公司档案管理规定及流程
公司各部门档案管理制度
一、总则为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全与有效利用，提高公司整体管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 各部门在生产经营、管理活动中形成的各类文件、资料、图表、照片、声像等档案资料。
2. 各部门在项目实施、合同签订、技术研发、人力资源管理等活动中形成的具有保存价值的档案资料。
三、档案管理机构与职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理、监督和指导。
2. 各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用。
3. 档案管理部门的主要职责：（1）制定公司档案管理制度，并组织实施。
（2）对各部门档案工作进行监督、检查和指导。
（3）负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（4）负责公司档案的数字化建设。
4. 各部门兼职档案员的主要职责：（1）负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用。
（2）定期向档案管理部门报送档案资料。
（3）协助档案管理部门开展档案管理工作。
四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案资料时，应按照档案管理要求进行收集。
2. 档案整理：档案资料收集齐全后，由兼职档案员进行整理，包括分类、编号、编制目录等。
3. 档案归档：整理好的档案资料，由兼职档案员按照规定的时间、数量向档案管理部门归档。
4. 档案保管：档案管理部门负责对归档的档案资料进行保管，确保档案的完整、安全。
5. 档案利用：各部门需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案保密1. 各部门应严格执行国家有关档案保密的规定，确保档案资料的安全。
2. 档案管理部门对档案资料实行分级管理，明确档案的保密等级。
3. 查阅档案资料的人员应具备相应的保密资格，并在查阅过程中严格遵守保密规定。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案资料丢失、损坏、泄密等行为的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。
七、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
公司档案整理流程
公司档案整理流程公司档案整理流程是指对公司内部的各种文件、合同、报表等各类档案进行分类、整理、归档和保管的过程。
一个高效的档案整理流程可以帮助公司提高工作效率、减少工作中的重复劳动和沟通成本，确保档案的准确性和安全性。
下面是一个针对公司档案整理的常规流程的简要说明。
1.明确整理范围和目标：在整理公司档案之前，首先需要明确整理的范围和目标。
这一步可以通过与有关部门的沟通和调研来完成。
确定整理的范围，例如整理一些特定部门或一些时间段的档案，并明确整理的目标，例如整理出一些特定类型的档案，或者按照特定的分类方式整理档案。
2.创建整理团队：根据公司档案的规模和需要，创建一个专门的整理团队。
团队成员应具备一定的档案管理和整理知识，积极性高，责任心强，并且能够有效地进行沟通和协作。
3.档案分类：根据整理范围和目标，将档案进行分类。
分类可以根据不同的维度进行，例如按照部门、时间、类型、重要性等方式进行分类。
分类的目的是为了让档案整理更加有序，方便日后的查找和管理。
5.档案编号：为了方便档案的管理和查找，可以为每个文件设定一个唯一的档案编号。
档案编号可以根据公司的具体情况和需要来进行设置，可以包括日期、部门、分类等信息。
6.档案归档：在文件整理和编号完成后，需要将档案归档到指定的位置。
归档的顺序和位置应该按照公司的规定进行，并且要保证归档的安全和完整性。
7.录入档案信息：将档案的相关信息录入到电子系统或档案数据库中。
这一步骤可以包括档案编号、名称、分类、存放位置等信息的录入。
录入信息可以帮助管理人员更好地查找和管理档案。
8.保管和维护：归档和信息录入完成后，需要对档案进行保管和维护。
保管档案时要注意环境和安全措施，避免火灾、水灾等损坏档案的风险。
定期进行档案的检查和维护，包括检查档案的完整性、档案记录的准确性和完整性，以及检查档案存储设施的安全性等。
9.定期清理和销毁：公司档案的积累会导致存储空间逐渐增加，为了节约空间和保护公司数据的安全，需要定期对档案进行清理和销毁。
物业公司档案管理制度流程
一、目的为了加强物业公司档案管理工作，确保档案的及时收集、整理、归档、保管和有效利用，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于物业公司所有档案的管理工作。
三、职责1. 物业公司档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
2. 物业公司各部门负责人负责对本部门档案的收集、整理和归档。
3. 物业公司领导负责审批档案管理工作的重要事项。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门负责人在产生档案资料后，及时收集并报送档案管理员。
（2）档案管理员对收集的档案资料进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编目、整理。
（2）对重要档案资料进行编号，确保档案的唯一性和可追溯性。
3. 档案归档（1）档案管理员将整理好的档案资料按照归档要求进行归档。
（2）归档的档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
4. 档案保管（1）档案管理员对归档的档案资料进行分类存放，确保档案的安全。
（2）档案资料存放应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀。
（3）定期对档案资料进行检查，确保档案的完好。
5. 档案借阅（1）档案借阅者需填写《档案借阅申请表》，经档案管理员审核批准后，方可借阅。
（2）档案管理员对借阅的档案资料进行登记，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
（3）借阅者需在规定时间内归还档案资料，并保持档案资料的完好。
6. 档案销毁（1）档案管理员对已到保管期限的档案资料进行鉴定，确认可以销毁。
（2）档案销毁前，需填写《档案销毁申请表》，经档案管理员审核批准后，方可销毁。
（3）档案销毁时，需有两人以上在场，确保档案资料的安全销毁。
五、监督检查1. 物业公司领导定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行。
2. 档案管理员对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的行为，给予批评教育或处罚。
公司档案资料管理制度（3篇）
公司档案资料管理制度是公司为了规范、科学、高效地管理和使用各类档案资料而制定的一套管理规范和流程。
其重点是对公司档案资料的收集、归档、保管、利用、借阅、销毁等各个环节进行规范和控制，确保公司档案资料的安全性、完整性和可用性。
以下是一个典型的公司档案资料管理制度的内容：1. 机构设置和职责：明确公司档案管理部门的职责和人员编制，确保有专门人员负责档案资料的管理和维护。
2. 档案分类和归档：制定档案分类标准，根据内容、形式、价值和保管期限等要素，将各类档案资料进行分类和归档。
并建立档案目录和检索系统，便于查找和利用。
3. 档案收集和整理：确定档案资料的收集渠道和时间，保证及时获取相关档案资料。
对新收集到的档案资料进行整理和编目，确保档案完整有序。
4. 档案电子化和数字化：对重要档案资料进行电子化和数字化处理，提高档案管理的效率和可靠性。
同时，制定相应的电子档案管理规范，确保电子档案的安全和可查询性。
5. 档案借阅和使用：制定档案借阅和使用的流程和规定，保证档案资料的合法、安全和高效使用。
制定借阅申请表和借阅期限，确保档案被用于正当的目的。
6. 档案保管和安全：制定档案保管的规划和原则，包括物理安全和网络安全方面的措施。
确保档案资料的完整性、机密性和防灾备份。
7. 档案销毁和归档：制定档案销毁的规定和程序，对符合销毁条件的档案资料进行销毁。
对到达保管期限的档案资料进行归档，保证档案的历史性。
8. 档案培训和考核：开展档案管理方面的培训和培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。
建立档案管理考核机制，对档案管理工作进行评估和奖惩。
这是一个常见的公司档案资料管理制度的框架，不同公司可以根据实际需要进行调整和完善。
制度的严格执行和有效监督是确保档案管理工作顺利进行的关键。
公司档案资料管理制度（二）第一章总则第一条为加强公司档案资料的管理，规范档案资料的收集、保管、利用和销毁，维护公司档案资料的完整性、安全性和可查找性，提高档案管理的效率和科学性，制定本制度。
企业档案管理制度范文(5篇)
企业档案管理制度范文一、目的为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《____档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
二、管理权限、职责1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。
2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。
5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。
三、归档范围与分类1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等)均属归档围。
2、公司文书档案设置____类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。
公司科技档案设置____类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。
公司声像档案、实物档案另行归档。
具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。
四、立卷归档要求1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。
2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。
外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。
4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为____年、____年。
凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。
对在一定时期内有利用价值的，应酌情列为定期(____年或____年)保管。
凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。
公司人事档案管理流程
公司人事档案管理流程公司人事档案管理流程人力资源是企业的重要资产之一，而人事档案管理是人力资源管理中不可或缺的一环。
有效的人事档案管理流程可以确保员工信息的准确性、保密性和可用性，同时也有助于企业遵守法律法规和规范管理。
一、档案建立阶段1. 员工入职登记：当员工入职时，人力资源部门需要收集员工的个人信息，包括身份证、学历证书、工作经历等。
这些信息将用于建立员工的人事档案。
2. 档案归档：收集到的员工信息需要按照一定的分类标准进行整理和归档，以便后续管理和查询使用。
常用的分类标准包括员工姓名、部门、岗位等。
二、档案管理阶段1. 档案存储：已建立的员工档案需要存放在安全、防火、防潮的档案室或电子档案管理系统中。
对于纸质档案，需要采取措施确保其不受损坏或遗失。
2. 档案更新：员工的个人信息可能会发生变化，如婚姻状况、联系方式等，人力资源部门需要及时更新员工档案，确保信息的准确性。
3. 档案借阅：员工有时需要借阅自己的档案，人力资源部门应建立相应的借阅流程，记录借阅人、借阅时间等信息，并确保档案的安全性。
4. 档案销毁：根据法律法规和公司规定，档案可能需要在一定时限后进行销毁。
销毁前需要进行备案，并确保销毁过程符合相关的安全和保密要求。
三、档案查询阶段1. 内部查询：各部门在进行人事管理工作时，可能需要查询员工的档案信息，人力资源部门应提供相应的查询服务，确保信息的及时性和准确性。
2. 外部查询：如政府部门、法院等需要查询员工的档案信息，人力资源部门需要按照法律法规的要求提供相应的协助和配合。
四、档案保密阶段1. 档案权限管理：人力资源部门应建立档案权限管理制度，确保只有经过授权的人员才能访问和修改档案信息，以保护员工的隐私和公司的利益。
2. 档案安全措施：无论是纸质档案还是电子档案，都需要采取相应的安全措施，如加密、备份、防火墙等，以防止档案信息的泄露和损坏。
综上所述，公司人事档案管理流程是一个复杂而重要的工作，需要人力资源部门严格按照规定和流程进行操作，确保员工档案的安全、准确和可用性。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
集团公司档案管理制度(3篇)
集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。
二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。
三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。
凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。
新员工入职时进行现场复印，每月____日-____日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的____日-____日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：1、营业执照办理或变更;2、每年的审计报告存档;3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);4、各公司的营业执照、____代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;5、员工个人档案。
____复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
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档案管理制度及流程 一、 目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性;提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据;
二、 适用范围 公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案,包括各部门、各项目的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案等;适用于公司及各部档案的收集、整理、分类、利用及归档;
三、 职责 一档案管理员工作职责 1.规划公司档案工作,起草公司档案工作的各项管理制度,组织公司专兼职档案管理员学习并执行公司档案工作规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况；
2.收集、整理各部门、项目部移交的各种文件材料,并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档、编制多种检索工具,有计划、有步骤地进行档案史料汇编,编辑档案参考资料,编制检索工具,积极做好档案信息资源的开发工作；
3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案,积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研,主动提供利用,为各项工作服务； 4.督促公司各部兼职档案员收集、整理和移交各种档案材料,指导各部的档案工作; 5.坚持平时立卷,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档；做好档案的利用工作；
6.加强对各部兼职档案员的业务监督、指导、检查工作,协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作,保证归档档案的质量；
7.对保存的文书档案数量进行准确的统计; 二兼职档案管理人员职责 1.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档的前期准备工作,保证归档文件材料完整、准确、系统；
2.主动接受档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向档案室移交归档材料； 3.注意文件材料的安全和保密工作; 三档案人员调动工作时,必须在办理档案移交手续后方可离开岗位
四、 工作程序 (一) 档案资料的收集 1.各部门兼职档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集；
2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制档案移交单及时向人力行政部移交； 3.档案资料的日常管理 ⑴ 公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存;
⑵ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中;
4.档案借阅： 1公司员工借阅档案均需填写借阅档案申请单;借阅手续齐全的,档案管理员应予以办理,借阅手续不齐的,应要求其补办手续;手续不齐全者,不予办理借阅;
2所有借阅人员本人在借阅登记簿签字后,既是认可档案管理人员已与借阅人进行所借阅资料的交接,如有遗失或损失现象均由其借阅人负责;
3公司员工因业务需要经本部门经理及主管领导同意,均可借阅本部门业务范围内的有关档案资料;
4借阅非本部门、项目业务范围内的档案材料,须经本部门经理及主管领导同意,相关部门主管领导审批;
5公司员工借阅公司秘密级及以上密级且尚在保密期限的档案,须经部门经理审核、主管领导审批,且仅限于在档案室查阅,不得借出,不得复制;
6借阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员借阅同一档案时,应到档案室办理借阅变更登记,员工之间不得私自授受;
7公司员工因业务需要,经本部门经理审核,主管领导批准可复印档案资料,除在档案借阅登记簿登记外,复印的档案资料必须写明借件用途; 8借阅公司各种证照原件须经部门经理审核、主管领导批准后由人力行政部派员协同办理,且必须在当天内归还;如因特殊情况需借用一天以上时间的,应重新办理续借手续;借阅其他档案不得超过三天,逾期不能归还的须填写新的借阅档案申请表办理续借手续;逾期未办理续借手续,人力行政部有权要求其立即归还;
9凡摘抄、复制的档案须经档案室核准并加盖“复印件与原件相符”章方能生效;复制档案由档案员负责;
10未经公司授权或批准,任何部门或个人均无权公布档案;阅档者必须承担保密义务; 严禁对档案材料进行拆卷、填注、涂抹、删改、圈点或污损; 11档案归还时,档案员核查无误并于“借阅登记簿”上填注归还日期及签字确认后,档案即行归入档夹;档案借阅申请表由档案员留存备查;
12员工离职时,必须交还所借的公司各类档案,否则,不予办理离职手续; 原则上公司以外人员不予借阅档案资料;确需提供配合的,须凭介绍信,经人力行政部审核,主管领导批准后方可查阅,不得借出;
13借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏；
5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁; ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字;最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存;
(二) 档案管理细则 1. 档案资料的归档范围： ⑴ 公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵ 公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶ 重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料； ⑷ 公司及各部门的工作计划、总结、报告等； ⑸ 反映公司经营和管理的专业文件材料,如拍卖会资料及铺位合同等； ⑹ 财务档案资料； ⑺ 本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； ⑻ 本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑼ 本公司发布的各类广告、宣传材料； ⑽ 本公司的历史沿革及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑾ 外出公务活动如学习、考察、调查研究、参加会议等所获得或形成的档案资料； ⑿ 各种实物档案； ⒀ 其他具有利用和保存价值的文件资料; 2. 档案资料的归档要求 ⑴ 归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全;
⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档;经办部门根据实际需要留存复印件或影印本;如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,办公室以影印本归档;
⑶ 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件;
⑷ 子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作;
⑸ 各种实物档案奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等必须原件归档,并保持其完好无损;
3. 档案资料的归档时间 ⑴ 即时归档 下列文件含电子、声像资料等应在传阅、办理结束或取得后即时归档： 1) 公司规定的密级文件； 2) 重要文件,如政府批文、核准文件、证照等； 3) 合同、协议书等正本及过程资料； 4) 其他认为需要即时归档的资料; ⑵ 定期归档,各部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案移交单连同归档文件移交公司人力行政部；
4. 档案交接 部门内档案交接：部门档案管理人员兼工作变动或离职的,要填写档案移交清单,由部门经理核实无误后签字,人力行政部见证;
5. 档案移交公司的流程 ⑴ 经办部门检查文件或档案,编制档案移交单； ⑵ 人力行政部根据移交清单,查收案卷与文件,并与各部门每月提交的档案移交单核对；
⑶ 档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交档案移交单上一式两份签字,双方各保存一份；
6. 档案保管 立卷应按部门、年代、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映公司真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则; ⑴ 档案编号 公司本部档案按照物品名称及项目名称分别立卷,在卷下又分为七个子目录：文书档案、声像档案、项目合同、项目资料、公司证照、科技档案、荣誉实物档案,分别以WS、SX、XMHT、XMZL、GSZZ、KJ、RY标识;在此大类下根据年度按照流水号立卷;销售合同另行制订
1文书档案,以单位-年度-顺序号立卷; 2声像档案,以事由立卷,在事由原则下按照声像档案产生的先后顺序,将每一事由的档案选取有代表性的6-10张像片存档,依时间先后排列立卷;
3项目合同,以单位立卷,在单位下按照合同产生的时间先后顺序立卷; 4项目资料,以单位立卷,在单位下按照资料移交的时间先后顺序立卷; 5公司证照,以单位立卷; 6科技档案,以单位立卷,按照文件产生的先后顺序立卷; 7荣誉实物档案,在公司大会议室或其他适合场所陈列实物,编制成册,以备查考; ⑵ 档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊;
⑶ 档案分类确定后,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅;
⑷ 档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用;