公文主题词是用于揭示公文内容

公文主题词是用于揭示公文内容，便于计算机对公文进行管理，检索查询的规范化词。标注主题词是文秘部门与档案部门相互衔接的一项重要工作。公文主题词标注在我国已实行了多年，但是从目前情况来看，还存在不少问题，特别是在党政基层机关和企事业单位制发的公文中，漏标、错标和任意乱标的问题相当普遍。造成这些问题的原因，主要是这些单位负责公文处理业务的同志对公文主题词的基本知识了解不够，对标注的方法没有掌握。本文谈谈公文主题词的标注知识，以便引起重视，达到准确标注公文主题词的目的。

一、正确理解主题词的含义

公文主题词是公文主旨(主题思想)的体现和表达，它和公文的关系是反映与被反映的关系。它是由一组确切表达公文主旨的规范化名词和名词性词组构成，除此而外的任何性质的词和词组都不能充当主题词。有的文件以动词“表彰”充当主题词，有的以介词结构如“关于学习三个代表思想”充当主题词，都是不符合要求的。因为这些词或词组均不能表达公文的主旨即公文的主题思想。

标注主题词有统一规范的依据，以供公文制发者选标。在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》颁布实施之后，党和政府的领导机关分别制定了自己的公文主题词表。由中共中央办公厅秘书局编制的，1993年8月出版发行的《公文主题词表》，分为主表、范畴表和附表三个部分，共收

录主题词4239条，主表亦称字顺表。由正式主题词款目与非正式主题词款目组成，它是党的机关公文主题词检索和标注的主要工具。范畴表是公文主题词检索和标注的辅助工具，它将主表中所列主题词按词义归类，划分为若干范畴，以供按类查词和标注检索之用。附表是主表的辅助部分，其设立是为方便使用和减少篇幅，表内收录的主题词均未列入主表，但在使用对与主表所列的主题词具有同等效力。由国务院办公厅秘书局编制的，1998

年2月1日起执行的《国务院公文主题词表》，分为主表和附表两部分，共收录了15类1049个主题词。主表分13类收录了75 1个主题词，附表分2类收录298个主题词。该主题词表分三个层次：第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等；第二层是对主题词类别的划分，即主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业、交通、煤炭和电信”等；第三层是类属词。第二层和第三层统称主题词，供标引公文主题词时选用。

近年来各省、市、自治区以及部队和国家机关的一些部委，也有参照上述两个主题词表，分别制定和颁布过适应本地区、本部门、本系统使用的公文主题词表，如财政部就在全部保留《国务院公文主题词表》主题词的基础上，增加了一定数量财政业务方面的主题词，制定颁布了《财政系统公文主题词表》，既突出了财政部门的行业特点，又保持与《国务院公文主题词表》的衔接和协调。主题词表的颁布使用；为公文科学标注主题词提供了

重要依据，创造了方便条件。从公文主题词标引者来说，给他们提出了更高而且更严格的要求。因此，要准确标注公文主题词，就必须从词表中检索，不得另搞一套，更不得随意为之，要坚决纠正漏标、错标等做法。

主题词表所列的主题词是指通过一定数量主题词的有序排列，对公文主题概念(中心思想)的内容和形式特征进行描述，从而形成公文主题标识。有些词目反映的是公文的主题思想、内容特征，有些词目反映的是公文的形式特征，从这个角度，我们把主题词分为内容词和形式词。

(一)内容词。内容是表现公文主题及内容归属的词。内容词又分为“类别词”和“内容词”两类。如在金融经检监察类公文中，有些公文的内容属于金融政策范畴，有些公文的内容属于金融立法的范畴。体现公文分类和内容归属的词叫类别词：直接体现公文主题词内容特征的词叫做内容词，内容词是根据公文内容提炼的，紧贴公文主题。例如：“关于呈报《中国人民银行法》的请示”，主题词为：“金融法规中国人民银行请示人民银行”，其中，“金融法规”、“中国人民银行法”这两个主题词都反映了公文内容的特征，但两者之间又存在差别，“金融法规”体现了公文内容的归属，是类别词；“中国人民银行法”直接体现公文的主题内容，是内容词。

(二)形式词。形式词是体现公文形式的主题词，按公文的种类和行文关系分为“文种词”和“归属词”两类。“文种词”是

事先界定好的，主要依据公文的种类，上行文用“请示、报告”；平行文用“函”；下行文一般用“通知、指示、通报、批复”等。另外，“规定、制度、办法；准则、细则、工作要点、会议纪要、工作总结、建议、方案”等词也可以作为文种词使用。归属词主要是体现文件归属的词，说明公文的制发机关，一般由地区名称或机

构名称组成。在上例中，“请示”是文种词，表明公文的种类，“人民银行”是归属词，说明公文的制发机关。在平行文和下行文主题词标注中，归属词一般省略不用。由此可知，主题词的标注，是由类别词、内容词、文种词、归属词组成的。

二、正确掌握公文主题词的标注方法、规则和要求

标注公文主题词，既要树立法规观念，又要具备丰富的语文和现代科技知识。只有全面、正确地认识它，才能科学地掌握它。熟练地掌握标注方法、规则和要求，应该把握以下几点：

(一)要认真阅读文件，深刻理解文件的基本精神，准确地提炼出公文主旨。有人提炼公文主旨，只看标题不看内容，犯片面性的错误。因为有些公文的标题太简略，如只写“通知”二字，有些公文标题由于模拟者不会或不善于通过标题表达公文主旨，甚至可能拟出与主旨表述无关的标题。因此，只看标题，不可能准确掌握公文的基本观点和基本思想，无法提练出公文主题思想。正确的作法应该是全面地、仔细地阅读文件内容，经过认真思考，才能准确把握全文主旨。

(二)要熟绦掌握相关的主题词表，从中检索出恰当的词汇，进行标注。中办和国办编印的公文主题词是科学的，体例完整，涉及面广，各地区、各部门、各系统使用的公文主题词表也是根据各自的实际情况和行业特点本着思想性、科学性、实用性和概括性的原则编制的，平时应该多熟悉了解这些词表。要会使用，就必须熟悉其内容，熟练地掌握检索方法，特别是从表中找不到现成合适的词汇时，如何处臵，就掌握其科学要领。现在，一些乡镇和企事业单位的机关，根本就没有中办和国办的主题词表，更谈不上熟练掌握的问题了。

(三)掌握标注方法、规则和要求。标注公文主题词基本的要求是：词的选引、排列应该准确、规范。要达到这个要求，必须掌握主题词的标注方法和规则，切实遵照执行。中办和国办编印的公文主题词表在其“编制说明”和“使用说．明”中明确规定了各自的公文主题词标注规则，基本内容大体一致，综合起来有以下几个方面：

1、关于组成数量和排列次序

这一条指的是注意辨析主题词的确切含义，然后决定选几个、怎么排。根据有关规定，主题词一般由二到七个名词或名词性词组组成，以不少于三个、不超过五个为宜。主题词的排列原则有两条：一是按范围、内容(事由)、文种的次序排列，如“农村工作税费改革通知”(引自《中共中央、国务院关于进行农村税费改革试点工作的通知》)；二是对反映文种以外的主题

词，按其涵义由大到小进行排列，如“转业军人安臵”(引自《中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅关于转发国务院军队干部安臵工作小组等部门(关于认真做好2000年军队转业

干部安臵工作的意见)的通知》。如果一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标注，再对第二个主题内容进行标注，如：《财政部印发朱镕基同志在全国财政工作会议和全国税务局长会议上的讲话的通知》，需先标引第一个主题“财政”、“会议”，后标引第二个主题“税务”、“会议”，因有两个“会议”主题词，去掉一个，此文主题词标引为：“朱镕基财政税务会议讲话通知”。

词或词组之间的间隔为一个字的位臵，其间不加标点符号，如某市《关于煤炭价格调整的通知》的主题词就是这样标注的：“能源煤炭价格调整通知”。

2、关于标引方法

标引方法指的是如何选择主题词进行标注的问题。选词标引有两种方法可供使用；一是受控标引，二是自由词标引。受控标引是指使用主题词表进行标引，标引的程序是：

第一步，分新主题。通过审阅公文标题、摘要和全文内容，分析出该公文具有检索意义的概念(或称中心意思、主旨)及与这一主题概念密切相关的其它因素。应充分考虑利用者的检索要求，分析选定对利用者有实际检索意义的主题概念。

第二步，查表选词。即查阅主题词表中的主表或范畴表、附表，将主题概念转换为本表中的主题词。

第三步，著录标引。将准确反映主题概念的主题词标注于公文主题词标识区域内。

自由词标引指的是在主题词表中未曾录入的主题词需要标引时所采用的方法，有两种情况可以由标引者不受主题词表的限制而自由标引：一是为不增加主题词表的词汇量，人物、年代名称未列入主题词表，可作自由词标引，未列入主题词表的县级以上地名也可作自由词标引。标引的要求是：人物名用全称(外国人名不标引)，年代名称用阿拉伯数字，地名不标后缀“县”、“市”、“地区”等。二是对公文中经常出现的新主题概念，如在主题词表中找不到适当的主题时，可以进行自由词标引。标引的自由词要符合词表的选词原则，并要填写“主题词增、删、改记录”。著录标引时，要在自由词后作“A”标记。

标引必须遵守以下规则：

①要直接地、客观地反映出公文所论述的主旨。

②选定的词，一般应是词表规定使用的主题词(即正式主题词)，其书写形式要与词表中的词形一致。

③选词时，必须首先考虑选用切合公文主题内容的最专指的主题词，一般不得选用上位主题词(其涵盖面比其大的主题词)或下位主题词(其涵盖面比其小的主题词)标引。如：标引关于“差旅费”规定的文件时，在词表里已最专指的主题词“差旅费”就

不得用其上位词“经费”标引；标引关于“会议费”规定的文件时，在词表里已有单个的主题词“会议费”，就不得用“会议”和“经费”组配。

④没有专指的主题词时，应选用最直接相关的几个主题词组配标引。如：标引关于“财税改革”的文件时，在词表里没有“财税改革”，就需用最直接相关的主题词“财政”、“税务”和“改革”组配标引。

⑤当组配标引仍无法达到要求时，可选定最直接的上位主题词标引。如：标引关于在日本发行“武士债”的有关文件时，在词表里没有“武士债”，就需用其最直接的上位词“外债”进行标引。

⑥如上位主题词仍不合用时，可临时选择一个适当的自由词标引。

⑦选定的词，一般应根据公文所表述主题内容依次标注，并要注意体现公文的思想性。

3、关于组配方法

主题词组配指的是当主题词表中找不到(实际是词表根本就没有录入所要选用的这一主题词)与公文主题概念相对应的专指主题词时，要从主题词表中选用最直接相关的两个或两个以上正式主题词进行组合配臵的标引方法。主题词组配方式分两种类型：

第一种是概念组配，即相组配的几个主题词之间，存在着概念相交或概念限定的关系。如某一公文的主题概念是“基层组织建设”，但在主题词表中根本查不到和这个概念直接对应的主题词，却可以查到与此概念具有相交关系的“基层组织”和“组织建设”这两个主题词，那么就可以用这两个主题词组配成“基层组织建设”这个用来标引的主题词。

第二种是字面组配，即从主题词表中也找不到合适的主题词进行概念组配时，可以进行字面组配。如“网络经济”，可以用“网络”与“经济”组配。“世贸组织”可以用“世界”、“贸易”、“贸易组织”进行组配。

组配的基本规则是：

①选用和主题关系最密切或最临近的主题词进行组配。

②组配的结果，要求概念清楚、确切。