采购管理培训教案

1 / 51 / 5 采购管理培训教案 采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。 一、 采购系统主要功能 采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。 1、采购订货 A采购订单：可以由采购计划确定供应商后，产生采购订单，也可以直接编制采购订单。经供货单位审核确认后的订单，可以生成入库单和采购发票。 B订单执行统计表：可以查询某张采购订单或某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付详细情况。可以查询各种外币采购业务的订单详细执行情况。 C采购订货统计表：可以查询某业务员、某供应商或某货物的订单的到货入库和货款支付汇总信息。 D供应商催货函：对拖期没有按时到货的供货单位，能及时向供应商发出催货函。 2、采购业务 A采购入库：可以根据采购订单和实际到货数量入库填制入库单，可以根据采购发票填制入库单。可以暂估入库，支持退货负入库和冲单负入库，并可处理采购期初退货。 B受托代销商品入库：可以处理商业企业接受代销单位的货物，并填制受托代销入库单，录入暂估金额。 C采购发票：能对取得供货单位开具的发票进行处理。采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票、其它票据等。发票可以根据入库单产生，受托代销业务的发票可以由采购结算单产生。可以处理负数发票。可以进行现付款结算。 D采购结算：采购结算是针对非受托代销采购业务的入库单，根据发票确认其采购入库成本。采购结算可以由计算机自动结算也可以由人工进行结算，对费用票系统提供功能更强大更灵活的单独结算。 E费用分配：工业企业可以将采购发票的费用或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。 F受托代销结算（商业）：受托代销结算是商业企业销售完委托代销单位的货物后，和供货单位办理付款结算的一种手续。结算时要开具代销商品结算单，交给委托代销单位。 3、采购帐表 A货到票未到统计表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计货到已入库但发票未收到的情况 B货到票未到明细表：可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件查询货到已入库但发票未收到的情况 C票到货未到统计表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况 D票到货未到明细表：在可以查询某段日期内，某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况 E费用明细表：费用明细表是对采购发票分已结算、未结算，按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。 F结算统计表：结算统计表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货统计的汇总表。 2 / 52 / 5

G结算明细表：结算明细表是根据业务类型为“一般采购”的结算单，按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。 H存货采购余额一览表：采购存货一览表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总记载的统计表。 I存货采购明细表：采购存货明细表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称明细记载的表。 J采购综合统计表：采购综合统计表是分别按供货单位或按地区，按采购部门、业务员，按货物大类、货物分列汇总的统计表。该表分为：供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表，反映采购业务活动中的定货、到货入库，收票、付款情况。 4、采购分析 A采购成本分析：根据发票，对某段日期范围内的存货和参考成本、计划价进行价格对比分析。 B供应商价格对比分析：根据发票，对某种货物各供货单位实际供货价格进行对比分析。 C采购资金比重分析：根据采购发票，按供应商、业务员、地区、存货大类、采购类型进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析。 D采购类型结构分析：根据发票，对某段时期内各种采购类型的业务比重进行分析。 E采购货龄分析：对已入库未结算的存货，分析到目前为止它们各自的货龄。 二、 采购系统具体操作 1、分类体系 在使用本系统之前应做好启用帐套的准备工作，按需要将存货、供应商、地区分类设全。 2、建立档案 按需要建立部门档案、职员档案、供应商档案、存货档案、仓库档案、收发类别。 3、系统初始 （1）期初暂估入库是将启用采购管理系统前没有取得供货单位采购发票，不能进行采购结算的入库单输入进系统，以便取得发票后进行采购结算。 期初暂估入库数据在【业务】/【采购入库】/【入库单】功能中输入。 注意： 如果已先启用了存货核算系统，并且已做存货核算【月末结账】后，那么采购管理系统不能处理期初暂估入库单。否则不能运行采购管理。如果存货核算系统只是先做了【期初记账】，那么可取消存货核算系统的【期初记账】再做采购管理的【期初记账】。 （2）期初在途存货是将启用采购管理系统前已取得供货单位采购发票，货物没有入库，不能进行采购结算的发票输入进系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。 期初在途存货数据在【业务】/【采购发票】/【专用发票】或【普通发票】功能中输入。 注意： 期初在途货物数据支持负数退货数据录入。 （3）期初受托代销商品是商品流通企业将启用采购管理系统前没有和供货单位结算完的受托代销商品数据输入进系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。 期初受托代销在【业务】/【采购入库】/【受托代销入库单】功能中输入。 （4）期初记账是将采购期初数据记入有关采购账、代销商品采购账中。期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。 期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。 【操作步骤】 3 / 53 / 5

1. 用鼠标单击【设置】下的【期初记账】或按下[Alt]+S键，用光标移动键↓选择【期初记账】，即可进入期初记账处理功能。 2. 用鼠标选择〖期初记账〗，对期初数据进行记账；用鼠标选择〖取消期初记账〗，则对期初记账数据设置为未期初记账状态。 注意： A没有期初数据时，也可以期初记账，以便于输入日常采购单据数据。 B已做【月末结账】处理后，不能取消期初记账，除非取各月的【月末结账】。 C如果已先启用了存货核算系统，并且已做存货核算【月末结账】后，那么采购管理系统不能处理期初暂估入库单。否则不能运行采购管理。如果存货核算系统只是先做了【期初记账】，那么可取消存货核算系统的【期初记账】再做采购管理的【期初记账】。 4、日常操作 （1）采购订单是企业和供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。 【操作流程】 1. 当有《采购计划系统》时，可以根据采购计划制定采购订单； 2. 待供货单位确认后，修改并审核订单； 3. 货物到达企业后，填制入库单，并在入库单上注明订单号； 4. 对于已执行完成的订单和不能执行完成的订单，可以人工关闭订单； 5. 查询订单的到货执行情况； 6. 查询订单各存货的到货执行情况； 7. 对于拖期的订单，向供货单位发出催货函。 （2）采购入库是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：普通业务入库单、受托代销入库单（商业）。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。 在实际工作中，用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 【操作流程】 1. 填制采购入库单。 A如果采购入库货物是根据采购订单产生，那么可以用复制原采购订单方法填制入库单； B如果采购发票先收到并且已输入计算机，那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制； C如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，那么可以用复制以前入库单的方法填制。 2. 如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，否则可以由采购人员审核。 3. 交给采购结算会计进行结算处理。或者在采购入库单生成发票并直接结算。 4. 查询各入库单的实际入库成本。 注意： A凡是审核过的入库单本系统不能再修改。因此审核必须认真仔细。如果没有启用库存管理系统，并且企业管理不要求严格，那就可以不审核入库单。 B采购发票和入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可多次和采购发票结算。 （3）采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。 采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票（包含：普通、农收、废收、其他收据）、4 / 54 / 5

运费发票；按业务性质分为：兰字发票、红字发票。 【操作流程】 1. 输入采购发票。 A如果采购发票有对应的采购订单，那么可以用复制原采购订单方法输入发票； B如果采购入库单先填制并且已输入计算机，那么发票可以用复制原采购入库单的方法输入； C如果本张发票和以前已有某张发票相同，那么可以用复制以前发票的方法输入。 2. 如果管理需要的话，通知审核人员对输入的发票进行审核确认。或者经主管领导签字准予报销的发票做审核确认。审核过的发票不能修改、作废。 3. 交给采购结算会计进行结算报销处理。 提醒： A根据采购入库单，可批量地生成采购发票，并自动结算。 B采购发票和入库单可以分次结算，即入库单的一条记录可和采购发票多次结算。 （4）采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，另外考虑费用折扣结算的特殊性，专设费用折扣票单独结算功能；从单据处理上分为正数入库单和负数入库单结，正数发票和负数发票结，正数入库单和正数发票结，费用折扣发票和入库单结，费用折扣票和存货结等方式。 注意： A如果没有期初记账，则不能进行采购结算。 B如果当前操作日期在已月末结账的日期范围，则不能进行采购结算，必须注销账套，重新注册时调整操作日期。如果采购结算确实应核算在当前操作日期所在会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。 C入库单和采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可和采购发票多次结算。 （5）受托代销商品的核算有两种做法：1、以收取手续费方式代销商品的核算；2、不采取收取手续费方式代销商品的核算。 受托代销结算是企业销售完成委托代销单位的货物后，和供货单位办理付款结算的一种手续。结算时要开具代销商品结算单，交给委托代销单位。该结算单根据受托代销入库单产生，并同时产生结算发票。在实际操作时用户也可以在取得供货单位的发票后做结算操作。 【操作流程】 1. 先接受委托代销单位的货物，办理入库手续，填制委托代销入库单； 2. 企业销售完成委托代销单位的货物后，根据委托代销入库单和供货单位办理付款结算手续； 3. 收到供货单位发票后，确认登记受托代销结算发票。 （6）月末结帐是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。采购管理系统月末结账可以连续将多个月的单据进行结账，但不允许跨月结账。月末结账后，该月的单据将不能修改、删除。该月未输入的单据只能视为下个月单据处理。 采购管理月末处理后，才能进行库存管理、存货核算、应付系统的月末处理；如果采购管理要取消月末处理，必须先通知库存管理、存货核算、应付系统的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。如果库存管理、存货核算、应付系统的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。 如果没有启用库存管理、存货核算、应付系统系统，并且不需要查看采购余额一览表，那么可以不进行采购月末结账。