06文秘管理制度

文秘管理制度
第一章公文管理
第一条公文包括：上级、同级的来文、来函、来电；本公司上报下发的文件、函件、传真、决定、会议纪要、通报、通知等各种公文。

公文管理内容包括：公文的收发、传阅、行文规范、立卷、归档、借阅及销毁等。

第二条收文管理
（一）公司办公室对接收的公文要逐件核对、签收、分类登记、编号，并填好收文处理签，由办公室主任签批呈请有关领导阅批后，机要员分送承办单位落实。

为避免公文积压误事，承办单位要及时办理，一般应在三天内办完并退还机要室。

（一）公司领导的信件应送交领导本人。

如属文件、资料需要保留时，领导阅后应交机要员办理收文手续。

（二）各单位收到的上级重要政策性文件，应交办公室存档。

（三）外出开会者带回的重要资料应交机要室登记存档。

（四）传阅的文件领导阅签后，通知机要员取回，文件周转时间一般不要超过两天。

（五）对领导的批示，办公室应安排相关部门进行落实，并负责督办、查办。

承办部门如需保留文件备查，经有关领导批准可复印或摘抄，原件应退还机要室存档。

（六）涉密文件管理按照“机要保密制度”执行。

第三条发文管理与行文规范
（一）公司所发正式文件，分为上报文件和下发文件两种，其行
文格式规范如下：
1、文件根据上报或者下发的需要，使用公司印制的规范文件头。

文件版心大小依计算机Ａ４纸标准规格。

2、发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，在发文单位标识下空2行，用3号仿宋字居中排布。

年号、序号使用阿拉伯数码标识，年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入。

序号不设虚位，（即1不编为001），不加“第”字。

如豫外际字〔2002〕12号、豫外际人字〔2002〕5号等。

3、上报的文件需标识签发人姓名。

签发人平行排列于发文字号右侧，字体字号相同。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。

签发人后标冒号，冒号后标识签发人姓名。

下发文件不标识签发人。

4、文件标题位于红色反线下空2行，用加粗小2号宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5、主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时也应顶格，最后用冒号。

6、正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

7、如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX），附件名称后不加标点符号。

附件应与正文一起装订。

8、成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，位于正文下方适当靠右位置。

单一发文不需标明单位落款。

发文印章底部稍微盖压住成文日期。

9、版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素，各要素行之间加1条与版心同宽的下划线。

版记的最后一个要素置于该页最后一行。

主题词用3号黑体字居左顶格加冒号标识，词目用3号仿宋字，词目之间空1字。

抄送机关在主题词下1行，占1行位置，用3号仿宋字。

印发机关和印发日期占1行位置。

10、页码用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行右侧，数码左右各加1条4号一字线，如“—1—”。

文件统一在左侧装订。

（二）上报文件要根据隶属关系确定，一般不得越级请示和报告。

需要上级批复的文件，应使用“关于……请示”。

（三）公司内部通知、通报等公文，使用A4纸打印，页面设置依计算机A4纸标准规格，标题使用2号宋体字加粗居中排列，正文及落款、日期均使用3号仿宋字，加盖公章。

（四）会议纪要标题第一行使用3号仿宋字居中标识会议名称；第二行用2号宋体字加粗居中标识“会议纪要”；第三行使用3号仿宋字居中标识会议年份和序号，年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不设虚位。

正文位于会议年份和序号下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行，最后也不要出现“此页无正文”。

会议纪要不加盖公章。

（五）对外函件、传真要使用公司黑色台头稿纸打印，标题使用2号宋体字加粗居中排列，正文及落款、日期均使用3号仿宋字，加盖公章。

（六）公司发文，属公司全局性的一般由办公室起草；属业务性的由主办部门起草，办公室审核行文规范质量。

（七）发文拟稿严禁使用铅笔、圆珠笔和复写。

拟稿要做到正确体现领导意图、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清
楚、字词规范、言简意明，标点正确，篇幅力求简短。

（八）公司正式文件稿拟就后，拟稿人要按“发文稿签”填写有关内容，领导会签和签发后，到机要室编排文号。

对领导修改后的文稿，要进行认真修正和校对，不允许出现内容错误、错别字、漏字漏句、错页等现象。

各类公文，都要做到版面整洁。

（九）文件依不同性质和内容，先由公司主管领导会签，最后由董事长或者党委书记、总经理签发。

凡涉及本人事宜的文件，当事者不能签发。

（十）公司文件由拟稿单位送交机要室盖章后，底稿及正式文件两份交机要室存档。

其他重要函、电等发文，也应交机要室登记存档。

（十一）外发文件要寄发或送达；内发文件直接送交收文单位签收。

发往驻外机构、项目组和致外商的函电，由主管部门负责办理，并做好登记。

公司内部发文要尽量使用网上办公系统，逐步向无纸办公过渡。

第四条公文立卷与归档
（一）所有收、发公文均应按系统、内容、时间分类立卷，填写卷内目录，按统一规格装订或用档案夹存放。

（二）所有归档公文不得遗失、缺页、破损、涂改，要做到文件齐全、装订规范、整齐有序、便于查找。

（三）归档公文要做到月查、季清、年归档。

年度分类归档工作应在下年的第一季度进行完毕。

第五条公文的借阅、清退与销毁
（一）需借阅机要室存档公文的，应经办公室领导批准，由机要员办理借阅登记手续并按时归还。

（二）上级规定限期清退的文件，应及时登记造册、收缴清退。

如发现文件丢失，必须查明原因和责任者，如实向上级报告，同时制定措施，堵塞漏洞。

（三）对于重复、过时和无保存价值的公文，机要员报经领导同意后到上级指定处监督销毁。

第二章重要证照管理
第六条公司重要证照实行分类、分级管理：
（一）公司营业执照、各分公司营业执照、公司企业法人代码证、各种业务许可证、国内工程资质证书等，由办公室负责保管。

（二）公司税务登记证等与财务相关的重要证照，由财务部负责保管。

（三）公司进出口报关证书等，由贸易分公司负责保管。

（四）子公司的重要证照由其自行保管，每年年审后应将副本复印件交办公室备案。

第七条各部门要指定专人负责保管重要证照，并根据有关规定及时办理年审或者更新。

第八条任何单位和个人不得涂改、出借、转让重要证照。

重要证照遗失或者损坏应立即向领取单位报告，并按照有关法规申请补领。

第九条各部门因自身工作，需借用公司重要证照的，应经主管领导批准；需向外单位提供的，须报经总经理批准。

第十条各子公司重要证照的变更或注销，必须报请公司批准。

第三章印章管理
第十一条公司所有印章（含二级公司业务专用章）均由办公室负责刻制、颁发，启用前要建立印模和启用日期档案。

任何单位无权自行刻制标有公司字样的印章。

第十二条公司以及党委、纪委的印章由办公室负责保管。

各部
门、各二级公司的印章及业务专用章，由各单位指定专人保管。

第十三条使用印章要根据职责权限经有关领导审批。

使用公司、公司党委等印章，要经董事长、党委书记、总经理或者其他主管领导签字批准并登记在案。

第十四条凡以公司名义办理贷款、担保、外汇核销、重大合同等重要事项，必须由董事长或其授权人签字批准。

第十五条任何人不得私自携带公司的法人印章外出，特殊需要时，必须经过公司主要领导批准，由机要员随同办理。

第十六条所有印章保管者必须加强责任心，严格按制度对所管印章安全和使用的正确性负责，不允许丢失、错用或违规使用，否则必须追究其责任并严加处罚。

第十七条当部门、二级公司撤销或者合并时，办公室应负责将其原有印章收缴存档并办理相关手续。

需销毁的印章经有关领导批准后由两人以上监销并做好登记。

第四章授权书（委托书）、介绍信管理第十八条授权书（委托书）、介绍信由办公室负责印制并管理。

第十九条负责办理授权书（委托书）的经办人必须认真填写授权（委托）内容与时限，经授权（委托）人签字后方可用印，并留存复印件，做好登记。

第二十条授权书（委托书）的法律公证事宜，由企管部负责办理。

第二十一条被授权（委托）人应严格遵守授权（委托）权限，不得越权。

超过时限的授权书（委托书）自然失效，由被授权（委托）人移交所在部门存档备查。

第二十二条需要开具公司介绍信的，应经办公室主任审核。

要
严格控制空白介绍信，如因特殊需要，须由公司主管领导签字批准。

第五章附则
第二十三条公司所属各二级公司文秘管理工作可参照本制度执行。

第二十四条本制度由公司办公室负责解释。