秘书事务管理之办公用品管理(ppt34张)
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秘书事务管理之办公用品管理
秘书事务管理之办公用品管理办公用品管理是秘书事务管理中不可忽视的重要环节。
它涉及到办公用品的采购、库存管理、使用与报废等多个方面，对于提高办公效率和节约成本都具有重要意义。
本文将从办公用品采购的策略、库存管理、使用与报废的注意事项等方面进行探讨，以期对办公用品管理有更全面的了解。
首先，办公用品采购的策略十分关键。
秘书应根据公司的需求和预算，制定合理的采购计划。
在采购过程中，应注重与供应商的合作，保证办公用品的质量和供应的及时性。
同时，也应充分利用互联网等信息技术手段，寻找价格优惠、服务优质的供应商，为公司争取到最佳的采购合作。
其次，库存管理是办公用品管理的关键环节之一。
秘书应定期进行库存盘点，了解各种办公用品的库存情况，及时补充不足，避免过剩。
可以借助一些管理软件或者使用表格进行记录，以便更好地掌握库存变动情况。
在进行库存盘点时，还应注意办公用品的质量和有效期，尽量避免过期或者失效的办公用品存留在库存中。
办公用品的使用与报废也需要秘书进行相应的管理。
在使用过程中，员工应合理使用办公用品，尽量避免浪费和破损。
如果发现有损坏的办公用品，应及时报告给相关部门进行修理或更换。
在办公用品报废时，也应遵循公司的相关规定，将其进行分类处理，一方面可以减少环境污染，另一方面还可以合理利用资源。
在办公用品管理中，秘书还需要注意一些细节。
比如，在采购办公用品时，应选择适量、适用的产品，避免囤积或者过度使用；在库存管理方面，应建立标准化的物品编码和分类，并定期清理库存，及时淘汰闲置或过期的物品；在使用过程中，可以通过定期的培训和宣传活动，提高员工的物品使用意识，减少浪费和破损；在报废处理方面，可以选择与环保组织合作，进行资源回收和再利用等。
总结起来，办公用品管理对于秘书事务管理来说是非常重要的一部分。
合理的办公用品采购策略、科学的库存管理、规范的使用与报废等都能够提高工作效率，降低成本，为公司的可持续发展提供保障。
秘书应不断学习和总结经验，不断改进和完善办公用品管理的工作，以更好地服务于公司及员工的日常工作需求。
秘书实务办公用品和设备管理
13
管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
5.节约使用办公用品的措施
1）复印机。申请复印时必须填写有细节要 求的申请表，并在复印前由主管人员签字批 准。 2）传真机。指定人员使用传真机，做登记 并保留所有发送记录，其中包括日期、发送 信息人的姓名和信息接收者的细节。 3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备 要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部 门独立核算成本；监督因特网的使用。 4）电话、移动电话。减少私人电话；控制 国内国际长途电话的使用；按单位有关规定 使用移动电话；定期检查并核对电话账单以14
存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。
6
管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
4.1.2办公用品的库存保管与发放
1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容
项目——库存项目应准确描述，包括大 小、颜色和数量，例如A4白文件纸。
（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。
（7）储藏办公用品应有良好的照明。
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管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4．物品的发放
（1）制作申请单 （2）备案清单 （3）发放物品应有下列手续：
1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发 放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程 序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批 准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、 申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、 发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期； 6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人 员节约使用办公用品。 （4）监视控制
管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
5.节约使用办公用品的措施
1）复印机。申请复印时必须填写有细节要 求的申请表，并在复印前由主管人员签字批 准。 2）传真机。指定人员使用传真机，做登记 并保留所有发送记录，其中包括日期、发送 信息人的姓名和信息接收者的细节。 3）计算机、打印机、因特网。昂贵的设备 要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部 门独立核算成本；监督因特网的使用。 4）电话、移动电话。减少私人电话；控制 国内国际长途电话的使用；按单位有关规定 使用移动电话；定期检查并核对电话账单以14
存卡的接收项中； （5）接收后，要及时更新库存余额； （6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好； （7）订立物品发放制度，确定物品发放人。
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管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材
4.1办公用品的管理
4.1.2办公用品的库存保管与发放
1.库存控制概述 （1）库存控制卡的内容
项目——库存项目应准确描述，包括大 小、颜色和数量，例如A4白文件纸。
（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。
（7）储藏办公用品应有良好的照明。
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管理秘书实务（第二版）
4.1办公用品的管理
4．物品的发放
（1）制作申请单 （2）备案清单 （3）发放物品应有下列手续：
1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发 放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程 序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批 准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、 申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、 发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期； 6）清点核实发放办公用品；7）提醒使用部门和人 员节约使用办公用品。 （4）监视控制
办公用品管理流程ppt课件
登记已经报废处理的办公用品的名称、编号、报废日期、处理方式等
执行工具
办公用品报废申请表 办公用品报废登记表 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
流程关键事项与考核说明
采购申请
根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单 将办公用品采购清单递交行政经理审批
执行工具
办公用品采购清单 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
费用预算与审批
根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品管理流程设计
• 流程设计的目的 • 流程结构设计
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品流程设计的目的
❖ 企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印 纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器 等，它们与企业日常办公活动息息相关。
❖ 行政部办公用品管理流程的设计目的
明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用 企业的办公用品
规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的 使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本
办公用品需求统计
执行工具
办公用品报废申请表 办公用品报废登记表 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
流程关键事项与考核说明
采购申请
根据采购需求统计结果，填写办公用品采购清单 将办公用品采购清单递交行政经理审批
执行工具
办公用品采购清单 办公用品管理制度
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
费用预算与审批
根据行政经理审批确认的办公用品采购清单，对各类办公用品进行市场询价
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品管理流程设计
• 流程设计的目的 • 流程结构设计
为了规范事业单位聘用关系，建立和 完善适 应社会 主义市 场经济 体制的 事业单 位工作 人员聘 用制度 ，保障 用人单 位和职 工的合 法权益
办公用品流程设计的目的
❖ 企业行政办公用品包括笔、胶水、订书机、复写纸、复印 纸、印泥、笔记本、档案袋、碳粉、墨盒、硒鼓、计算器 等，它们与企业日常办公活动息息相关。
❖ 行政部办公用品管理流程的设计目的
明确职责分工，梳理、规范办公用品的各项日常操作步骤，有效管理和使用 企业的办公用品
规范企业办公用品的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制办公用品的 使用、消耗和费用支出，降低企业的办公费用和经营成本
办公用品需求统计
秘书事务管理 事务27 办公用品管理
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3.更新库存记录
物品发放后，秘书必须及时更 新库存记录，记下新的余数，以 便能够及时掌握物品的供应状况。 另外，要把“物品领用申请表” 存档，作为发放办公用品的书面 凭证。
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（二）注意事项
1.专人发放 2.按时发放 3.凭单发放 4.规范发放 5.及时入账 6.灵活发放
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4.规范发放
要根据工作需要和办公用 品的使用规律制定相应的办公 用品管理规范，按照相关规章 制度发放办公用品，不舞弊， 不徇私。
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（一）安全科学存放
办公用品的保管应满足以下要求： 1.保存空间安全宽敞 2.物品摆放规范清晰 3.保存环境符合要求
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1.保存空间安全宽敞
根据单位对所需物品储存量的大小 科学确定储藏间的面积或物品柜的大 小与数量。 储藏间或物品柜要上锁，以保证安 全，减少丢失。
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2.物品摆放规范清晰
各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存 放地，以便能迅速找到物品。 新购进物品要置于原有物品的下面或后面， 以保证先购入的物品先发放，避免物品因过期而 不得不销毁。 体积大、分量重的物品要放在最下面，以减 少从架子上取物时发生事故的危险。 体积小、分量轻、领用频率高的物品，如订 书钉等，应放在较大物品的前面，以便于查找。
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4.网上订购
通过访问因特网得到电子商务服务， 秘书可以在网上商店订购所需的办公用 品和耗材，以节省人力、提高效率。
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（三）办理进货手续
办理进货的手续主要包括： 1.核对货物数量 2.登记相关账目 3.安全科学存放
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1.核对货物数量
使用订货单核对对方交付货物时 出具的交货单及货物，确保送来的 货物与所订购的货物，无论在数量 上还是型号上都完全一致。 要特别注意货物的数量，如数量 不对，应立即联系供应商，按真实 数量支付货款。
管理文秘三ppt课件
（2）如主管领导与各个科室共在一室，其办公桌椅应位 于其他办公人员的最后部，用玻璃窗隔开，
免于干 （3）工作流扰程，应利呈于“监I”督型；、“L”型秘或“O”型，不 应呈“Z”型、“M”型或“X”型，避免工作倒退、交叉 或往返；
案例：办公室布局
某公司准备在上海开办一所销售分公司， 租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作 产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括 正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销 售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很 流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立 并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工 作都能清楚可见。
七、突发事件的处理
重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生 的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响 的事件。
1、事故处理的基本原则和基本要求
2、事故处理的方法
3、事故情况报告表
第二节：日常办公事务的管理
一、日常办公事务管理主要包括值班工作和 各项文牍性工作，接打电话，印信管理， 以及财务、医疗、车队、餐厅、招待所等 管理工作。
4、确认来电事宜
还有什么需要帮助您的？
如是传言必须记录下电话时间 和留言人
5、结束语
“请放心”、“我一定转 达”、“谢谢”、“再
见”等
6、放回电话听简
重点
1、电话铃响在3声之内接起。 2、告知对方自己的姓名。 3、电话机旁准备好纸笔进行记录。 4、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 5、使用礼貌语言。 6、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码 。
接电话的流程
顺序
基本用语
注意事项
1、拿起听筒，告 知自己的姓名
“您好，大名实业╳╳部 ╳╳╳”
免于干 （3）工作流扰程，应利呈于“监I”督型；、“L”型秘或“O”型，不 应呈“Z”型、“M”型或“X”型，避免工作倒退、交叉 或往返；
案例：办公室布局
某公司准备在上海开办一所销售分公司， 租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作 产品展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括 正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销 售分公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很 流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立 并能够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工 作都能清楚可见。
七、突发事件的处理
重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生 的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响 的事件。
1、事故处理的基本原则和基本要求
2、事故处理的方法
3、事故情况报告表
第二节：日常办公事务的管理
一、日常办公事务管理主要包括值班工作和 各项文牍性工作，接打电话，印信管理， 以及财务、医疗、车队、餐厅、招待所等 管理工作。
4、确认来电事宜
还有什么需要帮助您的？
如是传言必须记录下电话时间 和留言人
5、结束语
“请放心”、“我一定转 达”、“谢谢”、“再
见”等
6、放回电话听简
重点
1、电话铃响在3声之内接起。 2、告知对方自己的姓名。 3、电话机旁准备好纸笔进行记录。 4、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 5、使用礼貌语言。 6、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码 。
接电话的流程
顺序
基本用语
注意事项
1、拿起听筒，告 知自己的姓名
“您好，大名实业╳╳部 ╳╳╳”
2.5常用办公设备与办公用品管理(课件)-《秘书实务》同步教学(电子工业版)
加强保管
厉行节约
保证重点
合理计划
三、办公用品的管理
3．办公用品和设备的接收程序
① 先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的订货单及货物，发现数目不对的，立即通知采购部门联系供应商。② 接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实的数量支付款项。③ 接收每一类货物的详情应登记到库存卡的接收项中。④ 接收后要及时更新库存余量。⑤ 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。⑥ 订立物品发放制度，确定发放人。
办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡三卡一致，确保对办公设备和耗材库存的有效管理。
三、办公用品的管理
4．办公用品的库存保管
（1）库存保管的措施
① 储存间或物品柜要上锁。② 各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。③ 新物品放置在旧物品下面或后面。④ 体积大、分量重的物品要放置在最下面。⑤ 小的、常用的物品应放在较大的物品前面。⑥ 储存间要有良好的通风条件。⑦ 储存间要有良好的照明条件。
（2）静电复印机的维护
部位
方法
原稿台玻璃板、原稿盖、送稿机皮带
用柔软的湿布擦拭机器，然后再用干布蘸水擦干
反光镜和镜头
用镜头纸从一端到另一端朝一个方向擦拭
复印机内部
先拔掉电源，再打开机器前门，轻转拉出充电电极、转印电极和消电电极，取出显影器、定影器、纸盒等，最后把感光鼓轻轻取出；清洁机器内部，擦干后再装机
项目二、办公室事务管理
子项目1，办公环境管理
子项目2，办公室时间管理
子项目3，商务沟通与接待
子项目5，常用办公设备与办公用品管理
预热
检查原稿
放置原稿
选择复印纸尺寸
开始复印
设定复印份数
调节复印浓度
选择复印倍率
厉行节约
保证重点
合理计划
三、办公用品的管理
3．办公用品和设备的接收程序
① 先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的订货单及货物，发现数目不对的，立即通知采购部门联系供应商。② 接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实的数量支付款项。③ 接收每一类货物的详情应登记到库存卡的接收项中。④ 接收后要及时更新库存余量。⑤ 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。⑥ 订立物品发放制度，确定发放人。
办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡三卡一致，确保对办公设备和耗材库存的有效管理。
三、办公用品的管理
4．办公用品的库存保管
（1）库存保管的措施
① 储存间或物品柜要上锁。② 各类物品要贴上标签，标明类别和存放地。③ 新物品放置在旧物品下面或后面。④ 体积大、分量重的物品要放置在最下面。⑤ 小的、常用的物品应放在较大的物品前面。⑥ 储存间要有良好的通风条件。⑦ 储存间要有良好的照明条件。
（2）静电复印机的维护
部位
方法
原稿台玻璃板、原稿盖、送稿机皮带
用柔软的湿布擦拭机器，然后再用干布蘸水擦干
反光镜和镜头
用镜头纸从一端到另一端朝一个方向擦拭
复印机内部
先拔掉电源，再打开机器前门，轻转拉出充电电极、转印电极和消电电极，取出显影器、定影器、纸盒等，最后把感光鼓轻轻取出；清洁机器内部，擦干后再装机
项目二、办公室事务管理
子项目1，办公环境管理
子项目2，办公室时间管理
子项目3，商务沟通与接待
子项目5，常用办公设备与办公用品管理
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最新办公室日常事务管理办公用品管理主题讲座课件
第四，收货
当收到供应商的货物后 对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物; 查明货物的数量、质量应当符合要求; 查明合格与不合格，合格进行入库，不合格则要 求重新发货 签收并将交货单送会计部门。
第五，入库
1. 采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签 字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、 摘要、单位、数量、单价、金额 、经办人。
批准，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商
复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
订购单样式：P122-123
知识链接：请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。
• 请示的写作要求 （1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示 （2）结构清楚，段落分明；
• 中国办公用品网：http: • 中国114办公用品网: • 中国文具网信息网： • 中国文具网：
练习写作 询价函
格式 标题：
发文单位+事由+询价函 主送机关：
较低的最初费用。费 用能被不断获得的利 润补偿。
租用协议通常包括维 护和修理。
新设备出现在市场上 时，能更换和升级。
租期几年将显 得更加昂贵。
租用协议把公 司锁定在昂贵 租期合同上。
第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选
考虑货品质量与交货时间； 考虑货品的价格； 最后考虑售后服务； 安全可靠性。
顶格写明XXX 公司 正文： 写明询价目的和事项； 具体购买的办公用品的名称、规格、价格、数量等 报价时间和地址； 供应商复函时应该提供的材料； 结算方式 联系方式 结语
望贵单位给予函复，盼复
练习写作 询价函
办公室日常事务管理(办公用品管理)精讲共41页
办公室日常事务管理(办公用品管理)精讲
•
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
•
47、采菊东篱下，悠然见南山。
•
48、啸傲东轩下，复得此生。
•
49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
•
50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
谢谢你的阅读
❖ 知识就是财富 ❖ 丰富你的人生
71、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。——康德 72、家庭成为快乐的种子在外也不致成为障碍物但在旅行之际却是夜间的伴侣。——西塞罗 73、坚持意志伟大的事业需要始终不渝的精神。——伏尔泰 74、路漫漫其修道远，吾将上下而求索。——屈原 75、内外相应，言行相称。——韩非
•
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
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47、采菊东篱下，悠然见南山。
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48、啸傲东轩下，复得此生。
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49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
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50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
谢谢你的阅读
❖ 知识就是财富 ❖ 丰富你的人生
71、既然我已经踏上这条道路，那么，任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。——康德 72、家庭成为快乐的种子在外也不致成为障碍物但在旅行之际却是夜间的伴侣。——西塞罗 73、坚持意志伟大的事业需要始终不渝的精神。——伏尔泰 74、路漫漫其修道远，吾将上下而求索。——屈原 75、内外相应，言行相称。——韩非
秘书事务管理事务办公设备采购与办公资源调配PPT课件
2.从申请采购到入库形成整套购买文件； 3.按照进货、验货程序检查所购设备的型号、 质量、数量、价格及相应单据； 4.若发现提供的货物或票据不符合要求，要 立即与供应商联系； 5.妥善保管设备采购的相关文件及单据。
精品课件
17
二、采购预算方案的制订
（一）采购预算方案的制定原则 （二）采购预算方案的编制程序 （三）编制预算方案的注意事项 （四）常用预算编制方法
精品课件
11
4.签订供货合同
选择好供应商后，与其签订供货合 同。合同中应详细规定所订购货物的 型号、规格、数量等细节，约定交货 方式与付款方式等，由双方签字盖章。 同时，采购方向供应商出具正式的订 货单。
精品课件
12
订货单
订单号：
供货单位： 联系人： 电话： 地址：
序号 设备名称
规格型号
单位
购货单位： 联系人： 电话： 地址：
精品课件
24
1.确定核算基数
确定预算的核算基数实际上就是要确定 采购费用的总额。
确定时应根据办公活动的实际需要、具 体项目的目标、公司的财力等统筹安排，在 具体操作方法上，可以参考上一年度或者类 似项目的实际支出，确定一个核算基数。
有些办公设备高、中、低档差价是非常 大的，确定了总额之后，基本上就能定位所 购设备的档次。
日期： 申购人
设 备 清 单
序号
设备名称
申购部门 规格型号
数量
编号： 单价
备注
申购理由
部门意见
财务部门 意见
领导意见
主管签字（或盖章） 年月日
主管签字（或盖章） 年月日
精品课件
签字（或盖章）
年月日
9
2.审批、落实经费
精品课件
17
二、采购预算方案的制订
（一）采购预算方案的制定原则 （二）采购预算方案的编制程序 （三）编制预算方案的注意事项 （四）常用预算编制方法
精品课件
11
4.签订供货合同
选择好供应商后，与其签订供货合 同。合同中应详细规定所订购货物的 型号、规格、数量等细节，约定交货 方式与付款方式等，由双方签字盖章。 同时，采购方向供应商出具正式的订 货单。
精品课件
12
订货单
订单号：
供货单位： 联系人： 电话： 地址：
序号 设备名称
规格型号
单位
购货单位： 联系人： 电话： 地址：
精品课件
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1.确定核算基数
确定预算的核算基数实际上就是要确定 采购费用的总额。
确定时应根据办公活动的实际需要、具 体项目的目标、公司的财力等统筹安排，在 具体操作方法上，可以参考上一年度或者类 似项目的实际支出，确定一个核算基数。
有些办公设备高、中、低档差价是非常 大的，确定了总额之后，基本上就能定位所 购设备的档次。
日期： 申购人
设 备 清 单
序号
设备名称
申购部门 规格型号
数量
编号： 单价
备注
申购理由
部门意见
财务部门 意见
领导意见
主管签字（或盖章） 年月日
主管签字（或盖章） 年月日
精品课件
签字（或盖章）
年月日
9
2.审批、落实经费
秘书实务之文档管理(PPT34张)
第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法 第 二 章 文 档 管 理
（五）电子档案的保管
1．对电子档案物质载体的保管 2．对电子档案内容的有效性保管
第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法 第 二 章 文 档 管 理
（六）电子文档的利用
•
1.提供拷贝件
2.网络提供
3.直接利用
（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计
第一节
文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
第 二 章 文 档 管 理 （二）档案工作的基本术语
1.档案、全宗、案卷、件
•
档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、
军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值
第一节
文档管理概述
一、文书与档案的基本知识 第 二 章 文 档 管 理
（二）档案工作的基本术语
3.档案的种类
•
•
机关档案室的档案通常划分为以下门类：
文书档案、科学技术档案、专业档案、声 像档案
第一节
文档管理概述
二、文档管理工作的内容 第 二 章 文 档 管 理
文书工作——核心内容是公文办理。
档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特 指组织内部档案室的档案管理工作。
第四节法 第 二 章 文 档 管 理
（三）归档电子文件的整理
归档电子文件以“件”为单位整理。
第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法 第 二 章 文 档 管 理
（四）电子文件的归档 • 1.归档要求——遵从归档电子文件格式标准 • 2.归档方式——逻辑归档和物理归档 • 3.归档时间——一般不超过3个月 • 4.归档份数——二份,保存一份,借阅一份
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申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部 门领导批准后交给采购人员 2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应 商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单 经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并 签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的 供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准， 并复制一份给财务部，做为付款的通知。
准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失
思考：
如何更好对办公用品进行管理？
办公用品的库存管理
1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全
2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先
进先出的原则。 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架 上取物时发生事故的危险 5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方 便领用。 6、储藏间要通风良好，保持干燥 7、照明良好，便于查找。
事务管理——试题解析
1、秘书记录库存卡的目的：
A、可以准确地估价库存办公用品金额 B、可以监督员工使用办公用品的情况 C、可以减少资金被不必要的库存占用 D、可以保证库存物品充足，保证供应 2、秘书常用的装订类办公用品有 A、收件日期 戳 B、打孔机 C、标签纸 D、磁盘盒 3、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（ ） A、柜顶上面 B上层隔板上 C下层隔板上 D前面地上 4、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与 （ ）相对照。 A、入库单 B、订货单 C交货单 D估价单
办公用品采购申请单
部门： 序号 1 2 3 4 5 6 7 制表人： 审核： 核准： 名称 规格 品名 数量 单价 总计
办公用品订购单
风光旅游公司 序号 名称 规格 品牌 数量 单价 总计
1 2 3 4 5 6 7
合计
制表人：
审核：
核准：
办公用品的入库
3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自
事务管理办公用品管理
事务管理——复习指导要点
办公用品与设备的使用与管理
1.知识要点
学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解
各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的 注意事项。
2.技能要点
学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品 与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的 排除。
事务管理——命题思路
用品库存卡》的接收项目中。 7、接收后，要及时更新库存余额。 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放Байду номын сангаас 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。
第三节
办公用品管理与发放
进行库存管理有什么作用？
1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用
ABCD B C
1、进货手续 1）核对订货单，无误后付款 2）将进货数输入库存卡，更新库存余额 3）按规定存放设备及用品 4）订立发放制度，确定发放人 2、库存管理办法 1）柜子上锁 2）分类摆放，贴上标签 3）先进先出，按序摆放，避免过期 4）大而重的放下层，小而轻的放上层 5）通风、干燥、明亮 6）进货卡、出货卡、库存卡一致
四级技能复习指导重点
1.制定接待工作计划； 2.安排迎送来访团体； 3. 安排来访者食宿、交通、行程； 4.安排来访者的参观、娱乐活动； 5.布置办公室； 6.检查办公室环境的安全状态； 7.提出办公室安全隐患的处理意见； 8.管理印信； 9.安排值班工作； 10.管理零用现金及报销工作； 11.办理上司临时交办事项； 12.做好文字记录工作； 13.编制工作时间表，管理工作日志； 14.订购、接收、管理办公用品； 15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等； 16.对信息进行收集、筛选、分类、传递和保管。
认 识 办 公 用 品
思考
如果你是一家新公司的办公 室主任，请你列出本公司需 采购的办公用品清单，并进 行分类。
思考 为什么要设置办公用品库存
办公用品库存控制作用
1、保证大量的资金不被不必要的库存占用
2、保证空间不被用来存储不必要的货物
3、监督个人和部门对物品的使用
4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作
5、监督任何偷窃和破坏造成的损失 6、可利用准确的库存进行估价。
获得办公用品使用权的方式
直接购买 购买 电话订购 传真订购
网上订购
租用
办公用品采购流程
交货单
申请
申购表
审批
订货单
招标
选择供应商
签合同
入库
付款
订货单
1、价格、费用 2、质量、交货 3、服务、位置
交货单
入库单
办公用品的申请和订货
1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购
己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合 要求，将签收后的交货单送财务部 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库 房人员要签字表示货物进库。 5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和 《订单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字 核准，总经理批准后付款。
6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公
办公用品入库清单
入库时间：
物 品
纸张
项目
数量
规格
单价
金额
装订机 文件夹
总计：
制表人:
制表时间:
要学会填写库存记录卡（一）
库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令 项目：A4白文件纸 最小库存量 （安全库存） 15令 单位数量：令（1令=500页）再定货量 25令 接 收 发 放 日 期 数量 发票号 供应商 数量 领用 领用 余额 人 部门 1-1 30 S193 3 初萌 行政部 10
ABCD B C ABC
事务管理——试题解析
办公用品与设备的使用与管理 单项选择题示例2——“工作程序”或 “操作步骤”模块 制定采购预算方案首先要（ ）。 （A）确定采购产品的种类及型号价格 （B）编写预算方案 （C）确定预算的核算基数 （D）征求意见，完善方案
实务操作题
公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工 作，请您告诉小张下面两个问题： 1、办公设备和办公用品的进货手续 2、办公设备的办公用品的库存管理方法。