特采管理办法

1.目的：

为明确、规范特采品的处理流程、方法、处置结果及责任，制定本办法。

2.范围：

本司生管部及供应商所提供的材料、零部件、附属品、半成品、成品等，超出品质要求但不影响公司产品的安全性、功能性和使用性，为应对紧急生产或交付而需特采时适用。3.相关文件及术语：

3.1特采定义

3.1.1材料不符合品质要求时，或已进行了返工、返修等最大努力后，仍不能完全满足品质要求，为了使生产不陷于停顿或因交付等原因而遭受更大的经济损失，在对品质影响不大的范围内，限定条件（数量、期限）而进行的生产或让步接收，特采不单是材料，有时也指其他生产要素引发的品质不良而进行的特采。特采包括两大类别：让步接收与紧急放行。

3.1.2如果经过多方努力，实际品质已达到一定极限，但仍旧无法满足品质要求，特采卖到市场后，并没有妨碍客户正常使用（包括潜在的），那么有必要研讨品质要求是否太严、造成品质成本浪费。

3.1.3特采品在品质判定上仍旧为不良品，并没有改判为良品，换言之，特采是一种明知的、短暂的、有限的牺牲品质、换取成本的行为，仍存在潜在的不良，事后是必须采取纠正与预防措施的。

3.1.4特采将意味着扣除当前货款的10%或可经过合议后不予扣款。

3.2决定特采的一些主要条件

3.2.1材料突发不良又无良品材料可替代，如若不用则会引发全部停产，造成更大的损失，这种类型的特采最多。

3.2.2作业指导书与检验指导书内，未有该项目品质要求，实际作业也未加实施，事后通过某一偶然的因素才发现到，但木已成舟，挽回成本巨大。

3.2.3材料价格昂贵，如果报废的话损失较大。

3.2.4该不良项目偏离品质不远。

3.2.5预计该不良项目对客户不会造成影响或者极为有限。

3.3避免特采注意事项

3.3.1防止来料不良；

a.管控过程相关人员为了吃回扣，购入明知有缺陷的材料，造成人为“特采”；

b.指导前工序提高技术和管理水平，从而提高来料品质；

c.控制材料库存量，万一需要特采时，数量也有限；

3.3.2防止其他生产要素引发品质不良，包括各种因素造成的品质不良且不可重工、可难可重工但会留下外观不良隐患的；

3.3.3明确品质规格与实际影响的距离；

a.引进新产品时确定做好评估工作，实事求是，不要等到日后意识到问题的严重性后特采；

b.加强前后工序的情报交流（协作厂家），降低误判定率；

c.及时查实不良真因，采取有效对策，防止不良连续再发；

3.3.4避开错误想法作怪；

a.“品质第一，不良就是不良”，死板地按照品质规格办事，一点灵活性都没有，一点商量余地都没有，绝不特采，品质虽然上去了，但是成本代价也不便宜，总而言之，面对“品质”某些时候是要灵活应用的。

b.“想要改判可以，拿老板手谕来”，仿佛老板才是真正的规格，把自己应该承担的现任转推给老板，让老板陷于不利境地，把决定权交给老板或上级，要你干嘛？

c.“不行就特采，又不是以前没试”，拿品质规格不当一回事，有像没有一样，对不良原因也不加追问、没有事后的纠正与预防措施，任由不良发生。

3.4特采是品质下降的开始，是未经市场认可的冒险行为，屡试之下，终会有被市场拒绝的时候。

4.职责：

4.1采购部：对外部采购的各项物料，在质检部进料检验提出物料异常后的2天内，负责提出申请特采并汇总各部门意见呈报管代批示；必要时负责与客户方对接人员沟通特采事宜；

4.2生管部：对出货急需的异常物料（包括毛坯、半成品与成品）提出特采申请并汇总各部门意见呈报管代批示；

4.3技术部：依设计观点对申请特采的异常物料进行安全性、功能性和使用性验证评估，并提出可能造成的影响；必要时负责与客户方对接人员沟通特采事宜；

4.4质检部：在接收到特采申请前严格按照业内标准、客户要求或内部要求等对物料进行客观真实的品质判定，及时通过《不合格品评审报告》申报异常，针对特采项提出纠正与预防措施并验证效果；必要时负责与客户方对接人员沟通特采事宜；

4.5业务部：根据掌控的客户信息给出评审意见，必要时负责与客户方对接人员沟通特采事宜；

4.6管代：对特采具有最终裁决权。

5.流程图：

6.内容：

6.1 申请部门必要申请特采时，于特采申请书上记录必要事项后转呈技术部进行安全性、功能性和使用性评判并由技术部责任人签名确认，相关部门责任人记录意见后，申请部门向质检部提出申请，必要时根据质检部要求添附有关试验及判定资料。

6.2 特采申请单必须详细填写供方名称、物料名称、物料编码、订单号、特采数量、不合格内容、申请理由、申请部门、验证结果、判定结论及特采后的纠正与预防措施。

6.3特采单以会审方式进行，技术部与质检部给出初步结论，最终由管代裁决，必要时应先取得顾客承认方可判定，同时对有合同规定时特采品必须征求顾客或其代表同意方可接收。但特采的申请并不意味可以用任何一种方法减轻责任部门（供货商）的责任，同时出不能作为产品判定依据，也不影响顾客对产品的判定。

6.4特采单由申请部门跟进，特采判定确认后，申请部门应及时将特采单配布分发给相关部门，采购部门将外购外协件的特采信息传递给供应商。存根联（第一联）由质检部保管。

6.5若判为退货或报废产品，其责任部门应及时评判结果进行处理。对判为同意特采的产品，技品部经理必须及时通知质检员，质检员应及时贴上“特采”标签或加盖“特采“印盖，并及时通知生产车间使用或仓库入库。

6.6 对同意特采而还未送到的外购、外协件，则由供应商按同意特采要求的数量进行标示“特采”以示区分进行送货，同时仓库接收时应根据批准的特采单核对此送来的特采申请产品数量是否有误。质检员在进行检查时也应核对送来的让步接收产品数量进行确认。6.7 采购部应对特采的部品进行数量跟踪管制，以确保对特采的产品进行有效管理。

6.8 因生产急需部品需紧急放行，质检员来不及做正常检验时，生产部按6.1、6.2、6.3的要求进行特采申请，质检员必须对其进行特采方式标示，以便于追溯、鉴别、回收。6.9 对特采的产品在生产使用发生品质异常时生产部应及时回收，并对已使用的特采品进行追溯、标示、隔离处理，并通知相关部门（按不合格零部件管理办法处理）。

6.10特采申请部门（采购部、生管部）对因特采而产生的质量后果负主要责任，视严重程度承担内部绩效处罚与质量处罚，对其它部门不进行处罚。

6.11特采验证部门（技品部）对品质误判而致使的质量后果负全责，视严重程度承担内部绩效处罚与质量处罚。

7.附件：

7.1QR/QA28-01 特采申请单

7.2 QR/QP22-05不合格品评审报告