劳动合同及档案管理规定
劳动合同与人事档案管理办法
劳动合同与人事档案管理办法一、引言在现代企业管理中，劳动合同与人事档案管理是至关重要的环节。
科学、规范地管理劳动合同和人事档案，不仅有助于维护企业和员工的合法权益，还能提高企业的管理效率，促进企业的稳定发展。
二、劳动合同管理办法（一）劳动合同的订立1、企业应在新员工入职后的一个月内，与其订立书面劳动合同。
劳动合同应包含必备条款，如工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险等。
2、劳动合同应由企业法定代表人或其授权代表与员工本人签字（或盖章），并加盖企业公章。
（二）劳动合同的履行1、企业和员工应按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
2、企业应按时足额支付员工劳动报酬，为员工提供必要的工作条件和劳动保护。
3、员工应遵守企业的规章制度，认真履行工作职责，保守企业商业秘密。
（三）劳动合同的变更1、当劳动合同约定的内容发生变化时，如工作岗位、工作地点、劳动报酬等，企业和员工应协商一致，并签订书面变更协议。
2、变更协议应作为劳动合同的附件，与劳动合同具有同等法律效力。
（四）劳动合同的解除和终止1、企业解除劳动合同应符合法律法规的规定，如员工严重违反企业规章制度、被依法追究刑事责任等。
2、员工解除劳动合同应提前书面通知企业，试用期内提前 3 天，转正后提前 30 天。
3、劳动合同终止的情形包括劳动合同期满、员工开始依法享受基本养老保险待遇、员工死亡或被人民法院宣告死亡等。
（五）劳动合同的存档1、企业应将与员工签订的劳动合同原件进行妥善存档，建立劳动合同管理台账。
2、劳动合同的存档期限应不少于 2 年。
三、人事档案管理办法（一）人事档案的收集1、企业应在员工入职时，收集其个人基本信息、学历证书、资格证书、工作经历等相关材料。
2、员工在工作期间形成的各类考核材料、奖惩材料、培训材料等，也应及时收集归档。
（二）人事档案的整理1、对收集的人事档案材料进行审核、分类、编号，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。
公司员工劳动合同管理制度
公司员工劳动合同管理制度第一条总则为加强公司员工劳动合同管理，保障员工权益，规范员工劳动关系，提高工作效率，特订立本《公司员工劳动合同管理制度》（以下简称本制度）。
第二条适用范围本制度适用于公司全部员工的劳动合同管理。
第三条劳动合同签订与更改1.员工入职时，应与公司签订劳动合同，明确双方权利和义务，合同包含但不限于以下内容：员工姓名、工作岗位、工资待遇、工作时间、试用期、福利待遇、违约责任等。
2.劳动合同的签订应采取书面形式，员工需供应真实、有效的个人身份证明和相关资料，并留存公司备查。
3.劳动合同中如有更改，双方应在发生更改的情况下及时协商并签署增补协议。
4.双方全都同意停止劳动合同的，应提前30天书面告知对方，并经过双方协商解决相关事宜。
第四条劳动合同的保管公司应建立员工档案，妥当保管员工劳动合同等相关文件。
具体管理方法如下：1.针对新入职员工，公司应按规定归档并妥当保管其劳动合同、身份证件复印件等相关料子。
2.公司需建立电子档案和实体档案相结合的管理方式，保护员工信息安全。
3.公司应建立健全档案借阅制度，确保档案的安全及完整性。
4.劳动合同到期、停止或解除时，公司应及时归档，并在劳动合同存档3年以上的时间内予以保管。
第五条试用期管理1.公司对新员工设立试用期，试用期不得超出三个月。
具体试用期时间依据员工岗位特点和工作性质确定。
2.试用期内，员工享有与正式员工同等的劳动权益，并依法享受社会保险待遇。
3.试用期结束，公司应进行试用期评估，并依据员工工作情况决议是否转正。
第六条劳动合同解除与停止1.显现下列情况之一，公司可以解除劳动合同：–员工失去或者不具备从事劳动所需的身体条件；–员工在试用期内工作本领或者工作表现不符合公司要求；–员工严重违反工作纪律，情节严重；–公司面对经济困难等正当理由。
2.公司应严格依照国家法律和劳动法规的规定，履行解除劳动合同的程序和义务。
3.员工提出解除劳动合同应提前30天书面通知公司。
劳动合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强劳动合同档案的管理，保障劳动者和用人单位的合法权益，依据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有劳动合同的档案管理，包括劳动合同签订、变更、解除、终止等过程中的各类文件和资料。
第三条劳动合同档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性原则，确保档案的准确性和可追溯性。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立劳动合同档案管理办公室，负责劳动合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条劳动合同档案管理办公室的主要职责：1. 制定劳动合同档案管理制度，并组织实施；2. 收集、整理、归档劳动合同及相关文件；3. 对劳动合同档案进行分类、编号、登记；4. 对劳动合同档案进行定期检查、维护，确保档案安全；5. 对劳动合同档案进行保密，防止泄露；6. 对劳动合同档案进行信息化管理，提高档案利用效率；7. 对劳动合同档案进行统计分析，为人力资源管理提供依据。
第三章档案管理流程第六条劳动合同签订、变更、解除、终止等过程中产生的文件和资料，由人力资源部负责收集、整理。
第七条劳动合同档案的收集应包括以下内容：1. 劳动合同文本；2. 劳动合同签订、变更、解除、终止的通知书；3. 劳动者个人简历、身份证、学历证书、资格证书等复印件；4. 用人单位提供的岗位说明书、工资支付证明等；5. 其他与劳动合同相关的文件和资料。
第八条劳动合同档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序排列；2. 按照档案类别进行分类；3. 对档案进行编号、登记；4. 填写档案目录。
第九条劳动合同档案的归档应在劳动合同签订、变更、解除、终止后的15个工作日内完成。
第四章档案保管与利用第十条劳动合同档案应存放在安全、干燥、通风的档案室，并配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。
第十一条劳动合同档案的保管应遵循以下规定：1. 专人负责，不得擅自外借、复制或销毁；2. 定期检查档案保管状况，发现问题及时处理；3. 对档案进行定期整理、归档；4. 对档案进行保密，防止泄露。
劳动合同管理制度
劳动合同管理制度劳动合同管理制度1企业的人事档案主要要围绕档案的作用来建立。
企业人事档案的作用大概有：1、考证职工身份、资历，2、预防发生劳动纠纷，3、记载职工工作业绩，4、确定职工工资待遇等。
对考证职工身份、资历需留存身份证、学历证、职业资格证等复印件。
注意法律规定不得扣留原件，企业不留存身份证复印件会受到劳动保障监察的处罚。
对预防发生劳动纠纷需留存失业证复印件或个人未与其他单位建立劳动关系的书面申明，签订的劳动合同原件，续签的劳动合同原件，领取单位发放的服装、证件、办公用品、重要设备等的.签收单据，证明职工个人已经知道单位内部规章制度（尤其是涉及扣款）的证据（如签字的内部规章制度原件）等。
对记载职工工作业绩需留存单位的奖惩情况，年度的总结和各部门的鉴定，重大业绩和过失的书面情况。
对确定职工工资待遇需留存每次调整工资的记载等。
劳动关系台账是便于企业人事管理和便于劳动保障行政机关监管的资料汇编，他是人事档案的组成部分，又与人事档案不同。
劳动关系台账要在完善的人事档案基础上制作，并与人事档案的记载内容相符合。
劳动关系台账以能够检索的表格为主要形式，内容可以根据企业的具体情况拟定，主要有：1、人员基本情况（姓名、性别、年龄、学历、婚育情况、住址、联系电话、担保人或主要联系人等）；2、签订劳动合同基本情况（签订时间、期限、终止时间、劳动合同的特殊约定条款）；3、职工参加社会保险的情况（参保种类、开始时间、缴费标准、个人帐户号码等）４、工资待遇的基本情况（劳动合同约定的工资标准、最近调资的时间、目前工资标准等）；５、休息休假和加班情况（职工请假、加班天数）６、领取企业公用物品的情况等。
劳动合同管理制度2第一章总则第一条为加强劳动用工管理，规范劳动合同双方订立和履行劳动合同的行为，维护双方当事人的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》和有关劳动保障法律、法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
人事档案管理规定
人事档案管理规定
1. 人事档案的建立和管理。
个人档案的建立，每位员工入职后，应立即建立个人档案，包括个人基本信息、合同签订情况、教育背景、工作经历等内容。
档案管理责任，人力资源部门负责对员工档案进行管理，确保档案内容的完整、准确和保密。
2. 档案存储和保管。
存储要求，员工档案应妥善存放在人力资源部门或指定的档案室内，保证档
案的安全和完整性。
保密措施，对于涉及个人隐私的档案内容，应加强保密措施，限制访问权限，防止泄露。
3. 档案使用和查询。
内部查询，员工本人或相关部门需要查询档案内容时，应提交书面申请，并
经过审批后方可查阅。
外部查询，对于外部单位或个人的档案查询请求，应严格控制，并遵守相关
法律法规的规定。
4. 档案销毁和归档。
销毁程序，对于已离职员工的档案，应按照规定程序进行销毁，包括书面申请、审批和证明文件的保存。
归档管理，对于已离职员工的档案，应按照规定时间进行归档管理，保证档
案的长期保存和利用。
以上规定旨在确保员工档案的管理工作得到规范和有效的执行，保障员工的合
法权益和公司的信息安全。
人力资源部门应严格执行相关规定，加强档案管理工作，做好档案的管理和维护工作。
劳动合同及人事档案管理制度
劳动合同及人事档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业劳动合同的签订和执行、人事档案的管理，确保劳动关系的健康发展，提高员工队伍的素养和企业的整体竞争力，订立本《劳动合同及人事档案管理制度》（以下简称本制度）。
本制度依据国家有关劳动法律法规，结合企业实际情况订立和执行，适用于全体员工。
第二条适用范围本制度适用于全部进入本企业工作的员工，包含劳动合同制和非劳动合同制员工。
第三条定义1.劳动合同：指企业与员工之间签订的合同，明确双方的权责，商定工作期限、工作内容、工资待遇、工作地方、工作时间等事项。
2.人事档案：指企业对员工的各类档案资料的管理体系。
第二章劳动合同管理第四条劳动合同的签订1.新员工须在入职前与企业签订书面劳动合同，并遵守法律法规和企业的相关规定。
2.劳动合同的签订应明确商定双方的权责，包含但不限于工作期限、工作内容、工资水平、职责和工作权限等。
3.劳动合同应经过双方当事人签字确认后方为有效，双方应各保管一份原件。
4.劳动合同的更改、停止和解除应遵从相关法律法规和企业规定的程序。
第五条劳动关系的转化1.实习员工转为正式员工前，应重新签订劳动合同，并依法享受相应的权益和福利。
2.合同期满后，符合条件的员工可转为无固定期限劳动合同，享受更稳定的就业待遇和福利。
3.解除劳动合同的员工，应依照合同商定支出经济弥补，并完成相关手续。
第六条劳动合同的备案和存档1.公司将劳动合同备案程序分为两种情况：–企业与新员工首次签订劳动合同时办理备案手续。
–原有劳动合同发生更改、解除等情况时办理备案手续。
2.劳动合同备案应由人力资源部门负责，备案后将合同存入员工个人档案。
3.劳动合同到期前一个月，人力资源部门应提前与员工沟通续签事宜，并及时进行备案处理。
第七条劳动合同期限1.企业与员工签订的劳动合同期限原则上不得超出五年，经双方协商全都可以延长。
2.无固定期限劳动合同应在员工连续工作满十二个月后签订，经双方全都同意可提前签订。
劳动合同与人事档案管理办法
劳动合同与人事档案管理办法一、总则（一）为规范公司的劳动用工管理，保护劳动关系双方的合法权益，在遵守《中华人民共和国劳动合同法》及其他相关法律、法规的前提下，结合实际情况制定本管理规定办法。
（二）适用范围：本规定适用于公司全体员工。
（三）主管部门：人力资源部为劳动用工管理的职能部门，负责员工劳动合同的签订、续订、变更、解除、终止等手续及人事档案的管理，以及协助处理和解决有关劳动纠纷、劳动争议等。
二、劳动合同管理（一）劳动合同的条款根据《中华人民共和国劳动合同法》规定，本公司劳动合同具备以下必备条款：（1）劳动合同期限；（2）工作内容；（3）劳动保护和劳动条件；（4）劳动报酬；（5）劳动纪律；（6）劳动合同变更、终止的条件；（7）违反劳动合同的责任。
同时，根据本公司的实际，合同双方协商约定服务期和保守商业秘密等其他条款。
（二）劳动合同的签订1、劳动合同的签订管理（1）公司遵循合法、自愿、协商一致的原则与招聘录用的员工签订劳动合同。
（2）公司员工所签劳动合同的主体为公司供应链管理有限公司，由人力资源部组织实施。
（3）员工一经录用，公司即与员工签订劳动合同。
（4）与公司签订劳动合同的员工须提供与原单位解除劳动关系的离职证明（原件或者扫描件复印件）。
（5）公司与员工协商一致签订劳动合同，双方的权利、义务、责任等内容在合同中具体规定。
（6）首次签订劳动合同的期限原则上为2年，视公司具体情况而定；重要岗位及公司出资培训人员的劳动合同期限为3至5年。
（7）劳动合同一经签订即发生法律效力，非经双方协商或法律规定程序不得擅自变更和解除合同关系。
（8）公司新入职员工试用期计入劳动合同期限。
（9）员工入职当日由人力资源部组织签订劳动合同，由于特殊原因未签的，员工需在入职的一周内到人力资源部签订劳动合同，合同起始日期为入职报到当天，员工入职后不同意签订劳动合同的，公司有权立即解除劳动关系。
2、劳动合同的签订期限原则上员工级首次签订合同期限自入职之日起2年，管理层（经理级（含）以上）首次签订合同期限自入职之日起3年。
劳动合同档案办理工作规范
劳动合同档案办理工作规范第一条总则为了加强劳动合同档案的管理，保障劳动者和用人单位的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，制定本规范。
第二条劳动合同档案管理的基本要求2.1 用人单位应当建立健全劳动合同档案管理制度，确保劳动合同档案的的真实性、完整性、及时性和安全性。
2.2 劳动合同档案应当包括用人单位与劳动者签订的劳动合同文本、劳动者的身份证明、学历证明、职业资格证明等相关材料。
2.3 劳动合同档案的保管应当采取电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文档的长期保存和便于查询。
第三条劳动合同档案的收集和保管3.1 用人单位应当在劳动者入职时，收集劳动者的身份证明、学历证明、职业资格证明等相关材料，并保存复印件。
3.2 用人单位应当在签订劳动合同后，将劳动合同文本、劳动者相关材料等一并归档，并建立档案目录。
3.3 用人单位应当指定专人负责劳动合同档案的保管，确保档案的安全、保密和完整。
第四条劳动合同档案的查询和借阅4.1 用人单位应当建立劳动合同档案查询制度，劳动者或其他利害关系人可以依法查询、复制与其相关的劳动合同档案。
4.2 用人单位应当建立劳动合同档案借阅制度，借阅劳动合同档案应当填写借阅单，并经用人单位负责人批准。
4.3 用人单位应当及时归还借阅的劳动合同档案，并确保档案的完整无损。
第五条劳动合同档案的移交和封存5.1 用人单位发生合并、分立、解散、破产等情形，劳动合同档案应当一并移交接收方，并办理交接手续。
5.2 用人单位应当对封存的劳动合同档案进行鉴定，确认档案的真实性、完整性、及时性和安全性。
5.3 用人单位应当对封存的劳动合同档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。
第六条劳动合同档案的销毁6.1 用人单位应当对超过保管期限的劳动合同档案进行销毁。
6.2 用人单位销毁劳动合同档案，应当编制销毁清单，并经用人单位负责人批准。
6.3 用人单位应当对销毁的劳动合同档案进行记录，并保存销毁记录。
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劳动合同及档案管理规定
为规范集团劳动合同的订立、变更、解除、续订和终止及管理，特制订本规定。
本制度适用于集团内工作的正式职员。
1、公司内统一使用公司人力资源部门提供的劳动合同范本。
2、公司可根据需要签定不同期限的劳动合同。
3、劳动合同约定的条款发生变化时，公司将与员工协商变更劳动合同及其附件的相关内容（包括工作地点、工作岗位、劳动报酬等。
）
4、发生劳动合同变更情形时，人力资源部与员工签订相关变更协议，变更协议由公司和员工各执一份。
5、公司提出解除劳动合同的情形：
1）员工因患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行安排的工作的，公司可以解除劳动合同。
2）员工因患病或者非因工负伤需要较长时间休息，按公司医疗期的规定核准进入医疗期，医疗期内员工应当提供假条。
3）员工医疗期满后，仍不能正常工作的，公司与员工解除劳动合同。
4）员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的，公司可以解除劳动合同。
5）员工不胜任工作的情况下，公司可调整员工的工作岗位及级别，员工须服从公司安排。
6）员工经过调整岗位或培训，仍不能胜任工作的，公司与员工解除劳动合同。
调整工作岗位时工资待遇按新岗位的标准执行。
7）不胜任工作脱岗培训期间，按当地政府规定的最低工资标准发放工资。
8）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经公司和员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的，公司可以与员工解除劳动合同。
6、员工提出解除劳动合同的情形。
因员工本人原因提出解除劳动合同，应当提前30天以书面形式提出（试用期为提前7天），经公司批准后可以离职，公司不支付任何补偿金。
7、劳动合同的续订与终止
1）每年年初人力资源部负责向各部门第一负责人提供本部门年度内劳动合同到期的信息。
公司各部门第一负责人应合理规划本部门人力资源。
2）员工劳动合同到期前至少45天，人力资源部门确定出合同到期名单发给相关部门，部门第一负责人在10天内确定出续订/不续订劳动合同名单。
对于18个月以内绩效考核成绩在一般及以下的员工，需由主管领导确定劳动合同的续签。
1、办理离职手续
劳动合同解除或终止的，员工应该按照公司规定办理离职手续，结清各种钱款，包括违约金事项，否则由此引起的责任和损失由离职员工承担。
2、劳动合同的相关文档管理及内部信息管理
1）劳动合同的相关文档管理。
劳动合同的相关文档由各法人平台人力资源专岗负责人保管，存档期为劳动合同及其他文档终止后2年。
2）员工内部信息管理。
人力资源部负责员工的入职信息维护，要求在员工到岗日前完成。
员工劳动合同文档的内部信息应在劳动合同的文档签署当日录入到内部信息管理系统中。
10、相关部门职责
人力资源部负责合同管理规定的制订、执行和监督。
劳动合同的订立、变更、解除、续订和终止等相关手续办理。
负责劳动合同的台帐管理、文档、信息管理。
确保本部门员工必须在办理入职手续后再上岗进入公司工作。
主管部门按时向人力资源部反馈本部门员工续订/不续订劳动合同的名单。