秘书实务第七章 会议工作
秘书会务工作的主要内容
秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：（1）会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。
（2）会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。
（3）会后工作：会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神；清理会议文件；组织会议代表离会，为其提供各种方便；搞好宣传报道，扩大和传播会议影响；会议工作总（342字）论述题：1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段？答：（1）结；会后催办工作。
决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1）此决策是否应该作出。
2）此决策是否必须作出。
3）此决策应何时作出。
4）此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。
5）此项决策的目的、意义和影响是什么。
6）对此项决策应提出什么建议。
（2）决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道；1）可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。
2）可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。
3）可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。
4）可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。
5）对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。
6）对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。
秘书实务教学大纲
秘书实务教学大纲第一章课程简介本章对秘书实务教学的目的、意义和内容进行简要介绍，并列举学习本课程的前提知识。
第二章秘书职能与角色理解本章主要讲解秘书的职能和角色定位，包括但不限于以下几个方面：1. 秘书职能概述2. 秘书的角色与职责3. 秘书的沟通与协调能力第三章机构行政管理本章重点讲述秘书在机构行政管理方面的工作内容和技巧，包括但不限于以下几个方面：1. 文件管理与归档2. 会议组织与协调3. 会务安排与会务礼仪4. 办公室日常事务处理第四章人际交往与表达能力本章主要讲解秘书在人际交往和表达方面需要具备的能力和技巧，包括但不限于以下几个方面：1. 商务礼仪与形象管理2. 良好的口头和书面表达能力3. 非语言交流与沟通技巧第五章信息管理与办公技术本章重点讲述秘书在信息管理和办公技术方面的应用，包括但不限于以下几个方面：1. 信息整理与筛选能力2. 办公软件与信息系统的应用3. 电子邮件和日程管理第六章保密与安全管理本章主要介绍秘书在保密和安全管理方面应该注意的事项和技巧，包括但不限于以下几个方面：1. 保密意识与保密管理2. 文档和信息的安全存储和传递3. 应对突发事件的应急处理能力第七章时间管理与工作效率提升本章主要教授秘书如何有效管理时间和提升工作效率的方法和技巧，包括但不限于以下几个方面：1. 目标设定与任务优先级划分2. 时间规划与日程安排3. 压力管理与工作生活平衡第八章职业发展与个人素养本章主要介绍秘书在职业发展和个人素养方面需要具备的状态和能力，包括但不限于以下几个方面：1. 职业规划与职业发展路径2. 学习与自我提升能力3. 职业道德与职业素养第九章实践案例分析本章将结合实际案例，让学生学以致用，加深对秘书实务的理解和应用。
结语本大纲旨在帮助学生全面了解秘书实务的知识和技能要求，并培养学生在实际工作中能够胜任秘书职责的能力。
秘书实务之会务工作
特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。
2.按性质分：
法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分：
定期和非定期。
4、按出席对象分：
联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分：
电话会、电视会、广播会、网络会。
（1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。
2、组织签到
（1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。
3、做好会议记录
（1）、 会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 1)记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。
11、制作会议证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议正式证件
会议证件
旁听证 工作证 记者证 出入证
会议工作证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职 务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印 章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、会场座位分区表 和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲 话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其 他会议材料等。
7、会议保密工作
1)会前保密工作 （1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席 人员及会议服务人员。 (2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘 书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采 取保密措施。 (3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其 数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定 的范围印发。 (4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及 会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃 密、泄密检测。
秘书实务+考试内容+4月7日整理
《秘书实务》董继超主编（实践考试内容整理）第三章文字工作1、案例：“5万为何变成35万”（书102页）考点：书写规范和审核制度文稿撰拟的要求：一是符合必须行文的原则；二是符合国家现行的法律、法规；三是符合党合国家的方针、政策；四是符合实际情况；五是符合领导意图；六是所提措施和办法要切实可行；七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致；八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。
文稿审核制度：初审、复审、终审案例讲解原因：（1）数字书写不规范（2）校对工作马虎（3）不遵守文字的复核程序教训：（1）涉及数字要书写规范（2）认真审核（3）思想上要高度重视，树立质量意识2、案例：“用文学手法撰写工作总结”（书69页）考点：思维特点和表达特点秘书文字工作的特点：一、写作活动的受动性二、思维形式的抽象性三、表达方式的综合性四、成文过程的程序性案例讲解从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。
（1）秘书写作要用抽象思维，而非形象思维。
（2）秘书写作的表达方式以记叙为主，兼说明。
（3）数字上从15万夸大到50万，违背事实。
第四章文书工作3、案例：“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”考点：发文处理（书81页）发文处理：一、交拟与拟稿二、审核与签发三、印制与校对四、用印与登记五、封发与传递案例讲解请将该文稿在南师大的办理程序写出来。
（1）文学院领导交拟秘书拟稿；（2）校长办公室秘书初审后，交资深秘书或办公室主任核稿；（3）分管副校长或校长签发；（4）交由校长办公室编号、打印、校对；（5）加盖“南京师范大学”印章；（6）登记、封发，进入传递渠道。
4、案例：某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……考点：请示的行文制度（书80页）行文制度：相互行文制度；联合行文制度；逐级行文制度；文稿代拟制度；一文一事制度；（特别是请示类公文）公开行文制度。
案例讲解原因：（1）文种应用“请示”，应当一文一事，且只主送一个机关单位；（2）文稿必须由领导或分管领导签发；据此我们应该：（1）涉及两件事，应当用两个请示；（2）应当送市教育局，不应送劳动局；（3）应当送机关单位，不能送局长家里；（4）不能由办公室签发，须由局长或分管副局长签发。
(完整版)秘书实务教学大纲
《秘书实务》教学大纲课程名称：秘书实务学分：4 总学时：72适用专业：汉语言文学（高级文秘）一、本课程的性质和任务秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分，是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。
它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。
本课程主要任务是：通过本课程的学习，获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。
为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。
二、本课程的教学内容和基本要求第一章个人形象设计教学内容：仪表与礼仪教学要求：掌握：仪表中的个人形象设计（发型、化妆、服饰、体姿）了解：礼仪（握手、接递名片、介绍等）的主要内容第二章办公室工作教学内容：办公环境；办公用品；时间表和工作日志、办公自动化教学要求：熟练掌握：管理办公用品、办公自动化。
掌握：时间表和工作日志的使用。
了解：印章和介绍信的使用和财务管理知识。
第三章会务工作教学内容：会议要素；会务管理；会议组织与控制；会议记录和会议简报；会展服务。
教学要求：掌握：会议组织与控制的理论。
掌握：会展服务工作。
掌握：布置会场、会议记录和编发会议简报。
第四章文书处理教学内容：文书形成与处理的基本程序；进行文书处理的基本要求。
教学要求：熟练掌握：文书处理的基本程序。
掌握：文书处理的要求。
了解：文书及相关知识的概念。
第五章信息工作教学内容：信息管理；网络信息的搜集整理；调查研究。
教学要求：熟练掌握：利用恰当的调查方法得出信息写调查报告掌握：常见的调查方法。
了解：了解信息管理的基本要求。
第六章公务旅行教学内容：国内和国外的公务旅行要求及注意事项。
教学要求：熟练掌握：国内公务旅行计划制定要求；掌握：出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。
了解：国内外公务旅行的基本常识。
第七章保密工作教学内容：密级及其范围、保密政策与纪律；国家秘密与商业秘密。
文秘实务习题
《文秘实务》练习题第一章：秘书工作概述简答题1 、秘书的含义：秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导的决策及其实施服务的人员。
2、秘书工作的主要作用：(1) 枢纽作用 (2)助手作用(3) 参谋作用 (4)协调作用(5) 耳目作用 (6)窗口作用多项选择题1 、对秘书的工作，下列理解正确的有：ABC DA、是程序性工作B、服务对象是领导者C、其服务职能是辅助管理D、服务方式是处理事务2、下列说法正确的是：ACDA 、以秘书的服务对象划分，可分为公务秘书和私人秘书。
B 、随着社会的发展，私人秘书已经成为我国秘书的主体，人数众多，地位十分重要。
C 、行政秘书在党委部门称为党务秘书，在企业单位一般成为企业秘书。
D 、按知识和技能的不同要求，秘书分为初级秘书、中及秘书和高级秘书三个等级。
3 、秘书的知识结构分为：BCDA、扩展知识B、基础知识C、专业知识D、相关知识4、秘书恪守信用主要包括：B、DA 、不轻易承诺 B、遵守时间 C、言必信；行必果 D、恪守诺言5 、秘书人员的心理素质主要包括：ABCDA、兴趣B、意志C、情感D、性格6、秘书实务的内容主要包括以下三个方面：ABCA、办文B、办事C、办会D、办公7 、我国秘书工作的三项基本原则是：ACDA、保密B、细致C、准确D、效率8 、秘书机构的基本特征：BCDA 、服务性B 、从属性 C、中介行 D 、综合性第二章：接待工作选择题(第一题为单选)1、秘书工作的“窗口”作用，最直接地体现在 ___工作的过程中：CA、信访B、保密C、接待D、会务2 、___ ___ ___是接待工作中的基本环节，也是接待工作的基本礼仪要求：ABCA、迎客B、待客C、送客D、留客3 、符合礼节的握手顺序是：ACDA、先女士后男士B、先晚辈后长辈C、先上级后下级D、先长辈后晚辈4、如右图，是上座的座位为：C5、下列属于接待工作的基本要求D C的有：ABCDA、诚恳热情B、注重礼仪A BC、细致周到D、讲究时效判断题1 、宾主之间握手时，主人有向客人先伸手的义务。
秘书实务之会议工作案例
秘书实务之会议工作案例一、会前准备案例1、（发会议通知）天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。
通知的内容如下：初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。
因此有此主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。
其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。
”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。
”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。
案例2、（会议资料准备）天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。
秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。
国有多家国外公司竞标，所以材料很多。
初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。
有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。
案例3（拟议会议议程与日程）天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。
秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定奇，然后将要讨论的问题排上顺序。
在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。
如图：上司认为这份议程表有问题，需要修改。
案例4（经费预算）天地公司新产品发布会经费预算公司定于2003年1月15日在金都大厦一楼会议室召开新产品发布会。
秘书基础 秘书实务案例分析答案
秘书基础秘书实务案例分析答案案例一：会议筹备在这个案例中，作为一名秘书，你需要为公司的高级管理层准备一场重要的会议。
以下是你需要考虑的几个步骤和对应的答案：步骤一：明确会议目的和议程•会议目的：解决公司部门之间的沟通问题并促进协作。
•议程：–欢迎致辞–部门沟通问题讨论–提出解决方案–结论和下一步行动计划步骤二：安排会议地点和时间•会议地点：公司会议室•会议时间：2021年6月1日上午9点至12点步骤三：邀请参会人员•高级管理层：CEO、CTO、CFO、COO•部门经理：销售部经理、市场部经理、人力资源经理、研发部经理•其他相关人员：技术支持人员、财务部代表、行政部代表、员工代表步骤四：准备会议材料•会议议程•参会人员名单•相关报告和数据•文具和纸张步骤五：会议当天的准备工作•提前到达会议室，确保会议室整洁有序•确保会议材料和设备齐全•准备签到表和名牌•安排茶水和点心步骤六：会议的组织和记录•按照议程安排会议进程•主持会议并确保各项议题得到充分讨论和解决•记录会议主要讨论内容和决策结果•将会议记录发送给与会人员和其他相关人员步骤七：会议后的工作•汇总反馈意见和建议，并向高级管理层提交报告•跟进会议决策并分配任务•筹备下一次会议（如果需要）这是一种典型的会议筹备案例。
通过准备充分、组织有序的会议，作为一名优秀的秘书，你能够帮助公司高层解决问题、推动团队合作，并为公司的发展做出积极贡献。
案例二：出差安排在这个案例中，你需要帮助公司的高级管理层安排一次出差。
以下是你需要考虑的几个步骤和对应的答案：步骤一：确认出差目的和行程•出差目的：与合作伙伴进行商务洽谈•出差行程：–日期：2021年6月10日至6月15日–地点：北京、上海、广州–会议安排：与合作伙伴进行面对面会议和洽谈步骤二：预订交通和住宿•交通：–机票：北京往返上海、广州的机票–出租车：在目的地城市预订出租车或使用网约车服务•住宿：–酒店：预订合适的酒店，确保其位置便利且提供良好的服务设施步骤三：制定出差预算•交通费用：机票、出租车费用等•住宿费用：酒店费用•餐饮费用：早、中、晚餐费用•其他费用：会议场地租用费用、通讯费用等步骤四：办理出差手续•准备出差证明文件：如公司委托函、个人身份证明等•预定机票和酒店，并保留预订确认单据•通知参与出差的人员，并提供出差行程和安排的详细信息步骤五：行前准备•准备出差行李和必备物品•将重要文件和信息备份到电子设备中•提醒出差人员注意事项，如天气、时间差等步骤六：出差期间的安排•确保出差人员及时到达，并配合安排的会议和活动•协助解决出差过程中的问题和困难•收集会议和洽谈期间的重要文件和信息步骤七：出差后的工作•汇总出差经验和建议，并向高级管理层提交报告•跟进商务洽谈结果并分配后续任务•处理相关的报销和费用清算事宜通过合理安排和管理出差事宜，作为一名优秀的秘书，你可以帮助公司的高级管理层顺利完成商务洽谈，并为公司的发展开辟新的合作机会。
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第七章会议工作
重点复习题、
1．简述会议和会议工作的含义。
答：会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。
会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。
2.会议有哪些类型和功能？
答：会议的类型有：
（1）按会议的规模划分，有小型会议、中型会议、大型会议；
（2）按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议；
（3）按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议；
（4）按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议。
会议具有以下的功能：
（1）决策功能；
（2）指挥功能；
（3）沟通功能；
（4）协调功能；
（5）动员功能；
（6）显示功能。
3.会议工作的主要任务和原则是什么？
答：会议工作的主要任务是：
（1）会议组织工作；
（2）会议文书工作；
（3）会议组织联络工作；
（4）会议后勤服务工作；
（5）会议的接待服务工作；
（6）会议选举工作；
（7）会议的保密和安全保卫工作。
会议工作的原则是：
（1）充分准备；
（2）严密组织；
（3）周到服务；
（4）勤俭节约；
（5）安全保密；
（6）提高效率。
4.会议准备阶段有哪些秘书工作？
答：会议准备阶段的秘书工作主要有：
（1）制定会议预案；
（2）组建会议机构；
（3）发送会议通知；
(4)准备会议文件；
(5)布置会场；
(6)人员编组；
(7)制作会议证件；
(8)安排食宿和车辆；
(9)会前检查；
(10)接站与报到。
5.如何制定会议预案？
答:会议预案就是会议的筹备方案。
制定会议预案一般包括以下内容：
（1）会议名称、
（2）会议主题、
（3）会议时间和地点、
（4）会议规模、
（5）参加人员、
（6）会议日程和议程、
（7）会议的组织领导、
（8）会议的活动安排、
（9）会议经费预算、
（10）与会人员的食宿安排，等等。
6.如何布置会议场所？
答：会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。
会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。
7.会议召开阶段有哪些秘书工作？
答：会议召开阶段的秘书工作主要有
(1)会场签到；
(2)会间调度；
(3)会议记录；
(4)会议简报；
(5)会议选举；
(6)会议总结；
(7)后勤保障。
8.如何组织会议选举？
答：会议如果有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。
选举的一般程序时：（1）宣布参加选举的人数和选举的内容；
（2）通过选举办法；
（3）通过监票人、总监票人名单；
（4）检查票箱；
（5）分发选票；
（6）填写选票；
（7）宣布投票顺序和进行投票；
（8）开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效；
（9）进行计票；宣布选举结果。
9.会议结束后有哪些秘书工作？
答:会议结束后，秘书工作主要有：
(1)印发会议纪要；
(2)清理会议文件；
(3)组织代表离会；
(4)搞好宣传报道；
(5)会议工作总结；
(6)会后催办工作。
10.试论会议的决策功能。
答：（1）从管理方式上看，决策功能是会议活动的基本功能。
在管理活动中，作为一种合理构成，有70%会议应该是解决人们“干什么”和“怎么干”的回忆，是集中体现
决策功能的回忆。
决策在管理活动中占有十分重要的地位，会议则是各级领导发挥
集体智慧，实行科学决策的基本方法之一。
（2）从法律法规上看，会议是实行决策的组织和权力机构。
（3）从思维方法上看，会议是集思广益、以高决策水平的必由之路。
首先，会议是收集决策信息的重要方法；其次，会议是选择决策方案的重要形式；再次，会议是信息
反馈的重要渠道。