件、减少误操作的目的，同时利用培训和练习时产生的大量业务数据可对新软件系统各功能模块与医院业务的相容性进行检验。根据培训内容性质的不同，可分为以下两类培训：①操作级培训操作级培训的主要对象是各业务科室的软件使用者。由于医院软件用户不同程度的受原有软件使用定式的影响，对新软件系统存在一定的排斥与抵触。在系统切换前，应对软件的各类使用人员进行系统培训，让他们了解医院信息化的发展动向、业务诉求，系统切换后的业务场景和流程改善，并要求软件的直接操作人员、业务管理人员在真实的业务环境中熟练使用新系统，能在设定权限范围内进行字典

维护、系统维护。②维护级培训维护级培训主要对象是信息化建设项目组人员、医院信息科的专业技术人员。通过培训，应具备系统切换时进行现场指导、异常识别和故障排除的能力。

3.3组织准备医院信息系统的切换绝不仅仅是上线一套软件系统，更是对医院各项业务流程、管理流程的优化和再造，医院信息系统上线后必然导致原有的院内管理和运行模式发生一定的变化，例如门诊排班是由挂号室负责还是由门诊办公室负责管理，诊疗项目字典是由物价部门还是信息部门负责维护，医嘱模板（医生组套）是各科室自行负责还是全院统一制订等。在信息系统切换前必须做好相应的组织准备，明确管理细节，建立层级权责。否则医院信息系统的切换就会出现”信息部门一头热”的现象。3.4数据准备系统切换最重要的工作之一是数据准备，新旧系统间的数据迁移，需要耗费巨大的时间和人力，一般数据迁移的工作量至少占到系统升级总工作量的1/3[4]。结合原有信息系统的实际情况，我院采取部分数据迁移的方案，即迁移字典数据但不迁移业务数据，将原有系统中的人员字典、科室字典、药品字典、诊疗项目字典等数十项基础数据字典迁移至新系统中，只需对字典数据进行核对和补充，重点是药品、诊疗项目价格的核对，以及是否列入医保农保报销范围的核查工作，而所有业务数据都由新系统产生，新系统产生的业务数据问题更容易定位与分析。

3.5运行测试在人员培训工作的基础之上，需完成对新系统的运行测试。各业务科室应按照新的业务流程，完全模拟各项在院业务，对新系统进行全流程的运行测试。测试时间应大于2w，不仅要对各项业务功能进行测试，还需针对各类就诊人员性质分别测试，观察各类业务报表是否统计准确，对运行测试过程中出现的问题应及时进行分析处理。

4系统切换实施安排

制定有效的实施方案，明确系统切换的时间，确认各部门需要完成的具体工作，安排工作流程、完成时间、责任人等重要内容，其中责任人需细化到每个部门的每一项工作。根据实施方案制定完整的系统切换日程安排表，指明整个系统切换过程中，某天某个部门需要完成哪几项工作，信息系统管理部门自身需完成的工作也应包含在内，并指明规定时间前必须完成，各项工作的完成以各业务部门负责人及信息系统管理部门双方签字确认为准。对系统切换实施过程中需特别注意的几点做如下说明：①切换时机的选择系统切换时间尽量选择在每月结帐日后或年度结帐日后，若选择在结帐周期中的某一天，则存在新、旧系统报表拼接的问题。为将系统切换对医疗服务的影响降至最低，应尽量选择门诊患者较少的时间进行系统切换。结合医保年度结转的政策，我院的切换选择在7月1日零点，在完成系统切换的过程中，一并完成了医保年度结转工作，并且财务关账时点与医保年度结转时间相一致，更有利于财务报表与医保中心报表的对账工作。②加强技术保障[5]为了保障系统切换的顺利实施，在系统上线前应做好网络中心管理，及时发现和排除网络故障；对各上线工作站的计算机、打印机应进行更新安装，并加载新的程序；指派实施工程师对上线科室进行现场值守，以便提供实时指导。③加强患者沟通系统切换当天应在院内公示区、患者候诊区张贴系统切换公告，以寻求患者对可能出现的排队等候时间延长等现象给予理解和配合；对原

有就诊流程进行优化的，应发布新生业务流程图告知患者；门诊大厅及挂号、收费、取药、入出院办理窗口、医生工作站、护士工作站等环节应增加导医人员、服务窗口及工作人员，以协助维持就医秩序，减少排队等候时间。④做好系统切换的应急预案应急预案应包括系统切换不成功如何回切至原有系统、网络故障时如何启用本地服务、系统反应迟缓时如何启动先诊疗后结算服务、由于系统切换而导致的医患纠纷如何处理等，以应对系统切换过程中可能出现的各种意外，以保障医院的各项业务能正常开展。

综上所述，医院信息系统的切换是一项复杂而细致的工作，医院信息系统管理和执行部门必须秉持对医院高度负责的精神，精心做好医院信息系统切换前的准备工作，根据各个医院新旧信息系统的不同情况，选择一种或几种相结合的适合本院的切换方式，制定切实可行的实施方案和应急预案，才能确保医院信息系统切换工作万无一失，为医院各项业务的顺利开展提供信息化平台的有力保障。

参考文献：

[1]王霞，彭智才，董超雄.对提高医院信息系统切换成功率的思考[J].中国医疗设备，2008，23（4）：76-77.

[2]王玮，包国峰，房鹛等.医院信息化建设工程的项目管理策略[J].中国医学装备，2007，4（11）：39-42.

[3]刘海霞.医院信息系统的切换准备及切换方案探讨[J].医院当代医药，2009，16（19）：119-120

[4]刘浩.浅论HIS系统升级中的数据迁移[J].中国卫生信息管理志，2007，4（3）：15-17.

[5]徐旭东，毛琦敏，杨国斌.门诊医生工作站上线应用的主要体会[J].医学研究生学报，2005，18（12）：1128-1130.